वित्तीय योजना क्या है और किसे इसकी आवश्यकता है?

वित्तीय योजना क्या है?

व्यावहारिक रूप से वित्तीय योजना निर्णयों की ऐसी व्यवस्था है जिसमें व्यवसाय के लक्ष्य संख्याओं और समयसीमाओं में बदलते हैं। “अधिक निर्माण स्थल लेना” एक गणना बन जाता है: एक साथ कितनी परियोजनाएँ चलाई जा सकती हैं, वेतन के लिए कितना बजट चाहिए, कार्यशील पूँजी में कितना पैसा होना चाहिए और कौन-सा भुगतान कार्यक्रम सामग्री की वास्तविक खरीद तथा किए गए काम के भुगतान के अनुरूप है।

वित्तीय योजना को तीन जुड़ी प्रक्रियाओं के रूप में समझना उपयोगी है: योजना बनाना, बजट बनाना और पूर्वानुमान लगाना। योजना दिशा और सीमाएँ तय करती है, बजट धन को मदों और अवधियों में बाँटता है, जबकि समयसीमा, मात्रा, कीमतों और समझौतों के बदलने पर पूर्वानुमान स्थिति को अद्यतन करता है।

परियोजना आधारित व्यवसाय में वित्तीय योजना लगभग हमेशा प्रत्येक निर्माण स्थल के व्यवस्थित लेखे से शुरू होती है: “एक स्थल, एक परियोजना”, जिसमें आय, खर्च और शेष का अलग हिसाब होता है। यह तरीका “परियोजना का वित्तीय प्रबंधन: 101 ऐप में बजट और धन को कैसे नियंत्रित करें” लेख में समझाया गया है।

वित्तीय योजना का उद्देश्य क्या है?

मुख्य उद्देश्य वित्त के माध्यम से व्यवसाय को प्रबंधनीय बनाना है। जब स्पष्ट हो कि लाभ कहाँ से आता है और नकदी कहाँ कम हो रही है, तो निर्णय अधिक शांत ढंग से लिए जा सकते हैं: कौन-सी परियोजनाएँ लें, कौन-सी कीमत बनाए रखें, किन खर्चों को स्वीकार्य मानें और कहाँ आरक्षित राशि चाहिए।

निर्माण और मरम्मत में लक्ष्य अक्सर सरल होता है: नकदी की कमी के बिना स्थल का काम पूरा करना और मार्जिन बचाना। किसी एजेंसी में लक्ष्य ग्राहकों के धन को कंपनी के धन से अलग रखना और प्रत्येक परियोजना की लाभप्रदता देखना है। उत्पादन में लक्ष्य पहले समझना है कि खरीद और भंडार में कितना धन फँसा हुआ है।

प्रभाव तब बढ़ता है जब वित्तीय लक्ष्य संचालन से जुड़ता है: काम का कार्यक्रम, चरणों में भुगतान, कर्मचारियों को खर्च के लिए दी गई अग्रिम राशि जिसका हिसाब देना जरूरी है, खरीद की सीमाएँ और खर्च के प्रमाण। तब योजना प्रक्रिया का हिस्सा बनती है और “वित्त के लिए” रखी अलग फ़ाइल नहीं रह जाती।

वित्तीय योजना के कार्य

कार्य इस आधार पर तय कीजिए कि योजना प्रबंधक को हर दिन, हर सप्ताह और हर महीने क्या जानकारी देनी चाहिए। इससे स्पष्ट होता है कि कौन-सी रिपोर्ट और कितने विस्तार से जानकारी चाहिए।

• तरलता दिखाना: अनिवार्य भुगतानों के लिए पर्याप्त धन होगा या नहीं और कमी कब आएगी।
• वित्तीय नियम तय करना: कौन खर्च करेगा, कौन मंजूरी देगा और किन दस्तावेज़ों से खर्च का प्रमाण मिलेगा।
• खर्च की संरचना बनाना ताकि अधिक खर्च किसी विशिष्ट मद में दिखे और “परियोजना में” खो न जाए।
• योजना और वास्तविक परिणाम जोड़ना: विचलन जल्दी दिखे, जब बातचीत और काम का क्रम बदलकर उसे सुधारा जा सके।
• कीमत और मात्रा के निर्णयों में सहायता करना: सामग्री की लागत या समयसीमा बदलने पर मार्जिन पर क्या असर होगा।
• धन अलग रखना: ग्राहकों का पैसा, कंपनी का पैसा, हिसाब देने योग्य खर्च अग्रिम और आरक्षित राशि।

