Daftar isi:
Apa itu akuntansi manajemen?
Akuntansi manajemen mengumpulkan dan menganalisis data keuangan serta data yang terkait dengan kegiatan perusahaan agar manajer dapat mengambil keputusan. Selain penerimaan dan pengeluaran, data tersebut dapat mencakup biaya per proyek, anggaran, pekerjaan yang telah dilaksanakan, utang atau piutang, dan indikator hasil. Indikator yang diperlukan bergantung pada pertanyaan yang ingin Anda jawab.
Misalnya, perusahaan konstruksi perlu mengetahui proyek mana yang menutup biayanya, kapan pembayaran akan diterima, dan apakah dana cukup untuk pembayaran berikutnya. Sistem pencatatan dapat dibangun sejak bulan-bulan pertama usaha: mulai dengan beberapa catatan wajib, lalu cocokkan secara berkala dengan dokumen dan catatan bank.
Diagram ini menggunakan bahasa Rusia. Komponennya adalah pengumpulan data, analisis data, penganggaran, analisis biaya dan pendapatan, penilaian produktivitas, peramalan, dan interpretasi data.
Kapan akuntansi manajemen perlu diotomatisasi?
Proses manual sering berjalan seperti ini: peserta proyek menyerahkan kuitansi dan laporan, penanggung jawab memindahkan nominal ke lembar kerja, merangkum data per proyek, lalu menyusun laporan. Jika catatan terlambat atau menggunakan format berbeda, rekonsiliasi membutuhkan lebih banyak waktu dan risiko catatan terlewat meningkat.
Otomatisasi membantu pencatatan transaksi secara seragam, penetapan penanggung jawab, dan pengulangan perhitungan. Otomatisasi tidak memperbaiki data sumber yang keliru dengan sendirinya: tetapkan siapa yang memasukkan informasi, siapa yang menyetujuinya, dan bagaimana saldo direkonsiliasi. Tujuannya adalah menghemat waktu menyiapkan data untuk keputusan; jangan menganggap setiap angka yang dihitung otomatis pasti benar.
Alat apa yang dapat Anda gunakan?
Pilihan bergantung pada jumlah proyek, kebutuhan laporan, data yang tersedia, anggaran, dan keterampilan tim. Bandingkan tugas yang sama: pencatatan transaksi, pemeriksaan sumber, perbandingan rencana dengan realisasi, hak akses, dan ekspor.
Excel dan Google Sheets
Untuk mencatat transaksi sederhana, keterampilan dasar menggunakan lembar kerja sudah cukup. Rumus, makro, dan koneksi data dapat mengotomatisasi perhitungan, tetapi model tetap perlu dikonfigurasi dan diperiksa. Excel menggunakan Power Query untuk mengolah data eksternal; kemampuan Google Sheets bergantung pada koneksi tertentu.
Kelebihannya adalah struktur yang fleksibel, banyak fungsi, dan kemampuan memulai dari skala kecil. Keterbatasannya bergantung pada volume data dan proses: file yang tersebar membuat penyelarasan versi, hak akses, dan prosedur memasukkan data realisasi lebih sulit. Kesalahan rumus juga dapat terjadi. Jika perhitungan telah dikonfigurasi, tidak semua pekerjaan dilakukan secara manual.
1C dan sistem akuntansi lainnya
1C memiliki berbagai konfigurasi, termasuk layanan berbasis cloud. Sistem tersebut dapat mendukung kolaborasi, transaksi, dan laporan, tetapi kemampuan yang tersedia bergantung pada produk yang dipilih. Anda dapat mulai menggunakan konfigurasi cloud sederhana tanpa infrastruktur sendiri; konfigurasi kompleks dan integrasi mungkin memerlukan spesialis.
Bandingkan tarif, kebutuhan implementasi, dukungan, dan laporan yang diperlukan untuk konfigurasi Anda. Jangan menganggap sejak awal bahwa semua sistem 1C selalu membutuhkan waktu implementasi yang lama atau mahal bagi setiap bisnis.
