- Почему Excel быстро упирается в потолок
- Где в Excel чаще всего появляются ошибки
- Чем проектный учёт отличается от обычных таблиц
- Как считает Приложение 101
- Кому реально подходит 101
- Переход с Excel в 101 без боли
- Главный вывод для владельца проектного бизнеса
Excel в проектном бизнесе: в чём ловушка
Вопрос «как посчитать в Excel?» обычно появляется в тот момент, когда проектов стало больше двух-трёх, в таблицах уже несколько вкладок, а формула в строке «Итого» внезапно даёт странные цифры. На первых этапах путь понятен: тетрадь или простая таблица воспринимаются как самый логичный инструмент для учёта. Потом добавляются новые объекты, подрядчики, этапы – и этот же инструмент начинает плодить ошибки и отнимать часы внимания.
Excel действительно универсален. В нём можно собрать смету, расписать этапы, прикинуть маржу. Но универсальность оборачивается тем, что каждая компания выдумывает собственный формат: у одного руководителя колонка «Стоимость», у другого «Цена за единицу», у третьего отдельный лист под авансы. Пытаетесь свести всё это в единую систему – и тонете в несопоставимых файлах «Смета_финал_v7_новая_последняя».
Для проектного бизнеса важнее не сам файл с формулами, а прозрачная картина по каждому объекту или заказу: сколько заказчик уже оплатил, какие расходы понесены, где остались долги и какова реальная прибыль. В такой логике лучше работает не электронная таблица, а система, где каждый объект – отдельный проект со своим финансовым балансом. Именно эту задачу решает Приложение 101: оно показывает денежные потоки по объектам, подрядчикам и событиям в режиме реального времени.
Как обычно считают в Excel и где чаще всего ошибаются
Классический сценарий. Вы создаёте таблицу: статьи расходов, объём, цена, сумма, итог по разделу и общий итог. Потом копируете лист под каждый новый проект, немного меняете структуру, где‑то добавляете ещё одну строку «прочие расходы».
Через месяц‑два начинается самое интересное. В одном файле формула не захватывает последние строки, в другом кто‑то случайно удалил колонку, в третьем при копировании сметы слетели относительные ссылки. Визуально всё аккуратно, суммы в ячейках есть, но часть расходов в общий итог просто не попадает.
Ещё один частый сценарий – версия «только у меня верная». Прораб отправляет вам свои цифры, вы добавляете их в файл, возвращаете обновлённую версию, а он тем временем вносит правки в старую. Потом эти ветки встречаются в вашей почте, и начинается искусство ручного «сведения» данных.
К этому добавляются человеческие мелочи: кто‑то забыл внести аванс, кто‑то записал сумму без НДС, кто‑то указал неверное количество. Excel дисциплинированно посчитает всё, что вы в него положите, в том числе ошибки. Чем сложнее формулы, тем громче эффект от одной неверной цифры.
Отдельная история – работа с подотчётными средствами. Когда деньги ходят через десятки людей и поставщиков, попытка учитывать авансы и отчёты в таблицах превращает учёт в набор разноформатных листов, где трудно понять, кто кому должен и на какую сумму.
Почему проектному бизнесу нужна отдельная система учёта
В проектном бизнесе у каждой сделки есть начало и конец, бюджет и команда. Это относится не только к стройке: так живут и ивент‑агентства, и студии дизайна, и digital‑агентства, и продакшн. Для них критично видеть экономику по каждому проекту, а не только общий оборот по компании.
В реальности по одному проекту часто участвуют десятки людей: прорабы, мастера, дизайнеры, подрядчики, поставщики. Деньги идут по разным каналам: авансы от заказчика, закупки материалов, подряды, внутренняя зарплата. Если всё это жить будет в Excel, каждый участник увидит лишь свою часть, а у владельца бизнеса появится сводный файл, который легко потерять или сломать.
Приложение 101 предлагает другой подход: каждый объект, заказ или мероприятие оформляется как отдельный проект с собственным балансом. Видно, сколько заказчик уже оплатил, какие расходы учтены, какие ещё в пути, где возник перерасход. Подрядчики и поставщики получают собственные балансы, где отражаются авансы, отчёты и задолженности.
Смысл в том, чтобы вынести главный финансовый контур из самодельных таблиц в среду, которая умеет работать именно с проектами: считает рентабельность, разделяет себестоимость и наценку, хранит акты и фотоотчёты, а не просто сворачивает сумму по колонке. Это особенно заметно, когда проектов становится много и нужно сравнивать, какие из них действительно тянут компанию вперёд.
