Daftar isi:
Apa itu anggaran bisnis?
Anggaran adalah rencana kuantitatif untuk suatu periode atau proyek. Di dalamnya, Anda menetapkan pendapatan, biaya, penerimaan dan pembayaran yang diperkirakan, serta sumber daya yang diperlukan. Angka rencana mencerminkan asumsi dan tujuan Anda; hasil aktual dapat berbeda.
Anggaran dapat dikelompokkan menurut berbagai kriteria: tujuan, periode, dan cara penyusunannya. Misalnya, anggaran statis disusun untuk tingkat aktivitas tertentu, sedangkan anggaran fleksibel memungkinkan angka rencana dihitung ulang untuk tingkat aktivitas yang berbeda. Kriteria tersebut dapat digunakan bersama.
Pemilik usaha perlu memahami pertanyaan yang dijawab setiap rencana: berapa pendapatan yang diharapkan perusahaan, apakah uang cukup untuk melakukan pembayaran, dan investasi apa yang mampu dibiayai.
Artikel ini membahas anggaran operasional, keuangan, investasi, dan induk. Urutan ini dipilih untuk memudahkan penjelasan. Anggaran tersebut berada pada tingkat yang berbeda: anggaran induk menggabungkan rencana-rencana terperinci, sedangkan rencana belanja modal sering dimasukkan ke bagian keuangan. Susunan anggaran dipilih sesuai kebutuhan perusahaan.
Jenis utama anggaran perusahaan
Untuk usaha kecil dan menengah, ada beberapa tujuan penganggaran yang perlu dibedakan:
- Anggaran operasional adalah rencana penjualan dan biaya kegiatan utama: produksi, jasa, atau pelaksanaan pekerjaan.
- Anggaran keuangan mencakup rencana arus kas, kebutuhan pendanaan, dan posisi keuangan pada akhir periode. Anggaran kas berperan utama dalam pengelolaan pembayaran.
- Anggaran investasi adalah rencana investasi pada aset jangka panjang dan proyek pengembangan lain yang dipilih. Untuk setiap proyek, komponen biaya dan perlakuan akuntansinya perlu ditentukan secara terpisah.
- Anggaran induk adalah sistem anggaran terperinci yang saling selaras dan memberikan gambaran menyeluruh tentang perusahaan.
Rencana-rencana ini menghubungkan keputusan pemilik: berapa pendapatan yang ingin dicapai, berapa biaya pelaksanaan pekerjaan, kapan uang diperlukan, dan bagaimana pengembangan akan didanai. Pembelian yang sama dapat muncul dalam beberapa rencana dari sudut pandang berbeda. Karena itu, saat menggabungkan data, jumlah akhirnya tidak boleh langsung dijumlahkan tanpa memeriksa kemungkinan penghitungan ganda.
Anggaran operasional: merencanakan pendapatan dan biaya
Anggaran operasional menggambarkan kegiatan utama. Bagi tim konstruksi, ini adalah rencana pekerjaan per lokasi proyek; bagi studio pengembangan web, rencana per proyek; bagi perusahaan produksi, rencana per pesanan dan kelompok produksi. Perhitungan mencakup volume yang diharapkan, harga, dan sumber daya yang diperlukan.
Rencana penjualan biasanya dihubungkan dengan biaya material, tenaga kerja dan kontraktor, serta biaya overhead dan administrasi. Biaya langsung dapat dibebankan pada proyek tertentu; biaya tidak langsung memerlukan metode alokasi yang dipilih. Pengelompokan ini berbeda dari pembagian biaya tetap dan variabel: misalnya, upah langsung dapat bergantung pada volume pekerjaan atau bersifat tetap.
Di Aplikasi 101, estimasi biaya membantu mencatat perkiraan volume dan jumlah biaya proyek, sedangkan laporan dan kategori biaya digunakan untuk mencatat pekerjaan serta pembelian yang telah dilakukan. Melalui kategori tersebut, rencana dan realisasi pekerjaan dapat dibandingkan. Estimasi biaya sendiri tidak mengubah saldo proyek. Cara penyusunannya dijelaskan dalam panduan membuat estimasi biaya (bahasa Rusia), sedangkan klasifikasi biaya dibahas dalam artikel «Pengalokasian biaya menurut kategori» (bahasa Rusia).
Data ini belum cukup untuk anggaran perusahaan tanpa penetapan periode, proyeksi penjualan, dan biaya di luar proyek. Saat membandingkan rencana dengan realisasi, gunakan cakupan pekerjaan, kategori, periode, serta metode pengakuan pendapatan dan biaya yang sama.
