Как выбрать программу для расчета стоимости работ

• Что такое программа для расчета стоимости работ
• Когда Excel перестает справляться с расчетами
• Какие функции нужны программе для расчета стоимости работ
• Как считать стоимость работ в Приложении 101
• Прайс-лист и наценка: как настроить расчеты
• Как встроить программу в работу с бригадой и заказчиком
• С чего начать внедрение программы
• Что еще почитать по теме

Что такое программа для расчета стоимости работ

Программа для расчета стоимости работ помогает быстро посчитать смету или предварительный расчет по объекту, опираясь на ваш прайс-лист и реальные объемы. Вместо ручных формул вы задаете виды работ, единицы измерения, расценки и наценку, а система сама считает итоговую сумму для заказчика и вашу прибыль.

На рынке есть разные варианты: классические сметные комплексы для проектных и подрядных организаций, онлайн‑сервисы для расчета отдельных видов работ, сервисы управленческого учета со встроенным модулем смет. 

Если говорить простыми словами, хорошая программа для расчета стоимости работ должна закрывать три задачи: не допускать ошибок в расчетах, экономить время и делать ваши предложения понятными для заказчика.

Когда Excel перестает справляться с расчетами

Первые расчеты почти всегда появляются в таблицах. Пока у вас один объект и несколько видов работ, это действительно удобно. Проблемы начинаются, когда объектов становится больше, подключаются субподрядчики, появляются разные прайс-листы и договоренности по каждому заказчику.

Типичные ситуации:

• формулы «слетают» после правок и кто‑то отправляет заказчику файл с некорректной суммой;
• несколько версий одной и той же сметы расходятся между собой, потому что правки внесли не туда;
• мастер на объекте ориентируется на «прошлую версию», а вы уже утвердили с заказчиком другую;
• вы тратите часы на сведение смет по объектам, чтобы понять, сколько реально зарабатывает компания.

В этот момент логично переходить к специализированной программе для расчета стоимости работ, где расчеты, объекты, заказчики и исполнители живут в одном месте и связаны между собой.

Какие функции нужны программе для расчета стоимости работ

Перед выбором сервиса стоит зафиксировать, что именно вы хотите считать. Только работы? Работы и материалы? Себестоимость мастеров? Наценку компании? От этого зависит набор функций, без которых программа просто не приживется.

Обязательный минимум для современной программы:

• единый прайс-лист с расценками по видам работ и понятным описанием для мастера и заказчика;
• возможность учитывать объем: метры, квадратные метры, позиции, точки и так далее;
• отдельные цены для мастера и для заказчика, чтобы контролировать маржу по каждой позиции;
• шаблоны типовых смет, чтобы не собирать каждый расчет с нуля;
• совместная работа: несколько сотрудников могут добавлять свои позиции в один расчет;
• быстрая выгрузка сметы в PDF или Excel для согласования и подписания.

Отдельный плюс, если программа помогает не только посчитать стоимость работ, но и дальше вести объект: фиксировать фактические работы, закупки, авансы и показывать по каждому проекту реальную прибыль. В этом формате работают, например, Gectaro и ряд других сервисов для стройки, которые совмещают сметы, снабжение и управленческий учет. 

Как считать стоимость работ в Приложении 101

Приложение 101 относится к сервисам управленческого учета, в которых расчет стоимости работ сразу связан с деньгами по объекту, заказчиками и исполнителями. За счет этого вы не просто получаете красивую смету, вы видите экономику проекта целиком. fileciteturn0file4turn0file3

В 101 расчет стоимости работ строится вокруг события «Предварительный расчет». Это аналог сметы, который собирается по вашему прайс-листу и объему работ по объекту. 

Алгоритм выглядит так:

• вы создаете событие «Предварительный расчет» и привязываете его к проекту и заказчику;
• в качестве статьи расходов выбираете «Работы»;
• подтягиваете позиции из своего прайс-листа или из загруженного прайс-листа 101 GROUP; fileciteturn0file5turn0file9
• для каждой позиции задаете объем (метраж, количество точек и так далее);
• приложение считает стоимость работ по каждой позиции, общую сумму, вашу маржу и итоговую стоимость для заказчика;
• по итогу вы выгружаете расчет в PDF и отправляете клиенту прямо из приложения. fileciteturn0file7turn0file10

Если заказчик согласен, вы переносите расчеты в реальный проект и дальше ведете объект: фиксируете выполненные работы, закупки, платежи и видите баланс в режиме реального времени. 

Прайс-лист и наценка: как настроить расчеты

Точность расчета стоимости работ напрямую зависит от прайс-листа. В Приложении 101 вы можете загрузить собственный файл Excel или использовать готовый прайс-лист 101 GROUP примерно на 700 позиций по ремонтным работам. В нем уже заложена себестоимость для мастера и цена для заказчика, рассчитанная по средним значениям по России. 

