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¿Qué es un presupuesto empresarial?
Un presupuesto es un plan cuantificado para un período o un proyecto. En él se establecen los ingresos, gastos, cobros y pagos previstos, así como los recursos necesarios. Los importes presupuestados reflejan sus supuestos y objetivos; el resultado real puede ser distinto.
Los presupuestos se clasifican según diferentes criterios: su finalidad, el período y el método de elaboración. Por ejemplo, un presupuesto estático se calcula para un nivel de actividad determinado, mientras que uno flexible permite recalcular las cifras previstas para otro nivel. Estos criterios pueden combinarse.
Al propietario de la empresa le interesa saber qué pregunta resuelve cada plan: cuánto espera ganar la empresa, si tendrá dinero suficiente para sus pagos y qué inversiones puede permitirse.
En este artículo explicaremos los presupuestos operativo, financiero, de inversión y maestro. Es un orden práctico para presentar el tema. Estos presupuestos se sitúan en niveles diferentes: el maestro integra los planes parciales, y el plan de inversiones en activos suele incluirse en el bloque financiero. La composición de los presupuestos se elige según las necesidades de la empresa.
Principales tipos de presupuestos de una empresa
En una pequeña o mediana empresa conviene distinguir las siguientes funciones de los presupuestos:
- Presupuesto operativo: plan de ventas y costos de la actividad principal, ya sea producción, prestación de servicios o ejecución de trabajos.
- Presupuesto financiero: planes de flujos de efectivo, necesidades de financiación y situación financiera al final del período. El presupuesto de efectivo ocupa un lugar central en la gestión de los pagos.
- Presupuesto de inversión: plan de inversiones en activos a largo plazo y otros proyectos de desarrollo seleccionados. Para cada proyecto es importante definir por separado qué gastos incluye y cómo se registran contablemente.
- Presupuesto maestro o general: conjunto coordinado de presupuestos parciales que ofrece una visión global de la empresa.
Estos planes conectan las decisiones del propietario: qué ingresos obtener, cuánto gastar en ejecutar los trabajos, cuándo se necesitará dinero y cómo financiar el desarrollo. Una misma compra puede aparecer en varios planes desde perspectivas diferentes; por eso, al consolidar los datos, no se deben sumar sus totales sin comprobar que no se esté contando dos veces el mismo importe.
Presupuesto operativo: cómo planificar ingresos y gastos
El presupuesto operativo describe la actividad principal. Para una cuadrilla de construcción es un plan de trabajos por obra; para un estudio de desarrollo web, por proyecto; y para una empresa industrial, por pedido y lote de producción. El cálculo incluye los volúmenes previstos, los precios y los recursos necesarios.
Habitualmente se relaciona el plan de ventas con los costos de materiales, del trabajo de los ejecutores y contratistas, y con los gastos generales y administrativos. Los costos directos pueden atribuirse a una obra concreta; los indirectos requieren un criterio de reparto. Esta clasificación es independiente de la distinción entre costos fijos y variables: por ejemplo, la remuneración de la mano de obra directa puede depender del volumen de trabajo o ser fija.
En la Aplicación 101, los presupuestos de obra ayudan a registrar los volúmenes e importes previstos por proyecto, mientras que los informes y las categorías de gastos permiten contabilizar los trabajos realizados y las compras. Las categorías permiten comparar el trabajo previsto con el ejecutado. Un presupuesto de obra, por sí solo, no modifica el saldo del proyecto. Su preparación se explica en la guía para crear un presupuesto de obra, en ruso, y la clasificación de los costos, en el artículo «Distribución de gastos por categorías», en ruso.
Estos datos no bastan para elaborar el presupuesto de la empresa sin definir un período, prever las ventas e incluir los gastos ajenos a los proyectos. Al comparar lo previsto con lo real, mantenga el mismo alcance de trabajo, las mismas categorías, el mismo período y el mismo criterio de reconocimiento de ingresos y gastos.