खर्च की मदें उसकी संरचना के लिए उपयोगी आधार हैं। 101 में इसे “मदों के अनुसार खर्च का वितरण” (रूसी भाषा में) सामग्री में समझाया गया है: मदें तय होने पर योजना और वास्तविक परिणामों की तुलना स्पष्ट हो जाती है।

वित्तीय योजना के चरण

वित्तीय योजना का चक्र दोहराता है: अवधि की शुरुआत में आप योजना बनाते हैं, काम के दौरान पूर्वानुमान स्पष्ट करते हैं और बाद में परिणाम की तुलना करके निष्कर्ष अगली अवधि में लागू करते हैं।

यह मूल क्रम छोटी कंपनी और कई निर्माण स्थलों वाले परियोजना व्यवसाय, दोनों में अपनाया जा सकता है:

1. योजना की अवधि और इकाई तय कीजिए: कंपनी के लिए वर्ष, व्यवसाय की किसी शाखा के लिए तिमाही और परियोजनाओं के लिए महीना।
2. वास्तविक आँकड़े एकत्र कीजिए: परियोजनाओं से आय, प्रत्यक्ष लागत, स्थायी खर्च, ऋण, अग्रिम और कर्मचारियों को हिसाब देने की शर्त पर दी गई खर्च राशि।
3. संरचना बनाइए: आय और खर्च की मदें, लागत किस मद या परियोजना में दर्ज होगी उसके नियम और जिम्मेदार व्यक्ति।
4. आय-व्यय की योजना और नकदी प्रवाह का पूर्वानुमान बनाइए: क्या अर्जित होगा और नकदी की स्थिति क्या होगी।
5. व्यावहारिकता जाँचिए: भुगतान की तारीखें, काम के चरण, खरीद के चक्र, मौसमी प्रभाव और कर।
6. सीमाएँ और नियंत्रण के नियम मंजूर कीजिए: किसकी पहले स्वीकृति चाहिए, किसका बाद में प्रमाण देना होगा और कौन-से दस्तावेज़ अनिवार्य हैं।
7. योजना और वास्तविक परिणामों की तुलना तथा नियमित पूर्वानुमान शुरू कीजिए: निकट के भुगतान हर सप्ताह अद्यतन करें और पूरी स्थिति की हर महीने समीक्षा करें।

यदि आप यह चक्र विश्लेषण के जरिए बनाना चाहते हैं, तो “व्यवसाय की दक्षता का विश्लेषण” (रूसी भाषा में) उपयोगी है: इसमें आँकड़ों को प्रबंधन के निष्कर्षों में बदलने का तरीका बताया गया है।

वित्तीय योजना की संरचना: इसमें क्या शामिल होना चाहिए?

संरचना व्यवसाय के आकार पर निर्भर करती है, लेकिन नियंत्रण बनाए रखने के लिए कुछ मूल भाग जरूरी हैं। परियोजना आधारित कंपनी में योजना दो स्तरों पर बनाना उपयोगी है: कंपनी और परियोजनाएँ।

वित्तीय योजना की तुलना वास्तविक परिणामों की तीन प्रबंधन रिपोर्टों से की जा सकती है: लाभ-हानि विवरण, नकदी प्रवाह विवरण और बैलेंस शीट। योजना के प्रपत्र और वास्तविक परिणामों की रिपोर्ट अलग रखिए। इन तीनों का अर्थ “नकदी प्रवाह, लाभ-हानि और प्रबंधन बैलेंस शीट” (रूसी भाषा में) में समझाया गया है।

बजट के प्रकार और बजट न होने पर शुरुआत कहाँ से करें, इसके लिए “व्यवसाय में बजट के प्रकार: मालिक के लिए सरल व्याख्या” पढ़िए। शुरुआत कुछ मुख्य बजटों से करके विकास के साथ उन्हें बढ़ाया जा सकता है; सभी कंपनियों के लिए एक ही संख्या लागू नहीं होती।

नियंत्रण की दिनचर्या: हर सप्ताह और हर महीने क्या जाँचना चाहिए?