Как Приложение 101 берёт на себя расчёты вместо Excel
У Приложения 101 простая логика: вы ведёте не таблицу, а живой проект. Внутри него создаёте события – предварительный расчёт (смету), поступления денег от заказчика, закупки, отчёты мастеров, закрывающие документы. Все цифры связаны с конкретным объектом, исполнителем и статьёй расходов.
Для составления сметы можно обойтись без формул. Вы создаёте событие «Предварительный расчёт», добавляете позиции из своего прайс‑листа, указываете объёмы – приложение само посчитает стоимость, итоги по разделам и общую сумму. Подробный разбор этого процесса разобран в статье «Онлайн‑расчёт сметы в Приложении 101».
Если прайс‑листа ещё нет, его можно собрать прямо в 101 и затем использовать как конструктор: накидывать готовые позиции в расчёт и получать аккуратную смету за считанные минуты. Такой подход описан в материале про конструктор смет в Приложении 101: там же показано, как это экономит время прорабу и снижает риск ошибок с формулами.
А если сметы уже сделаны в Excel, их не придётся забрасывать. В 101 есть быстрый импорт из таблиц с помощью встроенного ИИ: вы копируете диапазон из Excel, вставляете его в событие «Предварительный расчёт», и сервис сам раскладывает данные по позициям. Подробная инструкция – в статье «Быстрый импорт сметы из Excel в Приложение 101».
Дальше подключается учёт реальных денег. Прорабы и мастера фиксируют закупки и работы прямо со смартфона: добавляют суммы, фото чеков, комментарии. Баланс по каждому подотчётному лицу и подрядчику видно в любой момент: кто получил аванс, кто уже отчитался, а кто ещё должен вернуть или подтвердить расход. Такой подход подробно разобран в статье об учёте подотчётных средств.
Для детального сравнения того, как Excel и Приложение 101 справляются с расчётами и финансовым учётом, можно посмотреть материал «Что использовать для составления сметы и ведения финансового учёта: Excel или Приложение 101». Там собраны ключевые отличия по мобильности, скорости правок, отчётности для заказчика и возможностям по управленческому учёту.
Чтобы увидеть всё это на живых примерах, удобнее один раз пройти короткую демонстрацию сервиса. На сайте Приложения 101 можно записаться на бесплатную презентацию и за 15–30 минут посмотреть, как ваши процессы лягут в систему.
Каким проектным бизнесам действительно подходит Приложение 101
Приложение 101 родилось в строительной сфере, но за несколько лет выросло в полноценный инструмент для самых разных проектных бизнесов – от стройки до IT и ивентов. Общий признак один: каждый заказ оформляется как отдельный проект с понятным началом, концом и бюджетом.
Строительные и ремонтные компании. Здесь у каждого объекта – свой бюджет, подрядчики, поставщики, подотчётные мастера. 101 позволяет видеть, сколько заказчик оплатил по конкретному объекту, какие расходы прошли, где зависли отчёты. Руководитель смотрит картину по всем объектам, а участники проекта видят только свои данные.
Ивент‑агентства и организаторы мероприятий. Свадьбы, конференции, выставки и фестивали живут по той же логике: под каждое событие есть бюджет, множество подрядчиков и статей расходов – от аренды площадки до кейтеринга и логистики. В 101 каждое мероприятие ведётся как отдельный проект с учётом поступлений, затрат и итоговой прибыли.
Дизайн‑студии и творческие мастерские. Интерес здесь не только в смете, но и в прозрачной экономике по каждому заказу: сколько стоит работа команды, какие подрядчики подключены, какую наценку вы держите. В 101 дизайн‑проекты, архитектурные заказы, ювелирные изделия и творческие коллаборации ведутся как самостоятельные проекты с учётом себестоимости и вознаграждений участников.
IT‑компании и digital‑агентства. Разработка сайтов, приложений, интеграций CRM, внедрение сложных систем – всё это тоже проекты. Приложение 101 помогает разделить работы на отдельные проекты, вести учёт поступлений от клиентов и расходов на разработчиков, дизайнеров и внешние агентства, а также видеть прибыль и убыточные истории.
Маркетинговые и PR‑агентства, консалтинг, обучение, продакшн, инвестиционные и производственные компании – для всех них в отдельной статье «Для какого бизнеса подходит Приложение 101» разобраны типичные сценарии: от учёта кампаний и образовательных программ до контроля партий продукции и логистических рейсов. В общем случае, если вы можете описать свою работу фразой «каждый заказ – отдельный проект», 101 станет для вас центром финансового учёта.
