В чем проблема управления проектами в сфере строительства или ремонтов?
Проблема чаще лежит в плоскости **управления хаосом**: в коммуникационных разрывах, в потере финансового фокуса и в том, что учет ведется по наитию, а не с ориетиром на реальные показатели. Оптимизация бизнеса — это прежде всего наведение порядка в голове руководителя и в цифрах проекта.
Да, чаще всего вопрос прибыльности бизнеса в сфере строительства ИЖС или ремонта квартир решается не внедрением супер-технологичных решений по покраске стен. Более того, подобные ноу-хау, внедренные без расчета, могут привести к убыткам.
Что тогда делать? Разбираться с управлением, финансами и планированием. Это три кита, на которых стоит успешный проектный бизнес:
Финансы
Многие строители живут под обаянием идеи о «большом куше»: вот появится сейчас новый заказчик, авансирует пару миллионов, и тогда мы заживаем — старые долги перекроем, в новые еще влететь не успеем, машину руководителю обновим. Как ушло, так и пришло — эта идея плотно сидит в головах людей, привыкших к стабильному потоку заказчиков и не замечающих, что новые авансы уже давно не перекрывают старые долги, а глубже закапывают бизнес в яму. Подавать на банкротство или пытаться выпутаться? Это решать предпринимателю! Если он выберет второй вариант, то рекомендуем придерживаться следующего плана:
1. Жесткое разделение финансовых потоков.
Мы часто путаем деньги заказчика (авансы) с собственной прибылью. В итоге, когда приходит время платить субподрядчикам на финальном этапе, касса пуста и приходится обращаться в кредитные организации. Решением может стать ведение отдельного учета для каждого проекта.
Представьте, что каждый объект — это отдельное мини-предприятие. Если вы видите, что на этапе фундамента бюджет на материалы превышен на 10%, вы не надеетесь на «авось», а сразу оптимизируете смету отделочных работ или пересогласовываете условия с заказчиком. Это и есть управление проектами и «жесткая рука», которая нужна большинству бизнесов.
2. Актуализация учета (ежедневно)
Для ведения личных финансов инвесторы часто рекомендуют начать с простого записывания в блокнотик потраченных за день сумм. Это позволяет увидеть свои расходы в режиме реального времени без психологических уловок, в которые нас часто заманивает наш собственный мозг.
С финансами бизнеса стоит сделать то же самое. Однако простого блокнотика вам будет недостаточно, даже если у вас небольшая компания. Вам важны актуальные данные — кто куда заплатил, сколько перевел заказчик, кому выдали наличку, где нужна доплата. Решений у данной проблемы несколько: можно создать единый чат в Telegram, где вы будете с различными тегами обозначать те или иные операции с финансами, а можно внедрить в бизнес современное мобильное решение для представителей проектного бизнеса — Приложение 101.
Планирование всему голова!
В строительстве часто путают планирование с рисованием красивой, но мертвой диаграммы Ганта, которая устаревает в первый же день выхода бригады. Нужна ли она? И да, и нет. Все зависит от умения команды создать гибкую среду, где план оперативно адаптируется под реальность.
1. Избавление от перфекционизма
Обычное компании по отношению к планированию делятся на 2 клана: одни отрицают планирование, а вторые пытаются предусмотреть каждый гвоздь на полгода вперед в статичном Excel-файле. Необходимо учиться разделять планирования на стратегическое (этапы, вехи, база знаний проекта) и оперативное(недельные спринты).
Для стратегического планирования и базы знаний отлично подходят гибкие системы вроде Notion. Они позволяют создать структуру проекта, где хранятся не только сроки, но и регламенты, чек-листы приемки и контакты подрядчиков. Это создает «цифровой скелет» проекта, понятный всей команде.
Однако инструмент сам по себе не решит проблему, если нет методологии. Понимая это, мы не просто даем софт для учета. Поэтому для пользователей тарифа Pro+ в Приложении 101 в закрытом канале доступна эксклюзивная запись обучения по планированию проектов в Notion. Там детально разобрано, как построить систему, которая связывает задачи, базу знаний и сроки в единый рабочий механизм, даже с учетом специфики доступа к сервисам в РФ.
Если вы еще не пользователь PRO+, стоит хотя бы на месяц зайти в канал и взять то, что там есть! Ценности там на миллионы рублей, а вы всего за несколько тысяч сможете ознакомиться с нашим опытом, ошибками и историями других пользователей. Ссылка для оформления подписки PRO+ и перехода в закрытый канал.
2. Обилие чатов
Строительный бизнес тонет в мессенджерах. Сотни чатов в WhatsApp или Telegram, где перемешаны фото чеков, чертежи, мемы и важные правки от архитектора. Оптимизация страдает, когда прораб не увидел важное сообщение в потоке флуда и не отреагировал на важное замечание от дизайнера. Переделка стоит денег и времени.
Важно перейти к более продуманной системе коммуникации, если подобное случается. Обсуждение должно вестись не в абстрактном чате «Объект Ленина 5», а в привязке к конкретной задаче или документу. Введите правило «единого источника правды». Если договоренность не зафиксирована оговоренным ранее способом (сообщение с тегами всех основных участников, создание события в Приложении 101), ее не существует. Это дисциплинирует команду и снимает 90% претензий в духе «я же говорил».
Управление командой
Как оптимизировать работу руководителя, который работает 24/7? Перестать быть «узким горлышком», через которое проходят все решения и уйти от бесконечного микроменджмента:
1. Делегировать не задачи, а бюджеты и ответственность.
Вместо микроменеджмента вы даете прорабу утвержденную смету на этап и лимит отклонения (например, 5%). Если он укладывается — он действует автономно. Если нет — идет к вам. Это высвобождает ресурс руководителя для стратегической оптимизации проектных решений, поиска новых заказов и развития бизнеса, вместо того чтобы работать снабженцем.
2. Культура дисциплины
Это особая система управления, которая основа на вере в самоконтроль наемных специалистов. Как это работает? Вы нанимаете ответственных людей, даете им определенную свободу действий, набор правил и нужные ресурсы и не мешаете им работать.
В контексте управления и бизнеса культура дисциплины включает в себя:
- Найм сотрудников с врожденной самодисциплиной.
- Развитие дисциплинированного подхода к задачам и проблемам.
- Последовательное выполнение правил и процедур, установленных в рамках общей культуры.
Чем больше дисциплины (в рамках системы), тем больше свободы и возможностей для роста. Как это понимать? Правил придерживаются все и это позволяет не тратить время на устранение мелких неприятной, созданных человеческим фактором.