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¿Qué hace un director de proyectos?
El director de proyectos de construcción organiza el trabajo del equipo desde la planificación hasta la finalización del proyecto. Acuerda los objetivos, los plazos y el presupuesto, coordina a los participantes y procura que las desviaciones reciban una respuesta.
La gestión de la calidad forma parte de esta función, pero la dirección del proyecto abarca más que la supervisión. La descripción del director de proyectos de PMI (en inglés) destaca también la planificación de tareas, los recursos, la comunicación y la gestión de riesgos.
Las facultades concretas dependen de la empresa, el contrato y la organización del proyecto. Este análisis ayuda a acordar las responsabilidades; no sustituye la descripción del puesto preparada para su organización.
Funciones del director de proyectos
En construcción y trabajos de acabado, al director de proyectos se le suele encargar:
- elaborar el plan de trabajo, dividirlo en etapas y designar responsables;
- controlar el presupuesto y los fondos sujetos a rendición de cuentas dentro de sus facultades;
- mantener la comunicación con los encargados de los equipos, los contratistas y el cliente;
- asignar tareas, comprobar su ejecución y comunicar los retrasos;
- organizar la preparación y conservación de la documentación del proyecto;
- analizar los desacuerdos, proponer soluciones y trasladar a su superior las cuestiones que excedan sus facultades;
- coordinar las cuestiones de calidad y seguridad con los especialistas responsables designados.
La planificación, el presupuesto, la coordinación de contratistas y los informes de avance también figuran en la descripción de los gerentes de construcción de la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos (en inglés). Es un ejemplo de una función profesional; las descripciones de puestos varían entre países.
Delegue las tareas con un resultado esperado claro y límites para las decisiones autónomas. Por ejemplo, acuerde de antemano qué gastos puede autorizar el director del proyecto y cuáles debe consultar primero con su superior. Es un ejemplo práctico de distribución de facultades; no constituye una norma obligatoria.
También conviene acordar previamente el sistema de remuneración. Si elige una prima por el resultado del proyecto, defina qué resultado da derecho a ella y cómo se tendrán en cuenta los plazos, la calidad y los cambios acordados. Un porcentaje del valor del proyecto, por sí solo, no sustituye unos criterios de trabajo claros.
¿Cómo supervisar el trabajo del director de proyectos?
Acuerde la periodicidad de los informes y los asuntos que deben tratar: etapas completadas, desviaciones de plazo y presupuesto, observaciones sobre la calidad y tareas pendientes. El director debe saber cuándo comunicar un problema de inmediato y cuándo incluirlo en el siguiente informe.
Los informes de los encargados de los equipos aportan los datos de la obra. El director reúne la visión global, comprueba que la información esté completa y explica al cliente o a su superior la situación del proyecto. Recibir datos del equipo no elimina su participación en la elaboración de informes.
Para comprobar la calidad, designe responsables y establezca el procedimiento de aceptación de cada etapa. Distinga la distribución interna de tareas de la responsabilidad jurídica: esta no puede determinarse únicamente por el nombre del puesto o por la existencia de un departamento de calidad.
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¿Cómo delimitar las responsabilidades?
La captación de clientes, las cuestiones fiscales y el cálculo de pagos pueden asignarse a otros empleados. Sin embargo, no existe una lista universal de tareas que un director de proyectos nunca realice. Acuerde la distribución del trabajo antes de iniciar el proyecto.
- Captación de clientes: indique si corresponde al departamento comercial o si el director también participa en las negociaciones.
- Informes de obra: determine quién entrega los datos iniciales, quién los comprueba y quién prepara el informe consolidado.
- Cuestiones fiscales: designe un especialista y aclare qué documentos debe facilitarle el director.
- Pagos a los trabajadores: acuerde quién aporta los datos del trabajo realizado, quién comprueba el cálculo y quién aprueba el pago.
La aplicación 101 reúne tareas, contabilidad de gestión, documentos e informes. Utilice estas herramientas para gestionar el proyecto y determine de antemano quién introduce los datos y quién los comprueba. Disponer de una aplicación no distribuye por sí solo las responsabilidades ni confirma que todos los cálculos sean correctos.