Как перейти с Excel в Приложение 101 без стресса
Полный отказ от Excel в один день мало кому нужен. Гораздо спокойнее постепенно перенести в 101 живые проекты и посмотреть на результат.
Шаг 1. Выберите 1–2 действующих проекта, с которыми вы сейчас возитесь в Excel. Идеально подойдёт объект или заказ, где уже есть смета и идут расходы.
Шаг 2. Создайте в Приложении 101 новый проект под этот объект или заказ: задайте заказчика, адрес/описание, ответственного. Если вы ещё не работали с приложением, базовые шаги по созданию проекта и предварительного расчёта разобраны в статьях про онлайн‑расчёт сметы и самостоятельное составление сметы.
Шаг 3. Перенесите смету из Excel. Можно ввести позиции вручную, а можно воспользоваться импортом через ИИ: копируете диапазон из таблицы, вставляете его в событие «Предварительный расчёт» и получаете аккуратную смету внутри 101.
Шаг 4. Начните вести текущие расходы и поступления уже в приложении. Мастера и подрядчики фиксируют свои затраты и отчёты прямо в проекте, вы видите баланс по каждому участнику и объекту. Одновременно можно держать рядом старый Excel‑файл, но источником актуальных данных становится 101.
Шаг 5. Когда убедитесь, что по одному‑двум объектам всё считает корректно, масштабируйте подход на остальные проекты. При желании можно настроить экспорт из 101 в Excel для отдельных отчётов – это удобно, если нужно сделать нестандартный срез или передать данные внешнему консультанту.
Когда Excel всё же пригодится рядом с Приложением 101
Excel остаётся сильным инструментом для разовых задач: экспериментальных расчётов, сложных сводных таблиц, аналитики «по‑играться с моделями». Приложение 101, в свою очередь, берёт на себя оперативный управленческий учёт: сметы, подотчётные средства, отчёты по объектам, акты и фактические деньги.
Оптимальная комбинация выглядит так: повседневная работа команды живёт в 101, а Excel остаётся там, где требуется нестандартная аналитика. При этом данные всегда можно выгрузить из приложения в таблицу, а не держать единственную «истину» в хрупком файле на рабочем столе.
Главный вывод для владельца проектного бизнеса
Если вы продолжите считать только в Excel, система всё равно упрётся в потолок: проекты станут сложнее, людей станет больше, а формулы в таблицах – хрупче. Любая ошибка или потерянный файл будет стоить денег и нервов. Это особенно заметно там, где много подотчётных средств и подрядчиков: один незамеченный аванс или непопавший в итог расход искажает экономику сразу по нескольким проектам.
Приложение 101 создано для того, чтобы вы видели реальный результат по каждому проекту: сколько заказчик оплатил, куда ушли деньги, где возник перерасход и какой чистой прибылью всё закончилось. Для строительных, ивент‑, дизайн‑, digital‑, продакшн‑ и многих других проектных бизнесов такой подход превращает хаос файлов в управляемую систему. Один раз завести свои объекты в 101 проще, чем бесконечно чинить формулы в Excel.
Как понять, что мой бизнес достаточно «проектный» для 101?
Если вы можете перечислить свои деньги по отдельным объектам, заказам, мероприятиям или контрактам, а по каждому хочется видеть доход, расходы и итоговую прибыль – вы уже в зоне проектного бизнеса и попадаете в целевую аудиторию Приложения 101. Если же у вас сплошной поток мелких однотипных продаж без явных проектов, тогда удобнее подбирать другие инструменты учёта.
Что делать с готовыми Excel‑таблицами, которые жалко выбросить?
Используйте их как источник данных, а не как основную систему учёта: импортируйте сметы и списки позиций в 101 через встроенный ИИ, а сами файлы оставьте в архиве или для дополнительных расчётов. Так вы сохраните наработки и одновременно получите живой проектный учёт в приложении.
Подойдёт ли 101, если в компании нет выделенного сметчика или финансового директора?
Да, интерфейс и логика приложения изначально сделаны для прорабов, собственников и руководителей проектов, а не только для специалистов по сметам и бухгалтерии. В блоге 101 есть подробные инструкции по самостоятельному составлению смет и онлайн‑расчёту, которыми пользуются владельцы небольших компаний и частные мастера.
Где подробнее посмотреть, как 101 работает именно в моей сфере?
В статье «Для какого бизнеса подходит Приложение 101» собраны сценарии по отраслям – от стройки и ивентов до IT, маркетинга, продакшна и производственных компаний. Дополнительно можно записаться на бесплатную презентацию сервиса на сайте 101 и разобрать ваш конкретный кейс на живых примерах.