प्रबंधन लेखांकन को स्वचालित कैसे करें

प्रबंधन लेखांकन क्या है?

प्रबंधन लेखांकन वित्तीय और कंपनी के कामकाज से जुड़े आँकड़े एकत्र करता है और उनका विश्लेषण करता है, ताकि प्रबंधक निर्णय ले सकें। प्राप्तियों और खर्चों के अलावा, इसमें परियोजनाओं की लागत, बजट, पूरा किया गया काम, बकाया और परिणामों के संकेतक शामिल हो सकते हैं। किन संकेतकों की जरूरत है, यह उन सवालों पर निर्भर करता है जिनके जवाब आप पाना चाहते हैं।

उदाहरण के लिए, निर्माण कंपनी के लिए यह जानना उपयोगी है कि किन परियोजनाओं में लागत की भरपाई हो रही है, भुगतान कब आएगा और आगामी भुगतानों के लिए पर्याप्त पैसा होगा या नहीं। आप कारोबार के शुरुआती महीनों से ही लेखांकन व्यवस्था बना सकते हैं: कुछ जरूरी प्रविष्टियों से शुरू करें और नियमित रूप से उनका मिलान दस्तावेजों तथा बैंक रिकॉर्ड से करें।

आरेख रूसी में है। इसमें आँकड़े एकत्र करना, आँकड़ों का विश्लेषण, बजट बनाना, लागत और आय का विश्लेषण, उत्पादकता का मूल्यांकन, पूर्वानुमान और आँकड़ों की व्याख्या शामिल हैं।

प्रबंधन लेखांकन का स्वचालन कब जरूरी है?

हाथ से चलने वाली प्रक्रिया अक्सर ऐसी होती है: परियोजना के सहभागी रसीदें और रिपोर्ट देते हैं, जिम्मेदार व्यक्ति रकम को स्प्रेडशीट में दर्ज करता है, परियोजनाओं के अनुसार आँकड़े जोड़ता है और फिर रिपोर्ट बनाता है। यदि प्रविष्टियाँ देर से या अलग-अलग प्रारूप में आती हैं, तो मिलान में अधिक समय लगता है और कुछ प्रविष्टियाँ छूटने का जोखिम बढ़ता है।

स्वचालन लेन-देन को एक समान तरीके से दर्ज करने, जिम्मेदार व्यक्ति तय करने और गणना दोहराने में मदद करता है। यह गलत मूल आँकड़ों को अपने आप ठीक नहीं करता: तय करें कि जानकारी कौन दर्ज करेगा, उसे कौन स्वीकृत करेगा और शेष रकम का मिलान कैसे होगा। लक्ष्य निर्णयों के लिए आँकड़े तैयार करने में समय बचाना है; अपने आप गणना किए गए हर आँकड़े को सही न मानें।

आप किन उपकरणों का उपयोग कर सकते हैं?

चुनाव परियोजनाओं की संख्या, रिपोर्ट की जरूरतों, उपलब्ध आँकड़ों, बजट और टीम के कौशल पर निर्भर करता है। समान कामों की तुलना करें: लेन-देन दर्ज करना, स्रोत जाँचना, योजना और वास्तविक परिणामों की तुलना, पहुँच अधिकार और निर्यात।

Excel और Google Sheets

साधारण लेन-देन दर्ज करने के लिए स्प्रेडशीट का बुनियादी ज्ञान पर्याप्त है। सूत्र, मैक्रो और डेटा कनेक्शन गणनाओं को स्वचालित कर सकते हैं, लेकिन मॉडल को सेट करना और जाँचना जरूरी है। Excel में बाहरी आँकड़ों के लिए Power Query का उपयोग होता है; Google Sheets की क्षमताएँ खास कनेक्शन पर निर्भर करती हैं।

लाभ हैं लचीली संरचना, अनेक सुविधाएँ और छोटे स्तर से शुरू करने की क्षमता। सीमाएँ आँकड़ों की मात्रा और प्रक्रियाओं पर निर्भर करती हैं: बिखरी हुई फाइलों में संस्करणों, अधिकारों और वास्तविक आँकड़े दर्ज करने की प्रक्रिया में तालमेल रखना कठिन हो जाता है। सूत्रों में भी गलती हो सकती है। गणनाएँ सेट हों तो सारा काम हाथ से नहीं करना पड़ता।

1C और अन्य लेखांकन प्रणालियाँ

1C के अलग-अलग विन्यास हैं, जिनमें क्लाउड विकल्प भी शामिल हैं। इनमें मिलकर काम करने, लेन-देन और रिपोर्ट की सुविधाएँ हो सकती हैं, लेकिन उपलब्ध क्षमताएँ चुने गए उत्पाद पर निर्भर करती हैं। आप अपनी आधारभूत तकनीकी व्यवस्था बनाए बिना सरल क्लाउड विन्यास का उपयोग शुरू कर सकते हैं; जटिल सेटअप और एकीकरण के लिए विशेषज्ञ की जरूरत हो सकती है।

