Contenido:
- ¿Qué es un director de operaciones y en qué se diferencia del director general?
- ¿Cuándo conviene contratar a un director de operaciones?
- Responsabilidades del director de operaciones
- ¿Qué queda fuera de las responsabilidades del director de operaciones?
- ¿Qué competencias necesita un director de operaciones?
¿Qué es un director de operaciones y en qué se diferencia del director general?
Este profesional ocupa una de las funciones clave en la gestión de la empresa: el director general marca el rumbo y los grandes objetivos, mientras que el director de operaciones decide cómo alcanzarlos, los divide en tareas más pequeñas y supervisa su ejecución.
En términos sencillos, el director de operaciones es quien organiza el trabajo cotidiano de la empresa, esas actividades diarias que suelen absorber a sus responsables. Conoce los procesos internos y sabe adaptarlos a la estrategia de desarrollo o a las condiciones externas.
El director de operaciones organiza la actividad diaria: distribuye responsabilidades, mejora los procesos y selecciona tareas para automatizar. El alcance de sus facultades depende de los acuerdos con el director general y de la estructura de la empresa.
¿Cuándo conviene contratar a un director de operaciones?
La razón principal para contratarlo es el deseo de salir cuanto antes de un ciclo interminable de problemas cotidianos:
Por la mañana usted resuelve unas tareas; después del almuerzo se sumerge en nuevos asuntos rutinarios; al final del día encuentra una hora para el trabajo prioritario. Y al día siguiente vuelve a empezar.
Las tareas se acumulan, las preguntas de los empleados no cesan y en las obras siempre ocurre algo. Estas circunstancias llevan al director general a buscar un socio para la gestión operativa. Puede parecer que un gestor competente pondrá orden con facilidad.
Sin embargo, contratar a alguien siempre es una decisión difícil para una pequeña empresa constructora que atraviesa una etapa complicada. Antes de incorporar a otro responsable y esperar un milagro, recomendamos mejorar el trabajo del equipo actual con ayuda de la Aplicación 101.
Conozca la Aplicación 101 si busca una herramienta de contabilidad de gestión. Antes de implantarla, determine qué datos necesita, quién responderá de que estén completos y con qué frecuencia los contrastará el equipo. El ahorro de tiempo depende de sus procesos; evalúelo a partir de los resultados de su equipo.
Responsabilidades del director de operaciones
Su tarea principal es organizar el trabajo de los empleados para que puedan cumplir los planes acordados. Crear un sistema de gestión de oficiales de obra (artículo en ruso) y encargados y responsables de proyecto (artículo en ruso) exige estudiar los procesos y las motivaciones del personal, además de contar con procedimientos y reglas claros.
Entre las demás responsabilidades del director de operaciones se encuentran:
- elaborar una estrategia para mejorar procesos ineficientes; por ejemplo, conseguir que los oficiales envíen informes con regularidad en lugar de hacerlo cuando les apetezca;
- evaluar los márgenes del producto y preparar un plan para mejorarlos mediante la optimización de los procesos internos;
- definir y asignar tareas realistas a cada departamento;
- distribuir fondos entre los proyectos;
- supervisar el cumplimiento de los planes establecidos.
La mejora de los procesos internos es importante en su trabajo. En una constructora podría detectar que preparar 20 presupuestos al mes no resulta rentable con los costes actuales y el número de contratos firmados. Es un ejemplo hipotético: el resultado debe contrastarse con los datos de la empresa. Entre sus funciones está proponer otras formas de captar clientes. ¿Cómo dejar atrás los presupuestos interminables y adoptar otra forma de trabajar? Lo comentamos en la comunidad de emprendedores con visión de futuro (en ruso).
¿Qué queda fuera de las responsabilidades del director de operaciones?
Un director de operaciones no hace magia. Responde del resultado operativo acordado y trabaja junto al director general. El nombre del puesto, por sí solo, no establece las mismas obligaciones en todas las empresas.
Sin un acuerdo específico sobre sus facultades, no debería:
- asumir por su cuenta la búsqueda de inversores ni compromisos de inversión; la preparación de materiales y la participación en negociaciones se acuerdan con la dirección;
- aprobar unilateralmente la estrategia de desarrollo de la empresa; participar en su elaboración puede formar parte de sus funciones acordadas;
- modificar los objetivos generales de la empresa sin acuerdo; los objetivos operativos y los medios para alcanzarlos se definen dentro del mandato establecido.
El director de operaciones conecta la estrategia con la ejecución. Puede participar en debates estratégicos, pero el resultado depende del equipo, de los recursos y de las decisiones acordadas; nombrar a una persona para el puesto no garantiza salir de una crisis.
¿Qué competencias necesita un director de operaciones?
Veamos algunas cualidades habituales entre los directores de operaciones:
1. Pensamiento estratégico
Es necesario comprender las relaciones entre tareas: qué actividades preceden a otras, cuáles se repiten y dónde surgen retrasos. Convertir el caos en un sistema requiere pensamiento sistémico.
2. Conocimientos financieros
Debe entender los conceptos básicos de la contabilidad de gestión y financiera: márgenes, ingresos por ventas (artículo en ruso), beneficio neto, volumen de negocio y otros conceptos.
3. Capacidad de comunicación
El director de operaciones tendrá que comunicarse mucho: asignar tareas, dar comentarios sobre el trabajo y resolver desacuerdos.
4. Liderazgo
Explica la importancia de las tareas, apoya al equipo y ayuda a los empleados a avanzar hacia un objetivo común.
