Учет доходов и расходов в бизнесе: как организовать?

Как вести учет доходов и расходов?

Если цель учета доходов и расходов — «сойтись по нулям», система получится у вас чисто декоративной. Рабочая цель звучит иначе: быстро понять финансовый результат по проектам и по компании, увидеть риски и вовремя остановить лишние траты.

Для этого учет доходов и расходов нужен в двух разрезах. Первый — по проектам (объектам): деньги конкретного заказа, его закупки, работы, подрядчики, допы, фактическая прибыль. Второй — по компании: офис, реклама, бухгалтерия, сервисы, фонд, развитие. Когда эти уровни смешаны, кажется, что «все нормально» до момента, когда платить уже нечем.

Сразу договоримся о минимальном составе записи. Неважно, ведешь ты учет в таблице или в специальном плиложении, каждая операция должна иметь несколько признаков:

• дата операции и дата документа (если они разные);
• проект (если доход или расход относится к конкретному объекту);
• статья дохода или расхода (единый справочник);
• контрагент или сотрудник (кто получил деньги или кто заплатил);
• сумма и способ оплаты (банк, наличные, подотчет).

Если хотя бы один признак регулярно пропадает, учет начинает врать. Деньги остаются реальными, отчет — уже нет.

Какие отчеты нужны собственнику бизнеса?

Когда говорят, что ведут учет доходов и расходов», часто имеют в виду одну таблицу. Или, наоборот, начинают хвататься сращу за все — вести учет трат, доходов расходов, сводить план/факт, требовать ежедневные отчеты, сводить в таблицы, делать диаграммы и нанимать сотрудника для всей этой рутины.

Для управления бизнесом полезнее думать через три отчета: ДДС (движение денег), ОПиУ (прибыль и убытки) и баланс. Эта связка дает картину по кассе, по прибыли и по устойчивости.

ДДС отвечает на вопрос «хватит ли денег, чтобы платить». Он живет по кассовому принципу: пришло — ушло — остаток. ДДС особенно важен в проектном бизнесе, где авансы и закупки живут в одном месяце, а оплата заказчика — в другом. Материал про ДДС есть в блоге: «Что такое отчет о движении денежных средств и зачем он нужен?».

ОПиУ отвечает на вопрос «зарабатывает ли бизнес». Он показывает доходы и расходы за период так, чтобы стало видно маржу, коммерческие расходы, чистую прибыль. В стройке и ремонте ОПиУ помогает поймать историю, когда выручка растет, а прибыль остается на месте из‑за скидок, переделок, логистики и сорванных сроков.

Баланс отвечает на вопрос «насколько устойчив бизнес». Он собирает активы и обязательства: деньги, дебиторку, материалы, долги поставщикам, авансы, кредиты. Баланс полезен, когда решаешь, брать ли следующий объект, покупать ли инструмент, расширять ли штат.

Если держать эти три отчета в голове тяжело, есть простой ориентир: начни с ДДС и дисциплины операций, потом подключай ОПиУ, после этого баланс подтянется как следствие.

Кассовый метод и метод начислений: что выбрать?

Если доходы и расходы расходятся по времени, то приходится выбирать, как их считать — по кассовому методу или по методу начислений.

Кассовый метод фиксирует доходы и расходы по факту движения денег. Он проще в ежедневном ведении, его любит ДДС, он дисциплинирует по кассе и помогает держать под контролем подотчет и наличные.

Метод начислений фиксирует доход и расход в момент, когда возникло обязательство или выполнены работы (по документам, этапам, актам). Он дает точнее картину прибыльности по периодам, особенно если закрываешь проекты актами и хочешь видеть результат не в день оплаты, а в день выполненных работ.

В блоге 101 есть отдельный разбор: «Кассовый метод и метод начислений: в чем разница?».

Инструменты учета: что выбрать — блокнот, таблицы, сервисы или приложения?

Инструмент важен, но сначала стоит выбрать принцип. Если доходы и расходы надо видеть по проектам, инструмент обязан поддерживать проектную структуру. Если бизнес держится на подотчете, инструмент обязан держать баланс по каждому сотруднику и поставщику. Если нужны отчеты, инструмент обязан собирать данные без ручного «свода».

Ниже — ориентир, когда какой формат уместен. Это не рейтинг, это способ выбрать по задаче.

Таблица обычно становится переходным этапом: она помогает понять структуру статей и проверить гипотезу. Дальше упираешься в скорость ввода данных и в контроль команды. Если данные вводятся раз в неделю, отчеты отражают прошлую жизнь.

Как настроить учет за один день и не бросить через неделю

Система учета доходов и расходов держится на правилах, а не на мотивации. Ниже схема, которая укладывается в один рабочий день. Ее можно собрать в таблице, можно собрать в системе. Разница будет в том, сколько времени дальше уйдет на поддержку.

Шаг 1. Раздели деньги по смыслу: проектные деньги отдельно, расходы компании отдельно. Даже если счет один, в учете это должны быть разные зоны.

Шаг 2. Составь справочник статей. Начни с 10–20 статей, без детализации до «саморезы 3,5×35». Структура должна повторяться от проекта к проекту.

Шаг 3. Прими правило «операция в день операции». Если закупщик купил материалы, запись появляется в этот же день, вместе с подтверждением (чек, накладная, фото).

Шаг 4. Определи, кто фиксирует доходы. В проектном бизнесе это связано с договором, сметой, актами и этапами, поэтому важно связывать оплату с тем, что клиенту выставлено.

Шаг 5. Пропиши подотчет. Подотчет — не «дали денег», подотчет — это баланс: выдали, потратил, отчитался, вернул. Когда подотчет живет в чате, учет доходов и расходов превращается в догадки.

Шаг 6. Назначь «час финансов» раз в неделю: проверка ДДС на 2–4 недели вперед, сверка крупных платежей, разбор отклонений по проектам.

Почему Приложение 101 закрывает учет доходов и расходов в проектном бизнесе?

Когда проектов больше двух, учет доходов и расходов начинает требовать связи денег с работами и людьми. В Приложении 101 проект — это отдельный финансовый мир: у него есть смета, акты, доходы, расходы, итоговая прибыль и понятный баланс по объекту.

Для расходов ключевое — скорость и доказательства. В Приложении 101 расходы фиксируются по событиям, с привязкой к проекту и статье. Чеки можно добавлять сразу, в том числе через сканирование QR‑кода с телефона, чтобы не собирать «пачку за неделю».

Для управляемости нужна единая логика статей. В блоге есть разбор, как держать статьи одинаковыми на разных объектах: «Распределяем расходы по разным статьям в ремонтных и строительных работах». В Приложении 101 это ложится в механику проекта: ты видишь структуру затрат и проще корректируешь сметы и цены на будущие проекты.

Отдельная боль — подотчет. В Приложении 101 у каждого сотрудника и поставщика есть баланс: сколько выдано, сколько потрачено, какой остаток надо закрыть. Это снимает вечные вопросы «куда делись деньги» и ускоряет закрытие месяца. Подробный материал: «Учет подотчетных средств».

Когда хочется видеть картину по компании, а не только по объектам, помогает PRO+: появляется аналитика по проектам и общие расходы бизнеса через фонд компании. Это путь к управленческому учету, где видно финансовый результат без ручной сборки отчетов.

Если нужна быстрая проверка на своих цифрах, логичнее взять один текущий проект, провести через него поступления и ключевые расходы за неделю, затем посмотреть ДДС и прибыль по объекту. После такой мини‑настройки становится ясно, какие правила закреплять в команде. Для знакомства подойдет демо: так проще увидеть, как учет доходов и расходов выглядит в ежедневной работе.