Капсульный ремонт устроен просто для заказчика и сложно для исполнителя. Снаружи он видит несколько этапов с фиксированными суммами. Внутри вы считаете десятки позиций работ, материалов, скидок поставщиков и свою реальную прибыль по объекту.
При этом большинство подрядчиков не хотят показывать заказчику, какие материалы они покупают, по какой цене и сколько зарабатывают на закупке. Задача выглядит противоречиво: с одной стороны, нужна прозрачность по этапам и платежам, с другой — часть информации должна остаться внутренней.
В этой статье разберём рабочую схему для капсульных ремонтов в Приложении 101: как разделить внутреннюю и внешнюю картину по деньгам, скрыть материалы, но при этом точно считать прибыль по объекту и по каждой статье расходов.
Почему в капсульном ремонте нужны две бухгалтерии
На рынке капсульных ремонтов подрядчики зарабатывают сразу в двух местах: на работах и на материалах. При этом заказчика редко интересует, какой именно грунт вы взяли, по какой цене закупили плитку или сколько процентов скидки дали вам поставщики. Его интересует понятная логика: этапы, сроки и итоговая сумма по каждому шагу.
Поэтому у бизнеса по сути две бухгалтерии. Первая — внешняя, «для заказчика». В ней всего несколько строк: «Этап 1. Подготовка к черновым работам — 100 000 ₽», «Этап 2. Малярные и плиточные — 150 000 ₽», «Этап 3. Завершающий — 80 000 ₽». Без расшифровки закупок, без внутренних расчётов с бригадами.
Вторая — внутренняя. Здесь уже важно всё: списание черновых и чистовых материалов, зарплаты мастерам, вознаграждения дизайнеру, работа фонда компании, наценка и маржа по каждому этапу. Если вести это в таблицах или блокнотах, картинка быстро расползается: часть трат не попадает в объект, прибыль кажется выше, чем есть на самом деле.
Отдельно стоит вопрос материалов. Подрядчик хочет видеть реальную себестоимость и наценку по каждой позиции, но показывать полный перечень заказчику не готов. Именно для этого и удобен управленческий учёт в Приложении 101: материалы можно учитывать детально, но показывать только то, что вы считаете нужным. Если вам откликается такая задача, посмотрите ещё статью «Как упростить учет строительных материалов».
Дальше будем опираться на эту логику: внешняя картинка по этапам и внутренняя детализация до каждой закупки и каждой выплаты.
Как устроить капсульный ремонт в Приложении 101
В Приложении 101 всё крутится вокруг проекта. Один объект ремонта — один проект. Внутри проекта вы создаёте статьи расходов (работы, материалы, транспорт, улучшение продукта и т.д.) и фиксируете все движения денег через события: «Поступление», «Смета», «Отчёт», «Перевод».
Статьи расходов нужны, чтобы разделить деньги по «корзинам» и видеть, где вы зарабатываете, а где уходите в минус. Подробно про это уже написано в статье «Распределение расходов по статьям в Приложении 101»: там показано, как по каждой статье видеть общую наценку и прибыль по проекту, а значит — управлять маржинальностью услуг.
События работают так:
— «Поступление» фиксирует авансы и оплаты от заказчика по проекту;
— «Смета» задаёт плановый расчёт по этапам и статьям;
— «Отчёт» отражает выполненные работы или закупку материалов, в том числе с привязкой к мастерам и поставщикам;
— «Перевод» показывает, кому вы реально перечислили деньги: мастеру, поставщику, партнёру.
В событии «Отчёт» есть два уровня цифр: себестоимость и ваша прибыль. В интерфейсе это разделено на сумму работ или материалов, открытую наценку и закрытую прибыль. Закрытая прибыль не отображается в аккаунте заказчика, но участвует в расчётах по проекту. За счёт этого можно вести честный внутренний учёт, не раскрывая всю экономику наружу. Подробно про разницу между наценкой и прибыльностью проектов можно прочитать в отдельной статье о маржинальной прибыли на сайте 101.
