Bagaimana mengatur pengadaan dan pencatatan pembelian dalam konstruksi?

Masalah pembelian material dalam konstruksi dan renovasi

Material merupakan bagian penting dari anggaran renovasi, tetapi porsinya berbeda pada setiap proyek. Jika kontraktor menerima dana pembelian ke rekeningnya sendiri, perlu dinilai secara terpisah bagaimana pengaturan kontrak dan rezim pajak yang berlaku memengaruhi pendapatan serta kewajiban. Perubahan di Rusia dibahas dalam artikel tentang reformasi pajak 2026 (dalam bahasa Rusia).

Bagaimana perusahaan konstruksi atau renovasi biasanya mengatur pembelian? Banyak pengguna Aplikasi 101 mengakui bahwa mereka menangani pembelian melalui rekening sendiri:

1. Menerima uang muka pembelian dari klien.
2. Membagi dana untuk berbagai tahap renovasi.
3. Memesan barang di toko dan distributor material bangunan.
4. Membayarnya dari rekening sendiri.
5. Memberikan kuitansi kepada klien, atau melaporkan melalui Aplikasi 101 menggunakan pemindai kode QR sebagai bukti bahwa dana digunakan sesuai tujuannya.

Menerima dana untuk material dapat menjadi bagian dari pengaturan pembelian yang disepakati. Ketentuannya harus diperiksa berdasarkan kontrak dan aturan yang berlaku; ukuran perusahaan saja tidak menjamin keamanan perpajakan. Dalam hubungan keagenan yang nyata, imbalan agen dan dana klien dicatat secara terpisah. Imbalan belum merupakan laba bersih: biaya dan pajak harus dibayar darinya. Ketentuan rezim pajak paten Rusia untuk pelaku konstruksi (dalam bahasa Rusia) memerlukan pemeriksaan tersendiri dan tidak menggantikan penilaian tersebut.

Sebagian orang bahkan menyatakan bahwa mengalirkan semua dana ini melalui bisnisnya merupakan layanan terbaik bagi klien. Cara ini bisa memudahkan klien, tetapi perusahaan perlu menilai dampak keuangannya. Lalu apa yang harus dilakukan? Optimalkan pembelian, hindari mengalirkan jutaan dana yang tidak perlu melalui perusahaan, kurangi biaya gudang, dan dorong karyawan bekerja secara bertanggung jawab. Kami menjelaskan caranya melalui tugas pengelola pengadaan.

Tugas pengelola pengadaan

Dalam konstruksi, pengelola pengadaan bertanggung jawab atas seluruh siklus penyediaan material dan kebutuhan teknis:

• mencari dan memilih pemasok berdasarkan harga, kualitas, dan waktu;
• mengumpulkan serta menyepakati permintaan dari kepala lapangan dan mandor;
• memantau persediaan material di gudang dan jadwal pengiriman;
• mengatur logistik: pengiriman, pembongkaran, dan pemeriksaan;
• mengelola dokumen transaksi: surat jalan, tagihan, dan berita acara;
• melaporkan pembelian kepada bagian akuntansi dan pimpinan.

Pengelola pengadaan perlu membeli material sekaligus memahami dampak tindakannya terhadap model keuangan perusahaan. Ia menjadi penghubung antara pekerja yang menunggu papan gipsum di lokasi dan kepala lapangan (artikel dalam bahasa Rusia), yang memantau setiap rubel proyek dan ingin mencegah pekerja menganggur. Tugas pengelola pengadaan adalah membeli material yang tepat pada waktunya, mengurangi penyimpanan yang tidak perlu, dan segera menyesuaikan diri dengan perubahan.

Kerangka uraian jabatan pengelola pengadaan di perusahaan konstruksi

Kerangka berikut membantu menetapkan peran secara internal dan membagi tanggung jawab tim. Kerangka ini bukan pengganti uraian jabatan yang memenuhi ketentuan hukum: sesuaikan rumusannya dengan perusahaan, hubungan kontrak, dan dokumen internal Anda.

Fungsi

• merencanakan kebutuhan material menurut tahap pekerjaan;
• mengumpulkan dan memperjelas permintaan kepala lapangan serta mandor;
• membandingkan pilihan pasokan berdasarkan harga, waktu, dan kesesuaian kebutuhan;
• mengawasi pengiriman, penerimaan, dan dokumen pembelian;
• memberi tahu tim sejak awal tentang risiko pada jadwal dan material.

