Что даёт проектный финансовый учёт маркетинговому агентству?
Финансовый учёт в агентстве чаще ломается на простой вещи: деньги живут по проектам, а учёт ведётся «по компании». В результате руководитель видит общий остаток на счёте, но не понимает, какой клиент финансирует чей минус, где зависла дебиторка и какой проект приносит прибыль.
Проектный учёт возвращает реальность. Каждый клиентский контракт становится отдельным проектом со своим балансом: поступления, расходы, авансы подрядчикам, комиссии сервисов, налоги, возвраты, бонусы. Когда выручка и расходы привязаны к проекту, исчезают разговоры «вроде заработали». Появляются цифры: сколько осталось и где именно.
В маркетинге есть отдельная боль — подрядчики. Дизайнеры, монтажёры, копирайтеры, медиабайеры, специалисты по контексту, продюсеры, аналитики, студии продакшна. Если данные от них приходят поздно или разрозненно, вы закрываете месяц вслепую и узнаёте факт перерасхода после выплаты гонораров.
Проектный учёт даёт практичный эффект: быстрее видно прибыльность услуги, проще обсуждать бюджет с клиентом, легче защищать маржу внутри команды. Итог секции простой: проектный учёт в агентстве нужен для управляемости, иначе вы управляете ощущениями. Хотите принимать решения на цифрах?
Как описать проект так, чтобы учёт работал
Проект в агентстве — это контракт с понятными границами. Если границ нет, учёт будет спорить с реальностью: что относить на клиента, что считать развитием, как распределять общие расходы, где заканчивается «доработка» и начинается новая работа.
Начните с трёх слоёв, которые можно согласовать внутри агентства и потом не пересматривать каждую неделю. Первый слой — доходы: фикс, абонентка, разовые работы, проценты, агентская комиссия, бонусы. Второй слой — прямые расходы проекта: подрядчики, продакшн, сервисы, командировки, закупки, комиссии эквайринга, платные доступы. Третий слой — управленческие правила: кто имеет право тратить, кто согласует перерасход, какие платежи проходят только по заявке.
Отдельно договоритесь, как в проекте отражаются бюджет клиента на рекламу и деньги агентства. Если клиентские средства проходят транзитом через вас, в учёте это должно быть видно отдельно, чтобы не путать оборот с заработком. В агентствах регулярно путают поступления на рекламный кабинет с доходом, после чего оценка результата становится лотереей.
Дальше фиксируйте минимальный «паспорт проекта»: предмет работ, длительность, ответственный аккаунт, список подрядчиков, лимиты по статьям, график платежей с клиентом и график выплат исполнителям. Это занимает 20 минут, зато экономит недели споров. Микровывод: проект становится удобным для учёта, когда у него есть границы, роли и лимиты. У вас это прописано?
Какие данные требовать от подрядчиков и как их собирать
Сбор данных от подрядчиков — это не про контроль ради контроля. Это способ закрывать проект без кассовых сюрпризов и без ручной охоты за актами, чеками и подтверждениями. Если подрядчики сдают данные по-разному, вы постоянно сводите расходы вручную и спорите о факте выполнения работ.
Начните с юридической базы: договор, техзадание, критерии приёмки, порядок оплат и закрывающих документов. Для подрядных отношений важно понимать, где вы берёте риски. В блоге 101 есть материал про риски договора подряда — полезно перечитать, когда вы расширяете пул фрилансеров и студий.
Дальше задайте единый формат отчётности. Подрядчик должен сдавать: результат (файл/ссылка), объём (часы/единицы), дату сдачи, сумму к оплате, подтверждение расходов, если были подотчётные деньги. Чем конкретнее формат, тем проще вам закрыть проект и посчитать итог.
Ниже — рабочая схема, которая дисциплинирует подрядчиков без лишней переписки.
Шаг 1. В проекте фиксируете подрядчика как отдельного участника и согласуете лимит по статье (дизайн, монтаж, аналитика, контент).
Шаг 2. Перед авансом отмечаете основание платежа: этап, объём, срок сдачи, список ожидаемых материалов для закрытия (ссылка, акт, счёт).
