Contabilidad de gestión en Excel: cómo organizarla y cuándo cambiar de herramienta

¿Qué es la contabilidad de gestión y por qué suele iniciarse en Excel?

La contabilidad de gestión es un sistema de recopilación, organización y análisis de datos sobre las operaciones financieras de una empresa que ayuda a su propietario a tomar decisiones.

Para gestionar una empresa hacen falta respuestas a preguntas prácticas: cuánto dinero aporta cada proyecto, dónde se supera el presupuesto, quién tiene fondos pendientes de justificar, qué saldo está disponible hoy y si se prevé un déficit de tesorería.

Veamos un ejemplo hipotético: un equipo de reformas trabaja en dos obras, los clientes pagan por partes y una persona responsable registra las operaciones a diario. Excel puede ser suficiente mientras los datos lleguen a tiempo y sea posible verificarlos. Si aumenta el número de obras y operaciones, conviene revisar las reglas de trabajo y evaluar la herramienta. El número de proyectos, por sí solo, no determina si una hoja de cálculo es adecuada.

¿Por qué los empresarios eligen Excel?

La primera razón es que resulta familiar. Si el equipo ya utiliza Excel, puede crear el primer registro de operaciones en un libro existente. Antes de empezar a trabajar de forma colaborativa, conviene comprobar que se dispone de la versión y la licencia necesarias.

La segunda razón es la flexibilidad. La tabla puede adaptarse al negocio: categorías de gastos, forma de pago, proyecto, cliente o proveedor, comentario y enlace a los documentos. Excel no exige configurar listas de referencia antes de introducir el primer registro.

La tercera razón es la posibilidad de empezar con una estructura pequeña. Al equipo le conviene organizar primero el registro de operaciones y la conciliación de saldos. La idoneidad de Excel se evalúa según la integridad de los datos, la complejidad de la contabilidad y el tiempo necesario para revisarla, sin un límite universal de uno o dos proyectos.

¿Qué permite hacer la contabilidad de gestión en Excel?

Excel permite reunir las operaciones en una tabla estructurada y elaborar informes a partir de ella. Las tablas dinámicas ayudan a agrupar y analizar estos datos por proyectos, categorías y períodos.

Para que la contabilidad de gestión en Excel sea fiable, conviene separar desde el principio dos niveles: la entrada de datos, con una única tabla de operaciones, y los informes, con tablas dinámicas, gráficos y cuentas de resultados por proyecto. Así se reduce el riesgo de alterar una fórmula y se agiliza el análisis.

El registro necesita un identificador de operación, fecha, tipo de evento, proyecto, cliente, proveedor u otra contraparte, categoría, importe, cuenta bancaria o caja, comentario y enlace al documento. Para elaborar informes según el criterio de devengo, añada el período de reconocimiento del ingreso o gasto y su relación con el cobro o pago: la fecha del movimiento de dinero y la del reconocimiento pueden ser distintas.

Separe desde el inicio los movimientos de dinero y el resultado económico. El informe de flujos de efectivo refleja cobros y pagos. La cuenta de pérdidas y ganancias (P&L), elaborada según el criterio de devengo, muestra los ingresos y gastos del período correspondiente. La NIC 7 (IAS 7) también distingue entre el resultado y los flujos de efectivo; sirve como referencia para crear dos informes separados, sin que ello implique la obligación de aplicar la norma a su hoja de cálculo interna.

Un anticipo del cliente aumenta el dinero disponible, pero, hasta cumplir las obligaciones correspondientes, no constituye por sí solo un ingreso por una venta o un servicio ya realizado. La NIIF 15 (IFRS 15) desarrolla este principio. Del mismo modo, un anticipo a un proveedor no debe convertirse automáticamente en un gasto del período en la cuenta de resultados por devengo. Documente las reglas de reconocimiento por separado. El cobro o pago y el devengo relacionados no deben contabilizarse dos veces en un mismo indicador. Una transferencia entre cuentas propias de la empresa no genera ingresos ni gastos y no cambia el saldo total de dinero; en el informe consolidado de flujos de efectivo se identifica como un movimiento interno.

• Informe de ingresos y gastos por devengo: ingresos y gastos reconocidos en el período y resultado por proyecto y de la empresa. La regla para distribuir los gastos generales debe ser uniforme.
• Flujos de efectivo: entradas, salidas y saldo de dinero en cajas y cuentas bancarias.
• Presupuesto frente a resultados reales: comparación con los mismos proyectos, categorías, períodos y criterio contable. Compare el plan de pagos con los pagos realizados, y el presupuesto de gastos por devengo con los gastos reconocidos.
• Control de fondos entregados a justificar: quién recibió el dinero, cuánto se ha justificado con documentos, cuánto se ha devuelto y qué saldo sigue pendiente de justificar. La entrega de estos fondos no equivale por sí sola a un gasto en la cuenta de resultados.
• Conciliación de cobros de clientes: quién ha pagado, qué importes están vencidos y cuáles siguen pendientes.

Si su prioridad son los gastos y el registro ordenado de comprobantes, consulte el artículo de 101 «¿Cómo llevar el control de gastos en Excel?» (en ruso), que explica en qué casos ayuda Excel y cuándo empieza a mostrar sus limitaciones.

¿Cómo implantar la contabilidad de gestión en Excel en una empresa?

El principal error al implantar la contabilidad en Excel es empezar por los informes para el propietario sin contar con una entrada de datos estable. Conviene organizar primero un sistema sencillo de registro: quién introduce las operaciones, cuándo y con qué formato, dónde se guardan los documentos y cómo se comprueban los importes.