Эти же механики отлично ложатся на капсульный ремонт: вы показываете заказчику этапы и суммы по ним, а фактическую прибыль и закупки материалов видите только вы и партнёры, которым открыли доступ.
Схема с двумя проектами: когда она уместна
Один из очевидных способов отделить внутреннюю бухгалтерию от внешней — создать два проекта на одну и ту же квартиру. Например: «Квартира на Ленинградке — работы» и «Квартира на Ленинградке — материалы». В первый вы добавляете заказчика, во второй — нет.
Во внешнем проекте вы ведёте всю коммуникацию с клиентом: смету по этапам, авансовые платежи, отчёты по выполненным этапам. Внутренний проект превращается в вашу «чёрную коробку»: там отражаются реальные закупки материалов, логистика, мелкие расходы, которые не хочется показывать клиенту, но нужно учитывать в себестоимости.
Плюсы схемы с двумя проектами: психологически проще объяснять команде, где «витрина», а где внутренняя кухня. Можно даже поручить разные проекты разным людям — руководителю проекта и комплектатору.
Но есть существенный минус: прибыль по объекту размазывается между двумя карточками. Чтобы понять, сколько точно заработали на квартире, нужно сводить цифры из двух проектов. Если объектов много, это превращается в постоянную ручную работу. Поэтому для системной работы с капсульными ремонтами удобнее другая схема — один проект, в котором собраны и работы, и материалы, а видимость для заказчика настраивается через сами события.
Схема с одним проектом: идеальный вариант для капсульного ремонта
Во втором варианте вся экономика капсульного ремонта живёт внутри одного проекта. Это удобнее, если вы хотите в один клик видеть прибыль по объекту, не сводя данные из разных мест.
Шаг 1. Создайте проект под объект. Введите название по адресу или фамилии заказчика, укажите заказчика как контрагента и базовые параметры. Если нужен пошаговый разбор, используйте инструкцию «Как создать проект».
Шаг 2. Настройте статьи расходов. Минимальный набор для капсульного ремонта: «Работы черновые», «Работы чистовые», «Материалы черновые», «Материалы чистовые», «Улучшение продукта» (дефекты, допработы за ваш счёт), при необходимости — статья для фонда компании. Это позволит по каждой группе видеть наценку и прибыль, как описано в статье про распределение расходов по статьям.
Шаг 3. Настройте распределение прибыли и наценки по статьям. В статьях «Работы…» добавьте получателей прибыли: основатель, партнёр, руководитель проекта, дизайнер и т.п. Процент распределения задаётся от прибыли, а не от выручки — это принципиальный момент. Подробный разбор есть в справке по долям прибыли и наценки: «Как распределить доли».
Шаг 4. Соберите капсульную смету по этапам. В событии «Смета» создайте позиции: «Этап 1. Подготовка к черновым работам», «Этап 2. Малярные и плиточные работы», «Этап 3. Завершающий этап» и т.д. Привяжите их к статье «Работы черновые» или «Работы чистовые» и заложите нужную маржинальность. Если у вас уже есть прайс-лист, можно использовать его или импортировать позиции из таблицы, как описано в статье про онлайн-расчет сметы.
Шаг 5. Закрывайте этапы работ отчётами. Когда бригада выполняет часть работ, создайте событие «Отчёт по работам», выберите нужный этап из прайса, укажите объём и мастера. Система сама подтянет себестоимость и цену для заказчика из прайс-листа, а прибыль распределит по настроенным долям. Отчёт подтверждаете вы и, при необходимости, заказчик. Для мастеров это прозрачная зарплата, для вас — автоматический расчёт прибыли по статье. Инструкция для этого сценария есть в разделе «Как отчитаться за выполненные работы».
Шаг 6. Учитывайте закупку материалов как внутреннюю операцию. Для каждой закупки создайте событие «Отчёт» со статьёй расходов «Материалы…», выберите поставщика и внесите перечень товаров. В поле «сумма для заказчика» укажите 0 ₽. Такие события не попадают в отчёт для заказчика, но их себестоимость уменьшает вашу прибыль по проекту и по статье. При необходимости добавьте оплату поставщику внутри того же отчёта — вы будете видеть и расход по объекту, и свою задолженность перед поставщиком.
