व्यवसाय में बजट के प्रकार

व्यवसाय में बजट क्या है?

बजट किसी अवधि या परियोजना की संख्यात्मक योजना है। इसमें आप अपेक्षित आय, खर्च, प्राप्तियाँ, भुगतान और ज़रूरी संसाधन तय करते हैं। नियोजित रकम आपकी मान्यताओं और लक्ष्यों को दर्शाती है; वास्तविक परिणाम अलग हो सकता है।

बजटों को उद्देश्य, अवधि और तैयार करने के तरीके के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है। उदाहरण के लिए, स्थिर बजट गतिविधि के चुने हुए स्तर के लिए बनता है, जबकि लचीला बजट गतिविधि का स्तर बदलने पर नियोजित आँकड़े दोबारा निकालने देता है। इन आधारों को एक साथ इस्तेमाल किया जा सकता है।

मालिक के लिए समझना ज़रूरी है कि हर योजना किस सवाल का जवाब देती है: कंपनी कितनी कमाई की अपेक्षा करती है, भुगतान के लिए पैसा पर्याप्त होगा या नहीं और वह कितना निवेश कर सकती है।

इस लेख में परिचालन, वित्तीय, निवेश और समग्र बजट समझेंगे। यह विषय समझाने का एक सुविधाजनक क्रम है। ये बजट अलग-अलग स्तरों पर होते हैं: समग्र बजट अलग योजनाओं को जोड़ता है और पूँजीगत निवेश की योजना अक्सर वित्तीय भाग में शामिल होती है। बजटों का चयन कंपनी की ज़रूरतों के अनुसार किया जाता है।

कंपनी के मुख्य बजट

छोटे और मध्यम व्यवसायों के लिए बजट बनाने के इन उद्देश्यों में अंतर करना उपयोगी है:

• परिचालन बजट — मुख्य गतिविधि की बिक्री और लागत की योजना: उत्पादन, सेवाएँ या कार्य निष्पादन।
• वित्तीय बजट — नकदी प्रवाह, वित्तपोषण की ज़रूरत और अवधि के अंत में वित्तीय स्थिति की योजनाएँ। भुगतान के प्रबंधन में नकदी प्रवाह का बजट मुख्य भूमिका निभाता है।
• निवेश बजट — दीर्घकालीन परिसंपत्तियों और विकास की अन्य चुनी हुई परियोजनाओं में निवेश की योजना। हर परियोजना के लिए खर्च का दायरा और लेखांकन में उसे दर्ज करने का तरीका अलग से तय करना ज़रूरी है।
• समग्र या मास्टर बजट — अलग-अलग बजटों की आपस में समन्वित व्यवस्था, जो पूरी कंपनी की तस्वीर दिखाती है।

ये योजनाएँ मालिक के फैसलों को जोड़ती हैं: कितनी बिक्री आय प्राप्त करनी है, काम पूरा करने पर कितना खर्च करना है, पैसा कब चाहिए और विकास के लिए वित्तपोषण कैसे करना है। एक ही खरीद अलग-अलग योजनाओं में अलग दृष्टि से दिख सकती है, इसलिए आँकड़े जोड़ते समय दोहरी गिनती की जाँच किए बिना उनके कुल नहीं जोड़ने चाहिए।

परिचालन बजट: बिक्री आय और खर्च की योजना कैसे बनाएँ?

परिचालन बजट मुख्य गतिविधि का वर्णन करता है। निर्माण टीम के लिए यह साइटों पर काम की योजना है, वेब स्टूडियो के लिए परियोजनाओं की और उत्पादन कंपनी के लिए ऑर्डर तथा उत्पाद बैचों की। गणना में अपेक्षित मात्रा, कीमतें और ज़रूरी संसाधन शामिल होते हैं।

आम तौर पर बिक्री की योजना को सामग्री, कर्मचारियों और ठेकेदारों की लागत तथा अन्य अप्रत्यक्ष और प्रशासनिक खर्चों से जोड़ा जाता है। प्रत्यक्ष लागत किसी खास परियोजना से जोड़ी जा सकती है; अप्रत्यक्ष लागत के लिए वितरण का तरीका चुनना पड़ता है। यह स्थिर और परिवर्ती लागत के वर्गीकरण से अलग आधार है: उदाहरण के लिए, परियोजना से सीधे जुड़ा वेतन काम की मात्रा पर निर्भर हो सकता है या तय रकम हो सकती है।