Presupuesto financiero: cómo gestionar el dinero de las cuentas
El presupuesto de efectivo muestra los cobros y pagos previstos por fechas. Parte del saldo de dinero al inicio del período y se completa con los pagos de los clientes, los abonos a proveedores y ejecutores, los impuestos, las compras de activos y las operaciones de financiación. Así se puede estimar el saldo final y detectar posibles períodos de falta de efectivo.
El reconocimiento de los ingresos y el cobro pueden producirse en fechas diferentes. Del mismo modo, un costo y su pago pueden corresponder a períodos distintos. Por eso se coordinan el plan de resultados y el plan de efectivo, manteniendo estas diferencias.
En una estructura habitual, el bloque financiero incluye el presupuesto de efectivo, el plan de inversiones en activos y el balance de situación previsto. El estado de resultados presupuestado suele elaborarse a partir de los planes operativos. Juntos, estos documentos forman parte del presupuesto maestro. Los informes de resultados reales de un período pasado sirven de base para planificar, pero no constituyen por sí mismos una previsión. Puede consultar la finalidad de estos documentos en el artículo sobre el flujo de efectivo, el estado de resultados y el balance de gestión, en ruso.
Los datos de las liquidaciones y de los fondos entregados a los miembros del equipo para gastos, sujetos a rendición de cuentas, ayudan a precisar la situación inicial del proyecto en 101. Las fechas futuras de cobros y pagos deben planificarse según los contratos y acuerdos. La existencia de operaciones reales registradas no permite deducir automáticamente una previsión completa de efectivo: hay que incorporar por separado las obligaciones futuras, los saldos iniciales y los supuestos elegidos.
Presupuesto de inversión: cómo planificar las inversiones en desarrollo
El plan de inversiones en activos recoge la compra o sustitución de activos a largo plazo, como maquinaria, equipos y computadoras. Para cada decisión se definen el importe, la fecha de pago y la fuente de financiación. Estas compras pueden afectar de inmediato al flujo de efectivo y repercutir en el beneficio mediante la depreciación a lo largo de varios períodos.
Una campaña publicitaria, la formación de empleados o el lanzamiento de una línea de negocio pueden planificarse por separado como iniciativas de desarrollo. Sin embargo, que su objetivo esté «en el futuro» no convierte por sí solo esos gastos en inversiones capitalizables. La publicidad y la formación suelen reconocerse como gastos conforme a las normas contables aplicables; no se pueden equiparar sin más a la compra de equipos.
Al propietario le resulta útil separar las iniciativas de desarrollo para conocer su costo y sus plazos. Aun así, mantenga su relación con los planes operativo y de efectivo: los gastos publicitarios no deben desaparecer del cálculo del beneficio simplemente porque haya llamado «inversión» al proyecto.
Para registrar los importes reales en 101, utilice las categorías de gastos adecuadas y la separación entre proyectos y gastos internos adoptada por la empresa. El nombre de una categoría o un proyecto no determina la clasificación contable de una compra ni sustituye su plan de financiación.
Presupuesto maestro: una visión global de la empresa
El presupuesto maestro integra y coordina los planes operativos, el presupuesto de efectivo, las inversiones en activos y los estados financieros previstos. Ayuda a comprobar si el plan de ventas, los recursos disponibles y las fechas de financiación son compatibles.
Por ejemplo, un plan puede mostrar un crecimiento de los ingresos y, al mismo tiempo, falta de efectivo: los trabajos se realizan antes de que los clientes paguen. Examinar los planes conjuntamente permite hablar de anticipos, del calendario de compras o de financiación antes de que venzan los pagos. La previsión sigue dependiendo de las fechas e importes utilizados.
El análisis de los datos reales por proyectos y categorías ayuda a estudiar las desviaciones. Los materiales de 101 describen tablas y gráficos de gastos en el apartado de analítica de PRO+, que se actualizan con los datos introducidos. Estos datos sirven de base para el análisis. Las funciones descritas no confirman la creación automática de un presupuesto maestro. Encontrará más información sobre los datos contables y su análisis en el artículo «Cómo configurar un sistema de análisis empresarial», en ruso.
¿Cómo utilizar los datos de la Aplicación 101 para elaborar presupuestos?
