Управление бизнес процессами: что должен знать каждый менеджер или предприниматель?

Бизнес-процессы: что это за зверь такой?

Под бизнес‑процессами (business process) обычно подразумевают повторяемую цепочку действий, которая превращает запросы, заявки, материалы или какие-либо данные в измеримый результат для клиента или для компании. Внутри процесса есть роли, правила выполнения, чек-поинты для контроля, входные документы, сроки и критерии качества.

Управление бизнес процессами начинается с густановления раниц. Если границы выполнения задачи или правила не заданы, начинается путаница: сотрудники выполняют похожие задачи разными способами, руководитель теряет время на разбор полётов, а контроль превращается в ручной режим.

Важно отличать процесс от функций. Функция — зона ответственности отдела (продажи, снабжение, бухгалтерия). Процессный взгляд собирает сквозной поток через несколько функций: от лида до оплаты, от закупки до выдачи на объект, от согласования до закрывающих документов. Именно в стыках функций чаще прячутся задержки и потери.

Основные бизнес-процессы в управлении: какие они бывают?

Основные бизнес-процессы управления компаний предсталвяют собой два ряда задач. Первый — процессы, которые создают выручку и услуги: продажи, выполнение работ, производство, сервис. Второй — управленческие процессы, которые держат систему: планирование, бюджетирование, управление персоналом, управление качеством, управление проектами.

Удобно разложить деятельность предприятия на группы, чтобы увидеть, где теряется время или деньги:

• Основные процессы: производство, выполнение услуг, доставка результата клиенту.
• Поддерживающие процессы: закупки, склад, юридические документы, IT, обучение сотрудников.
• Управляющие процессы: цели, стратегия, контроль, анализ, оптимизации, управление проектами изменений.

На этой карте хорошо видно, где находится бизнес-процессы управления компанией и бизнес процесс управления предприятием. Это не один регламент, а набор потоков: как принимаются решения, как выделяются ресурсы, как согласуются бюджеты или фиксируются отклонения.

Принципы и методы управления бизнес-процессами

Эффективное управление бизнес-процессами держится на нескольких принципах. Они одинаково работают для небольших компаний и для корпоративного управления в больших организациях:

• У каждого процесса есть ответственный за результат, срок и качество, даже если исполнителей много.
• Описание процесса фиксирует, кто делает действие, в какой момент, с какими документами и по каким критериям.
• Минимальный набор метрик эффективности: время цикла, доля переделок, стоимость выполнения, уровень просрочек, качество результата.
• Контроль важнее тотальной отчётности: лучше 3–5 проверок в узловых местах, чем бесконечные статусы.
• Оптимизировать процессы стоит как регулярную практику менеджмента, с планом изменений и проверкой эффекта.

Здесь же появляется задача управления бизнес процесса: обеспечить предсказуемость. Когда процесс стабилен, руководитель планирует загрузку сотрудников, сроки, финансы, качество услуг и может управлять ростом.

Анализ и моделирование бизнес-процессов

Анализа без модели почти не бывает. Моделирование помогает увидеть разрывы, возвраты, дублирование действий, зависимость от одного сотрудника. Частый стандарт в BPM — нотация BPMN: блоки действий, события, развилки, роли. BPMN удобно использовать, когда нужно договориться о правилах между отделами и закрепить процессный регламент.

Практичный способ провести анализ бизнес процессов за короткий цикл:

1. Шаг 1. Определить цель процесса: какой результат нужен, кому, в какие сроки, с каким качеством.
2. Шаг 2. Собрать факт выполнения: кто делает действия, какие документы и системы использует, где ждёт согласования.
3. Шаг 3. Нарисовать модель (хотя бы черновик) и отметить точки контроля, входы и выходы.
4. Шаг 4. Снять метрики: время на этапов, долю возвратов, число ручных согласований, ошибки качества.
5. Шаг 5. Найти узкие места и причины: дефицит ресурсов, размытые роли, лишние проверки, слабые инструменты.
6. Шаг 6. Сформировать план улучшения и критерии результата, затем запустить управление проектами изменений.

Для проектного бизнеса этот подход хорошо ложится на практику управленческого контроля: план, факт, отклонения, причины. В блоге 101 похожая логика разбирается в материалах про автоматизацию процессов и про выбор системы управления проектами: https://101-app.com/blog/construction-automation и https://101-app.com/blog/sistema-upravleniya-proektami-kak-vybrat.

