¿Cómo organizar las compras y llevar su registro en construcción?

Problemas de compra de materiales en construcción y reformas

Los materiales representan una parte importante del presupuesto de una reforma, pero su proporción depende del proyecto. Si el contratista recibe el dinero para las compras en su propia cuenta, debe evaluar por separado cómo el acuerdo contractual y el régimen fiscal aplicable afectan a sus ingresos y obligaciones. Los cambios en Rusia se explican en el artículo sobre la reforma fiscal de 2026 (en ruso).

¿Cómo suelen organizar las compras las empresas de construcción o reformas? Muchos usuarios de la aplicación 101 reconocen que las gestionan a través de su propia cuenta:

1. Reciben del cliente un anticipo para las compras.
2. Distribuyen el dinero entre las distintas fases de la reforma.
3. Hacen pedidos en tiendas y distribuidores de materiales de construcción.
4. Los pagan desde su propia cuenta.
5. Entregan al cliente los justificantes, o simplemente informan en la aplicación 101 mediante el escáner de códigos QR, para acreditar que los fondos se han utilizado para el fin previsto.

Recibir dinero para materiales puede formar parte de un sistema de compras acordado. Hay que revisar sus condiciones en el contrato y las normas vigentes; el tamaño de la empresa no garantiza por sí solo seguridad fiscal. En relaciones de agencia reales, los honorarios y el dinero del cliente se contabilizan por separado. Los honorarios todavía no son beneficio neto: sirven para cubrir gastos e impuestos. Las condiciones del régimen fiscal de patente ruso para constructores (en ruso) requieren una comprobación específica y no sustituyen esa evaluación.

Algunos afirman incluso que canalizar todos estos importes a través de su negocio ofrece un gran servicio al cliente. Puede resultar cómodo para este, pero la empresa debe evaluar las consecuencias financieras. ¿Qué hacer entonces? Optimizar las compras, evitar que millones innecesarios pasen por la empresa, reducir los costes de almacén y motivar al personal para trabajar con responsabilidad. Explicaremos cómo hacerlo a partir de las funciones del responsable de compras.

Funciones del responsable de compras

En construcción, el responsable de compras se ocupa de todo el ciclo de aprovisionamiento de materiales y medios:

• buscar y seleccionar proveedores según precio, calidad y plazos;
• recoger y acordar las solicitudes de encargados de obra y responsables de equipos;
• controlar las existencias en el almacén y los plazos de entrega;
• organizar la logística: transporte, descarga y comprobación;
• gestionar documentos de las operaciones: albaranes, facturas y actas;
• informar sobre las compras a contabilidad y a la dirección.

El responsable debe comprar materiales y comprender cómo sus decisiones afectan al modelo financiero de la empresa. Debe conectar a los trabajadores que esperan placas de yeso en la obra con el encargado de obra (artículo en ruso), que controla cada rublo del proyecto y quiere evitar tiempos de inactividad. Su tarea es adquirir a tiempo los materiales necesarios, reducir el almacenamiento innecesario y adaptarse rápidamente a los cambios.

Estructura de la descripción del puesto de responsable de compras en construcción

La siguiente estructura sirve para definir internamente el puesto. Ayuda a repartir responsabilidades en el equipo, pero no sustituye una descripción del puesto con validez jurídica: adapte sus formulaciones a su empresa, sus contratos y sus documentos internos.

Funciones

• planificar las necesidades de materiales por fases de trabajo;
• recoger y aclarar solicitudes de encargados de obra y responsables de equipos;
• comparar opciones de suministro por precio, plazo y adecuación a la tarea;
• controlar la entrega, la recepción y los documentos de compra;
• avisar con antelación al equipo de los riesgos para los plazos y los materiales.

Facultades

• pedir al equipo cantidades, plazos y prioridades precisos;
• devolver una solicitud incompleta para que se complete antes de hacer el pedido;
• proponer materiales alternativos cuando cambien las condiciones de suministro;
• trabajar con requisitos, presupuestos, calendarios e historial de compras acordados.

Responsabilidades

• mantener el calendario de compras acordado y la documentación actualizada;
• registrar las discrepancias en la entrega y recepción;
• alertar a tiempo de cualquier riesgo que pueda detener los trabajos en la obra;
• establecer los límites de responsabilidad en los documentos internos de la empresa.

Indicadores de rendimiento (KPI)

• proporción de entregas confirmadas dentro del plazo acordado;
• número de discrepancias de suministro sin resolver;
• casos de inactividad por falta de materiales;
• ahorro medido únicamente frente a una especificación comparable y acordada, y no frente a un precio bajo en abstracto.

¿Cómo organizar las compras en una empresa de construcción?

Empiece por pensar en el objetivo de su negocio. Recordemos que el objetivo principal de un empresario es aumentar el beneficio. Si usted piensa de otra manera, este artículo no le ayudará. Y es importante distinguir entre objetivo y misión: en esta última sí caben sus deseos de mejorar el mundo. El objetivo de ganar dinero le ayuda a avanzar en su misión, por lo que conviene recordarlo. Sin dinero, no hay misión.

Defina qué servicios presta al cliente: selección de materiales, aprobación, pago, entrega y almacenamiento. Gestionar las compras a través de la cuenta de la empresa afecta a la contabilidad y a las obligaciones contractuales. Los impuestos se generan según las normas aplicables, no automáticamente con cada operación.

