Когда денег в компании становится больше, их начинает «размазывать» по разным задачам: сегодня закрыли кассовый разрыв по зарплатам, завтра купили инструмент, послезавтра срочно оплатили налоги. Итог знакомый: прибыль вроде есть, свободных денег нет.
Денежные фонды предприятия помогают вернуть управляемость. Это простой принцип: у каждой цели есть свой «карман» с понятными правилами пополнения и трат. Так вы видите, что бизнес зарабатывает, что съедают постоянные расходы, сколько осталось на развитие.
Ниже разберём, как устроены денежные фонды предприятия, какие фонды обычно нужны в реальной работе и как вести их в системе, где деньги не теряются по пути между проектами и общими расходами.
Что такое денежные фонды предприятия?
Если говорить по сути, денежные фонды предприятия — это выделенные суммы под конкретное назначение. В финансовой теории их описывают как часть ресурсов, которую заранее «закрепили» за целями: зарплаты, инвестиции, платежи, резервы.
Внутри компании фонды выполняют две функции. Первая — защищают обязательные платежи (зарплаты, налоги, аренду) от импульсивных решений. Вторая — дают возможность планировать: деньги на маркетинг и развитие появляются регулярно, не по остаточному принципу.
В учебной классификации денежные фонды предприятия группируют по источникам: собственные средства, привлечённые, заёмные, оперативные фонды под регулярные платежи.
Есть ещё полезная деталь из практики: фонд работает, когда у него есть три вещи — цель, источник пополнения и правила расходования.
Какие денежные фонды предприятия нужны чаще всего?
В реальной жизни фонды редко совпадают с «учебной» схемой один в один. Компании собирают набор под свою модель: кто-то живёт проектами, кто-то держит производство, кто-то зависим от сезонности.
Хороший ориентир: начните с фондов, которые снимают ежедневное напряжение руководителя. Потом добавляйте фонды развития, когда базовые обязательства закрываются уверенно.
Чаще всего денежные фонды предприятия собираются вокруг таких целей:
- Резервный фонд (подушка) — деньги на кассовые разрывы и непредвиденные расходы; по теме удобно свериться со статьёй «Как создать резервный фонд и сколько нужно откладывать?».
- Фонд фонда оплаты труда — чтобы оклады и регулярные выплаты не зависели от того, как оплатил заказчик в этом месяце.
- Налоговый фонд — отдельный «карман» под обязательные платежи, который снижает риск штрафов из‑за кассового провала.
- Фонд развития — деньги на оборудование, ПО, обучение, маркетинг, найм.
- Фонд собственника/дивидендов — чтобы изъятия из бизнеса были плановыми, а не реакцией на усталость в конце месяца.
Если вы ведёте проектный бизнес, отдельного внимания заслуживает фонд общих расходов компании: офис, бухгалтерия, управленцы, реклама. Именно он чаще всего «прячется» между проектами и портит картину прибыльности.
Как построить систему фондов без лишних таблиц?
Система начинается с простого решения: вы перестаёте смешивать деньги проекта и деньги компании. В проектах живут доходы и прямые расходы по конкретному клиенту. В фондах живут общие обязательства и накопления.
Дальше важен порядок: кто принимает решения о расходе, как быстро деньги попадают в фонд, какие траты проходят только через согласование.
Рабочая схема выглядит так:
- Шаг 1. Опишите 3–5 целей, без которых бизнес становится хрупким (зарплаты, налоги, аренда, резерв, развитие).
- Шаг 2. Назначьте источники пополнения: процент с прибыли проекта, процент с поступлений, фиксированная сумма раз в неделю.
- Шаг 3. Зафиксируйте правила трат: какие платежи проходят автоматически, какие требуют подтверждения руководителя или партнёров.
- Шаг 4. Введите ритм: отчисления делаются по событию (получили деньги, закрыли этап, посчитали прибыль), а не «когда вспомнили».
