В малом бизнесе бухгалтер часто превращается в «чёрный ящик». Ты отдаёшь первичку, получаешь отчёты, подписываешь платёжки. Внутри вроде кипит работа, снаружи всё тихо. И именно тишина кажется признаком качества.
Проблема в том, что «тихо» не означает «правильно». Тихо бывает, когда ошибки пока не проявились. Тихо бывает, когда деньги на счёте закрывают дырки. Тихо бывает, когда никто не задаёт лишних вопросов.
Эта история про то, как рекомендация «сильного бухгалтера» внезапно рассыпалась, когда в дело включился контроль. И почему личный контроль учёта — часть роли собственника, даже если рядом есть бухгалтер.
История про «крутого бухгалтера», который не вытянул
Друг посоветовал бухгалтера. Формулировка была простая: «Берите, человек крепкий, всё закроет». На рынке рекомендаций это звучит как знак качества. Значит, уже работал, уже «спасал», уже «разруливал».
Мы взяли этого бухгалтера в команду. И тут сыграла разница культур. Мы из IT, привычка простая: любое важное место в системе проверяется. Не раз в год, не после аварии, а сразу. Не из недоверия к людям, из уважения к рискам.
Первую неделю всё шло гладко. В чате бухгалтер отвечал быстро, уверенно, с правильными словами. В табличках появлялись цифры, в папках появлялись файлы, в разговорах появлялось «да-да, учтём». Внешне это выглядело как контроль.
Потом мы пошли глубже. Сверили банк с тем, что «в учёте». Проверили логику проводок. Спросили, почему один и тот же расход в двух местах. Нашли платежи без первички. Нашли первичку без платежей. Нашли акты без связи с договором. Нашли налоги, которые платились «на глаз».
Самое неприятное даже не ошибки. Ошибки бывают у всех. Неприятно другое: бухгалтер был внимательным к разговору, при этом невнимательным к деталям, которые решают исход. И это невозможно заметить по ощущениям, пока нет привычки проверять.
Когда стало ясно, что человек не тянет, возник логичный вопрос: почему его так уверенно рекомендовали? Ответ оказался бытовым и поэтому опасным.
Почему «компания жива» не равно «учёт в порядке»
В строительстве, в услугах, в небольших проектных командах качество бухгалтера часто меряют ощущениями. Логика выглядит здраво: «проверка не пришла», «счёт не заблокировали», «вроде налоги платим», «компания ещё работает».
Эта оценка удобна. Она не требует знаний. Она позволяет снять с себя тревогу. Она создаёт иллюзию контроля: раз всё не развалилось, значит, человек на месте.
Проблема в том, что такие критерии отражают не качество учёта, а удачу и запас прочности бизнеса. Пока есть маржа, пока хватает оборотки, пока нет конфликта с контрагентом, учёт может быть слабым и всё равно не «вылезать» наружу.
| Ощущение | Что оно может скрывать | Что проверять |
|---|---|---|
| «Проверок нет» | Ошибки копятся и ждут повода | Сверка банка, закрытие периодов, первичка по крупным суммам |
| «Налоги платим» | Платим, но с ошибками в базе, сроках, суммах | Календарь обязательств, основания для платежей, контроль начислений |
| «Деньги на счёте есть» | Проекты кормят минусы друг друга | Учёт по проектам, отчёт о прибыли, дебиторка и кредиторка |
Пока ты не знаешь, как проверить, ты не можешь оценить. При этом мозг всё равно ставит оценку, потому что жить без оценки тревожно. Так появляется «баба Лена» — бухгалтер, которого считают хорошим, потому что рядом с ним спокойно.
Тут важно развести две роли. Бухгалтерский учёт отвечает на вопрос корректности перед государством и контрагентами. Управленческий учёт отвечает на вопрос, сколько и где ты зарабатываешь. Это разные задачи, они не склеиваются сами собой.
Что собственник обязан держать в руках
Личный контроль учёта не означает жить в первичке. Он означает понимать карту: где деньги появляются, где исчезают, где зависают. Руководителю нужен минимум опорных чисел, которые нельзя делегировать «на веру».
В проектном бизнесе эту карту удобно собирать через три отчёта: ДДС, ОПиУ и баланс. Они показывают, что происходит с деньгами, прибылью и устойчивостью компании.