समीक्षा के बिंदु:

• हर सप्ताह: निकट की प्राप्तियाँ और भुगतान, हिसाब देने योग्य खर्च राशि, काम की स्वीकृति के वे दस्तावेज़ जिनकी औपचारिक प्रक्रिया अभी पूरी नहीं हुई है, और समयसीमा पार कर चुकी प्राप्त होने वाली रकम।
• हर महीने: मदों के अनुसार योजना और वास्तविक परिणाम, परियोजनाओं का मार्जिन, स्थायी खर्च और नकदी प्रवाह के पूर्वानुमान में संशोधन।
• हर तिमाही: कीमतों, मानकों, सीमाओं और निवेश के निर्णयों की समीक्षा।

यदि कर्मचारी व्यवसाय के लिए बहुत से छोटे खर्च करते हैं, तो उन्हें हिसाब देने की शर्त पर दी गई राशि का नियंत्रण व्यवस्थित करना जरूरी है। इस विषय पर “हिसाब देने योग्य खर्च राशि का लेखा” (रूसी भाषा में) पढ़िए।

यदि नकदी की कमी अचानक हो, तो नकदी प्रवाह के पूर्वानुमान की अवधि, भुगतान की तारीखों की पुष्टि और खर्च में बदलाव जाँचिए — कारण एक से अधिक हो सकते हैं। “निर्माण में नकदी की कमी” कारणों और कमी पूरी करने के सामान्य तरीकों को समझने में मदद करता है।

टीम के काम और परियोजनाओं में वित्तीय योजना कैसे लागू करें?

परियोजना व्यवसाय में योजना को टीम की वास्तविक कार्रवाइयों से जोड़िए: खरीद और खर्च मदों के अनुसार दर्ज करें, प्रमाण देने वाले दस्तावेज़ रखें और परियोजना की घटनाओं का नियमित रूप से देनदारियों तथा उपलब्ध धन से मिलान करें। परियोजना का लेखा शेष अपने आप बैंक खाते का शेष नहीं दिखाता।

यह तरीका परियोजनाओं के व्यापक प्रबंधन से जुड़ता है: लक्ष्य, टीम, योजना, साधन, बजट, संवाद और जोखिम। प्रबंधन के सामान्य ढाँचे के लिए “परियोजना आधारित व्यवसाय का प्रबंधन” (रूसी भाषा में) देखिए।

जब योजना काम की समयसीमाओं पर निर्भर हो, तो वित्त को कैलेंडर से जोड़िए: चरण, जाँच के बिंदु और निर्भरताएँ। “निर्माण कार्यों का कैलेंडर कार्यक्रम” इसमें मदद करता है।

परियोजना की अनुमानित और रिपोर्ट की गई रकम की तुलना, काम पूरा होने की पुष्टि तथा नकदी प्रवाह के कार्यक्रम से अलग कीजिए। “योजना और वास्तविक परिणाम” पैनल के संकेतकों के बारे में 101 की सहायता में (रूसी भाषा में) पढ़िए। आय-व्यय के लेखे के मूल सिद्धांत “आय और खर्च का वित्तीय लेखांकन” में दिए गए हैं; “खर्च का लेखा सही ढंग से कैसे रखें” (रूसी भाषा में) भी उपलब्ध है।

अपने काम के तरीकों में वित्तीय योजना की उपयोगिता परखने का सबसे आसान तरीका उत्पाद की प्रस्तुति है: अपनी आवश्यकताओं के उदाहरण से परियोजनाएँ, खर्च की मदें, प्रमाण, और उपलब्ध विश्लेषण दिखाने को कहिए।

परियोजनाओं और कंपनी का नियमित विश्लेषण मिलने लगे तो अगला कदम व्यवसाय की स्थिरता को व्यापक रूप से देखना है: निर्माण स्थलों की तुलना, कीमत संबंधी निर्णयों का असर, कंपनी फंड और मुख्य संकेतक। इस विषय पर “व्यवसाय विश्लेषण की व्यवस्था कैसे बनाएँ” (रूसी भाषा में) पढ़िए। कंपनी फंड की सुविधाएँ और कुछ संकेतक सदस्यता योजना तथा उपयोगकर्ता के अधिकारों पर निर्भर हैं; पूरी कंपनी के लाभ-हानि, नकदी प्रवाह और प्रबंधन बैलेंस शीट की संपूर्ण रिपोर्टों के लिए अलग तैयारी और मिलान आवश्यक हो सकता है।