Доходы и расходы в проектном бизнесе обычно «расползаются» по чатам, переводам на карты, таблицам, заметкам прораба. В итоге ты видишь оборот, при этом не видишь прибыль. Приложение 101 построено вокруг простой идеи: каждый проект живет как отдельная финансовая единица со своим балансом, поступлениями, расходами, долгами и итогом.
Ниже — пять фишек, которые помогают держать деньги в руках каждый день: от фиксации оплаты до отчета для заказчика. В каждом блоке есть сценарий из жизни и скриншоты, чтобы было проще повторить у себя.
Если хочется посмотреть вживую, как это устроено на твоих задачах, полезно сходить на презентацию и задать вопросы по своим процессам.
Фишка 1. Баланс проекта всегда актуален
Самый частый провал в учете доходов и расходов — деньги уже потрачены, работа сделана, а финансовая картинка появится «потом». В 101 баланс проекта обновляется по мере того, как ты фиксируешь поступления и расходы. Это базовая точка контроля: сколько денег пришло, сколько ушло, какой остаток, есть ли перерасход.
Сценарий из жизни: объект идет третий месяц, заказчик платит частями. У прораба на руках закупки, у мастеров авансы, часть работ закрыта актами. Ты открываешь проект и видишь баланс прямо сейчас. Дальше решение проще: просить следующий платеж, стопорить закупки, закрывать этап и фиксировать прибыль.
Если хочется глубже разобраться в логике «проект как финансовая единица», посмотри материал про финансовое управление проектом в Приложении 101.
Фишка 2. Поступления фиксируются как события
В учете доходов и расходов важна дисциплина по доходам: аванс пришел — он зафиксирован в проекте в тот же день. В 101 поступления добавляются событием, поэтому у денег появляется контекст: от кого пришли, к какому проекту относятся, за какой этап или документ.
Сценарий из жизни: заказчик перевел «еще 300 000» на закупку материалов. Прораб сообщил в чате, бухгалтер увидел выписку, а ты вечером хочешь понять, хватит ли на следующий этап. Когда поступление занесено событием, оно уже в балансе проекта, и план закупок можно обсуждать предметно.
Связка доходов с проектами — это основа управленческого учета. Она же помогает навести порядок в отчетности по компании. Подход хорошо раскрыт в статье про финансовый учет доходов и расходов организации.
Фишка 3. QR-чеки: расходы заносятся за минуту
Расходы теряются по одной причине: их неудобно фиксировать сразу. В 101 мастер или прораб может отчитаться по закупке с телефона, сканируя QR-код на чеке. Данные подтягиваются автоматически, поэтому меньше ручного ввода и меньше ошибок.
Сценарий из жизни: мастер купил крепеж и расходники по пути на объект. Если чек «доживет» до конца недели, он попадет в учет. Если потеряется, ты узнаешь о расходе по факту, когда деньги закончатся. QR-сканирование решает этот разрыв: расход появляется в проекте в день покупки.
Фишка 4. Статьи расходов и план-факт без Excel
Учет доходов и расходов перестает быть полезным, если расходы лежат одной лентой: «закупка 12 500», «доставка 2 000», «аванс мастеру 50 000». Нужна структура. В 101 расходы раскладываются по статьям, поэтому видно, куда уходит бюджет: материалы, работы, логистика, субподряд.
Сценарий из жизни: два объекта с похожей сметой. На одном внезапно выросли расходы, при этом качество и сроки те же. С разбивкой по статьям ты быстро находишь отклонение: перерасход по материалам из-за пересорта, лишней доставки, закупок без согласования. Дальше можно менять правило закупок, лимит, поставщика.
Если хочешь выстроить статьи расходов так, чтобы аналитика не спорила сама с собой, пригодится разбор как распределять расходы по разным статьям.
Фишка 5. Подотчёт, контроль исполнителей и отчеты в PDF
Деньги часто уходят «в подотчет» и дальше растворяются: кто взял, на что потратил, что осталось. В 101 у контрагентов виден подотчётный баланс: сколько выдано, сколько подтверждено расходами, есть ли остаток или задолженность. Это помогает контролировать расходы без ежедневных созвонов и выжимания чеков.
Сценарий из жизни: на объекте три человека закупают материалы. Один работает аккуратно, второй забывает чеки, третий покупает «с запасом». Если у каждого есть подотчет, ты видишь картину сразу: у кого зависли деньги, где нет подтверждения, где повторяются одни и те же закупки.
Вторая часть контроля — отчетность. Когда доходы и расходы собраны в проекте, ты можешь сформировать отчет в PDF и отправить заказчику: поступления, расходы по статьям, детализация. Это экономит время и снижает число вопросов «куда ушли деньги».
Если нужно усилить контроль уже на уровне компании, посмотри, как работает аналитика и фонд в PRO+: в блоге есть материалы про фонд компании и про оборотный капитал.
Чтобы закрепить учет доходов и расходов за один вечер, держи короткий алгоритм:
- Создай компанию и проект под объект или заказ.
- Заведи базовые статьи расходов (материалы, работы, доставка, субподряд, прочее).
- Добавь контрагентов: заказчика, ключевых поставщиков, мастеров.
- Занеси поступления по проекту в день оплаты, чтобы баланс был честным.
- Попроси команду фиксировать расходы сразу после закупки через QR-чек и прикладывать фото, если нужно.
- Раз в неделю открывай статьи расходов и баланс проекта, отмечай отклонения, формируй отчет, если заказчик просит детализацию.
Дальше все упирается в привычку: доходы и расходы фиксируются по ходу проекта, а решения принимаются по цифрам, которые совпадают с реальностью.