Расходы строительной компании на УСН

Строительная компания может потратить миллионы на материалы, субподряд, технику и зарплату, однако сама оплата ещё не гарантирует уменьшение налога. Для УСН «Доходы минус расходы» важны содержание операции, момент признания и комплект документов.

С 2026 года перечень расходов расширили: статья 346.16 НК РФ теперь позволяет учитывать иные затраты по правилам главы 25 НК РФ. При этом сохранились базовые требования — расход должен быть оплачен, связан с получением дохода и подтверждён документами. ФНС описывает новый порядок в разъяснении об открытом перечне расходов.

В статье разберём расходы подрядчика на примере одного объекта: какие суммы можно включить в налоговую базу, когда сделать запись в КУДиР и какие документы собрать, чтобы операция не превратилась в спор с налоговой.

Что изменилось в расходах на УСН с 2026 года

До 2026 года статья 346.16 НК РФ содержала закрытый перечень расходов. Если затраты не было в списке, уменьшить на неё налоговую базу обычно не получалось даже при понятной деловой цели.

С 1 января 2026 года в пункт 1 статьи 346.16 добавили подпункт 45. Компании и ИП на УСН «Доходы минус расходы» получили возможность учитывать другие экономически оправданные затраты по правилам главы 25 НК РФ. Изменение подтверждает страница ФНС «Налоги 2026».

Для строительной компании это особенно важно. Кроме очевидных материалов и зарплаты, в проектах возникают расходы на программное обеспечение, консультации, обучение сотрудников, связь, инженерные обследования и другие услуги. Теперь по таким операциям можно обосновывать расход через связь с предпринимательской деятельностью и правила главы 25 НК РФ.

Открытый перечень не означает, что к вычету принимается любая выплата с расчётного счёта. Личные покупки собственника, подарки, безвозмездная передача товаров и затраты без деловой цели по-прежнему не уменьшают налоговую базу. ФНС отдельно подчёркивает необходимость оплаты, документального подтверждения и прямой связи с получением дохода.

Три условия признания расхода

Перед включением операции в КУДиР полезно проверить три условия.

Расход связан с деятельностью компании

Из документов должно быть понятно, зачем компания понесла затраты и как они связаны с выполнением строительных работ. Для бетона или кабеля связь обычно очевидна. Для ноутбука, обучения, мобильной связи или консультации понадобится более ясное объяснение деловой цели.

Удобный тест: можно ли одним предложением связать покупку с договором, объектом, производственным процессом или управлением компанией? Формулировка «приобретено для деятельности» слишком общая. Формулировка «ноутбук прораба для работы со сметами и актами по объектам» объясняет назначение точнее.

Операция подтверждена документами

Банковская выписка подтверждает движение денег, но не раскрывает содержание покупки. Нужна первичка: договор, счёт, УПД, накладная, акт, чек, путевой лист или другой документ в зависимости от операции.

Первичный документ должен позволять определить стороны, дату, содержание операции, количество или объём, стоимость и ответственных лиц. ФНС указывает, что документы могут быть бумажными или электронными и должны отвечать требованиям статьи 252 НК РФ и статьи 9 закона № 402-ФЗ.

Выполнены правила оплаты и признания

На УСН действует кассовый метод: большинство затрат признаётся после фактической оплаты. Для отдельных групп есть дополнительные условия. Материалы должны быть получены и оприходованы, работы и услуги — выполнены, товары для перепродажи — реализованы, основные средства — оплачены и введены в эксплуатацию.

Поэтому дата платёжного поручения не всегда совпадает с датой налогового расхода. Это одна из причин вести отдельный реестр операций, которые оплачены, но ещё не готовы к включению в КУДиР.

Какие расходы строительная компания может учесть

В таблице собраны типичные операции подрядчика. Она помогает построить процесс, однако не заменяет проверку конкретного договора и документов.

