निर्माण कार्य में दस्तावेज़ कहीं भी मिल सकते हैं: आपूर्ति प्रभारी की Excel फ़ाइल में, ठेकेदार के Word दस्तावेज़ में, Telegram चैट में, गैलरी की किसी फ़ोटो में या कागज़ के ऐसे टुकड़े पर जो बाद में खो जाता है। नतीजा तय है: आँकड़े हाथ से दोबारा लिखे जाते हैं, लागत अनुमान की मदें आपस में मेल नहीं खातीं और ग्राहक को रिपोर्ट तय समय से देर से मिलती है।
101 ऐप में AI की मदद से किसी बाहरी स्रोत की मदें «लागत अनुमान» या «रिपोर्ट» में लाई जा सकती हैं। 21 अक्टूबर 2026 की स्थिति के अनुसार, वेब संस्करण के पैनल में तालिका की फ़ोटो, XLSX, CSV, PDF और DOC फ़ाइलें तथा चैट या नोट्स का टेक्स्ट सूचीबद्ध है। यह स्वीकार किए जाने वाले स्रोतों की सूची है; इससे हर दस्तावेज़ के सही ढंग से पहचाने जाने का वादा नहीं होता।
परिणाम स्रोत की संरचना और उसकी पठनीयता पर निर्भर करता है। धुँधली फ़ोटो, कटी हुई पंक्तियों और अपठनीय हस्तलिखित नोट्स के मामले में दोबारा फ़ोटो लेने या डेटा हाथ से दर्ज करने की ज़रूरत पड़ सकती है। हस्तलिपि के निश्चित रूप से पहचाने जाने का वादा नहीं किया जाता; हर परिणाम का मूल स्रोत से मिलान करना आवश्यक है। डेटा लाने के वर्तमान तरीके 101 की आधिकारिक सहायता सामग्री (रूसी में) में दिए गए हैं।
विषय-सूची:
«AI से मदें जोड़ने» में क्या बदला है?
डेटा लाने का उद्देश्य पंक्तियों को दोबारा टाइप करने का काम कम करना है। पहचानी गई मदों की जाँच अभी भी ज़रूरी है: केवल सॉफ़्टवेयर के तालिका भर देने से उन्हें अंतिम गणना नहीं माना जा सकता।
जिस स्रोत में मदों के नाम, मात्राएँ, इकाइयाँ और रकम साफ़ दिखाई दें, उससे डेटा लाना अधिक सुविधाजनक होता है। «कुल 86 400, 3 कमरों में प्लास्टर» जैसे छोटे संदेश में जाँचा हुआ विस्तृत लागत अनुमान बनाने के लिए पर्याप्त डेटा नहीं है: काम की जो मात्राएँ और प्रति इकाई दरें नहीं दी गई हैं, उन्हें दस्तावेज़ तैयार करने वाले व्यक्ति से स्पष्ट करना होगा।
गणना करके निकाले गए मानों को दस्तावेज़ में दिया हुआ डेटा न मानें। यदि कुल रकम और मात्रा मालूम हैं, तो भाग देकर प्रति इकाई दर की जाँच की जा सकती है; यदि दर और मात्रा मालूम हैं, तो उन्हें गुणा करके कुल रकम की जाँच की जा सकती है। डेटा अधूरा हो तो पहले गणना का आधार और माप की इकाइयाँ स्पष्ट करें।
किन दस्तावेज़ों को डिजिटल रूप में बदला जा सकता है?
