Daftar isi:
- Apa itu perencanaan keuangan?
- Apa tujuan perencanaan keuangan?
- Tugas perencanaan keuangan
- Tahap perencanaan keuangan
- Struktur rencana keuangan: apa saja yang perlu dimuat?
- Jadwal pengendalian: apa yang perlu diperiksa setiap minggu dan setiap bulan?
- Bagaimana menerapkan perencanaan keuangan dalam kerja tim dan proyek?
Apa itu perencanaan keuangan?
Secara praktis, perencanaan keuangan adalah sistem keputusan yang mengubah tujuan bisnis menjadi angka dan tenggat waktu. Tujuan “menerima lebih banyak pekerjaan di lokasi” menjadi perhitungan: berapa proyek yang dapat dikelola sekaligus, berapa anggaran gaji yang diperlukan, berapa dana yang harus tersedia sebagai modal kerja, dan jadwal pembayaran mana yang sesuai dengan pembelian material serta pembayaran pekerjaan yang sebenarnya.
Perencanaan keuangan dapat dipahami sebagai tiga proses yang saling terkait: perencanaan, penganggaran dan prakiraan. Perencanaan menetapkan arah dan batasan, penganggaran membagi dana menurut kategori dan periode, sedangkan prakiraan memperbarui gambaran ketika tenggat, volume, harga dan kesepakatan berubah.
Dalam bisnis berbasis proyek, perencanaan keuangan hampir selalu dimulai dari disiplin pencatatan per lokasi: “satu lokasi, satu proyek”, dengan pendapatan, biaya dan saldo untuk masing-masing proyek. Pendekatan ini dijelaskan dalam “Manajemen Keuangan Proyek: Cara Mengelola Anggaran dan Mengendalikan Dana di Aplikasi 101”.
Apa tujuan perencanaan keuangan?
Tujuan utamanya adalah membuat bisnis dapat dikendalikan melalui keuangan. Saat Anda memahami dari mana laba berasal dan di mana kas berkurang, keputusan dapat diambil dengan lebih tenang: proyek mana yang diterima, harga berapa yang dipertahankan, biaya mana yang dianggap wajar dan bagian mana yang memerlukan cadangan.
Dalam konstruksi dan renovasi, tujuannya sering sederhana: menyelesaikan pekerjaan di lokasi tanpa kekurangan kas dan mempertahankan margin. Dalam agensi, tujuannya memisahkan dana klien dari dana perusahaan dan melihat profitabilitas setiap proyek. Dalam produksi, tujuannya mengetahui lebih awal berapa dana yang tertahan dalam pembelian dan persediaan.
Dampaknya semakin kuat ketika tujuan keuangan terhubung dengan operasi: jadwal pekerjaan, pembayaran bertahap, uang muka biaya kepada karyawan yang harus dipertanggungjawabkan, batas pembelian dan bukti biaya. Rencana kemudian menjadi bagian proses, bukan sekadar berkas terpisah “untuk keuangan”.
Tugas perencanaan keuangan
Rumuskan tugas berdasarkan apa yang perlu diberikan rencana kepada pimpinan setiap hari, setiap minggu dan setiap bulan. Dengan begitu, laporan serta tingkat rincian yang diperlukan menjadi jelas.
- Menunjukkan likuiditas: apakah dana cukup untuk pembayaran wajib dan kapan kekurangan akan terjadi.
- Menetapkan aturan keuangan: siapa yang membelanjakan dana, siapa yang menyetujui dan dokumen apa yang membuktikan biaya.
- Menyusun struktur biaya agar kelebihan pengeluaran terlihat pada kategori tertentu dan tidak tenggelam “di dalam proyek”.
- Menghubungkan rencana dan realisasi: mendeteksi penyimpangan sejak awal, ketika masih dapat diperbaiki melalui negosiasi dan perubahan urutan pekerjaan.
- Mendukung keputusan harga dan volume: menunjukkan apa yang terjadi pada margin jika biaya material atau tenggat berubah.
