Как выбрать программу для управленческого учёта

Управленческий учёт часто живёт в блокноте собственника, в устаревших Excel-таблицах или в голове. Пока проектов немного, это ещё как‑то работает. Как только объектов, подрядчиков и авансов становится больше, цифры расползаются, решения принимаются вслепую.

Программы для управленческого учёта помогают видеть реальную картину по деньгам: сколько зарабатывает каждый объект, где образуется кассовый разрыв, какие статьи расходов тянут маржу вниз. В проектном и строительном бизнесе это вопрос выживания: перекрытие расходов одного объекта деньгами другого быстро приводит к кассовым разрывам и потере контроля.

Разберёмся, какие бывают решения для управленческого учёта, по каким критериям их сравнивать и в каких случаях удобен мобильный формат вроде Приложения 101.

Что такое управленческий учёт в бизнесе

Управленческий учёт — это система, которая помогает владельцу и руководителям принимать решения на основе цифр, а не ощущений. В центре внимания находятся денежные потоки, прибыльность проектов и планирование. Налоговая отчётность при этом отходит на второй план.

В отличие от бухгалтерского, управленческий учёт можно выстраивать под свой бизнес: выделять нужные статьи расходов, смотреть прибыль по объектам, считать маржу по каждому клиенту. Классический набор — отчёты о движении денежных средств, о прибылях и убытках и управленческий баланс.

Когда учёт ведётся вручную, легко потерять часть операций. В строительстве типичная ситуация: закрыли объект, а через месяц всплывают лишние чеки или невыплаченные авансы. Денег в кассе вроде хватает, но по факту один объект уже профинансировал другой. Системный управленческий учёт как раз убирает такие «дыры» за счёт строгой привязки каждой операции к проекту и статье.

Программы для управленческого учёта автоматизируют эту логику: помогают быстро вносить операции, группировать их по объектам и контрагентам, строить отчёты и анализировать рентабельность направлений.

Главная задача любой программы в этой области — превратить разрозненные платежи и чеки в понятную картину бизнеса, где видно результат по каждому проекту.

Какие бывают программы для управленческого учёта

Условно все решения для управленческого учёта можно разделить на три группы: табличные инструменты, универсальные облачные сервисы и отраслевые приложения под конкретный тип бизнеса.

Первый уровень — табличные инструменты вроде Excel или Google Sheets. Плюсы очевидны: гибкость, минимальные затраты, формулы под любые задачи. Минусов тоже хватает: формулы легко ломаются, версии файлов путаются, совместная работа команды превращается в бесконечный обмен файлами.

Второй уровень — универсальные облачные сервисы управленческого учёта. Например, PlanFact, Adesk и похожие решения. Они дают готовую структуру отчётов, интеграции с банками и CRM, позволяют строить ДДС, ОПУ и бюджет движения денег без сложной настройки. Для компаний с несколькими счётами и регулярными безналичными платежами такой формат часто становится базовым инструментом.

Третий уровень — отраслевые приложения с упором на проектный бизнес. В строительстве и отделке это Приложение 101, Gectaro, Smetter и другие сервисы. Они совмещают управленческий учёт с операционной работой: сметами, объёмами работ, подрядчиками, фотоотчётами с объектов. По сути каждый объект или контракт превращается в отдельный проект с собственным финансовым балансом. fileciteturn0file7turn0file16turn0file2

Отдельная категория — доработанные конфигурации 1С и крупных ERP‑систем. В них можно выстроить сложную модель управленческой аналитики, однако это требует времени, ресурсов команды и внешних консультантов. Для малого и среднего бизнеса чаще оказываются удобнее специализированные облачные сервисы.

Подробный разбор плюсов и минусов популярных решений вроде PlanFact, Adesk, Gectaro, Smetter и Приложения 101 есть в отдельной статье «Топ‑5 приложений для управленческого учета в строительной или отделочной компании». fileciteturn0file3turn0file16

Для выбора важнее совпадение программы с реальным устройством вашего бизнеса и готовность команды пользоваться ею каждый день, чем просто количество функций в интерфейсе.

