Расходы строительной компании на УСН

Строительная компания может потратить миллионы на материалы, субподряд, технику и зарплату, однако сама оплата ещё не гарантирует уменьшение налога. Для УСН «Доходы минус расходы» важны содержание операции, момент признания и комплект документов.

С 2026 года перечень расходов расширили: статья 346.16 НК РФ теперь позволяет учитывать иные затраты по правилам главы 25 НК РФ. При этом сохранились требования к деловой цели и документам. Порядок оплаты и момент признания проверяют для конкретного вида затрат; для взносов ИП за себя действует отдельное правило. ФНС описывает новый порядок в разъяснении об открытом перечне расходов.

В статье разберём расходы подрядчика на примере одного объекта: какие суммы можно включить в налоговую базу, когда сделать запись в КУДиР и какие документы собрать, чтобы операция не превратилась в спор с налоговой.

Что изменилось в расходах на УСН с 2026 года

До 2026 года статья 346.16 НК РФ содержала закрытый перечень расходов. Если затраты не было в списке, уменьшить на неё налоговую базу обычно не получалось даже при понятной деловой цели.

С 1 января 2026 года в пункт 1 статьи 346.16 добавили подпункт 45. Компании и ИП на УСН «Доходы минус расходы» получили возможность учитывать другие экономически оправданные затраты по правилам главы 25 НК РФ. Изменение подтверждает страница ФНС «Налоги 2026».

Для строительной компании это особенно важно. Кроме очевидных материалов и зарплаты, в проектах возникают расходы на программное обеспечение, консультации, обучение сотрудников, связь, инженерные обследования и другие услуги. Теперь по таким операциям можно обосновывать расход через связь с предпринимательской деятельностью и правила главы 25 НК РФ.

Открытый перечень не означает, что в расходы принимается любая выплата с расчётного счёта. Личные покупки собственника и затраты без деловой цели налоговую базу не уменьшают. Подарки и безвозмездные передачи проверяют отдельно: по общему правилу такие расходы исключаются, однако НК РФ предусматривает специальные основания со своими условиями. Сам открытый перечень права на любой такой расход не даёт. Основания и исключения: статья 346.16 НК РФ.

Три условия признания расхода

Перед включением операции в КУДиР полезно проверить три условия.

Расход связан с деятельностью компании

Из документов должно быть понятно, зачем компания понесла затраты и как они связаны с выполнением строительных работ. Для бетона или кабеля связь обычно очевидна. Для ноутбука, обучения, мобильной связи или консультации понадобится более ясное объяснение деловой цели.

Удобный тест: можно ли одним предложением связать покупку с договором, объектом, производственным процессом или управлением компанией? Формулировка «приобретено для деятельности» слишком общая. Формулировка «ноутбук прораба для работы со сметами и актами по объектам» объясняет назначение точнее.

Операция подтверждена документами

Банковская выписка подтверждает движение денег, но не раскрывает содержание покупки. Нужна первичка: договор, счёт, УПД, накладная, акт, чек, путевой лист или другой документ в зависимости от операции.

Первичный документ должен позволять определить стороны, дату, содержание операции, количество или объём, стоимость и ответственных лиц. ФНС указывает, что документы могут быть бумажными или электронными и должны отвечать требованиям статьи 252 НК РФ и статьи 9 закона № 402-ФЗ.

Выполнены правила оплаты и признания

На УСН действует кассовый метод: большинство затрат признаётся после фактической оплаты. Для отдельных групп есть дополнительные условия. Материалы должны быть получены и оприходованы, работы и услуги — выполнены, товары для перепродажи — реализованы, основные средства — оплачены и введены в эксплуатацию.

Поэтому дата платёжного поручения не всегда совпадает с датой налогового расхода. Это одна из причин вести отдельный реестр операций, которые оплачены, но ещё не готовы к включению в КУДиР.

Какие расходы строительная компания может учесть

В таблице собраны типичные операции подрядчика. Она помогает построить процесс, однако не заменяет проверку конкретного договора и документов.

Материалы, доставка и склад

Материалы часто занимают основную часть себестоимости строительного объекта. В эту группу входят бетон, сухие смеси, кабель, сантехника, крепёж, отделочные материалы и расходники. Для налогового учёта важно подтвердить получение, оприходование и оплату.

ФНС разъясняет: стоимость полученных и оприходованных сырья и материалов на УСН учитывается на дату оплаты поставщику. Ожидать списания материалов непосредственно в производство для налогового признания не требуется. Управленческое списание при этом остаётся полезным: оно показывает, куда ушла закупка и сколько материалов осталось.

Если в УПД записано только «строительные материалы», проверяющему сложно сопоставить покупку со сметой. Лучше сохранять спецификацию с наименованиями, количеством и единицами измерения. По крупным закупкам полезно также фиксировать заявку прораба, место доставки и объект.