Группа расходов	Когда обычно признаётся	Минимальный комплект документов	Частый риск
Строительные материалы	После получения, оприходования и оплаты	Договор или счёт, УПД/накладная, платёжный документ	Общая строка «стройматериалы», нет связи с объектом
Доставка материалов	После оказания и оплаты услуги	Договор/заявка, транспортный документ или акт, платёж	Непонятен маршрут или груз
Субподрядные работы	После выполнения, приёмки и оплаты	Договор, ТЗ или смета, акт, платёж	Виды работ расходятся в договоре и акте
Зарплата	По мере погашения обязательства перед сотрудником	Трудовые документы, табель, расчёт, платёж	Нет табеля или работа не связана с объектом
Страховые взносы и налоги	После уплаты по правилам НК РФ	Расчёт, уведомление, платёж	Ошибка в периоде или назначении платежа
Аренда техники	После оказания услуги и оплаты	Договор, акт, сменный рапорт или маршрут, платёж	Техника не привязана к объекту и датам работ
ГСМ	После приобретения и оплаты при наличии деловой цели	Чек/УПД, платёж, путевой или маршрутный документ	Нельзя подтвердить производственную поездку
Инструмент и спецодежда	После получения и оплаты; для дорогих объектов возможен особый порядок	УПД/чек, платёж, внутренний документ о выдаче	Личное использование, нет ответственного
Банк, связь, программы	После оказания услуги и оплаты	Договор/оферта, акт или отчёт сервиса, платёж	Не объяснена деловая цель
Основные средства	По специальному порядку после оплаты и ввода в эксплуатацию	Договор, УПД/акт, платёж, акт ввода, регистр	Всю сумму списали как обычный материал

Материалы, доставка и склад

Материалы часто занимают основную часть себестоимости строительного объекта. В эту группу входят бетон, сухие смеси, кабель, сантехника, крепёж, отделочные материалы и расходники. Для налогового учёта важно подтвердить получение, оприходование и оплату.

ФНС разъясняет: стоимость полученных и оприходованных сырья и материалов на УСН учитывается на дату оплаты поставщику. Ожидать списания материалов непосредственно в производство для налогового признания не требуется. Управленческое списание при этом остаётся полезным: оно показывает, куда ушла закупка и сколько материалов осталось.

Если в УПД записано только «строительные материалы», проверяющему сложно сопоставить покупку со сметой. Лучше сохранять спецификацию с наименованиями, количеством и единицами измерения. По крупным закупкам полезно также фиксировать заявку прораба, место доставки и объект.

Доставка, подъём и разгрузка могут оформляться отдельной услугой. В документах должны совпадать груз, маршрут, объект и дата. Когда доставка входит в цену материалов, отдельного акта на перевозку обычно нет — её содержание видно из договора и документа поставщика.

Подробный процесс закупки, перемещения и списания разобран в статье «Учёт материалов на УСН».

Субподрядчики, ИП и самозанятые

Расход на субподряд складывается из понятной цепочки: договор, техническое задание или смета, фактическое выполнение, акт и оплата. Наименование работ во всех документах должно относиться к одному объекту и этапу.

Фраза «услуги по договору» в акте раскрывает операцию слабо. Для стройки полезнее указать конкретные работы: монтаж электропроводки на объекте, устройство стяжки определённой площади, разработка проектного раздела или аренда экскаватора на конкретное число смен.

При работе с самозанятым нужно проверить статус исполнителя на дату расчёта и получить чек из приложения «Мой налог». Договор и акт должны отражать самостоятельный результат. Постоянный график, подчинение руководителю и выполнение трудовой функции создают риск переквалификации отношений.

Для ИП действует обычный комплект документов по договору. Дополнительно стоит проверять реквизиты, полномочия подписанта и соответствие операции деятельности контрагента. Эта проверка полезна и для налоговой, и для ответа банку по 115-ФЗ.

Зарплата и страховые взносы

Зарплата сотрудников, занятых на объектах, входит в расходы по мере выплаты. Документальную цепочку формируют трудовой договор, приказ о приёме, табель, расчётная ведомость и платёжные документы. Если сотрудник работает на нескольких объектах, внутренний учёт должен показывать распределение времени или затрат.