Шаг 7. Фиксируйте убыточные операции осознанно. Если по объекту нужно что‑то доделать за свой счёт (например, устранить дефект или сделать небольшой бонус), создайте отчёт со статьёй «Улучшение продукта», укажите мастера и сумму получателю, а сумму для заказчика оставьте нулевой. Внутри проекта это уменьшит прибыль, заказчик таких событий не увидит. Такой подход описан в инструкции по учёту убытков и убыточных отчётов в Приложении 101.
Шаг 8. Следите за прибылью по проекту. В карточке проекта в разделе «Статьи расходов» вы увидите общую прибыль и наценку по каждой статье и по объекту целиком. Это позволяет быстро оценивать маржу по капсульному ремонту и видеть, на каком этапе вы недозарабатываете. За более глубоким разбором полезно вернуться к статье «5 работающих методов увеличения прибыли строительной компании».
В результате вы получаете один проект, где проходят все деньги по объекту: авансы, смета, работы, материалы, допрасходы и убытки. Для заказчика при этом остаётся только понятная картина по этапам и платежам, без лишних деталей.
Как составить этапы капсульного ремонта
Этапы — это то, что видит и запоминает заказчик. Здесь важно соблюсти баланс: с одной стороны, не расписывать в смете каждую шпаклёвку и каждый метр кабеля, с другой — дать человеку ощущение контроля над процессом и бюджетом.
Удобно брать этапы из логики вашего прайс-листа. Например, у вас уже есть группы: штукатурные работы, электромонтаж, сантехника, плитка, малярные работы, напольные покрытия. Эту «техническую» структуру можно собрать в 3–7 понятных блоков для капсульного ремонта квартиры.
Один из рабочих вариантов деления этапов может выглядеть так:
- Этап 1. Подготовка и черновые работы (демонтаж, вывоз мусора, выравнивание стен и пола).
- Этап 2. Инженерные системы (электрика, сантехника, вентиляция по необходимости).
- Этап 3. Малярные и плиточные работы.
- Этап 4. Напольные покрытия, двери, плинтусы.
- Этап 5. Завершающий этап (мелкие доработки, уборка, подготовка к приёмке).
Внутри Приложения 101 вы заводите эти этапы как позиции сметы и отчётов, а внутренние операции с материалами и узкими видами работ относите к соответствующим статьям расходов. Заказчик видит только этапы и суммы по ним, вы — детальную картину: какой этап приносит больше всего прибыли и где зашита основная себестоимость.
Когда структура этапов стандартизирована, капсульный ремонт перестаёт быть уникальным «поделием под каждый объект». Вы можете быстро собирать повторяющиеся сметы, сравнивать маржинальность разных квартир и масштабировать модель.
Что увидит заказчик в приложении
Ключевой вопрос: если мы так много всего учитываем внутри, не будет ли заказчик видеть лишнее? Короткий ответ — нет, если вы правильно настроите проект и события.
Вы добавляете заказчика как контрагента и даёте ему доступ к проекту. В своём аккаунте он видит баланс по объекту, все поступления, подтверждённые отчёты по работам и сводный отчёт по проекту. Для него это прозрачная картина: сколько денег внесено, какие этапы закрыты, какой остаток по объекту. Подробнее про то, зачем вообще приглашать заказчика в приложение, описано в инструкции «Для чего предоставлять доступ заказчику».
Что он не увидит: закрытую прибыль (внутреннюю часть вашей маржи) и события с нулевой суммой для заказчика. Если вы создаёте отчёты по материалам или убыточные операции с нулём в графе «заказчику», эти события не попадут в его отчёт, но будут учтены в вашей прибыли и убытках по проекту. Для вас это честный управленческий учёт, для него — ровная картинка по этапам.
