Esta guía reúne fórmulas de Excel que resuelven tareas habituales: calcular importes, resumir gastos, aplicar criterios, buscar precios y ordenar datos. Los nombres corresponden a Excel en español. El separador de argumentos puede cambiar entre punto y coma y coma según la configuración regional.
Para comprobar la sintaxis de una función concreta, conviene consultar la lista oficial de funciones de Excel.
Contenido:
Cómo leer fórmulas de Excel sin cometer errores
Una fórmula puede funcionar en una celda y fallar al copiarla hacia abajo porque cambió el rango o se movió una referencia. Antes de copiar, define qué referencias deben desplazarse y cuáles deben quedar fijas.
El signo $ fija una referencia: $A$1 conserva columna y fila, $A1 conserva la columna y A$1 conserva la fila. También revisa que cantidades y precios sean números. Si un importe quedó guardado como texto, los cálculos pueden devolver errores o ceros.
Aritmética y referencias de celdas
Supongamos que B2 contiene la cantidad, C2 el precio unitario y D2 el importe.
- =B2*C2 calcula el importe de la partida.
- =B2+C2, =B2-C2 y =B2/C2 realizan operaciones básicas.
- =REDONDEAR(D2;2) redondea a dos decimales.
- =ABS(D2) devuelve el valor absoluto.
Define una regla de redondeo para todo el archivo. Redondear cada partida puede producir un total distinto al de redondear solamente el resultado final.
Sumas, promedios, mínimos y máximos
Estas funciones sirven para responder cuánto se gastó, cuál es el precio promedio y dónde están los extremos de un rango.
- =SUMA(D2:D200) obtiene el total.
- =PROMEDIO(C2:C200) calcula el precio promedio.
- =MIN(C2:C200) y =MAX(C2:C200) muestran los límites.
- =CONTAR(D2:D200) cuenta celdas con números.
- =CONTARA(D2:D200) cuenta celdas no vacías.
Cómo calcular y sumar por criterios
Cuando una tabla clasifica partidas por concepto, proyecto, contratista o categoría de gasto, una suma general ya no basta.
- =SUMAR.SI(A:A;"Materiales";D:D) suma un criterio.
- =CONTAR.SI(A:A;"Mano de obra") cuenta filas que cumplen una condición.
- =PROMEDIO.SI(A:A;"Transporte";C:C) calcula un promedio condicionado.
- =SUMAR.SI.CONJUNTO(D:D;A:A;"Materiales";B:B;"Proyecto 12") combina varios criterios.
- =CONTAR.SI.CONJUNTO(A:A;"Materiales";E:E;">0") cuenta con dos condiciones.
Lógica y manejo de errores
Las funciones lógicas automatizan reglas como calcular un importe sólo cuando hay cantidad o dejar una celda vacía cuando falta un dato.
- =SI(B2="";"";B2*C2) calcula sólo cuando B2 tiene un valor.
- =Y(A2<>"";C2>0) comprueba dos condiciones.
- =O(A2="Materiales";A2="Mano de obra") acepta una de dos condiciones.
- =SI.ERROR(expresión;"") evita mostrar un error esperado.
Búsquedas y catálogos de precios
Un catálogo puede concentrar conceptos, unidades y precios. La hoja de cálculo conserva el código o nombre y recupera automáticamente el dato correspondiente.
- =BUSCARV(A2;Precios!A:D;4;FALSO) busca en la primera columna.
- =BUSCARH(A2;Precios!A1:Z3;3;FALSO) busca en una tabla horizontal.
- =INDICE(Precios!D:D;COINCIDIR(A2;Precios!A:A;0)) combina una búsqueda flexible.
En versiones modernas, BUSCARX permite buscar y devolver rangos sin indicar el número de columna. Microsoft la presenta como alternativa más flexible a BUSCARV.
Texto, fechas y arreglos dinámicos
Las funciones de texto limpian datos importados. Las funciones de fecha ayudan a controlar periodos, entregas y comparaciones plan contra avance.
- =LARGO(A2) mide la longitud del texto.
- =IZQUIERDA(A2;5), =DERECHA(A2;5) y =EXTRAE(A2;3;4) extraen una parte.
- =ESPACIOS(A2) elimina espacios repetidos.
- =TEXTO(A2;"DD/MM/AAAA") convierte una fecha a texto.
- =HOY(), =AHORA() y =FECHA(2026;2;3) trabajan con fechas.
- =FILTRAR(A2:D200;A2:A200="Materiales";"") devuelve filas que cumplen una condición.
- =ORDENAR(A2:D200;4;-1) ordena por la cuarta columna.
- =UNICOS(A2:A200) devuelve valores sin repetir.
Cómo armar una mini plantilla de presupuesto
- Crea las columnas Capítulo, Concepto, Unidad, Cantidad, Precio, Importe y Comentario.
- En Importe escribe =D2*E2 y copia la fórmula hacia abajo.
- Agrega el total con =SUMA(F2:F200).
- Obtén un subtotal con =SUMAR.SI(A:A;"Obra gris";F:F).
- Si tienes un catálogo, recupera el precio con BUSCARX o INDICE y COINCIDIR.
- Controla celdas vacías y divisiones con SI.ERROR.
Cuando hay demasiados archivos, controlar versiones, permisos y fórmulas consume tiempo. Una plataforma de gestión de proyectos permite mantener presupuesto, gastos y avance dentro del mismo flujo de trabajo.