Anggaran keuangan: mengelola uang di rekening
Anggaran kas menunjukkan perkiraan penerimaan dan pembayaran menurut tanggal. Penyusunannya dimulai dari saldo kas awal periode, lalu dilengkapi dengan pembayaran dari klien, pembayaran kepada pemasok dan pelaksana pekerjaan, pajak, pembelian aset, serta transaksi pendanaan. Dengan demikian, saldo akhir dan periode yang berpotensi mengalami kekurangan kas dapat diperkirakan.
Pengakuan pendapatan dan penerimaan uang dapat terjadi pada tanggal yang berbeda. Demikian pula, biaya dan pembayarannya dapat masuk ke periode yang berbeda. Karena itu, rencana laba dan rencana kas perlu diselaraskan dengan tetap mempertahankan perbedaan tersebut.
Dalam struktur yang umum digunakan, bagian keuangan mencakup anggaran kas, rencana belanja modal, dan neraca proyeksi. Laporan laba rugi yang dianggarkan biasanya disusun berdasarkan rencana operasional. Bersama-sama, laporan ini menjadi bagian dari anggaran induk. Laporan aktual untuk periode yang telah berlalu menjadi dasar perencanaan, tetapi bukan proyeksi dengan sendirinya. Fungsi setiap laporan dijelaskan dalam artikel tentang laporan arus kas, laba rugi, dan neraca manajemen (bahasa Rusia).
Data penyelesaian pembayaran dan dana yang dipercayakan kepada anggota tim di 101 membantu memperjelas kondisi awal proyek. Jadwal penerimaan dan pembayaran mendatang perlu direncanakan berdasarkan kontrak dan kesepakatan. Catatan aktivitas aktual tidak dapat secara otomatis menghasilkan proyeksi kas yang lengkap: kewajiban mendatang, saldo awal, dan asumsi yang dipilih harus dimasukkan secara terpisah.
Anggaran investasi: merencanakan pengeluaran untuk pengembangan
Rencana belanja modal mencakup pembelian atau penggantian aset jangka panjang, misalnya mesin, peralatan, dan komputer. Untuk setiap keputusan, tentukan jumlah, jadwal pembayaran, dan sumber pendanaan. Pembelian tersebut dapat langsung memengaruhi arus kas, sedangkan pengaruhnya terhadap laba muncul melalui penyusutan selama beberapa periode.
Kampanye iklan, pelatihan karyawan, atau peluncuran lini usaha dapat direncanakan secara terpisah sebagai inisiatif pengembangan. Namun, tujuan «untuk masa depan» saja tidak mengubah biaya menjadi belanja modal. Iklan dan pelatihan biasanya diakui sebagai beban menurut aturan akuntansi yang berlaku; keduanya tidak boleh langsung disamakan dengan pembelian peralatan.
Pemilik usaha sebaiknya memisahkan inisiatif pengembangan agar biaya dan waktunya terlihat. Tetap pertahankan keterkaitannya dengan rencana operasional dan kas: biaya iklan tidak boleh hilang dari perhitungan laba hanya karena proyeknya disebut sebagai investasi.
Untuk mencatat jumlah aktual di 101, gunakan kategori biaya yang sesuai serta pembagian proyek dan biaya internal yang diterapkan perusahaan. Nama kategori atau proyek saja tidak menentukan klasifikasi akuntansi suatu pembelian dan tidak menggantikan rencana pendanaannya.
Anggaran induk: gambaran menyeluruh tentang bisnis
Anggaran induk menggabungkan dan menyelaraskan rencana operasional, anggaran kas, belanja modal, dan proyeksi laporan keuangan. Anggaran ini membantu memeriksa apakah rencana penjualan, sumber daya yang tersedia, dan jadwal pendanaan saling sesuai.
Misalnya, rencana dapat menunjukkan kenaikan pendapatan sekaligus kekurangan kas: pekerjaan dilakukan lebih dahulu daripada pembayaran klien. Meninjau rencana secara bersama memungkinkan pembahasan uang muka, jadwal pembelian, atau pendanaan sebelum pembayaran jatuh tempo. Proyeksi tetap bergantung pada jadwal dan jumlah yang digunakan sebagai asumsi.
Analisis data aktual menurut proyek dan kategori membantu menelusuri penyimpangan. Materi 101 menjelaskan tabel dan diagram biaya dalam analitik PRO+ yang diperbarui berdasarkan data yang dimasukkan. Data tersebut menjadi dasar analisis. Kemampuan yang dijelaskan itu tidak membuktikan adanya pembuatan anggaran induk secara otomatis. Informasi lebih lanjut tentang data pencatatan dan analisis terdapat dalam artikel «Cara membangun sistem analitik bisnis» (bahasa Rusia).
Bagaimana menggunakan data Aplikasi 101 untuk penganggaran?
