Если у вас парк спецтехники, деньги двигаются быстро: топливо, ремонты, переброски, зарплата машинистов, аренда тралов, простои. При этом клиент почти всегда видит одну строку в счете: «машино-смена» или «машино-час». Разрыв между реальными расходами и тем, что вы показываете заказчику, часто становится источником споров.
Эта статья — практическая схема, как выстроить управленческий учет и отчетность по работе машин и сотрудников, чтобы считать прибыль по каждому объекту и уверенно закрывать работы документами.
Я пишу с учетом даты 14.12.2025: у многих в декабре всплывают «хвосты» по путевым листам, актам и сверкам, и как раз в этот момент видно, где учет не держится на системе.
Почему финансы парка спецтехники быстро выходят из-под контроля
Сценарий, который встречается чаще всего: у вас 6–10 единиц техники, диспетчер принимает заявки, механик «ведет» ремонты в блокноте, машинисты отписываются в мессенджере, бухгалтер видит счета и акты. Внутри компании много данных, а в конце месяца вы все равно спорите, какая машина заработала, какая — отработала «в ноль», и кто виноват в перерасходе ГСМ.
У спецтехники есть особенность: часть расходов появляется даже тогда, когда машина не работает. Лизинг, страховка, стоянка, амортизация, зарплата «на окладе», сезонная просадка загрузки. Если их не распределять по объектам и заказам, прибыль начинает «прыгать» от месяца к месяцу без понятной причины.
Вторая причина — разные единицы измерения. Клиенту удобно покупать «смену», а вам считать «моточасы», «рейсы», «кубометры», «тонно-километры», «время на объекте» и «время в дороге». Когда вы не договорились внутри компании, что считается выполнением, отчетность быстро превращается в переписку.
Итог простой: если у вас нет единого правила, где фиксируется факт работы техники и кто подтверждает этот факт, вы будете терять время на сверки. Вам это нужно в каждом месяце?
На чем держится управленческий учет спецтехники
Учет спецтехники лучше строить от управленческих вопросов. Вы хотите видеть: маржу по объекту, загрузку каждой машины, стоимость простоя, долю топлива в себестоимости, долю ремонтов, эффективность смен, дебиторку по клиентам, деньги «в подотчете» у водителей и снабжения. Это все один контур, просто разные разрезы.
Дальше нужна «карта» учета — что именно вы фиксируете каждый день, и к чему привязываете расходы. Практика показывает, что достаточно четырех справочников, если держать дисциплину:
- техника (единица, госномер/инвентарный номер, тип учета — моточасы или смены);
- люди (машинисты, водители, механик, диспетчер, прорабы на объектах);
- объекты/проекты (куда уехала техника и где она отработала);
- клиенты и контрагенты (кто платит и кто выполняет работы или поставляет материалы).
Чтобы учет работал, зафиксируйте две управленческие договоренности. Первая: любая трата привязывается к проекту (даже если это ремонт в ремзоне, у него есть причина и машина). Вторая: деньги, выданные людям, всегда имеют статус подотчета до подтверждения чеками и отчетом по работам. Хорошая отправная точка — статья про учет подотчетных средств.
Третий элемент — ритм. У спецтехники ритм учета дневной, а ритм управленческих решений недельный. Вы каждый день фиксируете смену, топливо, простои, рейсы, фото; раз в неделю смотрите, что с планом, оплатами и дебиторкой. Про кассовые провалы полезно держать под рукой разбор как избежать кассового разрыва, логика там совпадает с техникой.
Если вы построили справочники и ритм, дальше вопрос техники внедрения: кто и где отмечает факт работы. Это уже управляемо, согласны?
Как внедрить отчетность работы машин и сотрудников
Отчетность по спецтехнике внедряется не документом, а цепочкой ответственности. В идеале у каждого события есть автор и подтверждающий. Машинист сообщает факт, прораб на объекте подтверждает объем, диспетчер сверяет заявку, механик подтверждает простои по ремонту, руководитель закрывает неделю.
Начните с минимального дневного отчета по каждой единице техники. Он должен собираться за 2–3 минуты, иначе его будут заполнять «задним числом», и вы вернетесь к перепискам.
Шаг 1. Определите единицу продажи и единицу учета. Для экскаватора это часто машино-час по моточасам, для манипулятора — час на объекте и час в дороге, для самосвала — рейсы и тонны. Зафиксируйте это в карточке машины.
Шаг 2. Утвердите состав дневной записи (без лишнего): проект, техника, оператор, дата, начало/конец смены, моточасы или смена, пробег (если нужен), топливо (заправка и расход), простой с причиной, фото/видео по требованию объекта.
Шаг 3. Разведите «работал» и «был на объекте». Машина могла стоять в ожидании крана, электриков, бетонного завода, разгрузки. В отчете это две разные строки: работа и простой. По простоям вы либо выставляете клиенту условия договора, либо принимаете управленческое решение и меняете план.
Шаг 4. Привяжите зарплату машиниста к тому же факту, что вы продаете. Если вы продаете машино-часы, зарплата закрывается машино-часами. Если продаете смену, закрывайте смену. Так вы избегаете ситуации, когда клиент спорит по часам, а вы уже выплатили смену.