Доставка, подъём и разгрузка могут оформляться отдельной услугой. В документах должны совпадать груз, маршрут, объект и дата. Когда доставка входит в цену материалов, отдельного акта на перевозку обычно нет — её содержание видно из договора и документа поставщика.

Подробный процесс закупки, перемещения и списания разобран в статье «Учёт материалов на УСН».

Субподрядчики, ИП и самозанятые

Расход на субподряд складывается из понятной цепочки: договор, техническое задание или смета, фактическое выполнение, акт и оплата. Наименование работ во всех документах должно относиться к одному объекту и этапу.

Фраза «услуги по договору» в акте раскрывает операцию слабо. Для стройки полезнее указать конкретные работы: монтаж электропроводки на объекте, устройство стяжки определённой площади, разработка проектного раздела или аренда экскаватора на конкретное число смен.

При работе с самозанятым нужно проверить статус исполнителя на дату расчёта и получить чек из приложения «Мой налог». Договор и акт должны отражать самостоятельный результат. Постоянный график, подчинение руководителю и выполнение трудовой функции создают риск переквалификации отношений.

Для ИП действует обычный комплект документов по договору. Дополнительно стоит проверять реквизиты, полномочия подписанта и соответствие операции деятельности контрагента. Эта проверка полезна и для налоговой, и для ответа банку по 115-ФЗ.

Зарплата и страховые взносы

Зарплата сотрудников, занятых на объектах, входит в расходы по мере выплаты. Документальную цепочку формируют трудовой договор, приказ о приёме, табель, расчётная ведомость и платёжные документы. Если сотрудник работает на нескольких объектах, внутренний учёт должен показывать распределение времени или затрат.

Взносы за работников учитываются после уплаты в предусмотренном НК РФ порядке. Для ИП на УСН «Доходы минус расходы» собственные взносы по статье 430 учитываются в сумме, подлежащей уплате в соответствующем налоговом периоде; их предварительная фактическая уплата общим условием признания не является. Переходные суммы за прежние годы проверяют отдельно, повторный учёт одного взноса исключают. Основание: подпункт 3 пункта 2 статьи 346.17 НК РФ. По сотрудникам строительной компании важно, чтобы табели, наряды и фактические даты работ не противоречили актам по объекту.

Выплата физлицу без ясного основания создаёт сразу два вопроса: можно ли учесть расход и почему перевод не является зарплатой. Поэтому назначение платежа должно совпадать с договором и закрывающими документами.

Техника, транспорт, ГСМ и инструмент

Аренду экскаватора, подъёмника, генератора или автомобиля можно связать с объектом через договор, заявку, акт, сменный рапорт и маршрут. Если компания арендует технику вместе с экипажем, документы должны раскрывать состав услуги и период работы.

Кассовый чек по ГСМ подтверждает покупку, однако для обоснования производственной цели обычно нужна связка документов, которая показывает автомобиль, маршрут, объект или рабочую задачу. Форму компания выбирает с учётом своей деятельности и закрепляет во внутреннем порядке.

Недорогой инструмент и расходники обычно проходят как материальные расходы. Дорогостоящее оборудование может отвечать признакам основного средства, поэтому порядок признания будет другим. До покупки полезно определить категорию, срок использования и порядок ввода в эксплуатацию.

Спецодежду и средства индивидуальной защиты связывают с условиями труда и нормами выдачи. Внутренний документ показывает, кто получил комплект, когда это произошло и для какой работы он используется.

Общехозяйственные расходы

Часть расходов строительной компании возникает за пределами площадки. Банковские комиссии, связь, интернет, электронная подпись, программы для смет и документов, юридические и консультационные услуги обеспечивают работу бизнеса.

С 2026 года открытый перечень расширяет возможности признания таких затрат. По каждой операции всё равно нужна деловая цель. Подписка на сервис для смет объясняется работой с расчётами. Обучение инженера — повышением квалификации для выполняемых работ. Корпоративная связь — взаимодействием с заказчиками и командой.

Часть затрат относится ко всей компании. Их можно выделить как общехозяйственные в управленческом учёте. Если собственнику нужно видеть полную маржу объектов, потребуется заранее выбрать понятный способ распределения: по выручке, трудозатратам или другому устойчивому показателю.

Основные средства и дорогая техника

Экскаватор, автомобиль, производственное оборудование или дорогостоящий измерительный комплекс нельзя автоматически списывать как обычный материал. Для основных средств действует специальный порядок статьи 346.16 и статьи 346.17 НК РФ.