Un reparto práctico consiste en asignar una persona responsable de la metodología —las reglas— y otra del cumplimiento —el control de que se completen los datos—, mientras cada participante registra sus propias operaciones. Si no se asignan estas funciones, Excel acaba siendo un archivo que se conserva «por si acaso».

Para mantener una contabilidad fiable, establezca esta secuencia de trabajo:

1. Paso 1. Defina qué informes necesita realmente. Un mínimo habitual incluye flujos de efectivo, ingresos y gastos por proyecto y cuentas por cobrar, es decir, quién tiene pagos pendientes.
2. Paso 2. Cree una tabla de operaciones con los campos de la lista básica. Distinga el cobro o pago del devengo y relaciónelos mediante un identificador. Mantenga las listas de referencia y los informes separados de la entrada manual de datos.
3. Paso 3. Cree listas de referencia de proyectos, categorías de gastos e ingresos y clientes, proveedores y otras contrapartes. Esto reduce la confusión entre nombres y facilita el análisis.
4. Paso 4. Configure la validación de datos: listas desplegables e importes admitidos. Añada controles para detectar campos vacíos y duplicados; defina por separado cómo registrar devoluciones y correcciones.
5. Paso 5. Elabore los informes a partir de los datos preparados: cuenta de resultados por proyecto, flujos de efectivo semanales y comparación entre presupuesto y resultados reales. Para cada informe, seleccione los tipos de eventos y las fechas adecuados y compruebe manualmente el resultado con varias operaciones.
6. Paso 6. Documente las reglas de reconocimiento de ingresos y gastos, el tratamiento de anticipos, los fondos entregados a justificar y los gastos generales. Defina cuándo registrar un cobro o pago, cómo adjuntar documentos y quién realiza el cierre mensual.
7. Paso 7. Establezca un procedimiento de revisión: registro diario de operaciones, conciliación semanal, cierre mensual y análisis de desviaciones.

Si quiere prepararse para el crecimiento, consulte el artículo de 101 sobre la organización de la contabilidad en empresas que trabajan por proyectos: «¿Cómo organizar la contabilidad de gestión en una empresa que trabaja por proyectos?» (en ruso). Presta especial atención a la rentabilidad y los márgenes de los proyectos.

Ventajas y limitaciones de llevar la contabilidad en Excel

Las ventajas se aprecian desde los primeros informes: crea una tabla, configura fórmulas, obtiene totales y genera un gráfico de gastos. La versatilidad de Excel permite adaptar la estructura del análisis a las necesidades de la empresa.

Cuando la contabilidad se lleva en equipo, importan la calidad de los datos introducidos, la protección de los cálculos y un lugar común de almacenamiento. Los errores en los datos de origen pasan a los informes; distribuir varias copias del libro complica la conciliación. Estos riesgos también dependen de cómo se organice el trabajo.

Excel permite la edición simultánea de un libro: se necesitan versiones compatibles y un archivo guardado en OneDrive o SharePoint Online. También se puede trabajar desde el navegador. Esto ayuda a evitar el intercambio de copias, pero el equipo sigue teniendo que definir las reglas de entrada de datos, acceso y comprobación de los cálculos.

Ventajas: estructura flexible, fórmulas, informes resumidos y posibilidad de realizar análisis a medida. Limitaciones: la necesidad de mantener las reglas contables, comprobar los datos y los cálculos y asegurarse de que el archivo compartido esté actualizado. Si hay muchas operaciones, evalúe el tiempo que requiere este trabajo.

Una señal de riesgo es que el beneficio de los proyectos empiece a fluctuar de un mes a otro por documentos justificativos que no se han recopilado y gastos registrados con retraso. Otra señal es que la conciliación manual del dinero por obra requiera de forma habitual más tiempo del que el equipo está dispuesto a dedicarle. Revise primero el cumplimiento de las reglas de registro y reconocimiento: cambiar de programa no elimina por sí solo estos errores.

¿Con qué sustituir Excel?

La necesidad de sustituir Excel no se debe a que las hojas de cálculo sean malas. El motivo suele ser la escala: hay más proyectos, más participantes y más operaciones, y las responsabilidades se vuelven difusas. En ese momento conviene elegir un sistema que simplifique la entrada de datos para el equipo y genere los informes automáticamente.

Evalúe las alternativas según la tarea. Para el trabajo colaborativo, compruebe primero las posibilidades de la versión de Excel y del almacenamiento en la nube que ya utiliza. Si necesita conectar los datos con la contabilidad financiera, confirme la compatibilidad con su sistema contable. En empresas que trabajan por proyectos, compare las soluciones especializadas según el control de obras, la entrada de datos desde el teléfono, los permisos de acceso, los informes y la exportación de datos.

La aplicación 101 ofrece contabilidad por proyectos, informes y acceso desde el teléfono y el ordenador. Los materiales de 101 describen el control de los fondos entregados a justificar y el fondo de la empresa. Antes de elegir, compruebe si su plan incluye las funciones necesarias y revise en una demostración las reglas de cálculo de los indicadores con sus propios datos.

Puede resultar útil combinar ambas herramientas: el equipo realiza el trabajo diario en el sistema y mantiene Excel para análisis a medida y cálculos puntuales. Si adopta este enfoque, defina de antemano dónde se conserva el registro original y cómo se actualizan las exportaciones, para que el análisis coincida con la contabilidad vigente.

Para ver cómo funciona en la interfaz real, puede asistir a una presentación gratuita de 101 y plantear sus preguntas sobre la implantación según el tipo de proyectos que realiza.