Шаг 5. Введите недельную сверку. Один раз в неделю вы собираете по объекту: отработано, выставлено, оплачено, долг, претензии, фото, акты. Полезно держать привычку делать отчеты быстро — в блоге есть отдельная логика, как сократить время на отчеты.
Когда дневной факт закрепился, у вас появляется база для тарифа, для KPI и для претензионной работы. Без факта вы все равно будете спорить, верно?
Как считать себестоимость машино-часа и ставить цену клиенту
Цена «машино-часа» начинает защищать прибыль, когда вы знаете себестоимость часа по каждой машине. У двух одинаковых экскаваторов себестоимость может отличаться из‑за лизинга, износа, расхода топлива, частоты ремонтов и дальности перебросок.
Проще всего считать себестоимость через группировку расходов на постоянные и переменные и привести их к учетной единице. Это управленческий расчет, бухгалтерию он не заменяет.
| Группа расходов | Что включить | Как перевести в машино-час |
|---|---|---|
| Постоянные | лизинг/кредит, страховка, стоянка, амортизация, связь, часть зарплаты | сумма за месяц ÷ плановые машино-часы месяца |
| Переменные | ГСМ, масла, расходники, ремонты, трал, мойка, платные дороги | факт за месяц ÷ фактические машино-часы |
| Управленческие | диспетчеризация, механик, офис, налоги, резерв | процент к себестоимости или фикс на час |
Дальше появляется формула, которую удобно держать в одном месте: себестоимость машино-часа = (постоянные на час) + (переменные на час) + (управленческие на час). Поверх вы добавляете целевую маржу и получаете тариф для клиента.
Важный управленческий момент — загрузка. Если вы планировали 180 машино-часов в месяц, а отработали 90, постоянные на час вырастут в два раза. Это не «плохой месяц», это сигнал: парк избыточен для текущего спроса, либо у вас провалы в продажах, либо вы проигрываете по скорости переброски и простоите.
Себестоимость — это ответ на вопрос «сколько стоит час», а тариф — ответ на вопрос «за сколько вы продаете час». Когда у вас есть оба ответа, переговоры с клиентом становятся спокойнее. Готовы опираться на цифры?
Как отчитываться перед клиентами по технике и людям
Клиенту редко нужен ваш внутренний учет. Ему нужен понятный отчет, который подтверждает объем работ и объясняет деньги: что сделано, когда, какой техникой, кем принято, какими документами закрыто.
Сценарий конфликта почти всегда один: «вы выставили 12 часов, а машина работала 8». Чтобы не уходить в эмоции, отчет должен отражать структуру смены: работа, простой по причине, переброска, ожидание, заправка на объекте (если это включено договором). Тогда спор идет о конкретных строках, а не о доверии.
Удобный формат клиентского отчета по объекту за неделю держится на 6 блоках:
- сводка: отработано машино-часов/смен, выполненные объемы, ключевые события;
- таблица по дням: техника, оператор, часы работы, часы простоя, причина простоя;
- фото и видео по этапам (если это условие договора);
- затраты, которые вы раскрываете: ГСМ, переброска, расходники, услуги третьих лиц;
- финансы: выставлено, оплачено, долг, план следующего платежа;
- закрывающие документы: акт, КС‑2/КС‑3 (если применимо), подпись/согласование.
По закрывающим документам важно заранее договориться, что для вас является приемкой. В стройке и ремонтах часто всплывает вопрос акта, поэтому держите ориентир: нужен ли акт о приемке выполненных работ.
Если отчет понятен, вы быстрее получаете согласование и оплату, а у клиента меньше причин «держать паузу». Вам нужен отчет, который ускоряет деньги?
Как собрать учет и отчетность в Приложении 101
Когда парк растет, учет в таблицах начинает ломаться из‑за человеческого фактора: разные версии файлов, задержки по внесению данных, отсутствие подтверждений, «потерянные» чеки, долгие сводные отчеты. В этот момент проще опереться на систему, где факт работы, деньги и документы живут рядом.
В Приложении 101 логика спецтехники обычно раскладывается через проекты: объект клиента становится проектом, а техника и люди работают внутри проекта с понятными событиями, отчетами и подтверждениями. Подотчетные деньги видны по балансам контрагентов, чеки прикрепляются, отчеты собираются в PDF и отправляются заказчику.
Если вы хотите дотянуться до управленческой картины, добавьте привычку смотреть аналитику по проектам и технике. По этой теме полезна статья как настроить систему бизнес-аналитики, она помогает перейти от «закрыть месяц» к «управлять неделей».
Для руководителей, которым важны расширенные возможности, есть тариф PRO+: он помогает глубже работать с аналитикой и документами, когда проектов и участников становится больше.
Если вы планируете внедрение, начните с одного объекта: заведите проект, добавьте технику как участников учета (через ответственных), задайте правило дневного отчета, настройте недельный отчет клиенту. Через две недели у вас появится статистика, на которой видно, какие машины зарабатывают, а какие требуют пересмотра тарифа или графика загрузки.
Хотите пройти этот путь быстрее и без пробуксовок на настройках? Приходите на онлайн-встречу с экспертом: покажем, как собрать учет и отчетность под ваш парк спецтехники.