Зачем приглашать контрагентов в Приложение 101
Контрагенты в Приложении 101 — это заказчики, подрядчики, сотрудники, партнёры и все, кто участвует в ваших проектах. Когда вы приглашаете их в приложение, информация по деньгам, срокам и событиям перестаёт жить в переписках и блокнотах, собирается в одном месте и не теряется между чатами.
Заказчик может видеть свои оплаты, остаток по объекту и утверждённые сметы, подрядчик — свои отчёты и выплаты, партнёр — движение денег по совместным проектам. Это снижает количество уточняющих звонков и споров про деньги, особенно на длинных объектах.
Сметы, расчёты и отчёты удобно создавать прямо в телефоне. Подробно про это рассказали в статье про расчёт сметы в Приложении 101. Если подключить заказчика к приложению, он видит все изменения онлайн и подтверждает события, что по сути работает как простая электронная подпись. Про юридическую сторону этой истории написали в отдельной статье о том, как приложение помогает отстоять свои права.
Чем раньше вы начнёте работать с контрагентами через приложение, тем проще потом навести порядок в проектах и деньгах.
Как устроена система контрагентов в Приложении 101
В 101 у контрагента есть два уровня: карточка внутри вашей компании и его личный аккаунт пользователя. Карточку можно создать даже до регистрации человека в приложении, а личный аккаунт появляется только после того, как он скачал Приложение 101 и зарегистрировался по телефону или email.
Когда вы приглашаете контрагента по ссылке или через глобальный поиск, карточка в вашей компании связывается с реальным аккаунтом. Дальше имя, фамилия и контакты подтягиваются из его личного профиля. Изменять эти данные может только сам контрагент в разделе «Учётная запись 101» в настройках. Развернутая инструкция по редактированию профиля есть в справке: как изменить данные контрагента.
Для каждого человека вы выбираете категорию: заказчик, подрядчик, партнёр или сотрудник. От категории зависит, какие разделы и суммы он увидит по проектам. Поэтому важно приглашать людей именно с той ролью, которая соответствует их задачам в вашей компании.
Если воспринимать карточку контрагента как «дверь» в вашу компанию, а аккаунт как «ключ» конкретного человека, логика работы становится намного понятнее.
Сценарий 1. Контрагент уже зарегистрировался в приложении
Это самый удобный сценарий: человек сам скачал приложение и прошёл регистрацию. Ваша задача — найти его в глобальном поиске и дать доступ к компании.
Перед приглашением можно отправить партнёру ссылку на пошаговую инструкцию по входу и регистрации из раздела помощи: как зарегистрироваться в Приложении 101. Так вы снимете часть вопросов заранее.
Дальше алгоритм выглядит так.
Шаг 1. Откройте Приложение 101 и перейдите на главный экран компании, в которой хотите выдать доступ.
Шаг 2. Зайдите в раздел «Контрагенты» и нажмите кнопку «Добавить контрагента».
Шаг 3. В поле поиска введите имя, фамилию или никнейм контрагента. Приложение ищет среди всех зарегистрированных пользователей 101, логика похожа на добавление человека в друзья в социальной сети.
Шаг 4. Выберите нужного человека из списка, укажите для него категорию: заказчик, подрядчик, партнёр или сотрудник.
Шаг 5. Нажмите «Пригласить в компанию». Контрагент получит приглашение и сможет выбрать вашу компанию в своём приложении.
Шаг 6. Попросите контрагента открыть Приложение 101, обновить данные (потянуть экран вниз) и выбрать вашу компанию в списке. После этого он увидит доступные проекты и события в рамках своей роли.
Подробная инструкция со скриншотами собрана в разделе помощи для партнёров: как добавить нового контрагента. Её удобно переслать мастерам и администраторам, которые тоже выдают доступы.
Главная мысль этого сценария такая: сначала человек регистрируется в Приложении 101, затем вы находите его через поиск по контрагентам и приглашаете в свою компанию.
Сценарий 2. Как пригласить контрагента, если он ещё без регистрации
На практике часто бывает иначе: заказчик уже оплатил аванс, подрядчика надо включить в проект сегодня, а времени разбираться с установкой приложения у них пока нет. В этом случае вы создаёте карточку контрагента сами и отправляете ссылку‑приглашение позже, когда партнёр будет готов подключиться.
Для создания такой карточки действуйте по шагам.
Шаг 1. Откройте раздел «Контрагенты» и нажмите «Добавить контрагента».
Шаг 2. Введите фамилию и имя человека. В выпадающем списке выберите вариант «Добавить нового контрагента».
Шаг 3. Укажите категорию: заказчик, подрядчик, партнёр или сотрудник. При необходимости добавьте комментарий в поле заметки.
Шаг 4. Перейдите к экрану отправки приглашения. Здесь можно сразу сформировать ссылку и переслать её в мессенджер или по почте. Если пока рано подключать человека к приложению, нажмите «Позже» в правом верхнем углу. Карточка сохранится без активного приглашения.
Дальнейшие действия зависят от того, создали ли вы карточку заранее или возвращаетесь к уже существующей записи.
Вариант 1. Карточка только что создана. Отправьте ссылку‑приглашение заказчику или подрядчику удобным способом: в WhatsApp, Telegram, по SMS или email. Когда человек установит приложение и перейдёт по ссылке, система предложит зарегистрироваться или войти и присоединиться к вашей компании.
Вариант 2. Карточка контрагента существовала раньше. Откройте раздел «Контрагенты», найдите нужного человека и зайдите в его карточку. Нажмите кнопку «Пригласить в компанию» и отправьте получившуюся ссылку в мессенджер. После перехода по ссылке и регистрации в приложении контрагент получит доступ к вашей компании.