Расходы по объекту, приобретённому в период применения УСН, учитывают после выполнения условий специального порядка, включая ввод в эксплуатацию, в пределах оплаченной стоимости. Частичная оплата сама по себе не означает, что всегда нужно ждать погашения всей цены. В течение налогового периода суммы отражают по правилам статей 346.16 и 346.17 НК РФ на последние даты отчётных периодов. Для недвижимости дополнительно проверяют оформление прав.

Перед проведением крупной покупки нужно определить:

1. Является ли объект основным средством по правилам компании и законодательства.
2. В каком размере и в какие даты оплачена стоимость.
3. Когда оборудование готово к работе и введено в эксплуатацию.
4. Нужна ли государственная регистрация.
5. Как сумма будет отражаться в налоговом регистре в течение года.

Ошибка в категории может заметно исказить авансовый платёж по УСН, поэтому крупные объекты лучше проверять отдельно.

Какие расходы вызывают споры

Открытый перечень не сделал безопасными выплаты без деловой цели и документов. Наибольший риск обычно создают следующие ситуации:

• личные покупки собственника оплачены корпоративной картой;
• в чеке или акте нет расшифровки операции;
• платёж, договор и акт содержат разные формулировки;
• расход невозможно привязать к деятельности или объекту;
• подрядчик получил деньги, но результат работ не оформлен;
• документы подписаны задним числом или неуполномоченным лицом;
• закупка оформлена на физлицо, хотя платит компания;
• штрафы, подарки и безвозмездная передача включены в налоговые расходы без законного основания;
• услуги носят формальный характер, а доказательств результата нет.

Для спорной операции стоит собрать короткое досье: деловая цель, основание, результат, оплата и связь с доходом. Если эту цепочку невозможно объяснить без догадок, расход лучше проверить до включения в КУДиР.

Какие документы подтверждают расходы

По каждой значимой операции должна собираться одна последовательность.

1. Основание: договор, заказ, заявка, счёт или оферта.
2. Содержание: спецификация, смета, техническое задание, перечень материалов.
3. Исполнение: УПД, накладная, акт, чек, отчёт исполнителя.
4. Оплата: платёжное поручение, банковская выписка, кассовый документ.
5. Связь с работой: объект, этап, заказчик, производственная задача.
6. Налоговый учёт: запись в КУДиР и при необходимости отдельный расчёт.

Для налоговой важна совокупность документов. Один платёж показывает сумму и получателя, но не доказывает результат. Один акт раскрывает выполненные работы, но не подтверждает оплату. Смета объясняет план, но не заменяет первичный документ о фактической операции.

УПД может одновременно выполнять функцию счёта-фактуры и первичного документа, если заполнен с соответствующим статусом и реквизитами. Электронные документы допустимы при соблюдении требований к форме и подписи.

Когда расход попадает в КУДиР

Базовый принцип УСН — кассовый метод. Расход отражают после фактической оплаты, когда выполнены дополнительные условия для соответствующей категории.

КУДиР лучше заполнять регулярно, сверяя её с банком и первичкой. Подробная инструкция находится в статье «Как вести КУДиР на УСН в 2026 году».

Пример по одному строительному объекту

Рассмотрим условный пример. Подрядчик на УСН «Доходы минус расходы» получил заказ на ремонт коммерческого помещения. Цена договора — 4,8 млн ₽; она сама по себе не подтверждает получение дохода в текущем месяце. Предположим, подрядчик освобождён от НДС, а суммы покупок включают невозмещаемый НДС, если поставщик его предъявил. Вычет НДС в этом примере не применяется. При другом порядке НДС расчёт расходов нужно изменить, исключив повторное включение вычитаемого налога. Правила НДС для УСН — на сайте ФНС. В течение месяца подрядчик провёл шесть операций.

Фактические выплаты составили 2,545 млн ₽: 1,100 + 0,085 + 0,300 + 0,140 + 0,560 + 0,360. При заданных условиях признаваемая часть расходов — 2,045 млн ₽: материалы 1,100 + доставка 0,085 + оплаченный субподряд 0,300 + оплата труда 0,560. Аванс за подъёмник 140 000 ₽ ждёт оказания услуги. Измерительный комплекс 360 000 ₽ — ввода в эксплуатацию и специального порядка. Взносы за работников и другие не перечисленные операции в этот условный расчёт не включены. Сумму налога здесь определить нельзя: для неё нужны фактически признанный доход периода и остальные показатели налогового учёта.

Этот пример показывает, почему банковская выписка не равна КУДиР. Между оплатой и налоговым признанием находится проверка содержания операции.

Как фиксировать расходы в веб-версии 101

Для налогового учёта компания ведёт КУДиР и хранит первичные документы. В 101 внесённые сведения о работах, платежах и файлах можно связывать со строительным проектом. Такая управленческая запись помогает сверять объект, исполнителя и документы; полнота результата зависит от внесённых данных и прав доступа.