Как выбрать программу для управленческого учёта под свою компанию

Единого идеального решения нет. Лучше всего работает инструмент, который учитывает вашу бизнес‑модель и привычки команды. Ниже — практичный алгоритм выбора.

Шаг 1. Опишите, на чём зарабатывает компания. Если основа — проекты (объекты строительства, дизайн‑проекты, внедрение IT‑систем, маркетинговые кампании), берите решения, где всё крутится вокруг проектов и событий. В Приложении 101, например, каждый объект или контракт создаётся как отдельный проект с собственным финансовым балансом. fileciteturn0file2turn0file11turn0file13

Шаг 2. Ответьте себе, кто будет вносить данные. Если это только собственник или финансовый менеджер, подойдёт десктопный интерфейс с расширенной аналитикой. Когда в учёте участвуют прорабы, мастера и подрядчики, критичны мобильное приложение, простая форма события и возможность прикрепить фото, чек, комментарий прямо с телефона. Приложение 101 как раз создавалось с прицелом на такую работу в полях. fileciteturn0file16turn0file15turn0file9

Шаг 3. Определите набор ключевых отчётов. Нужен ли полный комплект — ДДС, ОПУ и управленческий баланс, или в вашей реальности достаточно видеть движение денег и прибыльность проектов. Универсальные облачные сервисы делают акцент на классических финансовых отчётах, отраслевые приложения вроде 101 — на рентабельности объектов и контроле подотчёта. fileciteturn0file16turn0file7turn0file9

Шаг 4. Посчитайте ресурс на внедрение. Сколько времени вы готовы уделять настройке и обучению, есть ли человек, который возьмёт на себя роль внутреннего «носителя методологии». Чем сложнее система, тем выше нагрузка на команду в первые месяцы. Для небольших компаний часто важнее быстро начать видеть цифры, пусть даже с более простой аналитикой.

Шаг 5. Продумайте связку с бухгалтерией. Часть компаний строит управленческий учёт почти полностью внутри специализированного сервиса и передаёт бухгалтеру уже подготовленные данные. Другие делают финансовую аналитику на базе бухгалтерской системы. Важно заранее договориться с бухгалтером, кто за что отвечает и какие отчёты вы ожидаете по итогам месяца.

Хороший критерий выбора: если через неделю тестирования вы уверенно находите в программе ответы на свои управленческие вопросы и интерфейс вас не раздражает, направление выбрано верно.

Когда подойдёт Приложение 101 для управленческого учёта

Приложение 101 создавалось для проектного бизнеса, где много объектов, подрядчиков и подотчётных средств: строительные и отделочные компании, дизайнеры, технадзор, event‑агентства, IT‑команды, консалтинг. В такой модели каждый объект живёт как отдельный проект с собственным балансом, а ключевое действие — фиксировать события по факту выполнения работ или движения денег. fileciteturn0file0turn0file10turn0file11turn0file12turn0file13

Внутри проекта вы видите все поступления от заказчика, расходы по статьям (материалы, работа, аренда техники, подрядчики), балансы подотчёта по людям и поставщикам, а также итоговую прибыль по объекту. Акты, чеки, договоры и фотоотчёты хранятся прямо в карточке проекта, поэтому в любой момент можно восстановить историю работ. fileciteturn0file15turn0file9turn0file4

Сильная сторона 101 — мобильность. Мастера и прорабы вносят события по дороге на объект, сканируют QR‑коды на чеках, прикрепляют фото выполненных работ. Заказчик может принять работу удалённо, а его подтверждение в системе считается простой электронной подписью и помогает защитить ваши интересы при спорах. fileciteturn0file16turn0file9turn0file6

Для компаний, которые выросли до нескольких направлений и партнёров, предусмотрен режим PRO+. Он позволяет учитывать так называемый Фонд компании: переносить прибыль между проектами, фиксировать общие расходы (зарплаты, аренда офиса, реклама), распределять деньги между партнёрами. В результате вы видите общую картину бизнеса и можете смотреть на каждый объект не изолированно, а в контексте всей компании. fileciteturn0file2turn0file5turn0file8

Подробные примеры использования 101 в разных отраслях и разбор сценариев управленческого учёта собраны в разделе «О приложении» в 101 Блоге.

