В дизайн-студии деньги редко приходят «одной суммой за проект». Чаще есть аванс, этапы, допсоглашения, авторский надзор, печать, комплектация, сторонние специалисты. На фоне правок и дедлайнов легко потерять простую вещь: сколько вы реально заработали на конкретном заказе.
Когда учёт устроен по проектам, разговоры про «маржу» перестают быть ощущением. Вы видите баланс по каждому клиенту: что уже оплачено, что потрачено, какие расходы висят без документов, кому из команды и подрядчиков нужно выплатить.
Под эту логику и сделано Приложение 101: каждый заказ становится финансово понятным проектом, в котором фиксируются поступления, расходы, прибыль, документы и участники.
Ниже — практичная схема «учёт для дизайн-студии» на базе 101: как разложить проекты, какие статьи завести, как вести подрядчиков и как дойти до отчётов, которым можно доверять.
Что означает «учёт» в дизайн-студии
Если у вас студия интерьеров, один объект собирается из десятков платежей: замеры, визуализации, выезды, комплектация, поставщики, монтажники. В графическом дизайне другая картина: много мелких проектов, подписки на сервисы, фрилансеры, регулярные правки.
Управленческий учёт в студии отвечает на три вопроса: сколько денег пришло по проекту, сколько ушло, сколько осталось в прибыли после всех расходов. В 101 эта логика держится на проекте с отдельным финансовым балансом.
Дальше появляется второй слой: участники. Заказчик платит, подрядчики и команда тратят и получают вознаграждение. В 101 это решается через учёт контрагентов и их балансов, чтобы было видно, кто сколько получил, кто должен отчитаться, где зависли деньги.
Как устроить учёт по проектам в Приложении 101
Базовая единица — проект. Для дизайн-студии это дизайн-проект квартиры, авторский надзор на объекте, фирменный стиль, упаковка, сайт, комплект услуг для одного клиента. Внутри проекта вы ведёте все движения денег как события: поступления, расходы, отчёты, выплаты.
Хорошая практика — договориться внутри студии, что «если деньги связаны с клиентом, они живут в его проекте». Так исчезают ситуации, когда расходы одного проекта перекрываются поступлениями другого, и прибыль становится видимой.
| Что нужно контролировать в студии | Как обычно «теряется» | Как фиксировать в 101 |
|---|---|---|
| Поступления по этапам | Аванс пришёл, этап закрыли, финал «вроде должны» | Поступления в проект с привязкой к этапу/документу |
| Подрядчики и фрилансеры | Оплата ушла, подтверждения и состав работ в чате | Контрагент с балансом, событие расхода и вложенные файлы |
| Расходы на печать/закупки/сервисы | Чеки в почте, суммы в заметках | Расход по статье + документ в событии |
| Прибыль и доли | Договорились «на словах», потом спор | Фиксация прибыли проекта и распределение долей |
Отдельный плюс для проектного бизнеса — документы рядом с деньгами. В 101 можно хранить акты, счета, вложения, комментарии прямо в проекте, чтобы не собирать «папку проекта» из переписок и облаков.
Доходы: авансы, этапы, акты
Сценарий, который встречается постоянно: клиент платит аванс, потом «закрывает» этапы кусками. Если вы ведёте поступления без привязки к проекту и этапу, быстро появляется кассовый туман: деньги есть на счёте, по проекту денег уже не хватает.
Соберите простую структуру этапов, которая совпадает с вашим договором: концепция, планировка, визуализации, рабочая документация, авторский надзор. Дальше фиксируйте поступления внутри проекта так, чтобы было видно, что оплачено, что ждёт оплаты. Этот подход близок логике, которую мы разбираем в материале «Финансовый учет доходов и расходов организации».
Если вы работаете с клиентом в формате «дизайн + закупки», полезно разделять себестоимость и наценку, чтобы видеть чистую прибыль, а не оборот. В 101 это закладывается в структуру учёта проекта и дальше помогает в аналитике.
