كيف تنظمون عمل مسؤول المشتريات وتسجيل عمليات الشراء في البناء؟

مشكلات شراء المواد في البناء والترميم

تمثل المواد جزءًا مهمًا من ميزانية الترميم، لكن نسبتها تختلف بحسب المشروع. إذا تلقى المقاول أموال الشراء في حسابه الخاص، فمن المهم تقييم أثر الترتيب التعاقدي والنظام الضريبي المعمول به على الإيرادات والالتزامات بصورة منفصلة. تتناول المقالة التالية التغييرات في روسيا: الإصلاح الضريبي لعام 2026 (بالروسية).

كيف تنظم شركات البناء أو التشطيب مشترياتها عادة؟ يذكر كثير من مستخدمي تطبيق 101 أنهم ينفذون المشتريات عبر حساباتهم الخاصة:

1. يتلقون من العميل دفعة مقدمة لشراء المواد.
2. يوزعون الأموال على مراحل الترميم المختلفة.
3. يقدمون طلبات الشراء إلى متاجر مواد البناء ومورديها.
4. يسددون قيمتها من حساباتهم الخاصة.
5. يسلمون الإيصالات إلى العميل، أو يقدمون تقريرًا في تطبيق 101 باستخدام ماسح رموز QR لإثبات إنفاق الأموال في الغرض المخصص لها.

قد يكون استلام أموال المواد جزءًا من ترتيب شراء متفق عليه. يجب مراجعة شروطه وفق العقد والقواعد السارية؛ فحجم الشركة وحده لا يضمن السلامة الضريبية. في علاقات الوكالة الفعلية، تُسجل أتعاب الوكيل وأموال العميل بصورة منفصلة. الأتعاب ليست بعدُ ربحًا صافيًا، إذ تُغطى منها المصروفات والضرائب. شروط نظام ضريبة البراءة الروسي للعاملين في البناء (بالروسية) تحتاج إلى مراجعة مستقلة ولا تحل محل هذا التقييم.

يزعم بعضهم أن تمرير كل هذه المبالغ عبر أعمالهم يقدم خدمة متميزة للعملاء. قد يكون ذلك مريحًا للعميل، لكن ينبغي تقييم آثاره المالية على الشركة. فما العمل؟ تحسين المشتريات، وتجنب تمرير ملايين غير ضرورية عبر الشركة، وخفض تكاليف المستودعات، وتحفيز الموظفين على العمل بمسؤولية. سنوضح كيفية تحقيق ذلك من خلال مهام مسؤول المشتريات.

مهام مسؤول المشتريات

يتولى مسؤول المشتريات في البناء دورة توفير المواد والاحتياجات الفنية كاملة:

• البحث عن الموردين واختيارهم بحسب السعر والجودة والمواعيد؛
• جمع طلبات مشرفي المواقع ورؤساء فرق العمل والاتفاق عليها؛
• متابعة توافر المواد في المستودع ومواعيد التوريد؛
• تنظيم الخدمات اللوجستية: النقل والتفريغ والفحص؛
• إدارة مستندات العمليات الأساسية: إشعارات التسليم والفواتير ومحاضر الاستلام؛
• تقديم تقارير المشتريات إلى المحاسبة والإدارة.

من المهم أن يشتري مسؤول المشتريات المواد وأن يفهم أيضًا أثر قراراته على النموذج المالي للشركة. عليه أن يكون حلقة وصل بين العمال الذين ينتظرون ألواح الجبس في الموقع ومشرف الموقع (مقالة بالروسية)، الذي يتابع كل روبل في المشروع ويريد تجنب توقف العمال عن العمل. مهمة مسؤول المشتريات هي شراء المواد المطلوبة في وقتها، وتقليل التخزين غير الضروري، والتكيف بسرعة مع التغييرات.

إطار الوصف الوظيفي لمسؤول المشتريات في شركة بناء

الإطار التالي مخصص لتحديد الدور داخل الشركة. يساعد على توزيع المسؤوليات في الفريق، لكنه لا يغني عن وصف وظيفي مستوفٍ للمتطلبات القانونية؛ ينبغي تكييف صياغاته مع شركتكم وعلاقاتكم التعاقدية ومستنداتكم الداخلية.

الوظائف

• تخطيط احتياجات المواد بحسب مراحل العمل؛
• جمع طلبات مشرفي المواقع ورؤساء الفرق وتوضيحها؛
• مقارنة خيارات التوريد بحسب السعر والموعد ومدى ملاءمتها للمهمة؛
• متابعة التسليم والاستلام ومستندات الشراء؛
• إبلاغ الفريق مسبقًا بالمخاطر المتعلقة بالمواعيد والمواد.