Кому нужна оптимизация управления бизнес-процессами?

Оптимизация управления бизнес процессами нужна не только крупным предприятиям. Часто запрос приходит от компаний, где работы хватает, а прибыль и сроки плавают. Оптимизировать процессы приходится, когда управлять по памяти перестаёт работать.

Типовые сигналы, что пора заниматься улучшениями:

• Сотрудников стало больше, а скорость выполнения задач не растёт.
• Сервис и качество услуг зависят от конкретных людей, единых стандартов нет.
• Решения держатся на ручных согласованиях, руководитель перегружен.
• Цифры по проектам и производству собираются долго, информация расходится в разных системах.
• Много переделок, споров по объёму работ и актам выполнения.

Отдельная зона — бизнес-процесс управления данными. Если справочники клиентов, прайс‑листы, спецификации, статусы задач и документы живут в разрозненных таблицах, информационное управление бизнес процессами разваливается: контроль запаздывает, отчётность спорит сама с собой.

Хороший ориентир для оптимизации — предсказуемая себестоимость при сохранении качества. Эту мысль легко проверить на практике: где возникают переделки, где теряется время, где затраты уходят в накладные. Похожий взгляд на оптимизации без потери качества разобран в статье 101 про себестоимость услуги.

Как автоматизировать: системы управления бизнес-процессами?

Автоматизация — следующий шаг управленца, который хочет вовремя получать объективные данные о том, что происходит в его бизнесе.

Есть два частых сценария. Первый — точечная автоматизация узких мест (согласование счетов, контроль выполнения, сбор отчётов). Второй — информационная система управления бизнес-процессами в масштабе компании: единый инструмент, позволяющий объединить все процессы, данные и документы в одном окне.

Какие есть варианты для предпринимателя:

• BPMS (business process management system): маршруты, роли, регламенты, контроль статусов, BPMN‑модели.
• Системы задач и проектами: планирование, контроль сроков, загрузка сотрудников, прозрачность действий.
• Учёт и финансы: бюджеты, платежи, документы, связка план‑факт для эффективности.
• Сервисы коммуникаций и совместной работы: единые правила обсуждений, фиксация решений, хранение файлов.

Для проектных компаний полезна связка инструментов: система задач отвечает за сроки и исполнение, финансовый сервис отвечает за деньги, документы и контроль. В блоге 101 есть обзор сервисов для проектной работы, где обсуждаются классы инструментов и логика выбора.

В строительных и ремонтных компаниях автоматизация часто начинается с управленческого учёта по объектам, чтобы управлять затратами и оплатами без ручных таблиц. У Приложения 101 этот слой закрывается внутри одного сервиса: учёт расходов и доходов по проектам, контроль бюджета, отчёты и прозрачность финансовых потоков.

Ресурсы управления бизнес-процессами в контексте управления изменениями

Внедрения обычно ломаются не на технологиях, а на организации. Даже современная информационная система управления бизнес процессами не даст эффекта, если роли не закреплены, обучение сотрудников пропущено, контроль не встроен, а цели не связаны со стратегию компании.

Чтобы управление бизнес процессами в организации стало устойчивой практикой, удобно держать короткий план:

1. Шаг 1. Выбрать 1–2 процесса с понятной ценой ошибки (сроки, деньги, качество) и зафиксировать цели.
2. Шаг 2. Назначить владельца процесса и описать правила выполнения: входы, выходы, роли, контроль.
3. Шаг 3. Подобрать инструменты: где нужна BPMS, где достаточно задач, где нужен учёт и документы.
4. Шаг 4. Подготовить ресурсы управления бизнес процесса: время на обучение, шаблоны документов, регламенты, права доступа.
5. Шаг 5. Запустить управление изменениями как проект: сроки, ответственные, метрики, сбор обратной связи.
6. Шаг 6. Провести контроль результата через 2–4 недели: что ускорилось, где упало качество, что надо поправить.

На этом этапе полезно свериться с практиками управления проектами и коммуникациями, чтобы процессы не расползались по чатам и устным договорённостям. В блоге 101 есть материалы про инструменты управления проектами и про управление коммуникациями проекта: https://101-app.com/blog/instrumenty-upravleniya-proektami и https://101-app.com/blog/upravlenie-kommunikatsiyami-proekta.

Если нужен разбор процессов под роль, проекты и документы в Приложении 101, удобнее идти через демонстрацию: так быстрее связать процессы, данные и контроль в один сценарий.