Daftar isi:
Siapa direktur operasional dan apa bedanya dengan CEO?
Karyawan ini memegang salah satu peran utama dalam struktur manajemen perusahaan: direktur utama atau CEO menetapkan arah umum dan tujuan besar, sedangkan direktur operasional menentukan cara mencapainya, membaginya menjadi tugas yang lebih kecil, dan memantau penyelesaiannya.
Sederhananya, direktur operasional atau COO adalah manajer yang mengatur pekerjaan rutin perusahaan—kegiatan sehari-hari yang sering menyita waktu para pimpinan lain. COO memahami cara kerja proses internal dan dapat menyesuaikannya dengan strategi pengembangan perusahaan atau kondisi eksternal.
COO mengatur pekerjaan sehari-hari: membagi tanggung jawab, memperbaiki proses, dan memilih tugas untuk diotomatisasi. Luas kewenangannya bergantung pada kesepakatan dengan CEO dan struktur perusahaan.
Kapan sebaiknya Anda mempekerjakan direktur operasional?
Alasan utama mempekerjakan COO adalah keinginan untuk keluar dari siklus masalah sehari-hari yang terus berulang:
Anda menghabiskan pagi untuk menyelesaikan satu kelompok tugas, menangani urusan rutin baru setelah makan siang, lalu menemukan satu jam untuk pekerjaan prioritas menjelang malam. Keesokan harinya, semuanya terulang lagi.
Tugas menumpuk, pertanyaan karyawan terus berdatangan, dan selalu ada sesuatu yang terjadi di lokasi konstruksi. Tekanan ini mendorong CEO mencari mitra operasional. Manajer yang cakap mungkin terlihat mampu menata bisnis dengan mudah.
Namun, perekrutan selalu merupakan langkah sulit bagi perusahaan konstruksi kecil yang sedang menghadapi masa berat. Sebelum membawa manajer baru dan mengharapkan keajaiban, kami menyarankan Anda memulai dengan memperbaiki cara kerja tim yang sudah ada menggunakan Aplikasi 101.
Pelajari Aplikasi 101 jika Anda mencari alat akuntansi manajemen. Sebelum menerapkannya, tentukan data apa yang Anda perlukan, siapa yang bertanggung jawab atas kelengkapannya, dan seberapa sering tim akan mencocokkan serta memeriksa data tersebut. Penghematan waktu bergantung pada proses Anda; nilailah berdasarkan hasil nyata tim Anda.
Tanggung jawab direktur operasional
Tugas utama COO adalah mengatur pekerjaan karyawan agar mereka dapat melaksanakan rencana yang disepakati. Membangun sistem untuk mengelola tukang (artikel berbahasa Rusia) serta mandor dan manajer proyek (artikel berbahasa Rusia) memerlukan pemahaman tentang proses dan motivasi karyawan, disertai prosedur serta aturan yang jelas.
Tanggung jawab lain direktur operasional meliputi:
- menyusun strategi untuk memperbaiki proses bisnis yang tidak efisien; misalnya, mendorong tukang menyampaikan laporan secara rutin, bukan hanya ketika mereka ingin;
- menilai margin laba produk dan merencanakan peningkatan melalui perbaikan proses internal;
- menetapkan dan membagikan tugas yang realistis kepada setiap departemen;
- mengalokasikan dana ke berbagai proyek;
- memantau pelaksanaan rencana yang disepakati.
Perbaikan proses internal merupakan bagian penting dari pekerjaan COO. Di perusahaan konstruksi, COO mungkin melihat bahwa menyiapkan 20 estimasi biaya per bulan tidak sepadan dengan biaya yang dikeluarkan dan jumlah kontrak yang ditandatangani. Ini adalah contoh hipotetis: hasilnya harus diperiksa berdasarkan data perusahaan. Peran ini mencakup pengusulan cara lain untuk mendapatkan pelanggan. Bagaimana beralih dari pembuatan estimasi biaya tanpa henti ke cara kerja baru? Kami membahasnya dalam komunitas pengusaha berpikiran maju (berbahasa Rusia)!
Apa yang berada di luar tanggung jawab direktur operasional?
COO bukan pesulap. Ia bertanggung jawab atas hasil operasional yang disepakati dan bekerja bersama CEO. Nama jabatan saja tidak menetapkan tanggung jawab yang sama di setiap perusahaan.
Tanpa kewenangan yang disepakati secara khusus, COO tidak boleh:
- secara mandiri mengambil tanggung jawab untuk mencari investor atau membuat komitmen investasi; penyiapan materi dan keikutsertaan dalam negosiasi disepakati dengan pimpinan;
- menyetujui sendiri strategi pengembangan perusahaan; keterlibatan dalam penyusunannya dapat menjadi bagian dari tanggung jawab yang disepakati;
- mengubah tujuan umum perusahaan tanpa kesepakatan; tujuan operasional dan cara mencapainya ditentukan dalam mandat yang disepakati.
COO menghubungkan strategi dengan pelaksanaan. Ia dapat terlibat dalam pembahasan strategis, tetapi hasilnya bergantung pada tim, sumber daya, dan keputusan yang disepakati. Penunjukan seseorang untuk jabatan ini tidak menjamin perusahaan akan keluar dari krisis.
Keterampilan apa yang dibutuhkan direktur operasional?
Mari kita lihat kualitas yang dimiliki banyak direktur operasional:
1. Pemikiran strategis
Anda perlu melihat hubungan antartugas: kegiatan mana yang mendahului kegiatan lain, apa yang berulang, dan di mana terjadi keterlambatan. Mengubah kekacauan menjadi sistem membutuhkan pemikiran sistemis.
2. Literasi keuangan
COO harus memahami konsep dasar akuntansi manajemen dan keuangan: margin laba, pendapatan (artikel berbahasa Rusia), laba bersih, perputaran, dan konsep lainnya.
3. Keterampilan komunikasi
COO akan banyak berkomunikasi dengan orang: memberikan tugas, menyampaikan umpan balik, dan menyelesaikan perbedaan pendapat.
4. Kualitas kepemimpinan
COO menjelaskan mengapa tugas itu penting, mendukung tim, dan membantu karyawan bergerak menuju tujuan bersama.