Страховые взносы учитываются после уплаты. Суммы и период сверяют с расчётами и уведомлениями. По сотрудникам строительной компании особенно важно, чтобы табели, наряды и фактические даты работ не противоречили актам по объекту.

Выплата физлицу без ясного основания создаёт сразу два вопроса: можно ли учесть расход и почему перевод не является зарплатой. Поэтому назначение платежа должно совпадать с договором и закрывающими документами.

Техника, транспорт, ГСМ и инструмент

Аренду экскаватора, подъёмника, генератора или автомобиля можно связать с объектом через договор, заявку, акт, сменный рапорт и маршрут. Если компания арендует технику вместе с экипажем, документы должны раскрывать состав услуги и период работы.

Кассовый чек по ГСМ подтверждает покупку, однако для обоснования производственной цели обычно нужна связка документов, которая показывает автомобиль, маршрут, объект или рабочую задачу. Форму компания выбирает с учётом своей деятельности и закрепляет во внутреннем порядке.

Недорогой инструмент и расходники обычно проходят как материальные расходы. Дорогостоящее оборудование может отвечать признакам основного средства, поэтому порядок признания будет другим. До покупки полезно определить категорию, срок использования и порядок ввода в эксплуатацию.

Спецодежду и средства индивидуальной защиты связывают с условиями труда и нормами выдачи. Внутренний документ показывает, кто получил комплект, когда это произошло и для какой работы он используется.

Общехозяйственные расходы

Часть расходов строительной компании возникает за пределами площадки. Банковские комиссии, связь, интернет, электронная подпись, программы для смет и документов, юридические и консультационные услуги обеспечивают работу бизнеса.

С 2026 года открытый перечень расширяет возможности признания таких затрат. По каждой операции всё равно нужна деловая цель. Подписка на сервис для смет объясняется работой с расчётами. Обучение инженера — повышением квалификации для выполняемых работ. Корпоративная связь — взаимодействием с заказчиками и командой.

Часть затрат относится ко всей компании. Их можно выделить как общехозяйственные в управленческом учёте. Если собственнику нужно видеть полную маржу объектов, потребуется заранее выбрать понятный способ распределения: по выручке, трудозатратам или другому устойчивому показателю.

Основные средства и дорогая техника

Экскаватор, автомобиль, производственное оборудование или дорогостоящий измерительный комплекс нельзя автоматически списывать как обычный материал. Для основных средств действует специальный порядок статьи 346.16 и статьи 346.17 НК РФ.

Расходы по объекту, приобретённому в период применения УСН, начинают учитывать после оплаты и ввода в эксплуатацию. В течение налогового периода сумму отражают по правилам НК РФ на последние даты отчётных периодов. Для недвижимости дополнительно проверяют оформление прав.

Перед проведением крупной покупки нужно определить:

1. Является ли объект основным средством по правилам компании и законодательства.
2. Когда закончена оплата.
3. Когда оборудование готово к работе и введено в эксплуатацию.
4. Нужна ли государственная регистрация.
5. Как сумма будет отражаться в налоговом регистре в течение года.

Ошибка в категории может заметно исказить авансовый платёж по УСН, поэтому крупные объекты лучше проверять отдельно.

Какие расходы вызывают споры

Открытый перечень не сделал безопасными выплаты без деловой цели и документов. Наибольший риск обычно создают следующие ситуации:

• личные покупки собственника оплачены корпоративной картой;
• в чеке или акте нет расшифровки операции;
• платёж, договор и акт содержат разные формулировки;
• расход невозможно привязать к деятельности или объекту;
• подрядчик получил деньги, но результат работ не оформлен;
• документы подписаны задним числом или неуполномоченным лицом;
• закупка оформлена на физлицо, хотя платит компания;
• штрафы, подарки и безвозмездная передача включены в налоговые расходы без законного основания;
• услуги носят формальный характер, а доказательств результата нет.

