Когда выйти из чата и перейти к сервису учета

Когда чаты и таблицы перестают работать

В маленькой строительной фирме вечер: заказчик пишет в Telegram, мастера кидают фото свежей стяжки, бухгалтер поджимает сроки по отчету. Владелец листает чат, пролистывая сотни сообщений, чтобы найти тот самый чек за плитку.

Финансовый учет живет в трех местах одновременно: общий чат в мессенджере, Excel-файл со сметами и папка на телефоне с фотографиями чеков. Кто-то скинул суммы в личку, кто-то — в общий канал, кто-то просто пообещал «потом прислать отчет».

Пока объектов один-два, эта схема кое-как держится. Но стоит взять третий, четвертый, подключить еще одну бригаду — и простая просьба «соберите мне, пожалуйста, сколько мы уже потратили по объектам» превращается в марафон по поиску файлов и расшифровке фото. На одной стройке так теряются чеки, на другой — путаются авансы, а третью вы вообще ведете из головы: в итоге учет «в голове» или на бумаге быстро превращается в хаос.

В какой-то момент владелец понимает, что на простой вопрос «сколько денег у нас сейчас по компании и по каждому объекту» он ответить не может. Он не видит общий баланс, не понимает, кому и сколько выдал из кассы, сколько остатков еще болтается «в поле», а сколько уже отчитано. И это как раз та точка, где нужно не еще один чат, а другая система работы с цифрами.

Признаки, что вы выросли из Excel и чатов

Чаты и Excel — нормальный инструмент на первых шагах бизнеса. Они дешевы, понятны, быстро собираются. Но по мере роста компании они все чаще подбрасывают проблемы: отчеты начинают занимать вечера, а попытки свести разные файлы в один баланс заканчиваются ошибками и потерянными данными.fileciteturn1file2turn1file15

• Растет количество ошибок: не туда вписали сумму, дважды посчитали один и тот же чек, забыли учесть аванс.
• Отчеты собираются часами: чтобы понять, что происходит по деньгам, нужно пересматривать чаты, сводить несколько таблиц и перепроверять формулы.
• Новые сотрудники путаются в версиях файлов: у каждого своя копия «итог_отчет_финальный_новый.xlsx», и никто не уверен, где актуальные цифры.
• Владелец не может за минуту ответить на вопрос «сколько денег у нас сейчас», ни по компании в целом, ни по отдельным объектам.

Если вы узнаете себя хотя бы в двух пунктах, это значит, что ручной учет уже обходится вам дороже, чем кажется. И речь даже не только о рабочем времени, но и о рисках: одно неверно введенное число в таблице легко превращает прибыльный объект в убыточный.fileciteturn1file7turn1file11

Фактически вы уже платите за «бесплатные» таблицы — платите часами сотрудников, нервами и репутацией перед заказчиком, когда в отчетах всплывают нестыковки. В этот момент самое разумное — не спорить с Excel, а посчитать, что обходится дешевле: продолжать вручную или перейти на сервис.

Почему решение о сервисе — не про эмоции

Многие предприниматели откладывают покупку платного сервиса до последнего. «Пока еще маленький бизнес», «подписка дорого стоит», «мы и так справляемся» — знакомые мысли. Но эмоции и ощущения мало что говорят о реальной стоимости процесса.

Любая «бесплатная» схема учета имеет цену. Это время людей, которое вы оплачиваете каждый месяц, плюс стоимость ошибок, кассовых разрывов и невыставленных вовремя актов. Когда вы покупаете сервис, вы на самом деле сравниваете его абонентскую плату с тем, сколько стоят часы вашей команды в таблицах и чатах.

Подробно о том, как смотреть на цифры бизнеса через отчеты и принимать решения не на ощущениях, а на данных, мы разбирали в материале «Финансовый учет доходов и расходов организации». В общих чертах логика одна: сначала посчитать стоимость текущего хаоса, потом — цену упорядоченной системы.

Давайте применим эту логику к простому примеру и посмотрим, при каких условиях платный инструмент действительно выгоден.

Как посчитать стоимость часа сотрудника

Первый шаг — понять, сколько на самом деле стоит час работы сотрудника, который сидит над отчетами. Не только его оклад, но и все, что вы доплачиваете сверху: налоги, взносы, отпускные.

Шаг 1. Возьмите месячный оклад. Допустим, менеджер или прораб получает 70 000 ₽.

Шаг 2. Добавьте нагрузку в виде налогов и взносов. В реальности сотрудник обходится компании дороже оклада. Если условно умножить 70 000 ₽ на коэффициент 1,3, получим около 91 000 ₽ в месяц.

Шаг 3. Определите количество рабочих часов в месяце. В среднем это 160–180 часов, возьмем 176 часов для примера.

Шаг 4. Разделите общую стоимость сотрудника на количество часов. 91 000 ₽ / 176 часов ≈ 517 ₽ за час. Это и есть ориентировочная стоимость одного часа его работы для компании.

