Неучтенные расходы: как обнаружить, куда утекают деньги бизнеса?

1. Что такое неучтенные расходы и почему они бьют по прибыли?
2. Почему появляются неучтенные расходы: 6 частых причин
3. Категории неучтенных расходов: где искать в первую очередь?
4. Как найти неучтенные расходы: быстрый аудит за 1–2 дня
5. Как внедрить учет расходов без сопротивления команды?
6. Инструмент, который вытаскивает неучтенные расходы на свет: Приложение 101
7. Что делать после первой находки на 200 000 ₽: закрепляем результат

Что такое неучтенные расходы и как они бьют по прибыли?

Неучтенные расходы — это расходы, которые были совершены, но не отображены в таблицах, документах или сервисах для учета средств. В стройке и ремонтах эта разница обычно появляется там, где много участников и много мелких платежей: мастер купил расходники, прораб оплатил доставку, офис оплатил рекламу, бухгалтерия списала комиссию банка. Денег на счету меньше, а в проекте баланс не обновился.

Опасность неучтенных расходов в том, что они ломают управленческую картину. Если расход не привязан к объекту и статье, он не участвует в план/факт и не отвечает на вопрос «почему проект ушел в минус». В итоге решения принимаются по ощущениям.

Есть бытовая версия этой проблемы: чеки теряются. В телеграм-канале Приложения 101 описывали ситуацию, когда после сдачи объекта в машине нашли чеки на 50 000 ₽. Деньги потрачены, в отчете их нет.

6 частых причин, по которым появляются неучтенные расходы

Причина № 1 — расходы компании смешались с расходами проектов. Офис, реклама, сервисы, связь, техника, административные зарплаты не относятся к конкретному объекту. Если эти траты не выделены в отдельный объект учета, то каждый проект кажется прибыльным, а компания «проедает» себя. В 101 эту зону закрывает Фонд компании на тарифе PRO+.

Причина № 2 — подотчетные средства. Деньги выдали человеку, дальше начинается «скину потом», «чек у водителя», «накладная у поставщика». Когда учет подотчета собран в одном месте, видно, кто получил средства и на какую сумму еще не отчитался. В Приложении 101 это решается балансом подотчета по каждому контрагенту.

Причина № 3 — расход возник, когда проект уже завершен. Доставка приехала позже, подрядчик выставил акт в конце месяца, инструмент купили «на будущие объекты». Если нет правила фиксировать траты по факту оплаты, расходы легко улетают в серую зону.

Причина № 4 — расходы не разнесены по статьям. Когда все складывается в «прочее», перестает работать аналитика. Нельзя понять, что именно распирает себестоимость: материалы, логистика, работы, техника. В 101 Блоге подробно разобран принцип распределения расходов по статьям.

Причина № 5 — ручной учет и дубли. Один и тот же счет попал д ушел без назначения, часть покупок разбросана по личным картам. В статье про скрытые расходы это выделяют отдельным слоем потерь из-за хаоса в данных и ручных операций.

Причина № 6 — неверная классификация затрат. В проектном бизнесе важно отделять прту от косвенных и от неоперационных расходов. Иначе метрики перестают совпадать с реальностью. Про прямые затраты есть отдельный разбор в блоге, как и про неоперационные расходы.

Категории неучтенных расходов: где искать в первую очередь?

Чтобы найти неучтенные расходы, полезно думать категориями. Ниже — рабочая карта, которой хватает большинству компаний на первом проходе. Дальше структура уточняется под твою модель работы.

• Проектные прямые расходы: материалы, работы, услуги подрядчиков, техника, доставка, расходники по объекту. Логика «один объект — один проект» делает эти траты видимыми и сопоставимыми с планом.
• Расходы компании (накладные): аренда, офисные зарплаты, маркетинг, связь, подписки, топливо, налоги, обучение. Их удобно вести отделии.
• Подотчет и авансы: деньги, выданные сотрудникам и поставщикам, плюс задолженность по отчетам. Чем больше людей покупает с карт и налички, тем выше риск неучтенных расходов.
• Ошибки сметы и расчетов: не заложили расходники, пропустили доставку, не учли подъем, забыли про вывоз мусора. На дистанции такие мелочи превращаются в системную потерю маржи.

Как найти ошибки в учете?

Дальше — простой алгоритм, который можно пройти за один вечер и следующее утро. Он дает список «дырок», где живут неучтенные расходы.