Для спорной операции стоит собрать короткое досье: деловая цель, основание, результат, оплата и связь с доходом. Если эту цепочку невозможно объяснить без догадок, расход лучше проверить до включения в КУДиР.

Какие документы подтверждают расходы

По каждой значимой операции должна собираться одна последовательность.

1. Основание: договор, заказ, заявка, счёт или оферта.
2. Содержание: спецификация, смета, техническое задание, перечень материалов.
3. Исполнение: УПД, накладная, акт, чек, отчёт исполнителя.
4. Оплата: платёжное поручение, банковская выписка, кассовый документ.
5. Связь с работой: объект, этап, заказчик, производственная задача.
6. Налоговый учёт: запись в КУДиР и при необходимости отдельный расчёт.

Для налоговой важна совокупность документов. Один платёж показывает сумму и получателя, но не доказывает результат. Один акт раскрывает выполненные работы, но не подтверждает оплату. Смета объясняет план, но не заменяет первичный документ о фактической операции.

УПД может одновременно выполнять функцию счёта-фактуры и первичного документа, если заполнен с соответствующим статусом и реквизитами. Электронные документы допустимы при соблюдении требований к форме и подписи.

Когда расход попадает в КУДиР

Базовый принцип УСН — кассовый метод. Расход отражают после фактической оплаты, когда выполнены дополнительные условия для соответствующей категории.

Ситуация	Налоговый момент
Материалы получены и оприходованы, поставщику заплатили	После оплаты
Материалы оплачены авансом, но ещё не поступили	Ждём поступления и оприходования
Услуга оплачена авансом, акт ещё не подписан	Ждём выполнения и приёмки
Работа выполнена и принята, но подрядчику не заплатили	Ждём оплаты
Товар куплен для перепродажи	После оплаты и по мере реализации
Основное средство оплачено и введено в эксплуатацию	По специальному порядку НК РФ

КУДиР лучше заполнять регулярно, сверяя её с банком и первичкой. Подробная инструкция находится в статье «Как вести КУДиР на УСН в 2026 году».

Пример по одному строительному объекту

Подрядчик получил заказ на ремонт коммерческого помещения. Цена договора — 4,8 млн ₽. В течение месяца он провёл шесть операций.

Операция	Сумма	Что произошло	Можно ли учитывать сейчас
Материалы	1 100 000 ₽	Получены, оприходованы и оплачены; есть УПД	Да
Доставка	85 000 ₽	Выполнена и оплачена; есть акт и маршрут	Да
Субподряд по электрике	420 000 ₽	Акт подписан на 420 000 ₽, оплачено 300 000 ₽	300 000 ₽
Аренда подъёмника	140 000 ₽	Оплачено авансом, услуга будет в следующем месяце	Пока нет
Зарплата бригады	560 000 ₽	Начислена и выплачена	Да
Новый измерительный комплекс	360 000 ₽	Оплачен, но ещё не введён в эксплуатацию	Пока нет; проверяем порядок основного средства

Фактические выплаты составили 2,545 млн ₽, однако в налоговые расходы текущего периода попадёт другая сумма. Аванс за подъёмник ждёт оказания услуги. Измерительный комплекс — ввода в эксплуатацию и специального порядка. По субподряду учитывают выполненную и оплаченную часть при соблюдении условий документов.

Этот пример показывает, почему банковская выписка не равна КУДиР. Между оплатой и налоговым признанием находится проверка содержания операции.

Как фиксировать расходы в веб-версии 101

Для налоговой компания ведёт КУДиР и хранит первичные документы. Веб-версия 101 решает соседнюю управленческую задачу: собирает расход вместе с объектом, статьёй, суммой, получателем и файлами. Руководитель видит, куда ушли деньги и какие документы относятся к операции.

В разделе «История событий» финансовая операция создаётся кнопкой «Добавить событие». Для расхода используется отчёт.