Las condiciones fiscales dependen del país y del régimen. Para Rusia en 2026, el Servicio Federal de Impuestos indica que, si los ingresos bajo el régimen simplificado USN en 2025 no superaron los 20 millones de RUB, se aplica una exención de IVA con las excepciones previstas por ley. Si se supera ese importe durante 2026, las obligaciones de IVA comienzan el primer día del mes siguiente. No se deben sumar automáticamente los tipos de USN e IVA y tratar el resultado como una parte de cualquier pago: las bases imponibles y las deducciones se comprueban por separado. La explicación del Servicio Federal de Impuestos sobre IVA bajo USN (en ruso) se refiere específicamente a Rusia.

Considere un sistema en el que el cliente paga directamente las facturas de los proveedores y su equipo se ocupa de la selección, aprobación, entrega y almacenamiento. Acuerde en el contrato los honorarios por ese trabajo, por ejemplo un 10% de una base de compras pactada. Es un ejemplo de cálculo, no una tarifa obligatoria ni un ahorro garantizado. Compare el coste total y las obligaciones de ambos sistemas.

¿Cómo organiza usted la compra de materiales? Comparta su experiencia en la comunidad de profesionales de la construcción: sus colegas ya han explicado sus métodos de trabajo (en ruso).

¿Cómo optimizar las compras y reducir los costes de almacén?

Es una pregunta recurrente en construcción y reformas. Sería cómodo comprar todo por adelantado, dejarlo en un almacén y llevarlo a la obra en pequeñas partidas con lo necesario. Para una empresa pequeña, tener almacén propio implica costes de espacio, almacenamiento y transporte. Compárelos primero con entregas por fases desde la tienda.

Por eso recomendamos optimizar las compras en las tiendas. Seguramente trabaja con varios establecimientos habituales donde compra desde tornillos hasta hormigón. Propóngales el siguiente sistema:

1. El cliente del proyecto transfiere al proveedor un anticipo acordado en el contrato. Por ejemplo, el plan de compras del proyecto X asciende a 1–2 millones de RUB; es un ejemplo monetario hipotético de Rusia, no una referencia de precio para todos los proyectos. Antes de pagar, establezca la especificación, los plazos y las condiciones de almacenamiento y devolución del anticipo.
2. La tienda recibe dinero en su cuenta, puede utilizarlo para nuevas compras y entrega los materiales en la obra según sus necesidades y solicitudes.
3. Negocie un descuento por el anticipo, por ejemplo del 5%. Es una cuestión de negociación: el proveedor puede ofrecer otro porcentaje o rechazarlo. Deje por escrito las condiciones acordadas.

El proveedor puede almacenar los materiales acordados en su propio almacén y entregarlos por partidas. Confirme antes del anticipo la disponibilidad, los plazos y el coste del almacenamiento. El sistema resulta útil si la reducción de sus gastos justifica las condiciones de suministro y el riesgo del pago anticipado.

Puede hablar con la comunidad 101 sobre organización de compras y contabilidad de gestión. Compruebe las condiciones de acceso y los materiales incluidos en la oferta vigente: artículo sobre el canal privado para usuarios PRO+ (en ruso).

¿Cómo registrar las compras en la aplicación 101?

Si el cliente paga las facturas del proveedor, su equipo puede recibir honorarios independientes acordados por seleccionar materiales, tramitar pedidos, negociar y garantizar la entrega puntual. Por ejemplo, las partes pueden acordar un 10% de una base pactada. Establezca en el contrato la responsabilidad y el método de cálculo. A continuación se muestra un ejemplo de registro de compras y honorarios en la aplicación 101.

1. Cree un proyecto independiente

Déle el mismo nombre que al principal, añadiendo «COMPRAS» o «SUMINISTRO COMPLETO» si se ocupa de todo el aprovisionamiento y no solo de los materiales de obra básica.

2. Cree un evento «Transferencia»

Por ejemplo, el cliente pagó directamente 1.000.000 de RUB al proveedor. Registre la transferencia real del cliente al proveedor, indique en la descripción que se trata de un pago entre esas partes y adjunte la orden de pago. Es un registro del movimiento de fondos entre los participantes indicados; no significa que ese millón haya ingresado en la cuenta de su empresa.

3. Configure el «Margen» acordado

Introduzca solo el margen acordado, por ejemplo del 10%, y su destinatario. Compruebe la base de cálculo y la distribución del margen en la partida de gastos; el importe debe coincidir con el contrato.

4. Cree un evento «Ingreso»

Cuando el cliente transfiera a su empresa los honorarios acordados, registre ese ingreso real por separado del pago directo al proveedor. Los honorarios todavía no son beneficio neto: primero hay que contabilizar sus gastos e impuestos. Registre por separado las transferencias de fondos disponibles al fondo de la empresa según su sistema contable.

Ejemplos de registro de honorarios recibidos en un proyecto y en el fondo de la empresa. Las capturas muestran la interfaz en ruso.

En una consulta gratuita con un experto de la aplicación 101 puede revisar el registro de compras con un ejemplo de su negocio y hablar sobre eventos, documentos e informes. El servicio ayuda a organizar los datos; los contratos y las normas vigentes determinan las obligaciones jurídicas.

Reserve un tiempo para la consulta sin desplazamientos, llamadas ni negociaciones con proveedores. Prepare un proyecto de ejemplo y sus preguntas sobre compras. Los resultados y el ahorro de tiempo dependen de sus procesos; no se garantiza recuperar el dinero perdido en la primera semana ni ahorrar 20 horas.