1. Шаг 1. Выгрузи все исходящие платежи за последние 30 дней (банк, наличка, переводы по картам).
2. Шаг 2. Раздели платежи на две корзины: «по объектам» и «по компании».
3. Шаг 3. Внутри «по объектам» проверь привязку к проектам и статьям расходов. Если статьи не настроены, настрой базовую структуру.
4. Шаг 4. Подними подотчет: кому выдавались деньги, на какую сумму нет отчета, какие чеки и накладные не приложены.
5. Шаг 5. Пройдись по «мелким платежам»: доставка, расходники, топливо, комиссии, сервисыо прячутся неучтенные расходы.
6. Шаг 6. Сверь план/факт по двум активным объектам: где перерасход, где затраты «выпаозникли дополнительные работы без бюджета.
7. Шаг 7. Зафиксируй правила на будущее: кто вносит расход, в какой срок, что считается подтверждением, кто проверяет раз в неделю.

Как внедрить учет расходов без сопротивления команды?

Безболезненное внедрение учета расходов строится на двух принципах: минимум новых действий для людей на объекте и максимум ясности для руководителя. Учет ломается там, где нужно заполнять «простыню» в конце недели и вспоминать, кто что покупал.

В проектной модели проще: каждый объект ведется отдельным проектом, расходы падают в него сразу, руководитель видит баланс и перерасход. В Приложении 101 эта логика базовая.

Рабочая схема внедрения выглядит так:

1. Шаг 1. Выбери один активный объект и начни вести учет только по нему. Когда команда привыкнет, добавишь остальные.
2. Шаг 2. Настрой 5–8 статей расходов, которые совпадают с твоим способом териалы, работы, техника, логистика, прочее.
3. Шаг 3. Договорись о правиле срока: расход фиксируется в день оплаты. Если оплата прошла через мастера, он заносит расход сразу после покупки.
4. Шаг 4. Упрости подтверждение: чек, фото, накладная. Если чек бумажный, он фиксируется в момент покупки, не в конце недели.позже чеками уходят.
5. Шаг 5. Подними подотчет: выданные суммы живут в балансе человека, закрываются отчетами. Это дисциплинирует и руководителя, и команду.
6. Шаг 6. Раз в неделю проводи короткую финансовую проверку: 30–40 минут на проекты, подотчет и расходы компании.

Инструмент, который помогает обнаружить неучтенные расходы

Инструмент для поиска неучтенных расходов должен делать три вещи: давать расходу адрес, хранить подтверждения, показывать баланс по людям и проектам. Приложение 101 построено вокруг проектного учета: объект ведется отдельным проектом, внутри есть статьи расходов, отчеты и понятный баланс.

Ключевые функции, которые помогают вытащить неучтенные расходы:

• Фиксация трат по чеку с телефона. В 101 можно сканировать QR-код с чека, чтобы позиции подтягивались в историю, и прикладывать документы. Это снижает шанс, что расход потеряется.
• Баланс подотчета по каждому человеку. Видно, сколько выдал, на какую сумму нет отчета, где зависла сдача.
• Фонд компании в PRO+. Отдельное место для расходов компании, чтобы проекты не казались прибыльными на бумаге, когда общий минус прячется в офисных тратах.
• Отчеты по проекту и по статьям расходов. Когда статьи настроены, видно, что тянет бюджет: логистика, материалы, работы.

В реальной жизни «находка» неучтенных расходов часто происходит в первую неделю: подтягиваются ют траты из подотчета, отдельно проявляются расходы компании, которые раньше размазывались по объектам. На сумме 200 000 ₽ за неделю сходятся даже спокойные компании: один забытый блок чеков, пара «мелких» закупок, логистика и сервисы по офису дают эту цифру быстрее, чем ожидается.

Найти неучтенные расходы — полдела. Дальше важно сделать так, чтобы через месяц не пришлось искать их снова. Это достигается регулярностью и простыми правилами, которые реально выполняются.

Три опоры, на которых держится результат:

• Один источник правды. Расходы фиксируются в одном месте, не в таблицах, чатах и памяти прораба.
• Единые категории. Статьи расходов не меняются каждый день, их хватает для аналитики и разговоров про план/факт.
• Еженедельная сверка. Проекты, подотчет, расходы компании. Это короткий ритуал, который держит учет в рабочем состоянии.

Если хочется углубиться в тему и собрать учет в систему, пригодятся материалы 101 Блога: про распределение расходов по статьям, про учет подотчетных средств, про скрытые расходы бизнеса и про неоперационные расходы.