निर्माण में खरीद प्रबंधक का काम और खरीद का लेखा कैसे व्यवस्थित करें?

निर्माण और मरम्मत में सामग्री खरीदने की समस्याएँ

सामग्री मरम्मत के बजट का एक बड़ा हिस्सा होती है, लेकिन उसका अनुपात परियोजना पर निर्भर करता है। यदि ठेकेदार खरीद के लिए धन अपने खाते में लेता है, तो अलग से आकलन करना जरूरी है कि अनुबंध की व्यवस्था और लागू कर प्रणाली आय तथा दायित्वों को कैसे प्रभावित करती हैं। रूस के बदलाव इस लेख में बताए गए हैं: 2026 के कर सुधार पर लेख (रूसी भाषा में)।

निर्माण या मरम्मत कंपनी आम तौर पर खरीद कैसे व्यवस्थित करती है? 101 ऐप के कई उपयोगकर्ता बताते हैं कि वे अपने खाते के माध्यम से खरीद करते हैं:

1. ग्राहक से खरीद के लिए अग्रिम धन प्राप्त करते हैं।
2. धन को मरम्मत के अलग-अलग चरणों में बाँटते हैं।
3. निर्माण सामग्री की दुकानों और आपूर्तिकर्ताओं को ऑर्डर देते हैं।
4. अपने खाते से उनका भुगतान करते हैं।
5. ग्राहक को रसीदें देते हैं, या रिपोर्ट दर्ज करते हैं 101 ऐप में QR कोड स्कैनर की मदद से, ताकि साबित हो कि धन निर्धारित उद्देश्य के लिए खर्च हुआ।

सामग्री के लिए धन प्राप्त करना सहमत खरीद व्यवस्था का हिस्सा हो सकता है। उसकी शर्तें अनुबंध और मौजूदा नियमों के अनुसार जाँचनी चाहिए; केवल कंपनी का आकार कर संबंधी सुरक्षा की गारंटी नहीं देता। वास्तविक एजेंसी संबंधों में एजेंट का शुल्क और ग्राहक का धन अलग-अलग दर्ज होते हैं। शुल्क अभी शुद्ध लाभ नहीं है: उससे खर्च और कर चुकाए जाते हैं। रूस में निर्माण कारोबार के लिए पेटेंट कर प्रणाली की शर्तें (रूसी भाषा में) अलग जाँच की माँग करती हैं और इस आकलन की जगह नहीं लेतीं।

कुछ लोग यह भी कहते हैं कि इन सभी रकमों को अपने व्यवसाय से गुजारकर वे ग्राहक को बेहतर सेवा देते हैं। यह ग्राहक के लिए सुविधाजनक हो सकता है, लेकिन कंपनी के वित्तीय परिणामों का आकलन जरूरी है। फिर क्या करें? खरीद बेहतर ढंग से व्यवस्थित करें, कंपनी से अनावश्यक बड़ी रकम गुजारना बंद करें, गोदाम खर्च घटाएँ और कर्मचारियों को जिम्मेदारी से काम करने के लिए प्रेरित करें। खरीद प्रबंधक की जिम्मेदारियों के जरिए हम बताएँगे कि यह कैसे किया जाए।

खरीद प्रबंधक की जिम्मेदारियाँ

निर्माण में खरीद प्रबंधक सामग्री और तकनीकी संसाधनों की आपूर्ति के पूरे चक्र का जिम्मेदार होता है:

• कीमत, गुणवत्ता और समय के आधार पर आपूर्तिकर्ताओं की खोज और चयन;
• साइट प्रभारी और कार्य दल प्रमुखों की माँगें इकट्ठा करना तथा उन पर सहमति बनाना;
• गोदाम में सामग्री की उपलब्धता और आपूर्ति की समयसीमा की निगरानी;
• रसद का प्रबंध: परिवहन, माल उतारना और जाँच;
• प्राथमिक दस्तावेज सँभालना: डिलीवरी नोट, बिल और स्वीकृति दस्तावेज;
• लेखा विभाग और प्रबंधक को खरीद की रिपोर्ट देना।