101 ऐप में लागत अनुमान परियोजना की अपेक्षित मात्रा और रकम दर्ज करने में मदद करते हैं, जबकि रिपोर्ट और खर्च की श्रेणियाँ पूरे हुए काम तथा खरीद का लेखा रखती हैं। श्रेणियों के अनुसार काम की योजना और वास्तविक निष्पादन की तुलना की जा सकती है। लागत अनुमान खुद परियोजना का बैलेंस नहीं बदलता। उसे तैयार करने की प्रक्रिया लागत अनुमान बनाने की रूसी मार्गदर्शिका में और लागत का वर्गीकरण “खर्चों को श्रेणियों में बाँटना” विषयक रूसी लेख में समझाया गया है।

पूरी कंपनी के बजट के लिए इन आँकड़ों के साथ चुनी हुई अवधि, बिक्री का पूर्वानुमान और परियोजनाओं से बाहर के खर्च भी चाहिए। योजना और वास्तविक परिणाम की तुलना में काम का दायरा, श्रेणियाँ, अवधि और आय तथा खर्च को मान्यता देने का तरीका एक जैसा रखें।

वित्तीय बजट: खातों में पैसे का प्रबंधन कैसे करें?

नकदी प्रवाह का बजट तारीख के अनुसार अपेक्षित प्राप्तियाँ और भुगतान दिखाता है। इसे अवधि की शुरुआत में उपलब्ध नकदी से शुरू करते हैं और इसमें ग्राहकों के भुगतान, आपूर्तिकर्ताओं तथा काम करने वालों को भुगतान, कर, परिसंपत्तियों की खरीद और वित्तपोषण के लेन-देन जोड़ते हैं। इससे अंतिम नकदी शेष और संभावित कमी के समय का अनुमान लगाया जा सकता है।

बिक्री आय की मान्यता और पैसा मिलने की तारीख अलग हो सकती है। इसी तरह, खर्च और उसका भुगतान अलग-अलग अवधियों में हो सकते हैं। इसलिए लाभ की योजना और नकदी की योजना को इन अंतरों को बनाए रखते हुए समन्वित किया जाता है।

एक प्रचलित संरचना में वित्तीय भाग में नकदी बजट, पूँजीगत निवेश की योजना और अनुमानित बैलेंस शीट शामिल होती है। बजटीय लाभ-हानि विवरण आम तौर पर परिचालन योजनाओं से तैयार होता है। ये सभी समग्र बजट का हिस्सा होते हैं। पिछली अवधि के वास्तविक विवरण योजना बनाने का आधार हैं, लेकिन वे खुद भविष्य का पूर्वानुमान नहीं हैं। इन विवरणों के उद्देश्य नकदी प्रवाह, लाभ-हानि और प्रबंधन बैलेंस शीट पर रूसी लेख में समझाए गए हैं।

101 में लेन-देन और खर्च के लिए सौंपी गई रकम के आँकड़े परियोजना की शुरुआती स्थिति समझने में मदद करते हैं। भविष्य की प्राप्तियों और भुगतान की तारीखें अनुबंधों तथा सहमति के आधार पर तय करनी होंगी। केवल वास्तविक घटनाओं से पूरा नकदी पूर्वानुमान अपने आप नहीं निकलता: भविष्य के दायित्व, शुरुआती शेष और चुनी हुई मान्यताएँ अलग से शामिल करनी होती हैं।

निवेश बजट: विकास में निवेश की योजना कैसे बनाएँ?

पूँजीगत निवेश की योजना में दीर्घकालीन परिसंपत्तियों की खरीद या बदलाव शामिल होते हैं, जैसे मशीनरी, उपकरण और कंप्यूटर। हर निर्णय के लिए रकम, भुगतान का समय और वित्तपोषण का स्रोत तय किया जाता है। ऐसी खरीद नकदी प्रवाह को तुरंत प्रभावित कर सकती है, जबकि लाभ पर असर कई अवधियों में मूल्यह्रास के माध्यम से पड़ सकता है।