अपने विन्यास के लिए शुल्क, लागू करने की जरूरतें, सहायता और जरूरी रिपोर्टों की तुलना करें। पहले से यह नहीं मानना चाहिए कि हर 1C प्रणाली को लागू करने में बहुत समय लगता है या वह हर कारोबार के लिए महँगी होती है।

परियोजना आधारित कारोबार के लिए 101

101 स्मार्टफोन और वेब संस्करण में उपलब्ध है। इसमें परियोजना के लेन-देन और दस्तावेज दर्ज करना, सहभागियों के अधिकार बाँटना तथा दर्ज प्राप्तियों और खर्चों की जाँच करना संभव है। टीम का काम इस बात पर निर्भर करता है कि हर सहभागी समय पर प्रविष्टियाँ करता है या नहीं और उन्हें स्वीकृत करने का अधिकार किसके पास है। लेन-देन स्वीकृत करने (रूसी में) और पहुँच अधिकारों (रूसी में) के निर्देश देखें।

101 में परियोजना शेष दर्ज प्राप्तियों और खर्चों का अंतर है। यह अलग संकेतक है, जो कर्मचारी के पास मौजूद नकदी या परियोजना के लाभ के बराबर नहीं है। सहभागियों को दिए गए जवाबदेह अग्रिम और वास्तविक पैसे का मिलान अलग-अलग करें। अधिक जानकारी के लिए परियोजना शेष की मार्गदर्शिका (रूसी में) देखें।

आप उत्पाद के कोड को अपनी विकसित की हुई प्रणाली की तरह खुद नहीं बदल सकते। फिर भी सेटिंग्स केवल टैग तक सीमित नहीं हैं: लेन-देन के फ़ील्ड (रूसी में) और PRO+ योजना में दस्तावेजीकृत सार्वजनिक API (रूसी में) उपलब्ध हैं। अन्य सुविधाओं और अधिकारों की उपलब्धता अपने खाते में जाँचें।

निर्माण कंपनी में स्वचालन कैसे लागू करें?

1. आँकड़ों के स्रोत तय करें

निर्णयों के लिए जरूरी प्राप्तियों, भुगतानों, पूरे किए गए काम, खरीद और दस्तावेजों की सूची बनाएँ। उनकी पूर्णता और मिलने की आवृत्ति जाँचें। नकदी प्रवाह पर निगरानी के लिए बैंक खातों और नकदी का मिलान अलग-अलग करें।

2. मौजूदा प्रक्रिया समझें

तय करें कि लेन-देन कौन दर्ज करता है, सहायक दस्तावेज कौन जोड़ता है और रकम कौन जाँचता है। वे स्थान खोजें जहाँ देरी या दोहरी प्रविष्टि होती है और गलतियाँ सुधारने की एक समान प्रक्रिया पर सहमति बनाएँ।

3. उपकरण चुनें और पायलट चलाएँ

चुनी हुई प्रणाली को एक परियोजना पर परखें: वास्तविक लेन-देन दर्ज करें, भूमिकाएँ तय करें, जरूरी रिपोर्ट निकालने की कोशिश करें और उसका मिलान मूल दस्तावेजों से करें। 101 में उपयुक्त अधिकारों वाले उपयोगकर्ता लेन-देन जाँच सकते हैं और उपलब्ध परियोजना दस्तावेज बना सकते हैं; आँकड़ों का दायरा और उनकी स्थिति मायने रखते हैं। परियोजना रिपोर्ट की मार्गदर्शिका (रूसी में) देखें।

4. जिम्मेदार व्यक्ति नियुक्त करें

तय करें कि प्राप्तियाँ, खरीद और काम कौन दर्ज करेगा तथा उन्हें कौन स्वीकृत करेगा। कर्मचारी को हिसाब देने के लिए दी गई रकम को परियोजना शेष से अलग जाँचें: शेष अपने आप यह नहीं बताता कि व्यक्ति के पास कितनी नकदी है। नियमित रूप से लेन-देन का मिलान मूल दस्तावेजों और वास्तविक शेष रकम से करें।

5. परिणामों का विश्लेषण करें

तुलना के लिए एक कंपनी और एक अवधि चुनें। कंपनी फंड के वेब संस्करण में «विश्लेषण» खर्च दिखाता है, जबकि «लाभ और हानि» परियोजनाओं से हुआ लाभ दिखाता है। लेन-देन के निर्यात में शामिल आँकड़े, प्रारूप और तारीखें जाँचना जरूरी है। ये संकेतक अपने आप कंपनी के शुद्ध लाभ, बिक्री राजस्व और सभी नकद प्राप्तियों की पूरी रिपोर्ट नहीं बनाते। क्षमताएँ आँकड़ों, अधिकारों और वर्तमान योजना पर निर्भर करती हैं। कंपनी फंड विश्लेषण की मार्गदर्शिका (रूसी में) और योजनाओं का विवरण (रूसी में) देखें।

यदि आप DataLens या किसी अन्य सेवा में अपने चार्ट बनाते हैं, तो पहले जाँचें कि निर्यात में कौन से फ़ील्ड उपलब्ध हैं और क्या आपको निर्यात का अधिकार है। यह न मानें कि एक दस्तावेज में कंपनी के सभी आँकड़े शामिल हैं।