खरीद प्रबंधक को केवल सामग्री खरीदना ही नहीं, बल्कि यह भी समझना चाहिए कि उसके निर्णय कंपनी के वित्तीय मॉडल को कैसे प्रभावित करते हैं। उसे साइट पर जिप्सम बोर्ड की प्रतीक्षा कर रहे कर्मचारियों और साइट प्रभारी (लेख रूसी भाषा में) के बीच कड़ी बनना चाहिए। साइट प्रभारी परियोजना के हर रूबल पर नजर रखता है और नहीं चाहता कि कर्मचारी खाली बैठे रहें। खरीद प्रबंधक का काम सही सामग्री समय पर खरीदना, अनावश्यक भंडारण कम करना और बदलावों के अनुसार तुरंत काम ढालना है।

निर्माण कंपनी के खरीद प्रबंधक के कार्य विवरण की रूपरेखा

नीचे दी गई रूपरेखा कंपनी के भीतर भूमिका तय करने के लिए है। यह टीम में जिम्मेदारी बाँटने में मदद करती है, लेकिन कानूनी कार्य विवरण का विकल्प नहीं है: इसकी भाषा अपनी कंपनी, अनुबंध संबंधों और आंतरिक दस्तावेजों के अनुरूप बदलें।

कार्य

• काम के चरणों के अनुसार सामग्री की जरूरत की योजना बनाना;
• साइट प्रभारी और कार्य दल प्रमुखों की माँगें इकट्ठा करना और स्पष्ट करना;
• कीमत, समय और जरूरत के अनुरूप आपूर्ति के विकल्पों की तुलना करना;
• डिलीवरी, माल की स्वीकृति और खरीद दस्तावेजों की निगरानी;
• समयसीमा और सामग्री से जुड़े जोखिमों के बारे में टीम को पहले से बताना।

अधिकार

• टीम से स्पष्ट मात्रा, समयसीमा और प्राथमिकताएँ माँगना;
• ऑर्डर देने से पहले अधूरी माँग को पूरा करने के लिए लौटाना;
• आपूर्ति की शर्तें बदलने पर वैकल्पिक सामग्री सुझाना;
• सहमत जरूरतों, लागत अनुमानों, कार्यक्रमों और खरीद के इतिहास का उपयोग करना।

जिम्मेदारी

• खरीद के सहमत कार्यक्रम का पालन और दस्तावेजों को अद्यतन रखना;
• डिलीवरी और स्वीकृति के समय अंतर दर्ज करना;
• ऐसे जोखिम की समय पर जानकारी देना जिससे साइट का काम रुक सकता है;
• कंपनी के आंतरिक दस्तावेजों में जिम्मेदारी की सीमाएँ तय करना।

प्रमुख प्रदर्शन संकेतक (KPI)

• सहमत समय के भीतर पुष्टि की गई डिलीवरी का अनुपात;
• आपूर्ति से जुड़े अनसुलझे अंतर की संख्या;
• सामग्री न होने के कारण काम रुकने की घटनाएँ;
• बचत केवल सहमत और तुलना योग्य विनिर्देश के मुकाबले मापना, केवल किसी कम कीमत के मुकाबले नहीं।

निर्माण कंपनी में खरीद प्रबंधक का काम कैसे व्यवस्थित करें?

सबसे पहले अपने व्यवसाय के लक्ष्य पर विचार करें। याद दिला दें कि उद्यमी का मुख्य लक्ष्य लाभ बढ़ाना है। यदि आप इससे अलग सोचते हैं, तो यह लेख आपकी मदद नहीं करेगा। लक्ष्य और मिशन को न मिलाएँ: दुनिया को बेहतर बनाने की इच्छा मिशन में रखी जा सकती है। पैसा कमाने का लक्ष्य आपके मिशन को आगे बढ़ाने में मदद करता है, इसलिए उसे याद रखना जरूरी है। धन के बिना मिशन नहीं चल सकता।

तय करें कि आप ग्राहक को क्या सेवा देते हैं: सामग्री का चयन, सहमति, भुगतान, डिलीवरी और भंडारण। कंपनी के खाते से खरीद करना लेखा और अनुबंध के दायित्वों को प्रभावित करता है। कर लागू नियमों के अनुसार बनता है, हर लेन-देन पर अपने आप नहीं।