Wewenang

• meminta jumlah, tenggat, dan prioritas yang jelas dari tim;
• mengembalikan permintaan yang belum lengkap untuk diperbaiki sebelum pemesanan;
• mengusulkan material pengganti ketika ketentuan pasokan berubah;
• menggunakan persyaratan, estimasi biaya, jadwal, dan riwayat pembelian yang telah disepakati.

Tanggung jawab

• menjaga jadwal pembelian yang disepakati serta dokumen terkini;
• mencatat ketidaksesuaian saat pengiriman dan penerimaan;
• segera menyampaikan risiko yang dapat menghentikan pekerjaan di lokasi;
• menetapkan batas tanggung jawab dalam dokumen internal perusahaan.

Indikator kinerja utama (KPI)

• proporsi pengiriman yang dikonfirmasi sesuai tenggat yang disepakati;
• jumlah ketidaksesuaian pasokan yang belum terselesaikan;
• kejadian pekerjaan terhenti karena material tidak tersedia;
• penghematan hanya dibandingkan dengan spesifikasi sebanding yang disepakati, bukan sekadar harga rendah tanpa konteks.

Bagaimana mengatur pengadaan di perusahaan konstruksi?

Pertama, pikirkan tujuan bisnis Anda. Kami mengingatkan bahwa tujuan utama seorang pengusaha adalah meningkatkan laba. Jika Anda berpikir sebaliknya, artikel ini tidak akan membantu. Jangan mencampuradukkan tujuan dengan misi: keinginan membuat dunia lebih baik dapat dimasukkan ke dalam misi. Tujuan memperoleh uang membantu Anda menjalankan misi, sehingga perlu diingat. Tanpa uang, misi tidak dapat dijalankan.

Tentukan layanan yang Anda berikan kepada klien: pemilihan material, persetujuan, pembayaran, pengiriman, dan penyimpanan. Pembelian melalui rekening perusahaan memengaruhi pencatatan dan kewajiban kontrak. Pajak timbul berdasarkan aturan yang berlaku, bukan secara otomatis pada setiap transaksi.

Ketentuan pajak bergantung pada negara dan rezimnya. Untuk Rusia pada 2026, Layanan Pajak Federal menyatakan bahwa usaha dalam rezim pajak sederhana USN dibebaskan dari PPN jika pendapatan 2025 tidak melebihi RUB 20 juta, dengan pengecualian yang ditetapkan undang-undang. Jika pendapatan melampaui RUB 20 juta selama 2026, kewajiban PPN dimulai pada hari pertama bulan berikutnya. Jangan otomatis menjumlahkan tarif USN dan PPN lalu menganggap hasilnya sebagai bagian dari setiap pembayaran: dasar pajak dan pengurangan pajak diperiksa secara terpisah. Penjelasan Layanan Pajak Federal tentang PPN dalam USN (dalam bahasa Rusia) berlaku khusus untuk Rusia.

Pertimbangkan sistem di mana klien langsung membayar tagihan pemasok, sedangkan tim Anda mengurus pemilihan, persetujuan, pengiriman, dan penyimpanan. Sepakati imbalan pekerjaan ini dalam kontrak, misalnya 10% dari dasar pembelian yang disetujui. Ini contoh perhitungan, bukan tarif wajib atau penghematan yang dijamin. Bandingkan biaya total dan kewajiban pada kedua sistem.

Bagaimana Anda mengatur pembelian material bangunan? Bagikan pengalaman dalam komunitas pelaku konstruksi progresif; rekan-rekan Anda sudah menceritakan cara kerja mereka (dalam bahasa Rusia).

Bagaimana mengoptimalkan pembelian dan mengurangi biaya gudang?

Ini pertanyaan yang selalu muncul dalam konstruksi dan renovasi. Akan praktis jika semua barang dapat dibeli sebelumnya, disimpan di gudang, lalu dikirim ke lokasi dalam jumlah kecil sesuai kebutuhan. Bagi perusahaan kecil, gudang sendiri berarti biaya tambahan untuk tempat, penyimpanan, dan pengiriman. Bandingkan dahulu biaya ini dengan pengiriman bertahap dari toko.