Отдельный плюс: заказчик может сам сформировать отчёт по проекту и PDF-документы, не дёргая вас вопросами «что там по деньгам». Это снижает количество конфликтов и экономит вам время на переписку.
Получается комбинация: для заказчика вы как бы продаёте капсулу — набор этапов с фиксированной логикой платежей, а для себя ведёте глубокий учёт каждого рубля. И всё это внутри одного проекта.
Типичные ошибки при капсульном ремонте в Приложении 101
Даже при хорошей схеме по капсульному ремонту ошибки всё равно случаются. Ниже — несколько частых сценариев, которые стоит отслеживать.
Первая ошибка — часть материалов ведут в приложении, часть в сторонних таблицах или переписках. В результате прибыль по проекту выглядит лучше, чем есть в реальности, а реальные затраты на материалы сложно восстановить задним числом. Решение простое: любая закупка, даже мелкая, идёт через событие «Отчёт» с правильной статьёй расходов.
Вторая ошибка — вся работа и все материалы складываются в две статьи «Работы» и «Материалы». Так быстро теряется понимание, какие услуги действительно маржинальные. Разбейте статьи хотя бы на черновые/чистовые работы и материалы, инженерные системы, улучшение продукта и фонд компании. Тогда раздел «Статьи расходов» в проекте станет для вас аналитическим инструментом, а не формальностью.
Третья ошибка — смешивать сценарии, когда материалы оплачивает заказчик напрямую и когда вы закупаете сами. Для первого случая в Приложении 101 предусмотрен отдельный алгоритм с отдельной статьёй расходов вроде «Заказчик оплачивал сам» и соответствующей инструкцией в базе помощи. Это позволяет не путать ваш заработок на работах и наценку на те закупки, которые вы проводите сами.
Четвёртая ошибка — забывать про собственный баланс. Руководитель проекта смотрит только на прибыль по объекту, но не закрывает расчёты с собой и партнёрами через переводы. В результате в разделе собственных балансов копится минус, который мешает увидеть реальную картину. Помогает регулярный ритуал: раз в две недели или раз в месяц открывать раздел с балансами и целенаправленно закрывать расчёты.
Когда вы выстроите капсульный ремонт по второй схеме — один проект, корректные статьи расходов, отдельные отчёты по материалам и этапы для заказчика, — прибыль по объектам перестанет быть угадайкой. Вы будете понимать, сколько реально зарабатываете с каждого этапа и каждой квартиры.
Как посчитать маржинальность капсульного ремонта?
Считайте маржинальную прибыль по каждому проекту: выручка по объекту минус все переменные расходы (работы, материалы, подрядчики). Относительный показатель — маржинальная рентабельность, то есть доля этой прибыли в выручке. Подробный пример с формулами есть в статье 101 о маржинальной прибыли — вы можете использовать те же принципы для своих капсульных ремонтов.
Что делать, если заказчик сам закупает часть материалов?
Выделите для таких закупок отдельную статью расходов, наподобие «Заказчик оплачивал сам», и отражайте их отдельными отчётами. В описании фиксируйте, что это материалы, оплаченные напрямую. Тогда в балансе проекта вы увидите, что заказчик ещё должен вам только наценку за организацию закупки, а не полную стоимость материалов.
Можно ли совместить капсульный ремонт и комплектацию интерьера?
Да, для этого удобно либо добавить в проект дополнительные статьи расходов под комплектацию и мебель, либо завести отдельный проект на комплектацию, если это отдельный договор. В обоих случаях прибыль по комплектации можно считать отдельно, а клиенту показывать только согласованные этапы и суммы.
Когда пора уходить с Excel на Приложение 101 для капсульных ремонтов?
Практика показывает, что критическая точка наступает, когда одновременно в работе хотя бы два объекта и несколько подрядчиков. В этот момент таблицы уже не спасают от ошибок и потерь, а управленческий учёт в Приложении 101 даёт возможность видеть прибыль по каждому объекту и этапу в режиме реального времени.