Untuk penganggaran, sebaiknya tersedia data dasar yang terpadu tentang proyek, estimasi biaya, pekerjaan aktual, dan biaya. Di 101, Anda dapat membuat estimasi biaya dan mengalokasikan jumlah ke kategori proyek. Data ini kemudian digunakan untuk membandingkan pekerjaan yang diharapkan dan yang telah diselesaikan.
Mulailah dari struktur kategori yang sama. Masukkan estimasi proyek dan laporan aktual ke jenis pekerjaan yang sebanding. Tata cara pengaturannya dijelaskan dalam panduan kategori biaya (bahasa Rusia). Untuk anggaran seluruh perusahaan, perhitungkan pula biaya umum dan asumsi tentang penjualan mendatang.
Saldo dana yang harus dipertanggungjawabkan menunjukkan jumlah yang penggunaannya menjadi tanggung jawab seorang anggota tim. Saldo tersebut membantu mengendalikan dana yang diserahkan dan penyelesaian pembayarannya, tetapi tidak sama dengan laba maupun anggaran perusahaan secara keseluruhan. Penjelasan lebih lanjut tersedia dalam artikel «Pencatatan dana yang harus dipertanggungjawabkan» (bahasa Rusia).
Catat secara terpisah tanggal penerimaan dan pembayaran yang direncanakan, penanggung jawab, serta aturan pembaruan proyeksi. Rencana awal yang disimpan diperlukan untuk menganalisis penyimpangan; proyeksi baru mencerminkan perubahan perkiraan. Pilih alat yang sesuai untuk rencana tersebut dan selaraskan datanya dengan pencatatan di 101, tanpa menganggap semua anggaran akan muncul secara otomatis dari laporan.
Anggaran mana yang perlu dibuat terlebih dahulu?
Jika penganggaran formal belum diterapkan, mulailah dari kebutuhan yang relevan bagi perusahaan Anda. Satu usaha mungkin paling membutuhkan jadwal pembayaran, sementara usaha lain memerlukan rencana pendapatan dan biaya proyek yang dapat dibandingkan secara konsisten.
Langkah 1. Tentukan kategori pendapatan dan biaya untuk rencana laba, serta penerimaan dan pembayaran untuk rencana kas. Untuk versi pertama, Anda dapat memilih, misalnya, 10–15 kategori besar; ini hanya acuan, bukan ketentuan wajib. Pisahkan penerimaan dari klien, pembelian material, pembayaran kepada kontraktor, sewa, gaji, dan pajak sesuai tujuan setiap rencana. Untuk pencatatan proyek, Anda dapat menggunakan pembahasan tentang pengalokasian biaya (bahasa Rusia).
Langkah 2. Susun anggaran operasional: rencanakan pendapatan per bulan dan biaya yang terkait. Estimasi biaya di 101 menyediakan volume dan jumlah awal per proyek. Lengkapi dengan biaya umum, pesanan yang diharapkan, serta aturan pengakuan pendapatan, lalu bandingkan dengan realisasi menggunakan dasar yang sama.
Langkah 3. Tambahkan proyeksi arus kas, misalnya untuk dua hingga tiga bulan ke depan, dengan rincian yang memungkinkan pembayaran di dalam periode tersebut terlihat. Jika uang tidak cukup, bahas kemungkinan uang muka, perubahan jadwal pembayaran yang disepakati dengan pihak terkait, atau sumber pendanaan lain. Topik praktisnya dibahas dalam artikel tentang dana yang harus dipertanggungjawabkan (bahasa Rusia) dan tentang kesenjangan kas (bahasa Rusia).
Setelah terbiasa dengan rencana tersebut, nilai investasi pengembangan secara terpisah dan susun anggaran induk. Keduanya memerlukan keputusan tentang jumlah, jadwal, dan pendanaan; adanya laba atau analitik tidak membuatnya terbentuk secara otomatis. Bandingkan hasil aktual dengan rencana awal secara berkala dan perbarui proyeksi.
Anggaran dan akuntansi manajemen
Jika Anda sedang memilih alat, blog menyediakan ulasan aplikasi akuntansi manajemen (bahasa Rusia), termasuk 101. Saat memilih, periksa fungsi mana yang digunakan untuk mencatat realisasi, mana yang digunakan untuk perencanaan, dan bagaimana Anda akan membandingkan datanya. Pastikan kemampuan terkini setiap layanan melalui dokumentasinya.
Anggaran dan dana yang harus dipertanggungjawabkan
Jika karyawan menerima uang untuk pembelian, perjalanan mendesak, dan biaya lain, kendalikan penyerahan dana, penggunaan yang telah dibuktikan, serta sisanya. Transfer uang kepada karyawan saja belum membuktikan adanya biaya atas pekerjaan proyek yang telah dilakukan. Transparansi dana tersebut membantu memeriksa pelaksanaan anggaran; tata cara di 101 dijelaskan dalam materi tentang dana yang harus dipertanggungjawabkan (bahasa Rusia).