Если у вас проектный бизнес и вы хотите видеть деньги по каждому объекту в одном мобильном приложении, 101 закрывает эту задачу без сложной настройки инфраструктуры.

Как внедрить управленческий учёт в программу

Даже лучшая программа не принесёт пользы, если учёт останется на бумаге. Внедрение имеет смысл провести поэтапно, чтобы команда успела привыкнуть к новой логике.

Шаг 1. Определите минимальный набор данных, который хотите видеть регулярно: прибыль по каждому объекту, общий остаток денег, задолженности заказчиков и подрядчиков. Отложите экзотические показатели на потом, сначала достаточно базовой картины.

Шаг 2. Приведите к порядку действующие проекты. Для каждого объекта зафиксируйте текущий баланс: сколько денег получили от клиента, сколько уже потратили, какие долги остались. Если раньше вы вели учёт в Excel, перенесите туда только живые проекты, без архива многолетней давности.

Шаг 3. Настройте структуру статей и проектов в выбранной программе. В Приложении 101, к примеру, это объекты, участники и статьи расходов, которые вы используете в ежедневной работе: материалы, работа, техника, аренда, прочие затраты. Чем короче список, тем выше шанс, что команда действительно будет его соблюдать. fileciteturn0file15turn0file4

Шаг 4. Проведите небольшое обучение для команды. Покажите, как создать событие, как прикрепить чек по QR‑коду, как отметить принятие работ. Важно объяснить, какие ошибки критичны (например, забытый чек по крупной закупке), а какие можно поправить позже. В 101 многое делается с телефона за пару минут, поэтому обучение обычно укладывается в один‑два созвона. fileciteturn0file15turn0file9turn0file16

Шаг 5. Первые пару недель сравнивайте данные из программы с прежними таблицами или отчётами бухгалтера. Ваша цель — убедиться, что все ключевые платежи отражаются, а отчёты по проектам совпадают с реальностью. Как только вы почувствуете доверие к цифрам, можно постепенно отказываться от параллельного ведения учёта.

Такая поэтапная схема помогает встроить управленческий учёт в ежедневную рутину без лишнего стресса для команды и без рывков в операционной работе.

Чем управленческий учёт отличается от бухгалтерского?

Управленческий учёт отвечает на вопрос «сколько и где мы зарабатываем», бухгалтерский — на вопрос «всё ли корректно перед государством и контрагентами». В 101 Блоге подробно разбираем финансовый учёт в материале «Финансовый учет доходов и расходов организации».

Как организовать учёт расходов в строительных проектах?

Базовый принцип — каждая трата привязывается к конкретному объекту, статье и дате, деньги с одного объекта не перекрывают расходы другого. Подробно про системный учёт расходов в строительстве рассказано в статье «Распределяем расходы по разным статьям в ремонтных и строительных работах». fileciteturn0file15turn0file17

Как контролировать подотчётные средства в проектах?

Практичный подход — вести по каждому сотруднику и поставщику отдельный баланс подотчёта: сколько выдали, на что потратил, какая сумма должна вернуться. В Приложении 101 это делается через события и балансы контрагентов, подробнее об этом рассказываем в статье «Учет подотчетных средств». fileciteturn0file9turn0file16

Что даёт подключение PRO+ в Приложении 101?

PRO+ открывает дополнительные инструменты для управленческого учёта: учёт Фонда компании, распределение прибыли между партнёрами, фиксацию общих расходов и вложений в развитие. Это помогает видеть экономику бизнеса целиком — и по компании в целом, и по отдельным объектам. fileciteturn0file2turn0file5turn0file8