दस्तावेज़ का प्रकार और फ़ाइल का फ़ॉर्मैट अलग बातें हैं। बिल या डिलीवरी नोट PDF, DOC, XLSX या फ़ोटो के रूप में आ सकता है; केवल दस्तावेज़ का नाम उसके पहचाने जाने की गारंटी नहीं देता। हस्तलिखित नोट के मामले में पहले उसकी पठनीयता परखें: अपठनीय पंक्तियों को हाथ से दर्ज करना अधिक भरोसेमंद है।
पहचानी गई पंक्तियों का स्रोत से मिलान करना और उन्हें हाथ से पूरा करना आवश्यक है। यह न मानें कि सॉफ़्टवेयर हर छूटी हुई जानकारी ज़रूर पहचान लेगा: नाम, इकाइयाँ, मात्राएँ और दरें स्वयं जाँचें।
लागत अनुमान या रिपोर्ट में लाने के लिए इन सामान्य स्रोतों को डिजिटल रूप में बदलना सुविधाजनक होता है:
- कंप्यूटर पर: XLSX, CSV, PDF और DOC फ़ाइलें, तालिका की फ़ोटो और कॉपी किया हुआ टेक्स्ट; इन स्रोतों की सूची «Добавить позиции через 101 AI» (101 AI से मदें जोड़ें) पैनल में दी गई है।
- फ़ोन पर: सहायता सामग्री में दस्तावेज़ से कॉपी किए हुए टेक्स्ट को लाने का तरीका बताया गया है। यह न मानें कि वेब संस्करण के बटनों के नाम फ़ोन पर भी वही होंगे; विवरण ऊपर दिए गए लिंक की आधिकारिक निर्देश सामग्री में है।
- स्क्रीनशॉट या फ़ोटो में पंक्तियाँ साफ़ और पूरी दिखनी चाहिए। हस्तलिखित स्रोत की विशेष सावधानी से जाँच करनी चाहिए और ज़रूरत पड़ने पर डेटा हाथ से दर्ज करना चाहिए।
- मैसेजिंग ऐप का संदेश टेक्स्ट का स्रोत है; इसका अर्थ बातचीत से अपने आप जुड़ना नहीं है। केवल गणना के लिए आवश्यक जानकारी लाएँ।
यदि आप पहले से तालिकाओं से मदें जोड़ने की सुविधा का उपयोग कर रहे हैं, तो «Excel से 101 ऐप में लागत अनुमान का तेज़ आयात (AI से मदें जोड़ना)» (रूसी में) लेख उपयोगी होगा। इससे किसी भी काम की सूची को तुरंत मदों में बदलने की आदत बनती है, जब आँकड़े आपके सामने हों।
डेटा कम हो तो रकम की जाँच कैसे करें?
लागत अनुमान और मूल लेन-देन के दस्तावेज़ अक्सर «अधूरे» मिलते हैं। कोई केवल एक खंड की कुल रकम लिखता है। कोई दर के बिना मात्रा भेजता है। कोई माप की इकाई दिए बिना दर लिखता है। यहीं से हाथ से गणना शुरू होती है, जो बाद में इस विवाद में बदल सकती है: «रिपोर्ट में रकम अलग क्यों है?»
जाँच का तरीका सरल और समझने में आसान है:
«मात्रा — दर — कुल रकम» के संबंध की जाँच करते समय एक ही तरह की इकाइयों का उपयोग करें और पूर्णांकन का ध्यान रखें। मात्रा मालूम न हो तो कुल रकम को मनमानी मात्रा से भाग न दें और स्रोत के डेटा की जगह अनुमान न भरें।
AI मसौदा तैयार करने की गति बढ़ाता है, जबकि अंतिम गणना की ज़िम्मेदारी भेजने वाले की ही रहती है। पहचान पूरी होने के बाद सभी मदों की जाँच करें, मान ठीक करें और उसके बाद ही परिणाम सहेजकर ग्राहक को भेजें।
लागत अनुमान और रिपोर्ट में «AI से मदें जोड़ने» का उपयोग कैसे करें?
यह तरीका «लागत अनुमान» या «रिपोर्ट» प्रकार के इवेंट की मदों के साथ काम करते समय उपयोग होता है। कंप्यूटर पर जाँचे गए उदाहरण में पहले से मौजूद अभ्यास का «लागत अनुमान» खुला है; इसका अर्थ यह नहीं है कि दस्तावेज़ पहले ही पहचाना जा चुका है या ग्राहक को भेज दिया गया है।
वेब संस्करण में «Добавить позицию» (मद जोड़ें) → «Вставить позиции» (मदें पेस्ट करें) चुनने पर «Добавить позиции через 101 AI» (101 AI से मदें जोड़ें) पैनल खुलता है। इसमें स्वीकार किए जाने वाले स्रोतों की सूची और «Вставить из буфера» (क्लिपबोर्ड से पेस्ट करें) विकल्प है। फ़ाइल या टेक्स्ट भेजते ही पहचान की प्रक्रिया शुरू हो जाती है; इसलिए केवल वह जानकारी भेजें जिसे आपने प्रोसेस करने के लिए तैयार किया हो। विवरण और फ़ोन से जुड़े अंतर मदें लाने की सहायता सामग्री (रूसी में) में दिए गए हैं।
