ما هي المحاسبة الإدارية؟
تجمع المحاسبة الإدارية البيانات المالية والبيانات المرتبطة بعمل الشركة وتحللها، لمساعدة المديرين على اتخاذ القرارات. وإلى جانب المقبوضات والمصروفات، قد تشمل تكاليف المشاريع والميزانيات والأعمال المنجزة والمبالغ المستحقة ومؤشرات النتائج. وتعتمد مجموعة المؤشرات على الأسئلة التي تريدون الإجابة عنها.
على سبيل المثال، يفيد شركة البناء أن تعرف أي المشاريع تغطي تكاليفها، ومتى ستصل الدفعات، وهل لديها ما يكفي لسداد المدفوعات المقبلة. يمكنكم بناء نظام المحاسبة منذ الأشهر الأولى للعمل: ابدؤوا بعدد قليل من السجلات الضرورية، وطابقوها بانتظام مع المستندات والسجلات المصرفية.
المخطط باللغة الروسية. يوضح جمع البيانات، وتحليل البيانات، وإعداد الميزانية، وتحليل التكاليف والإيرادات، وتقييم الإنتاجية، والتنبؤ، وتفسير البيانات.
متى تحتاج المحاسبة الإدارية إلى الأتمتة؟
غالبًا ما تسير العملية اليدوية على النحو التالي: يقدم المشاركون في المشروع الإيصالات والتقارير، ثم ينقل المسؤول المبالغ إلى جدول بيانات، ويجمع البيانات بحسب المشاريع، ويعد تقريرًا. إذا وصلت السجلات متأخرة أو بصيغ مختلفة، تستغرق المطابقة وقتًا أطول ويزداد خطر إغفال بعض السجلات.
تساعد الأتمتة على تسجيل العمليات بطريقة موحدة، وتحديد المسؤولين، وتكرار الحسابات. لكنها لا تصحح البيانات الأصلية الخاطئة تلقائيًا: حددوا من يدخل المعلومات، ومن يعتمدها، وكيف تتم مطابقة الأرصدة. الهدف هو توفير وقت إعداد البيانات لاتخاذ القرارات؛ لا تعتبروا كل رقم محسوب تلقائيًا صحيحًا بالضرورة.
ما الأدوات التي يمكنكم استخدامها؟
يعتمد الاختيار على عدد المشاريع ومتطلبات التقارير والبيانات المتاحة والميزانية ومهارات الفريق. قارنوا المهام نفسها: تسجيل العمليات، والتحقق من المصادر، ومقارنة المخطط بالفعلي، وصلاحيات الوصول، والتصدير.
Excel وGoogle Sheets
تكفي المهارات الأساسية في جداول البيانات لتسجيل العمليات البسيطة. يمكن للصيغ ووحدات الماكرو واتصالات البيانات أتمتة الحسابات، لكن النموذج يحتاج إلى إعداد وفحص. يُستخدم Power Query في Excel للعمل مع البيانات الخارجية؛ وتعتمد إمكانات Google Sheets على الاتصال المحدد.
تشمل المزايا بنية مرنة، ووظائف عديدة، وإمكانية البدء على نطاق صغير. وتعتمد القيود على حجم البيانات والعمليات: عندما تتوزع الملفات، يصبح توحيد الإصدارات والصلاحيات وإجراءات إدخال البيانات الفعلية أصعب. وقد تحدث أخطاء في الصيغ أيضًا. إذا كانت الحسابات معدة، فلا يُنفذ كل العمل يدويًا.
1C وأنظمة المحاسبة الأخرى
تتوفر لدى 1C إعدادات مختلفة، منها خيارات سحابية. وقد تدعم العمل المشترك والعمليات والتقارير، لكن الإمكانات تعتمد على المنتج المختار. يمكن البدء بإعداد سحابي بسيط دون بنية تقنية خاصة بكم؛ وقد تتطلب الإعدادات المعقدة وعمليات التكامل متخصصًا.
قارنوا سعر الخطة ومتطلبات التنفيذ والدعم والتقارير اللازمة للإعداد الذي تفكرون فيه. لا يمكن الافتراض مسبقًا أن كل نظام من 1C يستغرق بالضرورة وقتًا طويلًا للتنفيذ أو يكون مكلفًا لكل شركة.
