المحتويات:
من هو مدير العمليات، وكيف يختلف عن الرئيس التنفيذي؟
يشغل هذا الموظف أحد الأدوار الرئيسية في هيكل إدارة الشركة: يحدد الرئيس التنفيذي الاتجاه العام والأهداف الكبرى، بينما يقرر مدير العمليات كيفية تحقيقها، ويقسمها إلى مهام أصغر، ويتابع إنجازها.
بعبارة مبسطة، مدير العمليات، أو COO، هو مدير ينظم العمل الروتيني للشركة، أي العمليات اليومية التي تستغرق غالبًا وقت القادة الآخرين. وهو يفهم كيفية سير العمليات الداخلية، ويمكنه تكييفها مع استراتيجية تطوير الشركة أو الظروف الخارجية.
ينظم مدير العمليات العمل اليومي: يوزع المسؤوليات، ويحسن العمليات، ويختار المهام التي يمكن أتمتتها. ويتوقف نطاق صلاحياته على الاتفاقات مع الرئيس التنفيذي وهيكل الشركة.
متى ينبغي توظيف مدير عمليات؟
السبب الرئيسي لتوظيف مدير عمليات هو الرغبة في الخروج من حلقة المشكلات اليومية المتكررة بلا نهاية:
تقضون الصباح في معالجة مجموعة من المهام، ثم تنشغلون بمسائل روتينية جديدة بعد الغداء، وتجدون ساعة للأعمال ذات الأولوية بحلول المساء. وفي اليوم التالي، يتكرر كل شيء من جديد.
تتراكم المهام، ولا تتوقف أسئلة الموظفين، ويحدث دائمًا شيء ما في مواقع البناء. تدفع هذه الضغوط الرئيس التنفيذي إلى البحث عن شريك في إدارة العمليات. وقد يبدو أن مديرًا كفؤًا يستطيع تنظيم العمل بسهولة.
لكن التوظيف يظل خطوة صعبة لشركة بناء صغيرة تمر بمرحلة شاقة. قبل استقدام مدير جديد وانتظار معجزة، نوصي بأن تبدؤوا بتحسين عمل فريقكم الحالي بمساعدة تطبيق 101.
تعرّفوا إلى تطبيق 101 إذا كنتم تبحثون عن أداة للمحاسبة الإدارية. قبل اعتماده، حددوا البيانات التي تحتاجون إليها، والمسؤول عن اكتمالها، ومدى تكرار مطابقة الفريق لها والتحقق منها. يعتمد توفير الوقت على عملياتكم؛ قيّموه بناءً على النتائج الفعلية لفريقكم.
مسؤوليات مدير العمليات
المهمة الرئيسية لمدير العمليات هي تنظيم عمل الموظفين حتى يتمكنوا من تنفيذ الخطط المتفق عليها. يتطلب بناء نظام لإدارة الحرفيين (مقال باللغة الروسية) ورؤساء فرق العمل ومديري المشاريع (مقال باللغة الروسية) دراسة العمليات ودوافع الموظفين، إلى جانب إجراءات وقواعد واضحة.
تشمل المسؤوليات الأخرى لمدير العمليات:
- وضع استراتيجية لتحسين عمليات العمل غير الفعالة؛ مثل تشجيع الحرفيين على تقديم التقارير بانتظام بدلًا من تقديمها متى شاؤوا؛
- تقييم هامش ربح المنتج والتخطيط لتحسينه من خلال تطوير العمليات الداخلية؛
- تحديد مهام واقعية لكل قسم وتوزيعها؛
- توزيع الأموال بين المشاريع؛
- متابعة تنفيذ الخطط المتفق عليها.
يمثل تحسين العمليات الداخلية جزءًا مهمًا من عمل مدير العمليات. ففي شركة بناء، قد يلاحظ أن إعداد 20 تقديرًا للتكلفة شهريًا لا يجدي في ضوء التكاليف الحالية وعدد العقود الموقعة. هذا مثال افتراضي: يجب التحقق من النتيجة بالاستناد إلى بيانات الشركة. ويشمل هذا الدور اقتراح طرق أخرى لجذب العملاء. كيف يمكن الانتقال من إعداد تقديرات لا تنتهي إلى طريقة جديدة للعمل؟ نناقش ذلك في مجتمع رواد الأعمال ذوي الرؤية المستقبلية (باللغة الروسية)!
ما الذي يقع خارج مسؤوليات مدير العمليات؟
مدير العمليات ليس ساحرًا. وهو مسؤول عن النتائج التشغيلية المتفق عليها، ويعمل مع الرئيس التنفيذي. ولا يحدد المسمى الوظيفي وحده مسؤوليات متطابقة في كل شركة.
في غياب صلاحيات متفق عليها بشكل منفصل، ينبغي ألا يقوم مدير العمليات بما يلي:
- تحمل مسؤولية البحث عن المستثمرين أو تقديم التزامات استثمارية بشكل مستقل؛ ويُتفق مع الإدارة على إعداد المواد والمشاركة في المفاوضات؛
- اعتماد استراتيجية تطوير الشركة بمفرده؛ وقد تكون المشاركة في وضعها جزءًا من المسؤوليات المتفق عليها؛
- تغيير الأهداف العامة للشركة من دون اتفاق؛ وتُحدد الأهداف التشغيلية وطرق تحقيقها ضمن نطاق الصلاحيات المتفق عليها.
يربط مدير العمليات الاستراتيجية بالتنفيذ. ويمكنه المشاركة في المناقشات الاستراتيجية، لكن النتائج تعتمد على الفريق والموارد والقرارات المتفق عليها. ولا يضمن تعيين شخص في هذا المنصب الخروج من أزمة.
ما المهارات التي يحتاج إليها مدير العمليات؟
لنتناول الصفات المشتركة بين كثير من مديري العمليات:
1. التفكير الاستراتيجي
تحتاجون إلى رؤية الروابط بين المهام: أي الأعمال يسبق غيره، وما الذي يتكرر، وأين يحدث التأخير. ويتطلب تحويل الفوضى إلى نظام تفكيرًا منظوميًا.
2. المعرفة المالية
ينبغي لمدير العمليات أن يفهم المفاهيم الأساسية للمحاسبة الإدارية والمالية: هامش الربح، والإيرادات (مقال باللغة الروسية)، وصافي الربح، وحجم الأعمال، وغيرها من المفاهيم.
3. مهارات التواصل
سيتواصل مدير العمليات كثيرًا مع الآخرين: يسند المهام، ويقدم الملاحظات، ويحل الخلافات.
4. الصفات القيادية
يوضح مدير العمليات لماذا تهم المهام، ويدعم الفريق، ويساعد الموظفين على التقدم نحو هدف مشترك.