101 untuk bisnis berbasis proyek
101 tersedia pada ponsel pintar dan versi web. Anda dapat mencatat transaksi dan dokumen proyek, membagi hak akses peserta, serta memeriksa penerimaan dan pengeluaran yang telah dicatat. Kerja tim bergantung pada apakah setiap peserta memasukkan transaksi tepat waktu dan siapa yang berhak menyetujuinya. Lihat panduan persetujuan transaksi (dalam bahasa Rusia) dan hak akses (dalam bahasa Rusia).
Dalam 101, saldo proyek adalah selisih antara penerimaan dan pengeluaran yang dicatat. Ini merupakan indikator tersendiri, berbeda dari uang tunai yang dipegang karyawan maupun laba proyek. Rekonsiliasikan uang muka yang harus dipertanggungjawabkan oleh peserta dan uang aktual secara terpisah. Selengkapnya ada dalam panduan saldo proyek (dalam bahasa Rusia).
Anda tidak dapat mengubah sendiri kode produk seperti pada perangkat lunak yang Anda kembangkan sendiri. Namun, pengaturan tidak terbatas pada tag: tersedia kolom transaksi (dalam bahasa Rusia) dan API publik yang terdokumentasi (dalam bahasa Rusia) pada paket PRO+. Periksa ketersediaan fitur lain dan hak akses di akun Anda.
Bagaimana menerapkan otomatisasi di perusahaan konstruksi?
1. Tentukan sumber data
Daftarkan penerimaan, pembayaran, pekerjaan yang telah dilaksanakan, pembelian, dan dokumen yang diperlukan untuk keputusan. Periksa kelengkapan dan frekuensi kedatangannya. Untuk memantau arus kas, rekonsiliasikan rekening bank dan kas secara terpisah.
2. Tinjau proses yang berjalan
Tentukan siapa yang membuat transaksi, siapa yang melampirkan dokumen pendukung, dan siapa yang memeriksa nominal. Temukan titik keterlambatan atau pemasukan data ganda, lalu sepakati satu prosedur untuk memperbaiki kesalahan.
3. Pilih alat dan jalankan proyek percontohan
Uji sistem pilihan Anda pada satu proyek: masukkan transaksi nyata, tetapkan peran, coba buat laporan yang diperlukan, lalu bandingkan dengan dokumen sumber. Dalam 101, pengguna dengan hak yang sesuai dapat memeriksa transaksi dan membuat dokumen proyek yang tersedia; cakupan dan status data perlu diperhatikan. Lihat panduan laporan proyek (dalam bahasa Rusia).
4. Tetapkan penanggung jawab
Tentukan siapa yang mencatat penerimaan, pembelian, dan pekerjaan, serta siapa yang menyetujuinya. Periksa uang yang diberikan kepada karyawan untuk dipertanggungjawabkan secara terpisah dari saldo proyek: saldo tersebut tidak menunjukkan jumlah uang tunai yang dipegang orang itu. Cocokkan transaksi secara berkala dengan dokumen sumber dan saldo aktual.
5. Analisis hasil
Pilih satu perusahaan dan satu periode untuk dibandingkan. Dalam versi web Dana Perusahaan, bagian «Analitik» menampilkan pengeluaran, sedangkan «Laba dan Rugi» menampilkan laba dari proyek. Ekspor transaksi memerlukan pemeriksaan cakupan data, format, dan tanggal. Indikator ini tidak otomatis membentuk laporan lengkap tentang laba bersih perusahaan, pendapatan usaha, dan semua penerimaan kas. Kemampuan yang tersedia bergantung pada data, hak akses, dan paket saat ini. Lihat panduan analitik Dana Perusahaan (dalam bahasa Rusia) dan penjelasan paket (dalam bahasa Rusia).
Jika Anda membuat grafik sendiri di DataLens atau layanan lain, periksa terlebih dahulu kolom apa yang tersedia dalam ekspor dan apakah Anda berhak mengekspornya. Jangan berasumsi bahwa satu dokumen memuat seluruh data perusahaan.