विज्ञापन अभियान, कर्मचारियों का प्रशिक्षण या नया व्यावसायिक क्षेत्र शुरू करना विकास की अलग पहल के रूप में नियोजित किया जा सकता है। लेकिन “भविष्य के लिए” होने से लागत अपने आप पूँजीगत निवेश नहीं बन जाती। लागू लेखांकन नियमों के अनुसार विज्ञापन और प्रशिक्षण आम तौर पर खर्च माने जाते हैं; उन्हें बिना शर्त उपकरण खरीदने के बराबर नहीं माना जा सकता।

मालिक के लिए विकास की पहलों को अलग पहचानना उपयोगी है ताकि उनकी लागत और समय स्पष्ट हों। साथ ही परिचालन और नकदी योजनाओं से उनका संबंध बनाए रखें: किसी परियोजना को निवेश नाम देने भर से विज्ञापन खर्च लाभ की गणना से गायब नहीं होना चाहिए।

101 में वास्तविक रकम का लेखा रखने के लिए उपयुक्त खर्च श्रेणियाँ और कंपनी में तय परियोजनाओं तथा आंतरिक खर्चों का विभाजन इस्तेमाल करें। किसी श्रेणी या परियोजना का नाम खरीद का लेखांकन वर्गीकरण तय नहीं करता और उसके वित्तपोषण की योजना की जगह नहीं लेता।

समग्र बजट: पूरे व्यवसाय की तस्वीर

समग्र बजट परिचालन योजनाओं, नकदी बजट, पूँजीगत निवेश और अनुमानित वित्तीय विवरणों को जोड़कर समन्वित करता है। इससे जाँचा जा सकता है कि बिक्री की योजना, उपलब्ध संसाधन और वित्तपोषण का समय एक-दूसरे के अनुकूल हैं या नहीं।

उदाहरण के लिए, योजना में बिक्री आय बढ़ती दिख सकती है, फिर भी नकदी की कमी हो सकती है: काम ग्राहक के भुगतान से पहले पूरा हो जाता है। योजनाओं को साथ देखने से भुगतान का समय आने से पहले अग्रिम, खरीद के कार्यक्रम या वित्तपोषण पर चर्चा की जा सकती है। पूर्वानुमान दर्ज की गई तारीखों और रकम पर निर्भर रहता है।

परियोजनाओं और श्रेणियों के वास्तविक आँकड़ों का विश्लेषण विचलन समझने में मदद करता है। 101 की सामग्री में PRO+ विश्लेषण की खर्च तालिकाओं और चार्टों का वर्णन है, जो दर्ज किए गए आँकड़ों के अनुसार अपडेट होते हैं। ये विश्लेषण का आधार हैं। इन सुविधाओं से समग्र बजट अपने आप बनने की पुष्टि नहीं होती। लेखांकन के आँकड़ों और विश्लेषण के बारे में “व्यावसायिक विश्लेषण की व्यवस्था कैसे बनाएँ” विषयक रूसी लेख में पढ़ें।

बजट बनाने में 101 ऐप के आँकड़ों का उपयोग कैसे करें?

बजट बनाने के लिए परियोजनाओं, लागत अनुमानों, वास्तविक काम और खर्च का एक साझा डेटा आधार उपयोगी है। 101 में आप लागत अनुमान बना सकते हैं और रकम को परियोजना की श्रेणियों में बाँट सकते हैं। फिर अपेक्षित और पूरे हुए काम की तुलना के लिए इन आँकड़ों का उपयोग किया जा सकता है।

श्रेणियों की एक साझा संरचना से शुरुआत करें। परियोजना का अनुमान और वास्तविक रिपोर्ट तुलनीय काम के प्रकारों से जोड़ें। व्यवस्था बनाने का तरीका खर्च की श्रेणियों की रूसी मार्गदर्शिका में दिया गया है। पूरी कंपनी के बजट के लिए सामान्य खर्च और भविष्य की बिक्री संबंधी मान्यताएँ भी जोड़ें।

जवाबदेही वाला बैलेंस वह रकम दिखाता है जिसके उपयोग का हिसाब संबंधित व्यक्ति को देना है। इससे सौंपे गए पैसे और लेन-देन पर निगरानी रखने में मदद मिलती है, लेकिन यह न लाभ के बराबर है, न कंपनी के पूरे बजट के। अधिक जानकारी खर्च के लिए सौंपी गई रकम के लेखांकन पर रूसी लेख में है।

प्राप्तियों और भुगतान की नियोजित तारीखें, ज़िम्मेदार व्यक्ति और पूर्वानुमान अपडेट करने के नियम अलग से दर्ज करें। विचलन का विश्लेषण करने के लिए मूल योजना सहेजना ज़रूरी है; नया पूर्वानुमान बदली हुई अपेक्षाएँ दिखाता है। इन योजनाओं के लिए उपयुक्त साधन चुनें और उसके आँकड़ों को 101 के लेखे से मिलाएँ। यह न मानें कि रिपोर्ट से सभी बजट अपने आप बन जाएँगे।

किस बजट से शुरुआत करें?