الصلاحيات

• طلب كميات ومواعيد وأولويات واضحة من الفريق؛
• إعادة الطلب غير المكتمل لاستكماله قبل تقديم طلب الشراء؛
• اقتراح مواد بديلة عند تغير شروط التوريد؛
• العمل بالمتطلبات وتقديرات التكاليف والجداول وسجل المشتريات المتفق عليها.

المسؤولية

• الالتزام بجدول الشراء المتفق عليه وتحديث مستنداته؛
• تسجيل الاختلافات عند التسليم والاستلام؛
• الإبلاغ في الوقت المناسب عن أي خطر قد يوقف العمل في الموقع؛
• تحديد حدود المسؤولية في المستندات الداخلية للشركة.

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI)

• نسبة التوريدات المؤكدة ضمن الموعد المتفق عليه؛
• عدد الاختلافات غير المعالجة في التوريدات؛
• حالات توقف العمل بسبب نقص المواد؛
• قياس التوفير فقط بالمقارنة مع مواصفات متفق عليها وقابلة للمقارنة، وليس مع سعر منخفض مجرد من سياقه.

كيف تنظمون المشتريات في شركة بناء؟

ابدؤوا بالتفكير في هدف أعمالكم. نذكركم بأن الهدف الرئيسي لرائد الأعمال هو زيادة الربح. إذا كنتم ترون غير ذلك، فلن تساعدكم هذه المقالة. ومن المهم عدم الخلط بين الهدف والرسالة: يمكن إدراج رغبتكم في تحسين العالم ضمن الرسالة. لكن هدف كسب المال يساعدكم على تنفيذ رسالتكم، لذا ينبغي تذكره. دون مال لا يمكن تنفيذ الرسالة.

حددوا الخدمات التي تقدمونها للعميل: اختيار المواد والاتفاق عليها والدفع والتسليم والتخزين. تنفيذ المشتريات عبر حساب الشركة يؤثر على التسجيل المحاسبي والالتزامات التعاقدية. تنشأ الضريبة وفق القواعد المعمول بها، وليس تلقائيًا مع كل عملية.

تعتمد الشروط الضريبية على البلد والنظام. بالنسبة إلى روسيا في عام 2026، توضح مصلحة الضرائب الفيدرالية أنه إذا لم تتجاوز إيرادات عام 2025 ضمن النظام الضريبي المبسط USN مبلغ 20 مليون روبل روسي (RUB)، يسري الإعفاء من ضريبة القيمة المضافة مع الاستثناءات القانونية. إذا تجاوزت الإيرادات 20 مليون روبل خلال عام 2026، تبدأ التزامات ضريبة القيمة المضافة من أول يوم في الشهر التالي. لا يجوز جمع نسب USN وضريبة القيمة المضافة تلقائيًا واعتبار الناتج جزءًا من أي دفعة؛ تُراجع الأوعية الضريبية والخصومات بصورة منفصلة. توضيح مصلحة الضرائب الفيدرالية بشأن ضريبة القيمة المضافة ضمن USN (بالروسية) يخص روسيا تحديدًا.

فكروا في ترتيب يسدد فيه العميل فواتير الموردين مباشرة، ويتولى فريقكم الاختيار والاتفاق والتسليم والتخزين. اتفقوا في العقد على أتعاب هذا العمل، مثل 10% من أساس مشتريات متفق عليه. هذا مثال حسابي، وليس نسبة إلزامية أو توفيرًا مضمونًا. قارنوا التكلفة الإجمالية والالتزامات في الترتيبين.

كيف تنظمون شراء مواد البناء؟ شاركوا تجاربكم في مجتمع العاملين المتقدمين في البناء؛ زملاؤكم عرضوا بالفعل طرق عملهم (بالروسية).

كيف تحسنون المشتريات وتخفضون تكاليف المستودعات؟

هذا سؤال دائم لدى العاملين في البناء والتشطيب. سيكون من المريح شراء كل شيء مسبقًا، وتخزينه في مستودع، ونقل المواد اللازمة إلى الموقع على دفعات صغيرة. بالنسبة إلى شركة صغيرة، يعني المستودع الخاص تكاليف إضافية للمكان والتخزين والتسليم. قارنوا هذه التكاليف أولًا بالتوريد المرحلي من المتجر.