Вот что стоит держать под личным контролем на постоянной основе:
- сколько денег в компании сегодня и какие платежи уже «в очереди» на ближайшие даты;
- прибыль по проектам и по компании за период (месяц, квартал);
- дебиторка: кто должен тебе и по какой причине;
- кредиторка: кому должен ты, что уже просрочено, что скоро станет просроченным;
- правила, по которым доходы и расходы попадают в проекты;
- подотчёт: сколько денег выдано людям и сколько ещё не закрыто документами.
Если хочется разложить отчётность по полкам, держи опорный материал: «ДДС, ОПиУ и баланс для собственника».
Как проверить учёт, если ты не бухгалтер
Проверка строится не на ощущениях «вроде уверенно говорит». Нужны простые тесты, которые ловят типовые провалы: расхождения с банком, отсутствие первички, неверная логика по проектам, разрыв между фактом и отчётами.
Шаг 1. Выбери период и зафиксируй «источник правды» по деньгам: выписку банка и кассу. Затем попроси показать, где эти суммы отражены в учёте. Если остатки не сходятся без длинных объяснений, это сигнал.
Шаг 2. Возьми 10–15 крупных операций: поступления от клиентов, платежи поставщикам, выплаты людям. По каждой операции попроси связку «договор → счёт/заказ → платёж → акт/накладная». Цепочка не должна жить в голове бухгалтера, она должна быть в документах.
Шаг 3. Спроси, по каким правилам расходы попадают в проекты. В проектном бизнесе важно, чтобы каждая трата имела проект, статью и дату. Это базовый принцип системного учёта расходов.
Шаг 4. Проверь подотчёт. Там чаще всего скрываются деньги и конфликты: выдали, потратили, чек потеряли, часть ушла «в личное». Нормальный режим — по каждому человеку виден баланс: сколько выдано, сколько закрыто, сколько осталось.
Шаг 5. Попроси управленческую картину: прибыль по проектам и по компании. Если бухгалтер отвечает только «в налоговой базе так», значит управленческий слой отсутствует. Он может быть у финансиста, у руководителя проектов, у тебя. Его не создаст бухгалтер «по умолчанию».
Эти шаги не требуют бухгалтерского образования. Они требуют привычки задавать вопросы и не принимать спокойствие за результат.
Как настроить систему, чтобы контроль занимал время, а не жизнь
Если контроль держится только на твоей внимательности, он превращается в бесконечную ревизию. Нужна система: правила, единый формат данных, понятный ритм. Тогда бухгалтер становится частью механизма, а не владельцем «тайных знаний».
Хорошая отправная точка — договориться внутри команды: учёт фиксирует факты жизни компании. Если событие произошло, оно отражается как есть. Попытка «подровнять цифры под отчёт» убивает смысл учёта.
В проектном режиме удобно вести деньги как цепочку событий: аванс, закупка, работа, акт, доплата. В Приложении 101 эта логика заложена в основу: каждый аванс, каждая закупка, каждая работа оформляется отдельным событием с датой, суммой и участниками.
Дальше включается ритм собственника. Он короткий, регулярный, без героизма:
Шаг 1. Раз в неделю смотри общий остаток и ближайшие обязательства, чтобы не удивляться платежам в последний день.
Шаг 2. Раз в неделю открывай отчёт по прибыли проекта и общий баланс, чтобы связывать ощущение нагрузки с цифрами.
Шаг 3. Раз в месяц делай выборочную проверку: несколько крупных операций, подотчёт, дебиторка.
Шаг 4. Раз в квартал пересматривай правила: статьи расходов, структуру проектов, кто и когда вносит данные. Чем короче и яснее правила, тем выше дисциплина.
Так контроль перестаёт быть «погружением в тонкости ради тонкостей». Он становится привычкой видеть реальность в цифрах, пока реальность управляемая.
Итог: что забрать с собой
Рекомендации работают как фильтр по симпатии и прошлому опыту. Они редко работают как фильтр по качеству учёта. «Бухгалтер хороший, потому что пока всё нормально» — это оценка без критериев.
Личный контроль учёта нужен по простой причине: деньги отражают факты. Если факты не проверяются, ими начинает управлять чужая внимательность, чужие привычки, чужая аккуратность.
Если хочется выстроить проектный учёт и увидеть, как это ложится на твою структуру, можно разобрать схему на презентации продукта.