कर की शर्तें देश और प्रणाली पर निर्भर करती हैं। रूस के लिए 2026 में संघीय कर सेवा बताती है: यदि सरलीकृत USN कर प्रणाली के अंतर्गत 2025 की आय 2 करोड़ रूबल (RUB 20 मिलियन) से अधिक नहीं थी, तो कानून के अपवादों के साथ वैट से छूट लागू होती है। 2026 के दौरान आय 2 करोड़ रूबल से अधिक होने पर वैट के दायित्व अगले महीने के पहले दिन से शुरू होते हैं। USN और वैट की दरें अपने आप जोड़कर उसे किसी भी भुगतान का हिस्सा नहीं मानना चाहिए: कर के आधार और कटौतियों की अलग जाँच की जाती है। USN के अंतर्गत वैट पर संघीय कर सेवा का स्पष्टीकरण (रूसी भाषा में) विशेष रूप से रूस पर लागू होता है।

ऐसी व्यवस्था पर विचार करें जिसमें ग्राहक आपूर्तिकर्ताओं के बिल सीधे चुकाता है और आपकी टीम चयन, सहमति, डिलीवरी और भंडारण सँभालती है। इस काम का शुल्क अनुबंध में तय करें, उदाहरण के लिए खरीद के सहमत गणना आधार का 10%। यह गणना का उदाहरण है, अनिवार्य दर या निश्चित बचत नहीं। दोनों व्यवस्थाओं की पूरी लागत और दायित्वों की तुलना करें।

आप निर्माण सामग्री की खरीद कैसे व्यवस्थित करते हैं? प्रगतिशील निर्माण पेशेवरों के समुदाय में अपना अनुभव साझा करें: आपके साथी अपने काम के तरीके पहले ही बता चुके हैं (रूसी भाषा में)।

खरीद को बेहतर बनाकर गोदाम का खर्च कैसे घटाएँ?

निर्माण और मरम्मत में यह प्रश्न हमेशा उठता है। कितना सुविधाजनक होता यदि सारी सामग्री पहले खरीदकर गोदाम में रखी जाती और जरूरत का सामान छोटी खेपों में साइट पर पहुँचता। छोटी कंपनी के लिए अपना गोदाम जगह, भंडारण और डिलीवरी की अतिरिक्त लागत है। पहले इन लागतों की तुलना दुकान से चरणबद्ध आपूर्ति के साथ करें।

इसलिए हम दुकानों से खरीद बेहतर ढंग से व्यवस्थित करने की सलाह देते हैं। आपके पास शायद कुछ नियमित दुकानें हैं जहाँ से आप पेंच से लेकर कंक्रीट तक खरीदते हैं। उन्हें यह व्यवस्था प्रस्तावित करें:

1. परियोजना का ग्राहक आपूर्तिकर्ता को अनुबंध में सहमत अग्रिम राशि देता है। उदाहरण के लिए परियोजना X की खरीद योजना 10–20 लाख रूबल (1–2 मिलियन रूबल) है; यह रूस का काल्पनिक धन संबंधी उदाहरण है, सभी परियोजनाओं की कीमत का मानक नहीं। भुगतान से पहले विनिर्देश, समयसीमा, भंडारण की शर्तें और अग्रिम वापसी की शर्तें तय करें।
2. दुकान को खाते में धन मिलता है, वह उसे आगे की खरीद के लिए इस्तेमाल कर सकती है और आपकी माँगों के अनुसार जरूरत पड़ने पर साइट को सामग्री भेजती या पहुँचाती है।
3. अग्रिम के बदले छूट पर बात करें, उदाहरण के लिए 5%। यह बातचीत का विषय है: आपूर्तिकर्ता कोई दूसरी दर दे सकता है या मना कर सकता है। सहमत शर्तें लिखित में दर्ज करें।

