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¿Qué es la contabilidad de gestión?
La contabilidad de gestión recopila y analiza datos financieros y datos relacionados con la actividad de la empresa para ayudar a sus responsables a tomar decisiones. Además de cobros y gastos, puede incluir costes por proyecto, presupuestos, trabajos realizados, deudas pendientes e indicadores de resultados. Los indicadores necesarios dependen de las preguntas que quiera responder.
Por ejemplo, a una empresa constructora le conviene saber qué obras cubren sus costes, cuándo llegarán los pagos y si habrá suficiente dinero para los próximos desembolsos. Puede organizar el sistema de gestión desde los primeros meses de actividad: empiece por unos pocos registros imprescindibles y contrástelos periódicamente con los documentos y los movimientos bancarios.
El esquema está en ruso. Sus componentes son: recopilación de datos, análisis de datos, elaboración de presupuestos, análisis de costes e ingresos, evaluación del rendimiento, previsión e interpretación de datos.
¿Cuándo conviene automatizar la contabilidad de gestión?
Un proceso manual suele funcionar así: los participantes del proyecto entregan recibos e informes; la persona responsable transfiere los importes a una hoja de cálculo, consolida los datos por obra y prepara un informe. Si los registros llegan tarde o en formatos distintos, la conciliación requiere más tiempo y aumenta el riesgo de omisiones.
La automatización ayuda a registrar las operaciones de forma uniforme, asignar responsables y repetir los cálculos. Por sí sola no corrige datos de origen erróneos: determine quién introduce la información, quién la confirma y cómo se concilian los saldos. El objetivo es ahorrar tiempo en la preparación de datos para tomar decisiones, sin dar por correcto cualquier resultado calculado automáticamente.
¿Qué herramientas puede utilizar?
La elección depende del número de proyectos, los requisitos de información, los datos disponibles, el presupuesto y los conocimientos del equipo. Compare las mismas tareas: registro de operaciones, comprobación de fuentes, comparación entre lo previsto y lo realizado, permisos de acceso y exportación.
Excel y Hojas de cálculo de Google
Para registrar operaciones sencillas bastan conocimientos básicos de hojas de cálculo. Las fórmulas, las macros y las conexiones de datos pueden automatizar los cálculos, aunque es necesario configurar y comprobar el modelo. Excel utiliza Power Query para trabajar con datos externos; las posibilidades de Hojas de cálculo de Google dependen de la conexión concreta.
Sus ventajas son una estructura flexible, numerosas funciones y la posibilidad de empezar con poco. Las limitaciones dependen del volumen de datos y los procesos: en archivos dispersos resulta más difícil coordinar las versiones, los permisos y el procedimiento para introducir los datos reales. También puede haber errores en las fórmulas. Si los cálculos están configurados, no todo el trabajo se realiza manualmente.
1C y otros sistemas contables
1C ofrece distintas configuraciones, incluidas opciones en la nube. Pueden permitir el trabajo colaborativo, el registro de operaciones y la elaboración de informes, pero las funciones dependen del producto elegido. Puede empezar a utilizar una configuración sencilla en la nube sin infraestructura propia; una configuración compleja o las integraciones pueden requerir un especialista.
Compare el precio del plan, los requisitos de implantación, el soporte y los informes que necesita para su configuración. No se puede afirmar de antemano que cualquier sistema 1C tarde mucho en implantarse o resulte caro para todas las empresas.
101 para empresas que trabajan por proyectos
101 está disponible en teléfonos inteligentes y en su versión web. Permite registrar operaciones y documentos del proyecto, distribuir permisos entre sus participantes y revisar los cobros y gastos registrados. El trabajo del equipo depende de que cada participante registre las operaciones a tiempo y de quién tenga permiso para confirmarlas. Consulte las instrucciones sobre confirmación de operaciones (en ruso) y permisos de acceso (en ruso).
En 101, el saldo del proyecto es la diferencia entre los cobros y gastos registrados. Es un indicador independiente, distinto del efectivo que tiene un empleado y del beneficio del proyecto. Concilie por separado los anticipos a justificar de los participantes y el dinero real. Encontrará más información en la guía sobre el saldo del proyecto (en ruso).
No puede modificar por su cuenta el código del producto como si fuera un desarrollo propio. Sin embargo, la configuración no se limita a las etiquetas: hay campos de operaciones (en ruso) y una API pública documentada (en ruso) en el plan PRO+. Compruebe la disponibilidad de otras funciones y los permisos en su cuenta.
¿Cómo implantar la automatización en una empresa constructora?
1. Identifique las fuentes de datos
Enumere los cobros, pagos, trabajos realizados, compras y documentos necesarios para tomar decisiones. Compruebe si los registros están completos y con qué frecuencia llegan. Para controlar los flujos de efectivo, concilie por separado las cuentas bancarias y la caja.
2. Analice el proceso actual
Determine quién crea las operaciones, quién adjunta los documentos justificativos y quién revisa los importes. Localice los puntos donde se producen retrasos o entradas duplicadas y acuerde un único procedimiento para corregir los errores.
3. Elija una herramienta y realice una prueba piloto
Pruebe el sistema elegido en un proyecto: introduzca operaciones reales, asigne roles, intente obtener el informe necesario y compárelo con los documentos de origen. En 101, los usuarios con los permisos adecuados pueden revisar las operaciones y crear los documentos de proyecto disponibles; importan tanto el contenido como el estado de los datos. Consulte la guía del informe de proyecto (en ruso).
4. Asigne responsables
Especifique quién registra los cobros, las compras y los trabajos, y quién confirma esas entradas. Compruebe el dinero entregado a un empleado a justificar por separado del saldo del proyecto: dicho saldo no indica cuánto efectivo tiene esa persona. Concilie periódicamente las operaciones con los documentos originales y los saldos reales.
5. Analice los resultados
Seleccione una empresa y un período para la comparación. En la versión web del Fondo de la empresa, la sección «Analítica» muestra los gastos y «Ganancias y pérdidas» muestra el beneficio de los proyectos. Antes de exportar las operaciones, compruebe los datos incluidos, el formato y las fechas. Estos indicadores no constituyen automáticamente un informe completo del beneficio neto de la empresa, la facturación y todos los cobros. Las posibilidades dependen de los datos, los permisos y el plan vigente. Consulte la guía de analítica del Fondo de la empresa (en ruso) y la descripción de los planes (en ruso).
Si crea sus propios gráficos en DataLens u otro servicio, compruebe primero qué campos incluye la exportación y si tiene permiso para exportarlos. No debe suponer que un solo documento contiene todos los datos de la empresa.