Отдельная инструкция для контрагента по работе со ссылкой есть в базе знаний: как принять ссылку‑приглашение. Её удобно переслать тем, кто не очень уверенно чувствует себя в мобильных приложениях.
Такой сценарий помогает не тормозить процесс по проекту и при этом аккуратно подвести партнёров к использованию Приложения 101.
Как контрагент принимает приглашение и находит вашу компанию
Полезно один раз проговорить с контрагентом, что он увидит на своей стороне. Тогда меньше шансов, что приглашение «потеряется» в телефоне.
После того как вы отправили ссылку, у контрагента появляется сообщение в выбранном мессенджере или письме. При нажатии на ссылку устройство либо открывает Приложение 101, либо предлагает его установить из магазина приложений.
Если приложение уже стоит, контрагенту останется войти под своим номером телефона или email. Если учётной записи ещё нет, система проведёт его через регистрацию: нужно указать реальные имя и фамилию, задать пароль и подтвердить контакт.
Затем на экране появится запрос на присоединение к вашей компании. После подтверждения компания попадёт в список доступных, и контрагент сможет выбрать её для работы. Если вы добавляли человека через глобальный поиск без ссылки, ему достаточно обновить список компаний и выбрать вашу.
Если контрагент растерялся на каком‑то этапе, вы можете отправить ему официальную инструкцию из помощи 101: как принять ссылку‑приглашение. Там расписаны все шаги со скриншотами.
Обычно один успешно пройденный сценарий достаточно сильно снижает сопротивление работе через приложение, дальше люди действуют уже по привычке.
Что делать, если контрагент не видит компанию или проект
Иногда после приглашения контрагент пишет, что компания не появилась в списке или в проекте «ничего нет». В большинстве случаев эта ситуация решается несколькими проверками.
Причина 1. Карточка создана, но приглашение не отправили. Такое бывает, если вы нажали «Позже» на экране отправки ссылки и потом забыли к этому вернуться. Откройте раздел «Контрагенты», выберите нужного человека, нажмите «Пригласить в компанию» и ещё раз отправьте ссылку‑приглашение.
Причина 2. Контакты в карточке и в аккаунте расходятся. Например, в карточке записан один email, а контрагент зарегистрировался на другой. В этом случае стоит сверить контакты и при необходимости попросить его обновить почту или телефон в разделе «Учётная запись 101». Подробная инструкция по смене email есть в базе знаний: как поменять почту в аккаунте.
Причина 3. Человек зашёл под другим профилем. Иногда на одном телефоне несколько аккаунтов 101. Пусть контрагент выйдет из приложения и войдёт заново под тем номером телефона или почтой, которые вы указывали в карточке.
Причина 4. Контрагента забыли добавить в проект. Компания в списке есть, но внутри он не видит нужный объект. Проверьте, что контрагент добавлен в соответствующий проект и имеет роль, которая даёт ему право видеть события и отчёты.
Если после этих проверок ситуация не прояснилась, проще всего обратиться в техподдержку 101 и приложить скриншоты экрана контрагента и вашей карточки в разделе «Контрагенты».
Чёткий алгоритм разбора типовых ошибок экономит время и вам, и контрагенту, особенно когда вы подключаете к Приложению 101 целую команду.
Как объяснить контрагенту пользу приложения
Приглашение в приложение часто воспринимают как дополнительную нагрузку: «ещё одна программа, ещё один пароль». Ваша задача — показать, какую конкретную пользу человек получает от Приложения 101.
С заказчиком удобно идти по простой схеме: на встрече вы показываете ему смету на телефоне, тут же создаёте для него карточку в разделе «Контрагенты», включаете доступ в компанию и отправляете ссылку‑приглашение. Вместе проходите регистрацию и выбор компании. Дальше заказчик сам видит движение денег, отчёты и баланс объекта, вам реже приходится объяснять детали по телефону.
С подрядчиком логика похожа: объясните, что все отчёты по работам и материалам он будет оформлять в одном месте вместо десятка чатов. Деньги по объекту видны прозрачно, история событий хранится в приложении, споры по суммам проще закрывать по факту записей.
Если у контрагента мало опыта с цифровыми сервисами, можно заранее переслать ему материалы из раздела помощи для клиентов и исполнителей: инструкции для заказчиков и разделы для сотрудников и подрядчиков в той же структуре помощи 101. Часто этого достаточно, чтобы человек почувствовал уверенность и согласился работать через приложение.
Когда приглашение в Приложение 101 становится частью стандартного процесса работы с контрагентами, вы меньше зависите от человеческого фактора и быстрее наводите порядок в проектах.
Как выбрать категорию контрагента?
Ориентируйтесь на роль человека в бизнесе: заказчик платит за объект, подрядчик выполняет работы, сотрудник помогает внутри вашей компании, партнёр заходит в проект как соинвестор или управляющий. От выбранной категории зависит уровень доступа к деньгам и отчётам.
Нужно ли контрагенту оформлять подписку?
Контрагент может начать работу в Приложении 101 без оплаты, особенно если у него небольшие объёмы. При росте количества событий и проектов можно перейти на подписку PRO, чтобы убрать ограничения и работать без лимитов.
Можно ли поменять категорию контрагента?
Изменить категорию в уже существующей связке аккаунта и компании нельзя. Если роль человека действительно поменялась, создайте для него новый аккаунт на другой email и добавьте этого пользователя в компанию заново с нужной категорией.
Как убрать доступ контрагенту к компании?
Если сотрудничество закончено, откройте карточку контрагента и закройте ему доступ в компанию. Для тех записей, которых ещё не приглашали, доступно и полное удаление карточки, для уже приглашённых достаточно отключить доступ, чтобы они перестали видеть ваши данные.