В благоустройстве деньги уходят быстро: топливо, сыпучие, растения, аренда техники, подряды, зарплаты. При этом работы часто идут параллельно: двор, частный участок, гарантийные выезды, зимняя уборка. Если учёт живёт «по памяти», прибыль становится догадкой, а кассовые разрывы приходят внезапно.
Рабочая логика для финансового учёта в благоустройстве простая: каждый объект считается отдельным проектом, у каждой траты есть статья и ответственный, у каждого аванса понятный статус. Такой учёт держится на дисциплине первички и регулярных отчётах, которые вы смотрите сами, без ожидания бухгалтера.
Ниже — схема, с которой удобно начать в декабре 2025 года: успеть навести порядок до нового сезона и не переписывать всё весной.
Почему финансовый учёт в благоустройстве часто разваливается
Главная причина — смешиваются контуры: деньги одного объекта закрывают закупки по другому, аванс по тротуарной плитке уходит на зарплату, подотчёт «висит» без сроков, техника заправляется без привязки к работам. В конце месяца вы видите оборот, а управляемых цифр почти нет.
Вторая причина — сезонность. Весной вы наращиваете объёмы, летом держите темп, осенью закрываете хвосты, зимой добавляется уборка снега и содержание. Касса и прибыль двигаются по-разному, поэтому важно заранее выбрать метод фиксации доходов и расходов и одинаково применять его в учёте. Про разницу кассового метода и метода начислений есть отдельный разбор — «Кассовый метод и метод начислений».
С чего начать: объект, статья, контрагент
Начните с минимальной структуры, которая держит учёт. В ней всего три оси: объект (проект), статья (что купили или оплатили), контрагент (кто получил деньги). Этого хватает, чтобы собирать план-факт, видеть перерасход и спокойно разговаривать с заказчиком по изменениям.
Объектом в благоустройстве становится всё, что имеет отдельный договор или понятную границу работ: «Двор на Лесной», «Участок клиента Петрова», «Содержание территории декабрь 2025», «Снегопад 17.12.2025 — выезд №3». Чем короче цикл работ, тем проще закрывать проекты и фиксировать результат.
Дальше определите статьи. Важно, чтобы статьи отвечали на вопрос «почему ушли деньги» и совпадали с тем, как вы реально управляете. Логику распределения расходов по статьям можно подсмотреть в материале «Распределяем расходы по статьям».
- Материалы: плитка, бордюр, щебень, грунт, геотекстиль, растения, удобрения.
- Работы: бригады, сдельные, субподряд, разовые специалисты.
- Техника: аренда, доставка, обслуживание, запчасти.
- Транспорт и топливо: заправки, мойки, платные дороги.
- Вывоз и утилизация: контейнеры, полигоны, вывоз мусора.
- Общие расходы: склад, связь, инструмент, офисные траты.
Если вы ведёте учёт в таблице, заведите справочник статей отдельно и запретите «свободный текст». Если вы ведёте учёт в системе, настройте статьи один раз и дальше просите команду выбирать из списка. Про базовые принципы управленческого учёта доходов и расходов есть опорная статья «Финансовый учёт доходов и расходов организации».
Как собирать фактуру на объектах: подотчёт, чеки, акты
Благоустройство происходит в поле. Деньги тоже уходят в поле — через прораба, бригадира, снабженца. Поэтому в учёте быстро всплывает подотчёт: кому выдали, на что потратили, что вернулось, по каким суммам нет подтверждения. Отдельно разложенный подотчёт снижает потери и ускоряет закрытие объектов.
Заведите правило: каждая выдача подотчёта привязана к объекту и сроку отчёта. Любая трата в подотчёте обязана иметь подтверждение и статью. Подробный разбор, как организовать расчёты с подотчётными, есть в статье «Учет расчетов с подотчетными лицами», а практику по подотчётным средствам — в материале «Учет подотчётных средств».
Второй слой первички — закрывающие документы. По объектам благоустройства это акты на работы, накладные на материалы, документы по аренде техники. Даже если бухгалтерия живёт отдельно, управленческий учёт выигрывает, когда документы прикреплены к проекту и лежат рядом с расходами.
Три отчёта, которые дают контроль
Когда структура и первичка выстроены, дальше важен ритм. Вам нужны три отчёта, которые вы смотрите регулярно. Они отвечают на три разные управленческие задачи: «хватит ли денег», «сколько заработали», «где застряли обязательства».
1) ДДС (cash-flow). Он показывает реальный остаток денег и помогает заметить кассовый разрыв раньше, чем его почувствуют бригады и поставщики. Что входит в ДДС и как быстро его собирать — в статье «Отчет о движении денежных средств».
2) Отчёт доходов и расходов по объектам (управленческий P&L). Он отвечает на вопрос «какие объекты кормят компанию». Здесь важны прямые затраты и корректная привязка закупок и работ к проекту.
3) Дебиторка и кредиторка по проектам: кто вам должен и кому должны вы, по какому объекту, на каком основании. В благоустройстве это связано с этапами: аванс, промежуточные закрытия, финальная сдача, гарантийные работы. Этот отчёт помогает спокойнее планировать сезон и оборотные деньги. Полезно держать рядом разбор про оборотный капитал — «Оборотный капитал компании».
Сценарий внедрения на 7 дней и где помогает Приложение 101
Если вы внедряете финансовый учёт в декабре, цель простая: к началу сезона у вас есть единые правила, команда привыкла фиксировать траты, вы видите цифры по объектам. Для этого подходит недельный сценарий.
Шаг 1. Выпишите типы проектов, которые у вас повторяются: дворы, частные участки, обслуживание, снег, гарантия. По каждому типу решите, когда проект считается закрытым.
Шаг 2. Утвердите справочник статей расходов (15–30 статей) и запретите «прочее» как постоянную категорию.
Шаг 3. Зафиксируйте правило подотчёта: выдача только под объект, срок отчёта, подтверждение каждой траты.
Шаг 4. Определите ритм: ДДС — раз в неделю, P&L по объектам — раз в месяц, долги — раз в неделю.
Шаг 5. Назначьте одного человека, кто принимает первичку и следит за дисциплиной (в малой компании это владелец).
Шаг 6. Выберите инструмент. Таблица подходит, когда проектов мало. Когда объектов больше и деньги проходят через нескольких людей, удобнее система, в которой каждый объект живёт отдельным проектом, а расходы крепятся к статьям и документам.
Шаг 7. Введите правило «расход фиксируется в день покупки». Оно спасает учёт в сезоне, когда темп высокий.
В Приложении 101 логика «один объект — один проект» встроена по умолчанию: вы ведёте поступления и расходы по каждому проекту, собираете документы, контролируете подотчёт и видите финансовый итог. Это снижает ручной труд и помогает держать цифры актуальными, пока бригады работают на объектах.
Если вы хотите посмотреть, как это выглядит на ваших проектах, запросите презентацию: обычно достаточно 20–30 минут, чтобы разложить вашу схему объектов и статей и понять, какой отчёт вы начнёте смотреть уже на следующей неделе.