ბევრი ბიზნესი მმართველობით აღრიცხვას Excel-ში იწყებს: ცხრილი ნაცნობი, მოქნილი და სწრაფად ასაწყობია. ერთ სამუშაო წიგნში შეიძლება ჩაიწეროს შემოსავლები, ხარჯები, პროექტები, გადახდის მეთოდები და კომენტარები, სანამ კომპანია სპეციალიზებული სისტემისთვის მზად იქნება.
სირთულე პირველი ცხრილის შექმნა არ არის. პროექტების, თანამშრომლებისა და ოპერაციების რაოდენობის ზრდასთან ერთად მონაცემების სისრულის, ერთგვაროვნებისა და დროულობის შენარჩუნება რთულდება. ეს გზამკვლევი გაჩვენებთ პრაქტიკულ სტრუქტურასა და იმ ნიშნებს, როცა Excel სამუშაოს შემაფერხებლად იქცევა.
შინაარსი:
რა არის მმართველობითი აღრიცხვა?
მმართველობითი აღრიცხვა ფინანსური და საოპერაციო ინფორმაციის შეგროვების, მოწესრიგებისა და ანალიზის შიდა პროცესია, რომელიც მფლობელებსა და მენეჯერებს გადაწყვეტილებების მიღებაში ეხმარება. სავალდებულო ბუღალტრული აღრიცხვისგან განსხვავებით, მისი ანგარიშები პრაქტიკულ კითხვებზე პასუხობს:
- რომელი პროექტები ქმნის მოგებას?
- სად აჭარბებს ხარჯი გეგმას?
- რამდენი ფულია ახლა ხელმისაწვდომი?
- რომელ კლიენტებთან ან გუნდებთან არის ავანსები?
- როდის შეიძლება წარმოიქმნას ფულადი დეფიციტი?
ინფორმაცია მხოლოდ მაშინ არის სასარგებლო, როცა ის ოპერაციის თარიღთან ახლოს ახლდება და ერთიან კატეგორიებს იყენებს. არასრული ჩანაწერებით თვეში ერთხელ მომზადებული ანგარიში წარსულს აღწერს და ყოველდღიური მართვისთვის შეიძლება დაგვიანებული აღმოჩნდეს.
რატომ ირჩევენ ბიზნესები Excel-ს?
ხელმისაწვდომია
ბევრ გუნდს ცხრილებთან სამუშაო პროგრამა უკვე აქვს და მისი ძირითადი ინტერფეისიც იცის. შემოსავლებისა და ხარჯების მარტივი რეესტრი ახალი პლატფორმის დანერგვის გარეშე იქმნება.
მოქნილია
სვეტები, კატეგორიები, ფორმულები და ანგარიშები კომპანიის საჭიროებებს შეიძლება მოერგოს. პროექტულ ბიზნესს შეუძლია დაამატოს პროექტი, კლიენტი, კონტრაქტორი, გადახდის მეთოდი, დოკუმენტის ბმული და პასუხისმგებელი პირი.
სწრაფად იწყებს მუშაობას
ერთი ან ორი პროექტის მქონე მცირე გუნდისთვის დისციპლინირებულად წარმოებული სამუშაო წიგნი შეიძლება საკმარისი იყოს. Excel მონაცემების შემკრებად გამოდგება: ოპერაციები ერთ სტრუქტურირებულ ცხრილში შედის, შეჯამებები და დიაგრამები კი მის მონაცემებს ეყრდნობა.
მოქნილობა ამავე დროს მთავარი რისკია. თუ თითოეული მომხმარებელი ცვლის კატეგორიებს, ამატებს სვეტებს ან პირად ასლს ქმნის, სამუშაო წიგნი საერთო სანდო წყაროს ფუნქციას კარგავს.
რა შეუძლია მმართველობით აღრიცხვას Excel-ში?
სწორად აწყობილ სამუშაო წიგნს შეუძლია მოიცვას:
- შემოსავლებისა და ხარჯების აღრიცხვა;
- ანგარიშების მიხედვით ფულადი ნაშთები;
- პროექტების მომგებიანობა და მარჟა;
- კლიენტებისა და კონტრაქტორების ავანსები;
- გეგმური და ფაქტობრივი მაჩვენებლების შედარება;
- მოგება-ზარალის საბაზისო ანგარიში;
- ფულადი სახსრების მოძრაობის პირდაპირი ანგარიში;
- ხარჯების ანალიზი კატეგორიის, პროექტის ან პასუხისმგებელი პირის მიხედვით.