Para elaborar presupuestos conviene disponer de una base común de datos sobre proyectos, presupuestos de obra, trabajos realizados y gastos reales. En 101 puede crear presupuestos de obra y distribuir los importes entre las categorías del proyecto. Después, esos datos se utilizan para comparar los trabajos previstos con los ejecutados.
Empiece por una estructura común de categorías. Asigne el presupuesto de obra y el informe de ejecución a tipos de trabajo comparables. La configuración se explica en la guía sobre categorías de gastos, en ruso. Para elaborar el presupuesto de toda la empresa, incorpore además los gastos generales y los supuestos sobre ventas futuras.
El saldo de fondos sujetos a rendición de cuentas muestra los importes de cuyo uso responde un miembro del equipo. Ayuda a controlar el dinero entregado y las liquidaciones, pero no equivale ni al beneficio ni al presupuesto completo de la empresa. Puede ampliar la información en el artículo «Control de fondos sujetos a rendición de cuentas», en ruso.
Registre por separado las fechas previstas de pagos y cobros, los responsables y las reglas para actualizar la previsión. El plan inicial guardado es necesario para analizar las desviaciones; la nueva previsión refleja los cambios en las expectativas. Elija una herramienta adecuada para esos planes y concilie sus datos con los registros de 101, sin dar por hecho que todos los presupuestos surgirán automáticamente de los informes.
¿Por qué presupuesto empezar?
Si todavía no existe un proceso formal de elaboración de presupuestos, empiece por las necesidades actuales de su empresa. Un negocio puede necesitar ante todo un calendario de pagos; otro, un plan de ingresos y costos por proyecto que permita comparar las cifras.
Paso 1. Defina las categorías de ingresos y gastos para el plan de resultados, y las de cobros y pagos para el plan de efectivo. En la primera versión puede elegir, por ejemplo, entre 10 y 15 categorías generales; es una referencia, no una norma obligatoria. Separe los cobros de clientes, las compras de materiales, los pagos a contratistas, el alquiler, los salarios y los impuestos según la finalidad de cada plan. Para llevar los registros del proyecto le resultará útil la explicación de la distribución de gastos, en ruso.
Paso 2. Elabore el presupuesto operativo: planifique los ingresos por meses y los costos correspondientes. Los presupuestos de obra de 101 proporcionan los volúmenes e importes de partida por proyecto. Complételos con los gastos generales, los pedidos previstos y los criterios de reconocimiento de ingresos; después, compare lo previsto con lo real sobre la misma base.
Paso 3. Añada una previsión de flujo de efectivo, por ejemplo para los próximos dos o tres meses, con un desglose que permita identificar los pagos dentro del período. Si falta dinero, estudie posibles anticipos, cambios en las fechas de pago acordados con las contrapartes u otras fuentes de financiación. Encontrará aspectos prácticos en los artículos sobre fondos sujetos a rendición de cuentas, en ruso y sobre desfases de tesorería, en ruso.
Cuando domine estos planes, evalúe por separado las inversiones en desarrollo y prepare el presupuesto maestro. Ambos requieren decisiones sobre importes, fechas y financiación; disponer de beneficios o de analítica no los crea automáticamente. Compare de forma periódica los resultados reales con el plan inicial y actualice la previsión.
Presupuestos y contabilidad de gestión
Si está eligiendo herramientas, el blog incluye una reseña de aplicaciones de contabilidad de gestión, en ruso, entre ellas 101. Al elegir, compruebe qué funciones registran lo ocurrido, cuáles sirven para planificar y cómo comparará los datos. Consulte la documentación de cada servicio para conocer sus funciones actuales.
Presupuestos y fondos sujetos a rendición de cuentas
Si los empleados reciben dinero para compras, desplazamientos urgentes y otros gastos, controle su entrega, el uso justificado y el saldo restante. Transferir dinero a un empleado no demuestra por sí solo un gasto correspondiente al trabajo ejecutado en el proyecto. La transparencia de esos fondos ayuda a comprobar la ejecución del presupuesto; el procedimiento en 101 se explica en el artículo sobre fondos sujetos a rendición de cuentas, en ruso.