Расходы и подрядчики: подотчёт, печать, комплектация
В дизайн-студии часть расходов проходит через вас: печать чертежей, образцы, выезды, платные библиотеки, фриланс, визуализаторы, фотограф, печатники. Проблема редко в суммах. Проблема в дисциплине: трату сделали, в учёте она появилась через неделю или не появилась совсем.
В 101 помогает правило: каждая трата привязана к проекту, статье расходов и дате, а подтверждения лежат рядом с операцией. Для настройки статей удобно опираться на статью «Распределение расходов по статьям»: вы быстрее придёте к структуре, которая даёт аналитику, а не «свалку» расходов.
Если расходы идут через подотчёт, важно видеть баланс по каждому исполнителю: сколько выдали, на что потратил, что нужно вернуть или закрыть документами. В 101 это решается через балансы контрагентов и события по проектам; отдельный разбор есть в материале «Учет подотчетных средств».
Когда команда часто вне офиса (замеры, выезды, стройка), полезна мобильность: расходы можно фиксировать с телефона, прикладывать фото и сканы, включая чеки с QR‑кодом. Тогда учёт догоняет реальную жизнь, а не плетётся следом.
Прибыль проекта, доли и PRO+
Почти у каждой студии есть «внутренний спор»: кто сколько принёс, сколько стоит работа менеджера, сколько зарабатывает руководитель проекта, как считать бонусы. Пока прибыль проекта не посчитана по факту, разговор идёт по кругу.
В 101 прибыль видна после того, как вы внесли поступления и расходы по проекту. Дальше можно фиксировать вознаграждения участников и опираться на один набор цифр. В похожей логике работают продакшн-компании: они ведут проекты, расходы команды и итоговую прибыль по каждому заказу.
Когда студия растёт, появляется общая экономика компании: аренда, зарплаты, маркетинг, налоги, подписки. В PRO+ для этого есть «Фонд компании» и расширенная аналитика, чтобы смотреть картину по бизнесу целиком, без смешивания с экономикой отдельных проектов.
Как внедрить 101 в студии за один день
Переход проще делать без героизма. Выберите один текущий проект (тот, где много движений денег) и проведите его в 101 от поступлений до расходов. Когда вы увидите итоговую прибыль, станет ясно, какие правила и статьи нужны студии.
Пошаговая настройка управленческого учёта обычно укладывается в один рабочий день: вы создаёте компанию и проекты, задаёте статьи, связываете доходы, настраиваете учёт фактических расходов, потом подключаете аналитику.
Шаг 1. Опишите типы проектов: «интерьер», «авторский надзор», «графика», «бренд», «комплектация».
Шаг 2. Соберите 10–15 статей расходов, которые повторяются: фриланс, печать, выезды, сервисы, фото, закупки, комплектация.
Шаг 3. Заведите контрагентов: заказчики, команда, ключевые подрядчики.
Шаг 4. Зафиксируйте в одном проекте все уже прошедшие поступления и расходы, приложите документы.
Шаг 5. Договоритесь о простом регламенте: кто и когда вносит расходы, кто проверяет подотчёт, как часто вы смотрите прибыль по проектам.
Если хотите разобрать учёт вместе с экспертом и увидеть приложение на живых сценариях, у 101 есть бесплатная презентация.
Частые ошибки и быстрые проверки цифр
Самая частая ошибка в студиях — смешивание расходов разных проектов и «общих» трат, которые никто не разносит. Вторая — подотчёт без балансов, когда деньги выдали, отчёта нет, и это месяцами живёт в чатах.
Раз в квартал полезно делать экспресс‑проверку: пройтись по проектам, сверить задолженности клиентов, подотчёт, статьи расходов, пустые операции без документов. Такой подход похож на чек‑лист из статьи «Аудит управленческого учёта: как проверить свои цифры».
Если вы ведёте учёт регулярно, отчёты перестают быть разовой «сборкой» и становятся рабочим экраном: видно прибыль по проектам и движение денег по студии.