لذلك نوصي بتحسين تنظيم الشراء من المتاجر. ربما تتعاملون مع عدة متاجر معتادة تشترون منها كل شيء من البراغي إلى الخرسانة. اقترحوا عليها النظام التالي:

1. يحول عميل المشروع إلى المورد دفعة مقدمة متفقًا عليها في العقد. مثلًا، تبلغ خطة مشتريات المشروع X من مليون إلى مليوني روبل؛ هذا مثال مالي افتراضي من روسيا، وليس معيارًا لسعر كل المشاريع. قبل الدفع، حددوا المواصفات والمواعيد وشروط التخزين واسترداد الدفعة المقدمة.
2. يتلقى المتجر الأموال في حسابه، ويمكنه استخدامها لمشتريات لاحقة، ويشحن المواد أو يسلمها إلى موقعكم حسب الحاجة بناءً على طلباتكم.
3. ناقشوا خصمًا مقابل الدفعة المقدمة، مثل 5%. هذا موضوع تفاوض: قد يعرض المورد نسبة أخرى أو يرفض. سجلوا الشروط المتفق عليها كتابةً.

يمكن للمورد تخزين المواد المتفق عليها في مستودعه وشحنها على دفعات. يجب تأكيد إمكانية التخزين ومدته وتكلفته قبل دفع المقدم. يفيد هذا الترتيب إذا كان خفض مصروفاتكم يبرر شروط التوريد ومخاطر الدفع المسبق.

يمكنكم مناقشة تنظيم المشتريات والمحاسبة الإدارية مع مجتمع 101. راجعوا شروط الوصول والمواد المتاحة وفق العرض الحالي: مقالة عن القناة الخاصة لمستخدمي PRO+ (بالروسية).

كيف تسجلون المشتريات في تطبيق 101؟

إذا دفع العميل فواتير المورد، فقد يتلقى فريقكم أتعابًا مستقلة متفقًا عليها لاختيار المواد وإعداد الطلبات والتفاوض والتسليم في الوقت المحدد. مثلًا، يمكن للطرفين الاتفاق على 10% من أساس متفق عليه. حددوا المسؤولية وطريقة الحساب في العقد. فيما يلي مثال لتسجيل المشتريات والأتعاب في تطبيق 101.

1. أنشئوا مشروعًا مستقلًا

امنحوه اسم المشروع الأساسي نفسه، مع إضافة «المشتريات» أو «التوريد الكامل» إذا كنتم توفرون جميع احتياجات المشروع، ولا تشترون مواد المراحل الأولية وحدها.

2. أنشئوا حدث «تحويل»

مثلًا، دفع العميل للمورد مباشرة 1,000,000 روبل. سجلوا التحويل الفعلي من العميل إلى المورد، واذكروا في الوصف أنه دفع بين هذين الطرفين، وأرفقوا أمر الدفع. هذا تسجيل لحركة الأموال بين المشاركين المذكورين؛ لا يعني دخول المليون إلى حساب شركتكم.

3. اضبطوا الزيادة السعرية المتفق عليها عبر «العلامات»

أدخلوا الزيادة السعرية المتفق عليها فقط، مثل 10%، والجهة التي تتلقاها. تحققوا من أساس الحساب وتوزيع الزيادة ضمن بند المصروفات؛ يجب أن يتطابق المبلغ مع العقد.

4. أنشئوا حدث «دخل»

عندما يحول العميل إلى شركتكم الأتعاب المتفق عليها، سجلوا الاستلام الفعلي بصورة منفصلة عن الدفع المباشر للمورد. الأتعاب ليست بعدُ ربحًا صافيًا: تُحتسب أولًا المصروفات والضرائب المرتبطة بها. سجلوا تحويل الأموال المتاحة إلى صندوق الشركة بصورة منفصلة وفق طريقة التسجيل المحاسبي المعتمدة.

أمثلة تسجيل استلام أتعاب الخدمة في المشروع وفي صندوق الشركة. تظهر لقطات الشاشة واجهة باللغة الروسية.

في استشارة مجانية مع خبير تطبيق 101، يمكنكم مراجعة تسجيل المشتريات بمثال من أعمالكم ومناقشة الأحداث والمستندات والتقارير. تساعد الخدمة على تنظيم البيانات؛ أما الالتزامات القانونية فتحددها العقود والقواعد السارية.

خصصوا وقتًا للاستشارة دون سفر أو مكالمات أو تفاوض مع الموردين. جهزوا مثالًا لمشروع وأسئلتكم عن المشتريات. تعتمد النتائج وتوفير الوقت على عملياتكم؛ لا يُضمن استرداد الأموال المفقودة في الأسبوع الأول أو توفير 20 ساعة.