В форме отчёта можно выбрать проект и статью расходов, добавить позиции, описание и тег, указать дату, получателя и сумму, а затем приложить чек, УПД, акт или другой файл.

Рабочий порядок выглядит так:

1. Открыть «Историю событий» и добавить отчёт.
2. Выбрать строительный проект.
3. Указать статью расходов: материалы, субподряд, техника или другую категорию.
4. Добавить позиции и коротко описать операцию.
5. Проверить дату, получателя и сумму.
6. Приложить подтверждающий файл.
7. Перед закрытием периода сверить управленческие события с банком, первичкой и КУДиР.

Такая запись помогает быстро найти расходы конкретного объекта и заметить операции без файлов. При этом 101 не заменяет бухгалтерскую систему, налоговый регистр или профессиональную проверку спорного расхода.

Попробовать пообъектный учёт можно в веб-версии Приложения 101.

Чек-лист перед закрытием квартала

Перед расчётом авансового платежа стоит пройти по каждой крупной операции.

• Расход связан с предпринимательской деятельностью.
• Определён объект, этап или общехозяйственная цель.
• Есть договор либо другое основание операции.
• Получен документ, подтверждающий товар, работу или услугу.
• Реквизиты, сумма и содержание совпадают во всех документах.
• Выполнены условия оплаты и признания для конкретной категории.
• Для самозанятого получен чек и проверен статус.
• Для материалов подтверждены получение и оприходование.
• Для основного средства оформлен ввод в эксплуатацию.
• Операция отражена в КУДиР в правильном периоде.
• Управленческий расход привязан к проекту и документу.
• Спорная сумма проверена до подачи декларации.

Частые вопросы

Все ли расходы строительной компании можно учесть с 2026 года?

Перечень стал открытым, однако расход должен соответствовать правилам главы 25 НК РФ, иметь деловую цель, быть оплаченным и документально подтверждённым. Для отдельных категорий действуют дополнительные условия. Поэтому часть выплат налоговую базу не уменьшит.

Достаточно ли чека для признания покупки?

Зависит от операции. Чек подтверждает расчёт и может содержать сведения о товаре, но для крупной закупки или услуги обычно нужны документы, раскрывающие основание, содержание и связь с деятельностью. По материалам полезны УПД или накладная и привязка к объекту.

Когда учитывать материалы: после оплаты или списания на объект?

Для налогового учёта материалов важны получение, оприходование и оплата. ФНС разъясняет, что ждать списания в производство не требуется. Внутреннее списание всё равно полезно для контроля себестоимости, остатков и связи с объектом.

Можно ли учесть аванс подрядчику?

Сам аванс ещё не подтверждает выполненную работу. Расход обычно признают после выполнения и приёмки услуги или работы при наличии оплаты и документов.

Нужно ли хранить бумажные оригиналы?

Допустимы бумажные и электронные первичные документы. Электронный документ должен соответствовать требованиям к реквизитам и электронной подписи. Простая фотография помогает оперативному контролю, но её статус зависит от исходного документа и порядка оформления.

101 автоматически переносит расходы в КУДиР?

В статье 101 используется как инструмент управленческого пообъектного контроля. Налоговую КУДиР и бухгалтерский учёт нужно вести в предназначенной для этого системе и сверять с первичными документами.

Главное

Расход строительной компании уменьшает базу УСН, когда понятна его деловая цель, собраны документы и выполнены правила признания. С 2026 года перечень расширился, но требования к обоснованности, оплате и первичке сохранились.

Самый устойчивый процесс строится вокруг объекта. Материал, услуга, техника или зарплата сразу получают проект, статью, сумму, получателя и подтверждающий файл. Затем бухгалтер сверяет эти данные с первичкой и отражает расход в КУДиР в правильном периоде.

Общий выбор между объектами УСН с тремя расчётами разобран в статье «УСН в строительстве в 2026 году: “Доходы” или “Доходы минус расходы”».