Pendekatan praktis bagi perusahaan konstruksi adalah menyerahkan sebagian pekerjaan operasional kepada AI, sementara aturan pencatatan, keputusan, dan pengendalian kualitas tetap menjadi tanggung jawab akuntan. Jika prosesnya tertata, akuntan akan lebih sedikit mengetik ulang dan lebih banyak melakukan pemeriksaan. Inilah yang mengubah struktur biaya pekerjaan akuntansi.
Daftar isi:
Apa arti «menggantikan akuntan»?
Jika pekerjaan akuntan diuraikan menurut bidangnya, ada tiga jenis tugas yang berbeda. AI menangani ketiganya dengan cara yang berbeda pula.
Bidang pertama adalah pekerjaan rutin: memasukkan data dokumen sumber, mencatat pembayaran, melakukan rekonsiliasi, menyiapkan dokumen standar, serta mengumpulkan bukti pendukung dari mandor dan bagian pengadaan.
Bidang kedua adalah metode kerja dan pengawasan: kategori pencatatan apa yang digunakan, bagaimana menyelesaikan pengeluaran yang dipersoalkan, bagaimana membuktikan tujuan ekonomis suatu transaksi, serta bagaimana mempersiapkan diri menghadapi pemeriksaan atau sengketa.
Bidang ketiga adalah tanggung jawab: pengambilan keputusan, tanda tangan, serta komunikasi dengan otoritas pajak, bank, pelanggan, dan pimpinan. Di sini manusia selalu diperlukan, sekalipun didukung otomatisasi yang canggih.
Tugas apa yang dapat ditangani AI?
Dalam pekerjaan konstruksi dan finishing, rutinitasnya hampir selalu serupa: dana belanja yang harus dipertanggungjawabkan, struk, pembelian, uang muka, dan dokumen penyelesaian setiap tahap pekerjaan. AI bermanfaat ketika banyak tindakan serupa dilakukan berulang dan kesalahan pada satu angka saja dapat menimbulkan kerugian besar.
Berikut bidang-bidang yang dampaknya paling cepat terlihat:
- Pengumpulan data awal. Di 101, pembelian dapat dicatat melalui laporan: kode QR pada struk digunakan untuk memperoleh data pembelian, sedangkan foto struk atau surat jalan dilampirkan pada laporan. Periksa daftar barang yang diperoleh, jumlah, nilai, dan pemasoknya. Perolehan data barang bergantung pada data eksternal dari Dinas Pajak Federal Rusia (ФНС России); tidak ada jaminan waktu pemrosesan yang tetap ataupun kemampuan mengenali sembarang foto. Selengkapnya, baca cara melaporkan pembelian bahan dengan atau tanpa struk (dalam bahasa Rusia).
- Pengelompokan pengeluaran. Alat AI yang Anda pilih dapat diminta membuat pengelompokan awal atas catatan yang sudah disiapkan menurut kategori dan proyek. Akuntan mencocokkan hasilnya dengan dokumen dan aturan pencatatan. Kemampuannya bergantung pada alat yang digunakan.
- Draf dokumen. Alat AI dapat membantu menyusun teks dan mengisi kolom standar berdasarkan data yang diberikan kepadanya. Manusia memeriksa rincian identitas, nilai, dan kelengkapan dokumen.
- Pencarian ketidaksesuaian. Dalam hasil ekspor data yang sudah disiapkan, Anda dapat mencari kemungkinan duplikasi, nilai yang tidak lazim, pembayaran tanpa bukti pendukung, dan pengeluaran yang belum dikaitkan dengan proyek. Akuntan memeriksa kasus-kasus yang ditemukan.
Tangkapan layar di bawah menunjukkan contoh bagian daftar barang dalam laporan di 101. Cocokkan item, jumlah, harga, nilai, dan penerima dengan dokumen pembelian. Dalam laporan demonstrasi ini, item ditambahkan dari anggaran biaya.
Pengelompokan, penyusunan draf, dan pencarian ketidaksesuaian di atas merupakan contoh penggunaan umum alat AI yang Anda pilih. Semuanya memerlukan data masukan yang sesuai dan pemeriksaan hasil. Kemampuan 101 dijelaskan secara terpisah di bawah.