Дальше важно определиться с системой ценообразования. Многие компании уходят от закрытой схемы, когда прибыль прячется внутри расценки, в пользу открытой модели: себестоимость и цена в прайс-листе совпадают, а прибыль задается отдельной наценкой по статье расходов или по проекту.

В 101 вы можете настроить наценку по разным статьям: отдельно на работы, отдельно на материалы, отдельно на управление проектом. Это помогает гибко работать с заказчиками: сохранять свою маржу, но при этом объяснять, из чего складывается стоимость работ. fileciteturn0file6turn0file16

Если собственного прайс-листа пока нет, есть два пути. Первый — приобрести готовый прайс-лист 101 и адаптировать его под свои процессы. Второй — постепенно формировать базу цен прямо в приложении, добавляя позиции по мере работы и используя функцию копирования из Excel: система с помощью ИИ вытягивает названия, единицы и цены из таблиц. 

Как встроить программу в работу с бригадой и заказчиком

Программа для расчета стоимости работ приносит максимальную пользу, когда в ней работает не только руководитель, но и мастера. В 101 каждый мастер может составлять свои локальные расчеты по своему виду работ, а руководитель проекта собирает их в один общий предварительный расчет для заказчика. fileciteturn0file4turn0file16

Сценарий по объекту может выглядеть так. Мастер по демонтажу создает предварительный расчет по своему этапу, отделочник — по отделке, электрик — по своей части. Руководитель проверяет позиции, объединяет расчеты, формирует общий документ в PDF и обсуждает его с заказчиком. Все эти расчеты остаются внутри проекта, поэтому вы не теряете данные и всегда можете вернуться к исходным договоренностям. 

Дальше, по мере выполнения работ, мастера отмечают фактические объемы и прикладывают фото в отчеты. Руководитель видит, кто что сделал, сколько нужно оплатить по каждому этапу и сколько денег осталось в бюджете проекта. Заказчику можно периодически отправлять акты или балансовые отчеты, которые формируются из тех же данных, что и расчет стоимости работ. 

С чего начать внедрение программы

Чтобы программа для расчета стоимости работ действительно сократила время и добавила контроля, достаточно пройти несколько шагов.

Шаг 1. Опишите, какие расчеты вы делаете чаще всего: полная смета на ремонт квартиры, отдельные этапы, сервисные работы. Это поможет настроить структуру проектов и статей расходов.

Шаг 2. Приведите в порядок прайс-лист. Уберите дубли, объедините похожие позиции, допишите понятные описания видов работ. Если нет сил разбираться с нуля, используйте готовый прайс-лист 101 GROUP как основу. 

Шаг 3. Выберите программу под свои задачи. Если вам важен только детальный ресурсный расчет по нормативным базам, подойдут классические сметные комплексы. Если нужен контроль денег по объектам, бригадам и заказчикам вместе с расчетом стоимости работ, обратите внимание на управленческий учет уровня Приложения 101. 

Шаг 4. Заведите тестовый объект в Приложении 101, создайте несколько предварительных расчетов и прогоните через систему один реальный проект: от первой сметы до закрывающих документов. В этот момент хорошо подключить мастеров и администратора, чтобы вся команда сразу привыкла к новым правилам игры. 

Шаг 5. Зафиксируйте внутренние договоренности: кто создает расчеты, кто их утверждает, как часто вы обновляете прайс-лист и наценку. Без этих правил даже лучшая программа превращается в еще одну таблицу, поэтому лучше сразу закрепить процессы.

Если вы только знакомитесь с 101, начните с бесплатной консультации: эксперт покажет, как считать стоимость работ, вести объекты и не терять деньги в проектах. Записаться можно через сайт и освоить базу за 15–30 минут.

Что еще почитать по теме

Как считать смету прямо с телефона. Подробный разбор мобильного сценария работы в 101 — от создания предварительного расчета до выгрузки сметы в PDF — есть в статье «Приложение для расчета сметы прямо с телефона». 

Онлайн‑расчет сметы и материалов. Если важно одновременно посчитать работы и материалы, загляните в материал «Онлайн‑расчет сметы в Приложении 101». Там показано, как устроен онлайн‑калькулятор и какие отчеты можно собрать из этих данных.

Самостоятельное составление сметы. Пошаговую инструкцию по созданию сметы в 101 с нуля, включая работу с прайс-листом и шаблонами, вы найдете в статье «Составление сметы онлайн самостоятельно в Приложении 101». 

Еще больше про приложения для учета. Для сравнения с другими сервисами посмотрите подборку «Топ‑5 приложений для управленческого учета» и раздел «О приложении» в блоге.