Отчёт о выполненных работах отражает выполнение, перевод — оплату. Отчёт может существовать без перевода и сам по себе не подтверждает передачу денег. Если аванс уже записан отдельным переводом, повторно добавлять ту же оплату к отчёту нельзя. Это различие объясняет действующая инструкция 101 по отчёту о выполненных работах.

Для сверки держите отдельно три факта: какие работы выполнены, какие деньги фактически переданы и какая сумма признана налоговым расходом. Даты и суммы этих фактов могут различаться. Файл, прикреплённый к событию, помогает найти подтверждение, но сам по себе не определяет момент признания в КУДиР.

Рабочий порядок выглядит так:

1. Сопоставьте договор, объект, этап и исполнителя.
2. Отделите подтверждение выполненной работы от подтверждения её оплаты.
3. Сверьте аванс и окончательный расчёт с банковскими или кассовыми документами.
4. Проверьте уже внесённые сведения проекта: один фактический платёж должен быть учтён один раз.
5. Сопоставьте файлы с соответствующими работами и платежами.
6. Определите налоговую категорию и выполненные условия признания.
7. Перед закрытием периода сверните данные управленческого учёта, первичных документов и КУДиР в единый реестр сверки.

Такая запись помогает быстро найти расходы конкретного объекта и заметить операции без файлов. При этом 101 не заменяет бухгалтерскую систему, налоговый регистр или профессиональную проверку спорного расхода.

Попробовать пообъектный учёт можно в веб-версии Приложения 101.

Чек-лист перед закрытием квартала

Перед расчётом авансового платежа стоит пройти по каждой крупной операции.

• Расход связан с предпринимательской деятельностью.
• Определён объект, этап или общехозяйственная цель.
• Есть договор либо другое основание операции.
• Получен документ, подтверждающий товар, работу или услугу.
• Реквизиты, сумма и содержание совпадают во всех документах.
• Выполнены условия оплаты и признания для конкретной категории.
• Для самозанятого получен чек и проверен статус.
• Для материалов подтверждены получение и оприходование.
• Для основного средства оформлен ввод в эксплуатацию.
• Операция отражена в КУДиР в правильном периоде.
• Управленческий расход привязан к проекту и документу.
• Спорная сумма проверена до подачи декларации.

Частые вопросы

Все ли расходы строительной компании можно учесть с 2026 года?

Перечень стал открытым, однако расход должен соответствовать применимым правилам НК РФ, иметь деловую цель и документальное подтверждение. Нужно выполнить порядок оплаты и признания для своей категории затрат. В частности, собственные взносы ИП по статье 430 учитывают по специальному правилу статьи 346.17; универсальное требование предварительной оплаты к ним не применяют. Поэтому часть выплат налоговую базу не уменьшит.

Достаточно ли чека для признания покупки?

Зависит от операции. Чек подтверждает расчёт и может содержать сведения о товаре, но для крупной закупки или услуги обычно нужны документы, раскрывающие основание, содержание и связь с деятельностью. По материалам полезны УПД или накладная и привязка к объекту.

Когда учитывать материалы: после оплаты или списания на объект?

Для налогового учёта материалов важны получение, оприходование и оплата. ФНС разъясняет, что ждать списания в производство не требуется. Внутреннее списание всё равно полезно для контроля себестоимости, остатков и связи с объектом.

Можно ли учесть аванс подрядчику?

Сам аванс ещё не подтверждает выполненную работу. Расход обычно признают после выполнения и приёмки услуги или работы при наличии оплаты и документов.

Нужно ли хранить бумажные оригиналы?

Допустимы бумажные и электронные первичные документы. Электронный документ должен соответствовать требованиям к реквизитам и электронной подписи. Простая фотография помогает оперативному контролю, но её статус зависит от исходного документа и порядка оформления.

101 автоматически переносит расходы в КУДиР?

В статье 101 используется как инструмент управленческого пообъектного контроля. Налоговую КУДиР и бухгалтерский учёт нужно вести в предназначенной для этого системе и сверять с первичными документами.

Главное

Расход строительной компании уменьшает базу УСН, когда понятна его деловая цель, собраны документы и выполнены правила признания. С 2026 года перечень расширился, но требования к обоснованности, оплате и первичке сохранились.

Самый устойчивый процесс строится вокруг объекта. Материал, услуга, техника или зарплата сразу получают проект, статью, сумму, получателя и подтверждающий файл. Затем бухгалтер сверяет эти данные с первичкой и отражает расход в КУДиР в правильном периоде.

Общий выбор между объектами УСН с тремя расчётами разобран в статье «УСН в строительстве в 2026 году: “Доходы” или “Доходы минус расходы”».