- Memisahkan dana: uang klien, uang perusahaan, dana biaya yang harus dipertanggungjawabkan dan cadangan.
Kategori biaya juga berguna sebagai kerangka struktur pengeluaran. Dalam 101, hal ini dijelaskan di “Pembagian Biaya Menurut Kategori” (dalam bahasa Rusia): setelah kategori disiapkan, perbandingan rencana dan realisasi menjadi lebih jelas.
Tahap perencanaan keuangan
Perencanaan keuangan mengikuti siklus berulang: pada awal periode Anda menyusun rencana, selama pekerjaan berjalan Anda memperbarui prakiraan, lalu membandingkan hasil dan menggunakan kesimpulannya untuk periode berikutnya.
Urutan dasar berikut dapat digunakan dalam perusahaan kecil maupun bisnis berbasis proyek yang menangani beberapa lokasi:
- Tentukan jangka waktu dan unit perencanaan: satu tahun untuk perusahaan, satu kuartal untuk lini bisnis, atau satu bulan untuk proyek.
- Kumpulkan data aktual: pendapatan per proyek, biaya langsung, biaya tetap, utang, uang muka dan dana biaya karyawan yang harus dipertanggungjawabkan.
- Bangun struktur: kategori pendapatan dan biaya, aturan pembebanan biaya serta penanggung jawab.
- Susun rencana pendapatan dan biaya serta prakiraan arus kas: apa yang akan diperoleh dan apa yang terjadi pada kas.
- Periksa kelayakannya: tanggal pembayaran, tahap pekerjaan, siklus pembelian, faktor musiman dan pajak.
- Setujui batas serta aturan pengendalian: apa yang memerlukan persetujuan sebelumnya, apa yang harus dibuktikan setelah terjadi dan dokumen apa yang wajib.
- Mulai membandingkan rencana dengan realisasi dan memperbarui prakiraan secara berkala: perbarui pembayaran terdekat setiap minggu dan tinjau gambaran keseluruhan setiap bulan.
Jika Anda ingin membangun siklus melalui analitik, lihat “Analisis Efisiensi Bisnis” (dalam bahasa Rusia), yang menjelaskan cara mengubah angka menjadi kesimpulan manajemen.
Struktur rencana keuangan: apa saja yang perlu dimuat?
Strukturnya bergantung pada skala bisnis, tetapi ada kerangka minimum yang membantu menjaga kendali. Dalam perusahaan berbasis proyek, rencana dapat disusun pada dua tingkat: perusahaan dan proyek.
Rencana keuangan dapat dibandingkan dengan tiga laporan manajemen berisi hasil aktual: laporan laba rugi, laporan arus kas dan neraca. Pisahkan formulir perencanaan dari laporan hasil aktual. Arti ketiga laporan ini dijelaskan di “Arus Kas, Laba Rugi dan Neraca Manajemen” (dalam bahasa Rusia).
| Bagian rencana | Pertanyaan apa yang dijawab? | Apa yang perlu dimuat? |
|---|---|---|
| Rencana laba rugi (pendapatan dan biaya) | Berapa laba yang direncanakan? | Pendapatan per proyek, biaya langsung, biaya tetap dan margin |
| Prakiraan arus kas | Apakah dana cukup pada tanggal pembayaran? | Penerimaan dan pembayaran eksternal yang diperkirakan, pajak dan pinjaman; catat transfer internal dana biaya yang harus dipertanggungjawabkan secara terpisah agar tidak dianggap pendapatan atau biaya perusahaan |
| Neraca manajemen proyeksi | Bagaimana aset, kewajiban dan ekuitas yang direncanakan? | Kas, piutang, persediaan dan aset lain; utang usaha, uang muka dan kewajiban lain; ekuitas |
| Anggaran bagian dan anggaran induk | Bagaimana rencana bagian menyatu menjadi gambaran keuangan keseluruhan | Selaraskan anggaran operasional dan keuangan; masukkan rencana investasi dalam struktur keseluruhan, sementara anggaran induk menggabungkan anggaran masing-masing bagian |
Untuk jenis anggaran dan langkah awal jika Anda belum memiliki anggaran, lihat “Jenis Anggaran Bisnis: Penjelasan Sederhana bagi Pemilik”. Anda dapat memulai dari beberapa anggaran utama dan memperluasnya seiring pertumbuhan; tidak ada jumlah universal untuk semua perusahaan.