101 للشركات التي تعمل بالمشاريع
يتوفر 101 على الهواتف الذكية وفي نسخة الويب. يمكن استخدامه لتسجيل عمليات المشروع ومستنداته، وتوزيع صلاحيات المشاركين، ومراجعة المقبوضات والمصروفات المسجلة. يعتمد عمل الفريق على إدخال كل مشارك للعمليات في الوقت المناسب، وعلى من يملك صلاحية اعتمادها. راجعوا تعليمات اعتماد العمليات (بالروسية) وصلاحيات الوصول (بالروسية).
رصيد المشروع في 101 هو الفرق بين المقبوضات والمصروفات المسجلة. وهو مؤشر مستقل لا يساوي النقد الذي يحمله الموظف أو ربح المشروع. طابقوا العهد والسلف المسلمة للمشاركين والأموال الفعلية كلًا على حدة. للمزيد، راجعوا دليل رصيد المشروع (بالروسية).
لا يمكنكم تعديل كود المنتج بأنفسكم كما لو كان برنامجًا طورتموه. لكن الإعداد لا يقتصر على الوسوم: تتوفر حقول العمليات (بالروسية) وواجهة API عامة موثقة (بالروسية) ضمن خطة PRO+. تحققوا من توفر الوظائف الأخرى والصلاحيات في حسابكم.
كيف تنفذون الأتمتة في شركة بناء؟
1. حددوا مصادر البيانات
احصروا المقبوضات والمدفوعات والأعمال المنجزة والمشتريات والمستندات اللازمة للقرارات. تحققوا من اكتمالها ودورية وصولها. لمراقبة التدفقات النقدية، طابقوا الحسابات المصرفية والنقد في الصندوق كلًا على حدة.
2. حللوا العملية الحالية
حددوا من ينشئ العمليات، ومن يرفق المستندات المؤيدة، ومن يراجع المبالغ. ابحثوا عن مواضع التأخير أو الإدخال المكرر، واتفقوا على إجراء موحد لتصحيح الأخطاء.
3. اختاروا أداة وابدؤوا تجربة أولية
اختبروا النظام المختار في مشروع واحد: أدخلوا عمليات حقيقية، وحددوا الأدوار، وحاولوا الحصول على التقرير المطلوب، وقارنوه بالمستندات الأصلية. يستطيع مستخدمو 101 ذوو الصلاحيات المناسبة مراجعة العمليات وإنشاء مستندات المشروع المتاحة؛ ويجب الانتباه إلى نطاق البيانات وحالتها. راجعوا دليل تقرير المشروع (بالروسية).
4. عينوا المسؤولين
حددوا من يسجل المقبوضات والمشتريات والأعمال، ومن يعتمدها. افحصوا الأموال المسلمة للموظف كعهدة بصورة مستقلة عن رصيد المشروع: فالرصيد نفسه لا يبين مقدار النقد الذي بحوزته. طابقوا العمليات بانتظام مع المستندات الأصلية والأرصدة الفعلية.
5. حللوا النتائج
اختاروا شركة واحدة وفترة واحدة للمقارنة. في نسخة الويب لصندوق الشركة، يعرض قسم «التحليلات» المصروفات، بينما يعرض «الأرباح والخسائر» أرباح المشاريع. ويتطلب تصدير العمليات التحقق من البيانات المشمولة والصيغة والتواريخ. لا تشكل هذه المؤشرات تلقائيًا تقريرًا كاملًا عن صافي ربح الشركة وإيراداتها وجميع المقبوضات النقدية. تعتمد الإمكانات على البيانات والصلاحيات والخطة الحالية. راجعوا دليل تحليلات صندوق الشركة (بالروسية) ووصف الخطط (بالروسية).
إذا أنشأتم رسومكم البيانية في DataLens أو خدمة أخرى، فتحققوا أولًا من الحقول المتاحة في التصدير ومن امتلاككم صلاحية التصدير. لا تفترضوا أن مستندًا واحدًا يحتوي على جميع بيانات الشركة.