आपूर्तिकर्ता सहमत सामग्री अपने गोदाम में रख सकता है और खेपों में भेज सकता है। अग्रिम देने से पहले भंडारण की उपलब्धता, समय और लागत की पुष्टि करें। यह व्यवस्था तभी उपयोगी है जब आपके खर्च में कमी आपूर्ति की शर्तों और अग्रिम भुगतान के जोखिम को उचित ठहराए।

खरीद व्यवस्था और प्रबंधकीय लेखा के तरीकों पर आप 101 समुदाय में बात कर सकते हैं। पहुँच की शर्तें और उपलब्ध सामग्री मौजूदा प्रस्ताव में जाँचें: PRO+ उपयोगकर्ताओं के निजी चैनल पर लेख (रूसी भाषा में)।

101 ऐप में खरीद का लेखा कैसे रखें?

यदि ग्राहक आपूर्तिकर्ता के बिल चुकाता है, तो आपकी टीम सामग्री चुनने, ऑर्डर देने, बातचीत और समय पर डिलीवरी के लिए अलग सहमत शुल्क पा सकती है। उदाहरण के लिए दोनों पक्ष सहमत आधार का 10% तय कर सकते हैं। जिम्मेदारी और गणना की विधि अनुबंध में दर्ज करें। आगे 101 ऐप में खरीद और शुल्क दर्ज करने का उदाहरण है।

1. अलग परियोजना बनाएँ

उसे मुख्य परियोजना जैसा नाम दें, लेकिन «खरीद» या «संपूर्ण आपूर्ति» जोड़ें यदि आप पूरे प्रोजेक्ट की सामग्री उपलब्ध कराते हैं, केवल शुरुआती निर्माण सामग्री नहीं खरीदते।

2. «स्थानांतरण» घटना बनाएँ

उदाहरण के लिए ग्राहक ने आपूर्तिकर्ता को सीधे 10 लाख रूबल (1,000,000 रूबल) चुकाए। ग्राहक से आपूर्तिकर्ता को हुए वास्तविक धन स्थानांतरण को दर्ज करें, विवरण में बताएँ कि यह उन दोनों के बीच भुगतान है, और भुगतान आदेश जोड़ें। यह बताए गए पक्षों के बीच धन की आवाजाही का रिकॉर्ड है; इसका अर्थ नहीं कि वह दस लाख आपकी कंपनी के खाते में आए।

3. सहमत «मार्कअप» तय करें

केवल सहमत अतिरिक्त मूल्य, उदाहरण के लिए 10%, और उसका प्राप्तकर्ता दर्ज करें। गणना का आधार तथा खर्च की मद में मार्कअप का वितरण जाँचें; राशि अनुबंध से मेल खानी चाहिए।

4. «आय» घटना बनाएँ

जब ग्राहक आपकी कंपनी को सहमत शुल्क भेजे, तो वास्तविक प्राप्ति को आपूर्तिकर्ता के सीधे भुगतान से अलग दर्ज करें। शुल्क अभी शुद्ध लाभ नहीं है: पहले उससे संबंधित खर्च और कर का हिसाब किया जाता है। उपलब्ध धन कंपनी फ़ंड में भेजने को अपनाई गई लेखा व्यवस्था के अनुसार अलग दर्ज करें।

परियोजना और कंपनी फ़ंड में सेवा शुल्क की प्राप्ति दर्ज करने के उदाहरण। स्क्रीनशॉट रूसी भाषा का इंटरफ़ेस दिखाते हैं।

101 ऐप के विशेषज्ञ के साथ निःशुल्क परामर्श में आप अपने व्यवसाय के उदाहरण पर खरीद का लेखा देख सकते हैं और घटनाओं, दस्तावेजों तथा रिपोर्ट पर चर्चा कर सकते हैं। सेवा डेटा को व्यवस्थित करने में मदद करती है; कानूनी दायित्व अनुबंध और लागू नियम तय करते हैं।

परामर्श के लिए ऐसा समय निकालें जब यात्रा, फोन कॉल या आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत न हो। परियोजना का उदाहरण और खरीद से जुड़े प्रश्न तैयार करें। नतीजे और समय की बचत आपकी प्रक्रियाओं पर निर्भर करते हैं; पहले सप्ताह में खोया धन लौटना या 20 घंटे बचना निश्चित नहीं है।