Jadwal pengendalian: apa yang perlu diperiksa setiap minggu dan setiap bulan?
Titik pemeriksaan:
- Setiap minggu: penerimaan dan pembayaran terdekat, dana biaya yang harus dipertanggungjawabkan, berita acara penerimaan pekerjaan yang belum dituntaskan administrasinya dan piutang lewat jatuh tempo.
- Setiap bulan: rencana dan realisasi per kategori, margin per proyek, biaya tetap dan penyesuaian prakiraan arus kas.
- Setiap kuartal: peninjauan harga, standar, batas dan keputusan investasi.
Jika bisnis memiliki banyak pengeluaran kecil melalui karyawan, pengelolaan dana biaya yang harus dipertanggungjawabkan perlu ditata. Lihat “Pencatatan Dana Biaya Karyawan” (dalam bahasa Rusia).
Jika kekurangan kas muncul tiba-tiba, periksa jangka waktu prakiraan arus kas, kepastian tanggal pembayaran dan perubahan biaya: penyebabnya bisa lebih dari satu. “Kesenjangan Arus Kas dalam Konstruksi” membantu mengkaji penyebab dan cara umum menutup kekurangan tersebut.
Bagaimana menerapkan perencanaan keuangan dalam kerja tim dan proyek?
Dalam bisnis berbasis proyek, hubungkan rencana dengan tindakan nyata tim: catat pembelian serta biaya menurut kategori, simpan dokumen pendukung dan secara berkala cocokkan peristiwa proyek dengan kewajiban serta dana yang tersedia. Saldo pembukuan proyek saja tidak menunjukkan saldo rekening bank.
Logika ini sesuai dengan manajemen proyek yang lebih luas: tujuan, tim, rencana, alat, anggaran, komunikasi dan risiko. Untuk kerangka umum manajemen, lihat “Mengelola Bisnis Berbasis Proyek” (dalam bahasa Rusia).
Jika perencanaan bergantung pada tenggat pekerjaan, selaraskan keuangan dengan kalender: tahap, titik kontrol dan ketergantungan. Lihat “Jadwal Pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi”.
Bandingkan nilai estimasi dan nilai yang dilaporkan untuk proyek secara terpisah dari konfirmasi penyelesaian pekerjaan dan jadwal arus kas. Indikator panel “Rencana dan Realisasi” dijelaskan dalam bantuan 101 (dalam bahasa Rusia). Prinsip dasar pencatatan pendapatan dan biaya dibahas dalam “Akuntansi Keuangan Pendapatan dan Biaya”; ada pula “Cara Mencatat Biaya dengan Benar” (dalam bahasa Rusia).
Cara termudah menilai kesesuaian perencanaan keuangan dengan proses Anda adalah melalui presentasi produk: minta ditunjukkan proyek, kategori biaya, dokumen pendukung dan analitik yang tersedia dengan contoh tugas Anda.
Setelah tersedia analitik berkala untuk proyek dan perusahaan, langkah selanjutnya adalah menilai ketahanan bisnis secara lebih luas: membandingkan lokasi, melihat dampak keputusan harga, Dana Perusahaan dan indikator utama. Lihat “Cara Menyiapkan Sistem Analitik Bisnis” (dalam bahasa Rusia). Fitur Dana Perusahaan dan indikator tertentu bergantung pada paket langganan serta hak pengguna; seperangkat laporan laba rugi, arus kas dan neraca manajemen perusahaan yang lengkap mungkin memerlukan penyusunan dan pencocokan tersendiri.