अगर औपचारिक बजट व्यवस्था अभी नहीं है, तो कंपनी की वर्तमान ज़रूरतों से शुरुआत करें। किसी व्यवसाय को पहले भुगतान का कार्यक्रम चाहिए, तो किसी को परियोजनाओं की बिक्री आय और लागत की तुलनीय योजना।

चरण 1. लाभ की योजना के लिए बिक्री आय और खर्च की श्रेणियाँ तथा नकदी योजना के लिए प्राप्तियों और भुगतान की श्रेणियाँ तय करें। शुरुआत में, उदाहरण के लिए, 10–15 व्यापक श्रेणियाँ चुन सकते हैं; यह एक सुझाव है, अनिवार्य नियम नहीं। ग्राहक से प्राप्त रकम, सामग्री की खरीद, ठेकेदारों से लेन-देन, किराया, वेतन और कर हर योजना के उद्देश्य के अनुसार अलग करें। परियोजना के लेखांकन के लिए खर्चों के वितरण पर रूसी लेख उपयोगी हो सकता है।

चरण 2. परिचालन बजट बनाएँ: महीने के अनुसार बिक्री आय और उससे जुड़ी लागत की योजना तैयार करें। 101 के लागत अनुमान परियोजनाओं की शुरुआती मात्रा और रकम देते हैं। इनमें सामान्य खर्च, अपेक्षित ऑर्डर और बिक्री आय को मान्यता देने के नियम जोड़ें, फिर उसी आधार पर वास्तविक परिणाम से तुलना करें।

चरण 3. नकदी प्रवाह का पूर्वानुमान जोड़ें, उदाहरण के लिए अगले दो-तीन महीनों का, ऐसी समय-वार जानकारी के साथ जिससे अवधि के भीतर भुगतान दिख सकें। पैसे की कमी हो तो संभावित अग्रिम, संबंधित पक्षों की सहमति से भुगतान की तारीखों में बदलाव या दूसरे वित्तपोषण स्रोतों पर चर्चा करें। व्यावहारिक विषय सौंपी गई रकम के हिसाब पर रूसी लेख और नकदी की अस्थायी कमी पर रूसी लेख में समझाए गए हैं।

इन योजनाओं का अभ्यास हो जाने पर विकास में निवेश का अलग मूल्यांकन करें और समग्र बजट बनाएँ। इसके लिए रकम, समय और वित्तपोषण पर फैसले लेने पड़ते हैं; लाभ या विश्लेषण उपलब्ध होने से ये बजट अपने आप नहीं बनते। वास्तविक परिणाम की मूल योजना से नियमित तुलना करें और पूर्वानुमान अपडेट करें।

बजट और प्रबंधन लेखांकन

अगर आप साधन चुन रहे हैं, तो ब्लॉग में 101 सहित प्रबंधन लेखांकन ऐप का रूसी अवलोकन है। चयन करते समय जाँचें कि कौन-सी सुविधाएँ वास्तविक लेन-देन के लेखे की हैं, कौन-सी योजना बनाने की और आँकड़ों की तुलना आप कैसे करेंगे। किसी सेवा की वर्तमान क्षमताएँ उसके दस्तावेज़ों से सत्यापित करें।

बजट और खर्च के लिए सौंपी गई रकम

अगर कर्मचारियों को खरीद, तुरंत यात्रा करने या दूसरे खर्चों के लिए पैसा दिया जाता है, तो जारी रकम, पुष्टि किए गए उपयोग और बचे हुए शेष पर निगरानी रखें। कर्मचारी को पैसा भेजना अपने आप परियोजना के पूरे हुए काम का खर्च सिद्ध नहीं करता। जवाबदेही स्पष्ट होने से बजट के निष्पादन का मिलान करने में मदद मिलती है; 101 की प्रक्रिया खर्च के लिए सौंपी गई रकम पर रूसी सामग्री में बताई गई है।