المحتويات:
من هو مدير المشروع؟
ينظم مدير مشروع البناء عمل الفريق من التخطيط حتى إتمام المشروع. ويتفق مع الأطراف المعنية على الأهداف والمواعيد والميزانية، وينسق بين المشاركين، ويتابع الانحرافات عن الخطة حتى لا تبقى دون معالجة.
العمل على الجودة جزء من هذه المهمة، لكن إدارة المشروع لا تقتصر على الإشراف. ويبرز وصف دور مدير المشروع لدى معهد إدارة المشاريع PMI (بالإنجليزية) تخطيط المهام والموارد والتواصل وإدارة المخاطر بوصفها جوانب مستقلة من الدور.
تعتمد الصلاحيات المحددة على الشركة والعقد وطريقة تنظيم المشروع. يساعدكم هذا المقال على الاتفاق على المسؤوليات، لكنه لا يحل محل الوصف الوظيفي المعد لمؤسستكم.
مسؤوليات مدير المشروع
في أعمال البناء والتشطيبات، يعهد إلى مدير المشروع عادة بالمهام التالية:
- وضع خطة العمل وتقسيمها إلى مراحل وتعيين المسؤولين عنها؛
- متابعة الميزانية والعهد المالية ضمن حدود الصلاحيات الممنوحة له؛
- الحفاظ على التواصل مع مشرفي فرق العمل والمقاولين والعميل؛
- إسناد المهام والتحقق من تنفيذها والإبلاغ عن التأخير؛
- تنظيم إعداد وثائق المشروع وحفظها؛
- دراسة الخلافات واقتراح حلول ورفع المسائل التي تتجاوز صلاحياته إلى المسؤول الأعلى؛
- تنسيق مسائل الجودة والسلامة مع المختصين المعينين مسؤولين عنها.
يرد التخطيط والميزانية وتنسيق عمل المقاولين والإبلاغ عن تقدم الأعمال أيضا في وصف مديري البناء لدى مكتب إحصاءات العمل الأمريكي (بالإنجليزية). وهذا مثال على دور مهني، وليس وصفا وظيفيا موحدا لجميع البلدان.
عند إسناد المهام، وضحوا النتيجة المطلوبة وحدود القرارات التي يمكن اتخاذها باستقلالية. اتفقوا مسبقا، مثلا، على المصروفات التي يعتمدها المدير بنفسه وتلك التي يناقشها أولا مع المسؤول الأعلى. هذا مثال عملي لتوزيع الصلاحيات، وليس قاعدة تنظيمية ملزمة.
ينبغي أيضا مناقشة نظام الأجر والمكافآت مسبقا. إذا اخترتم مكافأة مرتبطة بنتيجة المشروع، فحددوا النتيجة التي تستحق المكافأة وكيف تؤخذ المواعيد والجودة والتغييرات المتفق عليها في الحسبان. تخصيص نسبة من تكلفة المشروع لا يغني وحده عن معايير عمل واضحة.
كيف تتابعون عمل مدير المشروع؟
اتفقوا على دورية التقارير والمسائل التي تناقشونها: المراحل المنجزة، والانحرافات عن الجدول الزمني والميزانية، وملاحظات الجودة، والمهام العالقة. يجب أن يعرف المدير متى يبلغ عن المشكلة فورا ومتى يدرجها في التقرير التالي.
توفر تقارير مشرفي فرق العمل المعلومات الأولية من موقع البناء. ويجمع المدير الصورة العامة، ويتحقق من اكتمال البيانات، ويشرح للعميل أو المسؤول الأعلى ما يجري في المشروع. حصوله على المعلومات من الفريق لا يلغي مشاركته في إعداد التقارير.
حددوا المسؤولين عن فحص الجودة وإجراءات استلام مراحل العمل. لا تخلطوا بين توزيع المهام داخليا ومسألة المسؤولية القانونية؛ فلا يمكن تحديدها بمجرد اسم الوظيفة أو وجود قسم للجودة.
إذا كانت المقالات التي تتناول تنظيم أعمال البناء مفيدة لكم، فانضموا إلى مجتمع 101 على Telegram لمتابعة المواد الجديدة.
كيف توزعون المسؤوليات؟
يمكن إسناد البحث عن العملاء والمسائل الضريبية وحساب المدفوعات إلى موظفين آخرين. لكن لا توجد قائمة عامة بمهام لا يؤديها مدير المشروع مطلقا. اتفقوا على توزيع العمل قبل بدء المشروع.
- البحث عن العملاء: حددوا ما إذا كان قسم المبيعات مسؤولا عنه أم أن المدير يشارك أيضا في المفاوضات.
- تقارير موقع البناء: حددوا من يقدم البيانات الأولية، ومن يتحقق منها، ومن يعد التقرير المجمع.
- المسائل الضريبية: عينوا مختصا ووضحوا الوثائق التي يجب على المدير تسليمها إليه.
- مدفوعات فرق العمل: اتفقوا على من يقدم بيانات الأعمال المنجزة، ومن يراجع الحسابات، ومن يعتمد الدفع.
يجمع تطبيق 101 المهام والمحاسبة الإدارية والوثائق والتقارير. استخدموا هذه الأدوات في المشروع بعد تحديد من يدخل البيانات ومن يتحقق منها. وجود التطبيق وحده لا يوزع المسؤوليات ولا يؤكد صحة جميع الحسابات.