Финансовое управление проектом: что вы контролируете каждый день
Финансовое управление проектом держится на трёх вопросах: сколько денег уже пришло, сколько уже потрачено, сколько обязательств принято на себя (работы, материалы, авансы подрядчикам). Если ответ собирается из чатов, банковских выписок и памяти прораба, бюджет превращается в набор догадок.
В проектном бизнесе деньги часто проходят через многих людей. Руководитель видит итог в виде «денег снова не хватает», подрядчики видят свой кусок работ, заказчик ждёт отчёт и понятный баланс. Кто в этот момент отвечает за цифры, за подтверждения и за то, чтобы суммы совпали?
Приложение помогает, когда вы фиксируете движения денег в моменте и связываете их с проектом: поступления, расходы, отчёты исполнителей, подтверждения со стороны руководителя и заказчика. Тогда финансовое управление становится процессом с правилами, а не «сведением хвостов» по вечерам. Вывод простой: контроль начинается с дисциплины фиксации событий.
Как устроен проект в Приложении 101: доходы, расходы, баланс
Проект в Приложении 101 собирает в одном месте всю финансовую историю: входящие платежи от заказчика, расходы на материалы и работы, операции по подрядчикам, прикреплённые документы и комментарии. Итог выражается в балансе проекта: сколько денег доступно сейчас с учётом проведённых операций.
Практически это выглядит так: вы добавляете проект, фиксируете поступление (аванс, очередной платёж, доплату по дополнительным работам), а затем ведёте расходы по факту. Исполнитель отчитывается по своим тратам и работам в рамках проекта, руководитель принимает и подтверждает. Что меняется? Появляется единый источник цифр, по которому разговаривают все участники.
Плюс такого подхода заметен на простом кейсе: заказчик просит «срез по деньгам» в середине недели. Когда операции ведутся в проекте, отчёт собирается из уже внесённых событий, без отдельной сборки из разных файлов. Микровывод: проект в 101 держит финансы в связке «платёж → расход → подтверждение».
Если вы только знакомитесь с логикой сервиса, начните с раздела «О приложении»: там проще увидеть, почему в 101 важны роли и подтверждения.
Бюджет проекта: статьи расходов и план-факт без таблиц
Бюджет проекта живёт, когда у расходов есть структура. В 101 эту структуру задают статьи расходов: вы заранее продумываете, как будете разбирать затраты (черновые материалы, чистовые материалы, работы, доставка, аренда инструмента, инженерия). После этого любая операция попадает в нужную «полку» и начинает работать на аналитику.
Зачем это вам в управлении бюджетом? Чтобы видеть перерасход не «где-то в проекте», а в конкретной зоне. Когда перерасход становится видимым, появляется выбор: остановить закупки, переобсудить объёмы с заказчиком, пересобрать порядок работ, пересчитать маржу по отдельным этапам.
Отдельный плюс статей расходов в том, что они упрощают разговор с заказчиком: вы показываете логику бюджета, а не список строк. Про статьи и настройку структуры расходов есть подробный разбор в статье «Распределение расходов по статьям». Микровывод: бюджет держится на классификации, и 101 помогает поддерживать её без ручного свода.
Команда, подрядчики, подотчёт: как собирать отчёты и чеки
Финансовое управление проектом ломается, когда расходы появляются позже факта и без подтверждений. Типовая ситуация: мастер купил расходники, скинул фото чека в чат, через неделю нужно закрыть отчёт, чек уже не найти, сумма вспоминается по памяти. В 101 логика другая: событие фиксируется сразу в проекте и получает доказательства (чек, фото, комментарий).
Чтобы это работало, нужно распределение ответственности. Исполнители ведут свои события, руководитель проекта принимает и подтверждает, заказчик видит понятный отчёт и баланс. За счёт этого контроль не упирается в постоянные запросы «пришлите, уточните, пересчитайте», потому что данные уже лежат в проекте.
Если у вас много подотчётных денег, почитайте материал про подотчётные средства: там хорошо видно, почему важно разделять «кто получил аванс» и «кто отчитался». А если вы хотите глубже понять юридическую сторону подтверждений событий, полезна статья о том, как приложение помогает в спорных ситуациях. Микровывод: дисциплина отчётности появляется, когда у каждого участника есть своя зона ответственности в одном проекте.
Отдельно стоит прочитать про преимущества мобильного приложения: в проектной работе скорость ввода данных часто решает больше, чем «идеальная таблица в офисе».