ყველაზე საიმედო არქიტექტურა ორ ფენას ყოფს. პირველი არის ოპერაციების ერთიანი ცხრილი, რომელშიც მონაცემები შეჰყავთ. მეორეა ანგარიშგება: კრებსითი ცხრილები, ფორმულები, საინფორმაციო პანელები და დიაგრამები, რომლებიც ოპერაციების ცხრილს კითხულობს და მას არ ცვლის.
ოპერაციების მინიმალური ცხრილი ხშირად მოიცავს:
- ოპერაციის თარიღსა და მოსალოდნელ გადახდის თარიღს;
- ტიპს: შემოსავალი, ხარჯი, ავანსი, თანხის დაბრუნება ან გადარიცხვა;
- პროექტს ან ბიზნესერთეულს;
- კლიენტს, მომწოდებელს ან თანამშრომელს;
- შემოსავლის ან ხარჯის კატეგორიას;
- თანხასა და გადახდის ანგარიშს;
- სტატუსს: დაგეგმილი, გადახდილი ან ვადაგადაცილებული;
- კომენტარსა და დამადასტურებელი დოკუმენტის ბმულს.
როგორ ავაწყოთ მმართველობითი აღრიცხვა Excel-ში?
1. ჯერ განსაზღვრეთ გადაწყვეტილებები
ჩამოწერეთ კითხვები, რომლებზეც მფლობელს პასუხი სჭირდება. საინფორმაციო პანელის აწყობამდე განსაზღვრეთ, რას ნიშნავს პროექტი, შემოსავალი, პირდაპირი ხარჯი, ზედნადები ხარჯი და დასრულებული ოპერაცია.
2. შექმენით სტაბილური ცნობარები
გამოიყენეთ მოკლე სიები პროექტებისთვის, კატეგორიებისთვის, კონტრაგენტებისთვის, ანგარიშებისა და სტატუსებისთვის. მონაცემების ვალიდაცია ამცირებს ერთი და იმავე კატეგორიის დაწერის განსხვავებულ ვარიანტებს, რომლებიც ანგარიშში რამდენიმე სტრიქონად იყოფა.
3. ააწყვეთ ოპერაციების ერთი ცხრილი
თითო ფინანსური მოვლენა ერთ სტრიქონში შეიტანეთ. ერიდეთ გაერთიანებულ უჯრედებს, ცარიელ გამყოფ სტრიქონებს, ხელით ჩასმულ შუალედურ ჯამებსა და თითოეული თვისთვის ცალკე ფურცელს. ნორმალიზებული ცხრილი უფრო მარტივად იფილტრება, მოწმდება და ჯამდება.
4. განსაზღვრეთ პასუხისმგებლობა
ერთ ადამიანს უნდა ეკუთვნოდეს აღრიცხვის მეთოდი და განმარტებები. სხვა თანამშრომელს შეუძლია აკონტროლოს, ოპერაციები და დოკუმენტები დროულად არის თუ არა შეტანილი. გუნდის წევრებს ინფორმაციის მიწოდების მკაფიო ვადა და მარტივი პროცესი სჭირდება.
5. ანგარიშები ერთი და იმავე მონაცემებიდან ააწყვეთ
მოგება-ზარალის, ფულადი სახსრების მოძრაობის, პროექტის მარჟისა და გეგმა-ფაქტის ანგარიშები ოპერაციების ცხრილიდან შექმენით. ერთი და იმავე ოპერაციის სხვა ფურცელში ხელახლა შეტანა საჭირო არ უნდა იყოს.
6. დაამატეთ საკონტროლო შემოწმებები
შეადარეთ ანგარიშების ნაშთები, მონიშნეთ პროექტისა და კატეგორიის გარეშე დარჩენილი ჩანაწერები, მოძებნეთ დუბლირებული ოპერაციები და გადაამოწმეთ უჩვეულოდ დიდი ან ძველი ჩანაწერები. ფორმულებისა და ცნობარების ფურცლები შემთხვევითი ცვლილებებისგან დაიცავით.
7. დააწესეთ გადახედვის რიტმი
საოპერაციო ჩანაწერებს შესაძლოა ყოველდღიური განახლება დასჭირდეს, მმართველობითი ანგარიშების განხილვა კი ყოველკვირეულად ან ყოველთვიურად ჩატარდეს. გადახედვის სიხშირე გადაწყვეტილებების მიღების ტემპს უნდა შეესაბამებოდეს.