Karena itu, kami menyarankan pengaturan pembelian yang lebih baik di toko. Anda mungkin memiliki beberapa toko langganan tempat membeli segala sesuatu, dari sekrup hingga beton. Tawarkan sistem berikut kepada mereka:

1. Klien proyek membayar uang muka yang disepakati dalam kontrak kepada pemasok. Misalnya, rencana pembelian proyek X sebesar 1–2 juta rubel; ini contoh nominal hipotetis di Rusia, bukan acuan harga semua proyek. Sebelum membayar, tetapkan spesifikasi, tenggat, ketentuan penyimpanan, dan pengembalian uang muka.
2. Toko menerima dana ke rekeningnya, dapat menggunakannya untuk pembelian berikutnya, dan mengirim material ke lokasi sesuai kebutuhan berdasarkan permintaan Anda.
3. Bahas diskon untuk uang muka, misalnya 5%. Ini bahan negosiasi: pemasok dapat menawarkan persentase lain atau menolak. Catat ketentuan yang disepakati secara tertulis.

Pemasok dapat menyimpan material yang disepakati di gudangnya dan mengirimkannya secara bertahap. Kemungkinan, waktu, dan biaya penyimpanan harus dikonfirmasi sebelum uang muka dibayar. Sistem ini bermanfaat jika pengurangan biaya Anda sepadan dengan ketentuan pasokan serta risiko pembayaran di muka.

Anda dapat membahas pengaturan pembelian dan akuntansi manajemen bersama komunitas 101. Periksa ketentuan akses dan materi yang tersedia berdasarkan penawaran saat ini: artikel tentang kanal privat untuk pengguna PRO+ (dalam bahasa Rusia).

Bagaimana mencatat pembelian di Aplikasi 101?

Jika klien membayar tagihan pemasok, tim Anda dapat menerima imbalan terpisah yang disepakati untuk pemilihan material, pemesanan, negosiasi, dan pengiriman tepat waktu. Misalnya, kedua pihak dapat menyepakati 10% dari dasar perhitungan yang disetujui. Tetapkan tanggung jawab dan cara menghitungnya dalam kontrak. Berikut contoh pencatatan pembelian dan imbalan di Aplikasi 101.

1. Buat proyek terpisah

Gunakan nama yang sama dengan proyek utama, tetapi tambahkan «PEMBELIAN» atau «PENGADAAN LENGKAP» jika Anda menyediakan seluruh kebutuhan proyek, bukan hanya material pekerjaan awal.

2. Buat peristiwa «Transfer»

Misalnya, klien langsung membayar 1.000.000 rubel kepada pemasok. Catat transfer aktual dari klien kepada pemasok, jelaskan bahwa pembayaran tersebut terjadi di antara kedua pihak, dan lampirkan perintah pembayaran. Ini catatan perpindahan dana di antara peserta yang disebutkan; bukan berarti satu juta masuk ke rekening perusahaan Anda.

3. Atur margin yang disepakati melalui «Menandai»

Masukkan hanya margin yang disepakati, misalnya 10%, serta penerimanya. Periksa dasar perhitungan dan alokasi margin pada pos biaya; jumlahnya harus sesuai dengan kontrak.

4. Buat peristiwa «Penghasilan»

Ketika klien membayar imbalan yang disepakati kepada perusahaan Anda, catat penerimaan aktual secara terpisah dari pembayaran langsung kepada pemasok. Imbalan belum menjadi laba bersih: biaya dan pajak yang terkait harus diperhitungkan dahulu. Catat transfer dana yang tersedia ke Dana Perusahaan secara terpisah menurut sistem pencatatan yang digunakan.

Contoh pencatatan penerimaan imbalan dalam proyek dan Dana Perusahaan. Tangkapan layar menampilkan antarmuka berbahasa Rusia.

Dalam konsultasi gratis dengan ahli Aplikasi 101, Anda dapat meninjau pencatatan pembelian menggunakan contoh bisnis Anda serta membahas peristiwa, dokumen, dan laporan. Layanan membantu mengatur data; kewajiban hukum ditentukan oleh kontrak dan aturan yang berlaku.

Sediakan waktu konsultasi tanpa perjalanan, panggilan telepon, atau negosiasi pemasok. Siapkan contoh proyek dan pertanyaan tentang pembelian. Hasil dan penghematan waktu bergantung pada proses Anda; pengembalian uang yang hilang pada minggu pertama dan penghematan 20 jam tidak dijamin.