Распределение убытков по проекту в 101

Убыток по проекту редко возникает «внезапно». Чаще он копится из мелких решений: доделали без допсоглашения, переделали косяк за свой счёт, подарили заказчику бонус, закрыли срочную доставку. Если это не фиксировать, команда видит только выплаты и начинает спорить о справедливости.

В Приложении 101 удобнее держать такую нагрузку внутри проекта: у каждой операции есть статья расходов, событие, получатель и понятный финансовый след. Тогда отрицательный баланс становится управляемым: его можно согласовать заранее и распределить по правилам.

Ниже — рабочий порядок, как распределять убытки между участниками, которые получают прибыль с проекта, либо относить их на «улучшение продукта» внутри проекта. В распределении убытков фонд отдела продаж и фонд компании не участвуют.

Зачем выделять убытки в отдельный контур

Сценарий знакомый: объект сдали, заказчик доволен, вы закрываете финальные отчёты. Через неделю мастер приезжает «по гарантии», закупаете расходники, платите за работу. Денег с заказчика нет, операция исчезает из управленческой картины.

Когда убытки фиксируются отдельной статьёй расходов, вы видите две вещи одновременно: сколько стоило удержать качество на этом проекте и кто именно несёт нагрузку. Это снижает споры внутри команды и помогает руководителю проекта планировать риск по следующим объектам.

Кто участвует в распределении, кого исключаем

Участники распределения убытков — это те же люди, которые получают прибыль по проекту: партнёр, руководитель проекта, снабженец, дизайнер (если получает долю), другие участники распределения по статье.

Фонд компании и фонд отдела продаж из распределения убытков исключаются. Их логика другая: они живут на уровне бизнеса, не на уровне конкретного проекта. Для компании это отдельный контур учёта и аналитики, в том числе через PRO+.

Статья расходов «Улучшение продукта»: как настроить

Сценарий: вы заранее знаете, что на проекте будут переделки, бонусы, гарантийные выезды. Удобнее сразу договориться, как они лягут на команду, и оформить это отдельной статьёй.

На каждом проекте создайте статью расходов «Улучшение продукта» с наценкой 0%. Это принципиально: статья предназначена для фиксации затрат, которые заказчику не выставляются, и для управляемого списания минуса.

Шаг 1. Откройте проект → «Статьи расходов» и добавьте статью «Улучшение продукта». Подсказка по работе со статьями есть в материале про распределение расходов по статьям.

Шаг 2. Внутри статьи задайте «Доли прибыли» только для участников, которые участвуют в распределении убытков. Сумма долей должна дать 100%. Пошаговая логика настройки долей описана в справке как распределить доли прибыли и наценки.

Шаг 3. Если на одном проекте нужно несколько контуров ответственности, создайте несколько статей «Улучшение продукта» с разным набором участников. По смыслу удобно подписывать: «Улучшение продукта (команда)», «Улучшение продукта (партнёры)», «Улучшение продукта (РП+партнёр)».

Как провести счёт/отчёт с суммой заказчику 0

Сценарий: мастер переделал узел за ваш счёт, либо вы докупили материал, чтобы закрыть вопрос без переговоров с заказчиком. Важно зафиксировать расход и оставить заказчику чистый отчёт без «внутренних» строк.

В Приложении 101 такие операции оформляйте событием «Отчёт» по статье «Улучшение продукта»: укажите получателя и сумму получателю, а сумму заказчику поставьте 0. Заказчик события с нулевой суммой не видит, а внутри проекта операция формирует отрицательную прибыль и дальше списывается по настроенным долям.

Шаг 1. Создайте событие «Отчёт» (подсказка по событию — в справке).

Шаг 2. Выберите статью расходов «Улучшение продукта», заполните «Сумма получателю», в поле «Сумма заказчику» поставьте 0 ₽.

Шаг 3. Подтвердите событие. После подтверждения нагрузка разойдётся по участникам, которые стоят в долях прибыли этой статьи.

Если до создания убыточного отчёта нужно поменять состав участников, сначала измените доли в статье «Улучшение продукта». В ранее созданных событиях сохранится старое распределение, в новых сработает обновлённое.

Солидарное распределение: формула перерасчёта долей

Сценарий: на проекте настроено распределение прибыли, в котором присутствуют фонды, либо участники, которых вы исключаете из распределения убытков. При этом вам нужно сохранить логику «кто зарабатывает на проекте, тот солидарно закрывает минус».

Тогда доли участников, которые остаются в распределении убытков, пересчитываются пропорционально. Смысл простой: долю исключённых вы «размазываете» между теми, кто участвует.

Разбор расчёта на одном участнике.

Исходные данные: доля участника в распределении 20%. Исключённые фонды: 10% фонд компании + 5% фонд отдела продаж = 15%.

Остаётся для солидарного распределения: 100% − 15% = 85% (0,85).

Новый процент участника: 20% / 0,85 = 23,53%.

Дальше пересчитайте таким же способом доли всех участников, которые участвуют в распределении убытков, и внесите их в статью «Улучшение продукта», добившись суммы 100%.

Как руководителю проекта согласовывать отрицательный баланс

Сценарий: вы видите, что по проекту уже есть минус, либо он появится из‑за гарантийного объёма и договорённостей с заказчиком. Если согласования нет, минус начинает «жить» в разговорах, а внутри проекта никто не понимает, кто платит.

Руководитель проекта согласовывает существующий или планируемый отрицательный баланс со всеми участниками, которые участвуют в распределении убытков. Лучше делать это до появления первых убыточных отчётов, чтобы доли были настроены заранее.

Практика, которая держит процесс в руках:

Шаг 1. Зафиксируйте причину: дефект, переделка, бонус, просчёт, изменение объёма.

Шаг 2. Оцените сумму и момент возникновения (что уже случилось, что ещё впереди).

Шаг 3. Определите контур ответственности: одна статья «Улучшение продукта» или несколько статей под разные случаи.

Шаг 4. Согласуйте доли участников. После согласования внесите доли в статью и только затем проводите убыточные отчёты с суммой заказчику 0.

Частые ошибки

Сценарий: вы уже настроили «Улучшение продукта», но минусы продолжают всплывать в конце проекта, а участники не сходятся по расчётам. Почти всегда причина в дисциплине внесения событий и в составе участников.

• Убыточные операции проводят по «Материалам» или «Работам», из‑за чего минус смешивается с плановыми расходами и теряется аналитика по качеству.
• Забывают поставить наценку 0% на «Улучшение продукта», и статья начинает искажать экономику.
• Меняют участников в статье после того, как уже создали убыточные отчёты, и ждут, что старые события пересчитаются автоматически.
• Подмешивают в распределение убытков фонд компании и фонд отдела продаж, после чего команда спорит, почему проект «финансирует» чужие расходы.

Если вы хотите глубже разнести деньги проекта и деньги бизнеса, пригодится подход с отдельными контурами учёта и аналитики. Для ориентира посмотрите материал про систему бизнес‑аналитики.