Платежи, авансы, кассовые разрывы: как держать деньги в порядке
Управление бюджетом проекта — это контроль остатков по проекту и понимание ближайших платежей. Если вы платите подрядчикам авансами, закупаете материалы заранее, а деньги от заказчика приходят с задержкой, риск кассового разрыва становится системным.
В 101 вы видите баланс проекта и историю поступлений и расходов. Это помогает вовремя заметить момент, когда проект продолжает «жить», а денег на его обязательства уже не хватает. Тогда управленческое решение принимается заранее: согласовать следующий платёж с заказчиком, остановить часть закупок, поменять очередность этапов, пересобрать график.
Тему кассовых разрывов полезно разобрать отдельно, потому что она почти всегда связана с управлением проектами. Вот статья, которая помогает увидеть причины и последствия: «Кассовый разрыв в строительстве». Микровывод: чем раньше вы видите дефицит по проекту, тем меньше решений принимается в пожарном режиме.
Прибыль и аналитика: как понять результат проекта и компании
Когда бюджет ведётся в разрезе проектов, появляется редкая для проектного бизнеса роскошь: вы считаете результат по каждому объекту и сравниваете проекты между собой по одинаковым правилам. Это сразу отвечает на вопрос, какие проекты дают прибыль, а какие создают оборот и нагрузку на команду.
Для собственника важны три отчёта: ДДС, ОПиУ и баланс. В контексте проектной работы они помогают не путать «деньги на счёте» с реальной прибылью, видеть структуру затрат и понимать, почему проект с большим оборотом может давать слабый финансовый итог. По этой теме есть опорный материал: «Три главных отчёта для собственника».
Если вы хотите отслеживать рентабельность и маржинальную прибыль по проектам, пригодится статья про маржинальную прибыль. А для компаний с партнёрами и общими расходами важен контур PRO+: там появляется «Фонд компании» и инструменты распределения прибыли между участниками (подробности — в оферте PRO+). Микровывод: аналитика по проектам превращает финансовое управление в систему, где решения опираются на цифры.
Как внедрить Приложение 101 для управления бюджетом проекта
Внедрение обычно буксует в двух местах: нет единого правила, когда вносить события, и нет понятной структуры статей расходов. Начните с минимального регламента и расширяйте его по мере работы.
Шаг 1. Создайте проекты под каждый объект и договоритесь, что все деньги проходят через проект, без «временных записей» в заметках и чатах.
Шаг 2. Настройте статьи расходов так, чтобы они совпадали с вашей логикой работ и закупок. На первом этапе важнее стабильность, чем идеальная детализация.
Шаг 3. Назначьте роли: кто фиксирует расходы, кто подтверждает, кто видит отчёт. Без ролей ответственность размывается.
Шаг 4. Введите правило «событие в день события»: купили, оплатили, выдали аванс — операция должна появиться в проекте с документами.
Шаг 5. Раз в неделю делайте короткую сверку: непроверенные события, задолженности, баланс проекта, готовность отчёта для заказчика.
Если вы хотите пройти этот путь быстрее, можно записаться на бесплатную презентацию сервиса на сайте 101-app.com и посмотреть, как ваша схема работы ложится на логику приложения. Микровывод: внедрение получается, когда есть простые правила и регулярность, без героизма.
Ошибки, из-за которых бюджет проекта разваливается
Смешивание денег проекта и компании. Когда часть расходов проходит «мимо проекта», баланс теряет смысл, а управленческие выводы становятся случайными. Привяжите все операции к проекту или к фонду компании, если вы ведёте его в PRO+.
Поздняя отчётность. Если события вносятся раз в неделю, руководитель управляет прошлым. В проектной работе важно видеть текущую картину, поэтому правило «в день события» работает лучше любых наказаний.
Отсутствие структуры статей расходов. Когда все траты лежат в одной категории, бюджет нельзя разобрать на части, а перерасход будет заметен слишком поздно. Начните со скелета статей и уточняйте по ходу.
Нет подтверждений. Без чеков, фото и комментариев отчёт превращается в перечень сумм, которому сложно доверять. В 101 у каждого события есть место для доказательств, пользуйтесь этим как стандартом.
Финансовое управление проектом держится на повторяемых правилах: фиксировать события, распределять по статьям, подтверждать, разбирать итоги. Когда эти правила живут в одном сервисе, бюджет становится управляемым. Микровывод: бюджет разваливается из-за мелких компромиссов, и их проще убрать, чем героически «пересчитывать всё» в конце месяца.