Если над отчетами сидят несколько людей — руководитель, бухгалтер, прорабы, — имеет смысл считать суммарное количество часов, умноженное на их среднюю стоимость. Но даже один такой сотрудник быстро превращает «ручной» учет в заметную статью расходов.

Пример: когда сервис окупается за 4–5 часов

Представим, что ручной учет по объектам занимает у вашего сотрудника 10 часов в месяц: свести таблицы, собрать чеки из чатов, перепроверить формулы, подготовить отчеты для заказчиков. При стоимости часа 517 ₽ это 10 × 517 ₽ = 5 170 ₽ в месяц.

Теперь смотрим на рынок инструментов. Найти сервис управленческого учета или приложение для стройки с тарифом в диапазоне 1 890–2 500 ₽ в месяц сегодня не проблема. Допустим, вы выбираете один из таких сервисов.

Что получается по цифрам? Если поделить 1 890 ₽ на 517 ₽, получим примерно 3,7 часа. Для тарифа 2 500 ₽ — около 4,8 часа. То есть за первые 4–5 часов, которые сервис экономит на ручных операциях, подписка уже полностью окупается. Все, что он сэкономит сверх этого, — ваш чистый выигрыш.

При этом сервис не просто сокращает время, но и снижает количество ошибок: не нужно вручную копировать данные, складывать суммы из разных таблиц, искать потерянные чеки. В приложении вроде Приложения 101 чеки сканируются с телефона, расходы автоматически привязываются к объектам, а отчеты для клиента формируются в пару касаний.fileciteturn0file17turn1file15

Если вы уже живете в Excel, можно не обрывать систему в один день, а аккуратно перенести существующие сметы и списки расходов в цифровой сервис и дальше вести учет уже там. Для пользователей Приложения 101, например, есть удобный импорт смет и перечней покупок из таблиц.

Именно поэтому правильный вопрос звучит не «дорогая ли подписка», а «сколько часов в месяц этот сервис вернет мне и моей команде»?

Вовремя выйти из чата и перейти к автоматизации

Если убрать эмоции, выбор очень прост. В одной реальности вы продолжаете жить в чатах: каждый вечер листаете переписки, вспоминаете, кто покупал цемент, просите мастеров переслать чеки и пытаетесь вручную свести деньги по объектам. В другой — учет встроен в рабочий процесс: сотрудники фиксируют расходы с телефона, чеки хранятся в цифровом виде, балансы по каждому объекту и подотчетные средства видны в одном месте.fileciteturn1file5turn1file15turn1file6

Приложение 101 как раз про вторую реальность. Оно заменяет разрозненные таблицы и чаты на единый центр финансовой информации: показывает, кому и сколько выдали денег, кто уже отчитался, сколько осталось в подотчете, как идут расходы по каждому объекту и какая картина по бизнесу в целом.fileciteturn1file5turn1file6turn1file16

Платные инструменты в таком подходе — не про «еще один расход», а про покупку времени и прозрачности. Вы платите фиксированную сумму в месяц и взамен получаете часы, которые раньше уходили на ручные своды, а заодно снижаете вероятность дорогостоящих ошибок.

Если хотите на цифрах увидеть, как это может сработать именно в вашей компании, можно прийти на бесплатную онлайн-презентацию Приложения 101: специалисты покажут живые отчеты, примеры объектов и ответы на типичные вопросы о переходе с Excel.fileciteturn1file12turn1file6

Для самостоятельного погружения посмотрите материалы блога: о том, как настроить финансовый учет с понятными отчетами, — в статье Финансовый учет доходов и расходов организации, про порядок в подотчетных средствах — в статье Как вести учет подотчетных средств в строительстве или ремонтах?, а сравнение Excel и Приложения 101 — в материале Что выбрать для смет: Excel или Приложение 101.fileciteturn1file16turn1file14

Главное — вовремя заметить момент, когда ваш бизнес уже перерос «учет в чате». Как только вы перестаете уверенно отвечать на вопрос «сколько денег у нас сейчас», значит, пора выходить из чата и переходить к автоматизации.

Как убедиться, что сервис не простаивает

Сразу после подключения задайте минимальный набор обязательных действий: что именно сотрудники должны фиксировать в системе каждый день. Через две-три недели посмотрите отчеты по активности и сравните, сколько времени вы сами стали тратить на своды и проверки.

Что делать, если команда сопротивляется автоматизации

Не пытайтесь внедрить весь функционал сразу, начните с одной-двух простых привычек, например обязательной фиксации чеков с телефона. Когда люди увидят, что им меньше звонят с вопросами и реже просят переслать отчеты, сопротивление заметно снизится.

Сколько времени закладывать на переход с Excel на приложение

В небольших компаниях базовый переход занимает от нескольких дней до пары недель: главное заранее решить, какие проекты и отчеты вы переносите первыми. Дальше новые объекты уже заводите сразу в приложении, а старые таблицы доживают свой срок и постепенно уходят из оборота.