Hal penting: AI hampir selalu memerlukan data awal yang tertata dengan baik. Ketika pencatatan tersebar di percakapan dan lembar kerja, bahkan model yang canggih akan «menebak» pembayaran itu terkait proyek mana dan apa tepatnya yang dibeli. Karena itu, langkah pertama adalah merapikan sumber pencatatan. Blog 101 membahas kapan percakapan dan Excel tidak lagi mampu menangani beban kerja: kapan saatnya beralih dari percakapan dan Excel (dalam bahasa Rusia).
Di bagian mana pencatatan akan bermasalah tanpa manusia?
Ada bidang-bidang ketika AI memberikan saran, menyusun draf, atau mengambil dokumen yang dibutuhkan. Keputusan tetap dibuat oleh akuntan atau pimpinan.
Pertama, transaksi yang dipersoalkan. Dalam konstruksi ada banyak area abu-abu: pembelian bahan menggunakan dana yang harus dipertanggungjawabkan, pembayaran untuk beberapa keperluan sekaligus, pengembalian, kompensasi utang piutang, serta pengeluaran «untuk proyek secara keseluruhan». AI dapat menyarankan entri jurnal atau kategori, tetapi tanggung jawab tetap berada pada manusia.
Kedua, keputusan manajemen berdasarkan data pencatatan. Konteks sangat penting: mengapa biaya meningkat, di proyek mana mandor membelanjakan dana lebih cepat daripada yang direncanakan dalam anggaran, dan kapan syarat kerja sama dengan pemasok perlu diubah.
Ketiga, komunikasi. Akuntan sering menjadi penghubung antara lokasi proyek dan kantor: meminta dokumen penyelesaian, menjelaskan mengapa struk tanpa rincian yang diperlukan tidak dapat digunakan, serta menyepakati tenggat dan bentuk berita acara.
Keempat, pengelolaan dana yang harus dipertanggungjawabkan sebagai suatu proses. Masalah yang umum terjadi adalah uang sudah diserahkan, tetapi bukti pendukung baru terkumpul berminggu-minggu kemudian. Karena itu, diperlukan prosedur, pembagian peran, dan pengawasan. Jika pengelolaan dana semacam ini relevan bagi usaha Anda, bacalah artikel 101 tentang cara mencatat penyelesaian dana yang diberikan kepada karyawan untuk dipertanggungjawabkan (dalam bahasa Rusia).
Bagaimana menerapkan AI dalam pencatatan dengan risiko yang terkendali?
Kesalahan yang sering terjadi adalah memberi AI akses ke data yang tersebar lalu mengharapkan ketepatan. Pencatatan membutuhkan kedisiplinan; otomatisasi diterapkan setelahnya.
Rencana penerapan yang dapat dijalankan adalah sebagai berikut:
- Langkah 1. Pilih satu sumber pencatatan per proyek yang memuat pembayaran, struk, uang muka, dan saldo dana yang masih harus dipertanggungjawabkan.
- Langkah 2. Tetapkan aturan: kategori pengeluaran, siapa yang memberikan persetujuan, dokumen apa yang wajib tersedia, serta tenggat penyelesaian pertanggungjawaban.
- Langkah 3. Gunakan AI sebagai asisten untuk pengenalan data, saran kategori, pencarian kesalahan, dan draf dokumen.
- Langkah 4. Tetapkan pengawasan: akuntan memberikan persetujuan, pimpinan melihat laporan, dan mandor melihat dana yang harus mereka pertanggungjawabkan.
Dengan pendekatan ini, AI menjadi bagian dari alur kerja. AI mempercepat aliran dokumen dan mengurangi jumlah tindakan manual. Aturan dan tanggung jawab tetap dipegang manusia.
Bagaimana Aplikasi 101 membantu akuntan dan pemilik usaha?
Agar AI benar-benar membantu, pencatatan harus tersusun per proyek dan dapat dipahami semua pihak: mandor, bagian pengadaan, pimpinan, dan akuntan. Di 101, hal ini diatur melalui peristiwa, peran, dan dokumen.