- Шаг 5. Раз в месяц сверяйте фактические расходы фонда с планом и корректируйте проценты.
Если хочется глубже разобрать логику фондов и роли команды, полезно прочитать «Система фондов для бизнеса».
Правила работы с фондами: пополнение, лимиты, ответственность
Проблемы с фондами редко связаны с математикой. Обычно «ломаются» договорённости: кто-то решил потратить деньги из резерва на покупку, потому что так быстрее. Или фонд существует на бумаге, а деньги уходят на срочные платежи.
Три правила, которые держат систему в рабочем состоянии.
Первое: у фонда есть владелец. Он отвечает за баланс и подтверждает расходы. Когда владельца нет, фонд превращается в общую кассу, из которой можно забрать деньги под любой предлог.
Второе: отчисления лучше привязать к понятной базе — прибыли проекта или наценке. Тогда фонд растёт вместе с оборотом, и вам проще объяснить команде, откуда берутся деньги «на компанию».
Третье: у фонда есть стоп‑сигналы. Резерв тратится на кассовые разрывы и форс‑мажоры, фонд налогов тратится только на платежи в бюджет, фонд развития тратится на рост и инструменты. Эта простая дисциплина часто экономит больше денег, чем попытка «порезать расходы» в моменте.
Чем фонды отличаются от расходов проектов?
Если вы считаете прибыльность по проектам, фонды дают второй слой управления: «как чувствует себя компания целиком». Без него легко получить иллюзию: проекты прибыльные, деньги исчезают.
Главная ловушка — тянуть офис, рекламу и управленцев через проекты «как получится». Тогда один объект финансирует чужие расходы, маржа становится случайной, а руководитель перестаёт доверять цифрам.
В проектной логике полезно договориться о простом разделении:
— всё, что меняется от объекта к объекту, относится в проект (материалы, подрядчики, доставка, работы по договору);
— всё, что существует независимо от конкретного объекта, относится в фонд компании (офис, налоги компании, зарплаты офисных сотрудников, реклама).
Если хотите навести порядок в статьях расходов и подотчёте внутри проектов, в 101 Блоге есть практичные материалы: «Распределяем расходы по разным статьям…» и «Учет подотчетных средств».
Фонд компании и PRO+ в Приложении 101
Когда денежные фонды предприятия ведут в таблицах, со временем появляется соблазн сделать «фонд» отдельным проектом. Такой подход быстро плодит путаницу: фонд начинает жить по правилам проекта, отчёты смешиваются, деньги теряют смысл. В Приложении 101 для этого есть отдельный раздел — «Фонд компании».
Фонд компании в Приложении 101 нужен для внутренних расходов: офис, налоги, оборудование и всё, что не относится к проекту заказчика. Раздел доступен пользователям с подпиской PRO+.
В PRO+ можно завести статьи расходов фонда, дать партнёрам доступ на просмотр и внесение расходов, назначить ответственного руководителя.
Практический момент: в PRO+ можно настроить отчисления в фонд через доли прибыли или наценку, добавив компанию получателем и указав процент. В методологии 101 часто закладывают 10% прибыли на развитие компании, дальше корректируют по факту.
Когда проектов становится больше и появляются партнёры, фонды помогают прозрачно распределять деньги и фиксировать общие расходы. Эти возможности заложены в PRO+ вместе с расширенными отчётами и распределением прибыли между партнёрами.
Если вы сейчас выбираете инструмент под управленческий контур, полезно свериться со статьёй «Программы для управленческого учёта: как выбрать решение под свой бизнес» и собрать требования к фондам и отчётам до внедрения.
Главная мысль простая: денежные фонды предприятия дают управляемость, когда они ведутся регулярно и отделены от проектных денег. В Приложении 101 этот контур закрывает «Фонд компании» на тарифе PRO+, где фонды перестают быть «таблицей для галочки» и превращаются в рабочий механизм распределения прибыли и учёта общих расходов.