स्रोत तैयार करने और परिणाम जाँचने के लिए यह क्रम अपनाएँ:
- ऐसा स्रोत चुनें जिसकी पंक्तियाँ पढ़ने योग्य और पूरी हों। कंप्यूटर पर फ़ॉर्मैट का मिलान पैनल की सूची से करें; फ़ोन पर डेटा लाने के तरीके का मिलान आधिकारिक सहायता सामग्री से करें।
- संबंधित «लागत अनुमान» या «रिपोर्ट» की मदें और पहले से तैयार किया हुआ जोड़ने का तरीका खोलें। कंप्यूटर पर जाँचा गया प्रवेश बिंदु ऊपर दिए गए चित्र में दिखाया गया है।
- मिली हुई मदों का मूल स्रोत से मिलान करें: नाम, इकाइयाँ, मात्रा, दर, लागत मूल्य और रकम जाँचें। यह भी देखें कि कोई अतिरिक्त या दोहराई हुई पंक्ति न हो।
- छूटी हुई जानकारी और त्रुटियाँ सुधारें, फिर परिणाम सहेजें। पहचान और जाँच में लगने वाला समय स्रोत पर निर्भर करता है; ठीक एक मिनट में पूरा होने की गारंटी नहीं है।
यदि आप विस्तार से समझना चाहते हैं कि 101 ऐप में लागत अनुमान कैसे काम करते हैं, तो «ऑनलाइन लागत अनुमान बनाने की सेवा — 101 ऐप डाउनलोड करें और अपने अनुमान स्वयं बनाएँ» (रूसी में) लेख उपयोगी होगा। इसमें इवेंट की कार्यप्रणाली और मदों के साथ काम करने का तरीका समझाया गया है।
परिणाम की जाँच करके रिपोर्ट जल्दी पूरी कैसे करें?
स्रोत को डिजिटल रूप में बदलने के बाद और रिपोर्ट भेजने से पहले पहचानी गई मदों का मूल दस्तावेज़ से मिलान करें: काम और सामग्री के नाम, माप की इकाइयाँ, मात्रा, दरें और कुल रकम जाँचें। जो मान स्रोत में नहीं दिए गए हैं, उन्हें स्पष्ट करें और भेजने से पहले संदिग्ध पंक्तियाँ ठीक करें या पूरी करें। जाँच में लगने वाला समय दस्तावेज़ की लंबाई और स्रोत के डेटा की गुणवत्ता पर निर्भर करता है।
कुछ सामान्य स्थितियों पर विशेष ध्यान देना चाहिए:
- अलग-अलग स्रोतों से आई एक ही नाम वाली मदें, जिन्हें AI ने दो पंक्तियों में रखा हो सकता है;
- वे पंक्तियाँ जिनके स्रोत में केवल खंड की कुल रकम दी गई थी;
- चैट में एक ही पंक्ति में लिखे गए काम और सामग्री।
यदि आप रसीदों और मूल लेन-देन के दस्तावेज़ों के साथ काम करते हैं, तो इस क्रम का पालन करना उपयोगी है: दस्तावेज़ संलग्न करें, मदें लाएँ, संदिग्ध विवरण पूरे करें और रिपोर्ट भेजें। यह तरीका तब भी हिसाब-किताब व्यवस्थित रखने में मदद करता है, जब कार्यस्थल पर काम, खरीद और स्वीकृतियाँ साथ-साथ चल रही हों।
ग्राहक और टीम को क्या लाभ मिलता है?
मदों की जाँच हो जाने और रिपोर्ट तैयार हो जाने पर ग्राहक के लिए काम, सामग्री और रकम समझना आसान होता है। ज़रूरत हो तो मूल दस्तावेज़ इवेंट में अलग से संलग्न करें: केवल मदों की पहचान हो जाने से यह साबित नहीं होता कि मूल दस्तावेज़ भी संलग्न है।
कार्यस्थल के पर्यवेक्षक या परियोजना प्रबंधक के लिए भी इससे निश्चिंतता बढ़ती है: हाथ से डेटा दर्ज करने का काम कम होता है, दस्तावेज़ कम खोते हैं और «जो तय हुआ था» तथा «गणना से जो निकला» के बीच अंतर कम होते हैं। AI पहले भी कॉपी किए हुए टेक्स्ट से मदें पहचानने और दरों को कॉलम में बाँटने में मदद करता था। अब यही तरीका फ़ाइलों और चित्रों तक भी विस्तृत हो गया है।
इस तरह «AI से मदें जोड़ना» रोज़मर्रा के काम का साधन बन जाता है: दस्तावेज़ मिलने पर उसे डिजिटल रूप में बदलें, जाँचें और रिपोर्ट दें। दोबारा टाइप करने के लिए अलग से पूरी शाम निकालने या «फिर से भेजिए, पढ़ा नहीं जा रहा» कहने की ज़रूरत नहीं पड़ती।