Dalam praktiknya, sering dijumpai pengaturan ketika seluruh penyelesaian pembayaran dengan pihak rekanan ditangani akuntan, baik karyawan perusahaan maupun penyedia jasa dari luar, sedangkan uang di lokasi proyek dibelanjakan mandor. Untuk mengelola dana yang harus dipertanggungjawabkan di 101, karyawan memerlukan kategori «Партнёр» («Mitra») dan hak akses yang sesuai, lalu ditambahkan ke proyek yang bersangkutan. Akuntan mencatat transaksi pada saldo orang yang benar-benar menerima uang. Pencatatan transaksi di 101 merekam data akuntansi; pemindahan uangnya sendiri dilakukan secara terpisah.
Selanjutnya, ada beberapa hal yang langsung mengurangi pekerjaan manual:
- Pencatatan per proyek. Pimpinan melihat arus uang dan saldo tanpa menunggu rekap «sebulan sekali».
- Dana yang harus dipertanggungjawabkan tetap terkendali. Jelas siapa yang menerima uang, siapa yang sudah melaporkan penggunaannya, dan siapa yang masih memiliki pertanggungjawaban tertunda.
- Dokumen per proyek. Ketika data dikumpulkan selama pekerjaan berlangsung, dokumen dibuat dari catatan yang ada tanpa mengetik ulang.
Berita acara perlu dibahas tersendiri. Dalam renovasi dan konstruksi, penyusunannya sering menjadi pekerjaan manual yang menggabungkan anggaran biaya, percakapan, dan foto. Dalam konteks konstruksi di Rusia, КС‑2 adalah berita acara penerimaan pekerjaan yang telah selesai. Di 101, dokumen ini dapat disiapkan dalam format PDF berdasarkan laporan proyek; isi dan nilainya diperiksa sebelum diserahkan untuk ditandatangani. Penyiapan dokumen dan penandatanganannya merupakan tahap yang terpisah. Selengkapnya, baca artikel 101 tentang pembuatan КС‑2 di Aplikasi 101 (dalam bahasa Rusia).
Ketika pemilik usaha memerlukan tingkat pengawasan yang lebih tinggi, biasanya dibutuhkan analisis: margin per proyek, perkembangan pengeluaran, pengelolaan cadangan yang cermat, serta pencantuman identitas merek pada dokumen. PRO+ memenuhi kebutuhan ini.
Jika Anda ingin melihat bagaimana semua ini diterapkan pada proses usaha Anda—berapa orang dan proyek yang dikelola serta bagaimana pertanggungjawaban dana diatur—cara termudah adalah membahas alurnya melalui sebuah contoh. Dalam situasi ini, presentasi produk akan berguna: laporan dan dokumen diperlihatkan melalui kasus nyata, tanpa hanya membahas teori.
Skenario seperti apa yang realistis?
Pada 2026, skenario yang realistis adalah sebagai berikut: AI tidak menggantikan akuntan. AI menggantikan sebagian pekerjaan operasional yang sebelumnya menghabiskan waktu berjam-jam dan menimbulkan kesalahan. Akuntan tetap menetapkan aturan, mengambil keputusan, dan bertanggung jawab atas kualitas.
Jika Anda ingin segera memeriksa apakah usaha Anda siap menjalankan «akuntansi dengan AI», perhatikan tiga tanda berikut:
- pembayaran, struk, dan dana yang harus dipertanggungjawabkan terkumpul di satu tempat, tersusun per proyek;
- ada aturan pembuktian pengeluaran dan tenggat penyelesaian pertanggungjawaban;
- pimpinan dapat melihat laporan tanpa membuat rekap manual pada akhir bulan.
Setelah dasar-dasar ini tertata, AI dapat digunakan untuk mengurangi pengetikan ulang dan pencarian di percakapan. Nilailah hasilnya dengan mengukur waktu nyata yang diperlukan untuk menyiapkan dan memeriksa data dalam proses yang dipilih.