Excel-ში აღრიცხვის უპირატესობები და შეზღუდვები
უპირატესობები
- დაწყების დაბალი ბარიერი და ნაცნობი ინტერფეისი;
- მოქნილი ფორმულები, ფილტრები, კრებსითი ცხრილები და დიაგრამები;
- კატეგორიებისა და ანგარიშის ფორმატების მარტივად გამოცდის შესაძლებლობა;
- ერთჯერადი ანალიზისა და სცენარების გამოთვლისთვის გამოსადეგი გარემო.
შეზღუდვები
- ხელით შეტანილი შეცდომებისა და დაზიანებული ფორმულების აღმოჩენა რთულია;
- მრავალი ასლი ვერსიების მართვის პრობლემას ქმნის;
- წვდომის უფლებები ხშირად ზედმეტად ფართო ან მეტისმეტად შეზღუდულია;
- დოკუმენტების შეგროვება და დამტკიცება სამუშაო წიგნის გარეთ რჩება;
- ობიექტის ან საველე გუნდისთვის მობილურიდან მონაცემების შეტანა მოუხერხებელია;
- დიდი ფაილები და რთული ფორმულები ნელ და მყიფე სისტემას ქმნის;
- ყველა ბიზნესწესის ცვლილების ავტომატური ისტორია არ არსებობს.
Excel თავის ამოცანას კარგად ასრულებს, სანამ ხელით კონტროლის, შეჯერებისა და შესწორებების ღირებულება მოქნილობის სარგებელს არ გადააჭარბებს.
როდის უნდა შევცვალოთ Excel?
სხვა სისტემაზე გადასვლა განიხილეთ, როცა რამდენიმე ნიშანი ერთად ჩნდება:
- დაგვიანებული დოკუმენტების მიღების შემდეგ პროექტის მოგება იცვლება;
- ორი ადამიანი ერთი და იმავე ნაშთების შეჯერებაზე საათებს ხარჯავს;
- გუნდი სამუშაო წიგნის პირად ასლებს ინახავს;
- ერთი ოპერაციის რამდენიმე ფურცელში შეტანაა საჭირო;
- მენეჯერები მიმდინარე ფულს ან პროექტის მარჟას ანალიტიკოსის დახმარების გარეშე ვერ ხედავენ;
- მნიშვნელოვანი ხდება წვდომის უფლებები, დამტკიცებები და დოკუმენტების ისტორია;
- სამუშაო წიგნის მფლობელი პროცესის ერთადერთ კრიტიკულ რგოლად იქცევა.
შემცვლელი ინსტრუმენტი პრობლემის მიხედვით უნდა შეირჩეს. ღრუბლოვან ცხრილებს შეუძლიათ თანამშრომლობის გაუმჯობესება ცხრილური მოდელის შენარჩუნებით. საბუღალტრო პლატფორმა გამოსადეგია, როცა სავალდებულო და მმართველობითი პროცესების დაკავშირებაა საჭირო. პროექტული მმართველობითი აღრიცხვის სისტემა უფრო სასარგებლოა, როცა გუნდს პროექტების მიხედვით შემოსავლები, ხარჯები, ავანსები და ანგარიშები სჭირდება, ხოლო მონაცემები მობილურიდან მარტივად უნდა შეიტანოს.
101 აპში ყოველდღიური საპროექტო მოვლენები, შემოსავლები, ხარჯები, თანამშრომლების ანგარიშები და კომპანიის ფონდები ერთ სამუშაო პროცესში აღირიცხება. Excel შეიძლება დარჩეს უჩვეულო ანალიზისთვის, ხოლო ოპერაციული სანდო წყარო კონტროლირებად სისტემაში გადავიდეს.
მიმდინარე ცხრილთან ამ სამუშაო პროცესის შესადარებლად 101 აპის ცოცხალ პრეზენტაციაზე პრაქტიკული პროექტის მაგალითის განხილვა და გადასვლის გზის დაგეგმვა შეიძლება.
ბიზნესის ზრდასთან ერთად PRO+ ანალიტიკას შეუძლია პროექტების შემოსავლების, ხარჯების, მარჟისა და გადახრების ერთიანად ჩვენება, რათა მენეჯერებმა იგივე პორტფელის ანგარიში ხელით აღარ ააწყონ.