Шаг 3. Подрядчик сдаёт результат вместе с суммой к оплате и прикрепляет подтверждения расходов, если он тратил подотчётные средства.
Шаг 4. Руководитель проекта принимает работу, фиксирует статус и разрешает выплату следующего этапа.
Шаг 5. В конце периода вы собираете закрывающие документы одним пакетом и понимаете финансовый итог проекта без ручного свода.
Эта схема хорошо ложится на проектный бизнес, где у каждого исполнителя есть свой участок расходов и свой отчёт. Такой подход поддерживает Приложение 101: проект как единица учёта, участники, расходы по статьям, документы внутри проекта, контроль отчётности подрядчиков.
Отдельный пункт — подписи и закрытие. Если у вас много актов и согласований, помогает автоматизация. В блоге 101 есть статья про автоматизацию подписания актов — возьмите идеи, чтобы ускорить финальное закрытие месяца.
Микровывод: сбор данных от подрядчиков работает, когда формат единый, выплаты привязаны к этапам, документы живут внутри проекта. У вас подрядчики сдают данные одинаково?
Как контролировать маржинальность и платежи по проектам
В агентстве легко получить «прибыль на бумаге». Клиент оплатил счёт, деньги пришли, команда выдохнула. Через неделю прилетели счета от подрядчиков, продакшна и сервисов, затем списания за рекламу, и вы внезапно считаете, сколько денег можно оставить в бизнесе.
Чтобы проектный учёт реально управлял бизнесом, заведите два контроля. Первый — маржинальность проекта: доход минус переменные расходы. Это по смыслу близко к понятию маржинальная прибыль: сколько денег остаётся после прямых затрат и может покрыть постоянные расходы компании.
Второй контроль — график платежей. У проекта в маркетинге есть ритм: аванс клиента, оплата этапов, выплаты подрядчикам, оплата сервисов, налоги. Если вы не видите этот ритм по каждому проекту, вы начинаете перекрывать выплаты деньгами другого клиента, потом конфликтуете с командой и подрядчиками из-за задержек.
Практика: заведите правило «платёж существует, когда у него есть дата и основание». Тогда у вас появляется прогноз: что вы должны оплатить на этой неделе, какие проекты попросят деньги, где есть риск минуса. Для рамки можно опереться на общую логику из статьи про финансовый учёт доходов и расходов и адаптировать под агентство.
Микровывод: маржа и платежи управляются только при привязке к проекту и календарю оплат. Без этого вы видите прошлое, при этом управлять нужно будущим. Вы знаете, какой проект попросит деньги первым?
Какие инструменты выбрать и как внедрить учёт без лишней бюрократии
Инструмент сам по себе не спасает. Спасает дисциплина данных: кто вносит расходы, когда подрядчик сдаёт отчёт, где хранится подтверждение, кто утверждает выплаты. Вы можете вести проектный учёт в таблицах, в бухгалтерской системе или в специализированном сервисе. Важно, чтобы инструмент поддерживал проект как единицу учёта и не заставлял руководителя собирать информацию вручную.
Если вы работаете с подрядчиками постоянно, полезен формат, где подрядчик отчитывается в проекте, прикладывает документы, и вы видите текущий баланс проекта в любой день. Для проектного бизнеса это превращает учёт в рабочий процесс, а не в задачу «на вечер пятницы».
Приложение 101 как раз построено вокруг проектного учёта: деньги, статьи, участники, отчётность, документы. Для агентства это удобно тем, что финансовая картина складывается из фактов по каждому проекту и каждому подрядчику.
Чтобы внедрение не превратилось в бюрократию, начните с одного правила: «каждый расход имеет проект и статью». Дальше подключайте подрядчиков и руководителей проектов по очереди, фиксируйте лимиты и дедлайны сдачи данных. Через 2–3 недели у вас появится отчётность, на которую можно опираться при ценообразовании и планировании команды.
Микровывод: учёт внедряется быстро, когда вы меняете правило работы с данными, а затем подбираете инструмент. Хотите посмотреть, как проектный учёт выглядит вживую в вашей структуре?