विषय-सूची:
- व्यावसायिक प्रक्रियाएँ: आखिर ये होती क्या हैं?
- प्रबंधन में मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाएँ: इनके प्रकार क्या हैं?
- व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन के सिद्धांत और तरीके
- व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण और मॉडलिंग
- व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन के अनुकूलन की आवश्यकता किसे है?
- स्वचालन कैसे करें: व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन प्रणालियाँ
- परिवर्तन प्रबंधन में व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन के संसाधन
व्यावसायिक प्रक्रियाएँ: आखिर ये होती क्या हैं?
व्यावसायिक प्रक्रिया (business process) से आम तौर पर ऐसे कार्यों की बार-बार दोहराई जाने वाली शृंखला समझी जाती है, जो अनुरोधों, आवेदनों, सामग्री या किसी डेटा को ग्राहक अथवा कंपनी के लिए मापने योग्य परिणाम में बदलती है। प्रक्रिया में भूमिकाएँ, कार्य करने के नियम, नियंत्रण के लिए जाँच-बिंदु, प्रक्रिया में आने वाले दस्तावेज़, समय-सीमाएँ और गुणवत्ता के मानदंड होते हैं।
व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन की शुरुआत उसकी सीमाएँ तय करने से होती है। यदि कार्य पूरा करने की सीमाएँ या नियम निर्धारित न हों, तो भ्रम पैदा होता है: कर्मचारी एक जैसे काम अलग-अलग तरीकों से करते हैं, प्रबंधक समस्याएँ सुलझाने में समय गँवाता है और नियंत्रण हाथ से करना पड़ता है।
प्रक्रिया और विभागीय कार्यों में अंतर करना ज़रूरी है। विभागीय कार्य किसी विभाग की ज़िम्मेदारी का क्षेत्र होता है, जैसे बिक्री, आपूर्ति या लेखांकन। प्रक्रिया के नज़रिए से देखने पर कई विभागीय कार्यों से गुज़रने वाला एक निरंतर प्रवाह जुड़ता है: संभावित ग्राहक से भुगतान तक, खरीद से परियोजना स्थल पर सामग्री देने तक, अनुमोदन से काम पूरा होने के दस्तावेज़ों तक। देरी और नुकसान अक्सर इन्हीं विभागीय कार्यों के बीच के जोड़ पर छिपे होते हैं।
प्रबंधन में मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाएँ: इनके प्रकार क्या हैं?
कंपनी के प्रबंधन की मुख्य व्यावसायिक प्रक्रियाएँ दो तरह के कार्यों को समेटती हैं। पहली श्रेणी में वे प्रक्रियाएँ हैं जो राजस्व उत्पन्न करती हैं और सेवाएँ प्रदान करती हैं: बिक्री, काम का निष्पादन, उत्पादन और सेवा। दूसरी श्रेणी में वे प्रबंधकीय प्रक्रियाएँ हैं जो व्यवस्था को चलाती हैं: योजना बनाना, बजट बनाना, कर्मचारियों का प्रबंधन, गुणवत्ता प्रबंधन और परियोजना प्रबंधन।
यह देखने के लिए कि समय या पैसा कहाँ बर्बाद हो रहा है, उद्यम की गतिविधियों को समूहों में बाँटना उपयोगी है:
- मुख्य प्रक्रियाएँ: उत्पादन, सेवाएँ प्रदान करना और परिणाम ग्राहक तक पहुँचाना।
- सहायक प्रक्रियाएँ: खरीद, गोदाम, कानूनी दस्तावेज़, आईटी (सूचना प्रौद्योगिकी) और कर्मचारियों का प्रशिक्षण।
- प्रबंधकीय प्रक्रियाएँ: लक्ष्य, रणनीति, नियंत्रण, विश्लेषण, अनुकूलन और परिवर्तन परियोजनाओं का प्रबंधन।
इस मानचित्र पर साफ़ दिखता है कि कंपनी के प्रबंधन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का क्या स्थान है। यह कई प्रवाहों का समूह है: निर्णय कैसे लिए जाते हैं, संसाधन कैसे आवंटित होते हैं, बजट कैसे स्वीकृत होते हैं और विचलन कैसे दर्ज किए जाते हैं।
व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन के सिद्धांत और तरीके
प्रभावी व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन कुछ सिद्धांतों पर टिका होता है। ये छोटी कंपनियों और बड़े संगठनों के कॉर्पोरेट प्रबंधन में समान रूप से लागू होते हैं:
- हर प्रक्रिया में परिणाम, समय-सीमा और गुणवत्ता के लिए एक ज़िम्मेदार व्यक्ति होता है, भले ही काम करने वाले कई लोग हों।
- प्रक्रिया के विवरण में दर्ज होता है कि कौन, किस समय, किन दस्तावेज़ों के साथ और किन मानदंडों के आधार पर कार्य करता है।
- प्रभावशीलता के न्यूनतम मापदंड: चक्र की अवधि, दोबारा किए जाने वाले काम का अनुपात, काम पूरा करने की लागत, देरी का स्तर और परिणाम की गुणवत्ता।
- नियंत्रण हर बात की रिपोर्टिंग से अधिक महत्वपूर्ण है: मुख्य बिंदुओं पर 3–5 जाँचें लगातार स्थिति अपडेट करने से बेहतर हैं।
- प्रक्रियाओं का अनुकूलन प्रबंधन की नियमित गतिविधि होना चाहिए, जिसमें बदलाव की योजना और उसके प्रभाव की जाँच शामिल हो।
यहीं व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन का एक काम सामने आता है: पूर्वानुमेयता सुनिश्चित करना। प्रक्रिया स्थिर होने पर प्रबंधक कर्मचारियों के कार्यभार, समय-सीमाओं, वित्त और सेवाओं की गुणवत्ता की योजना बना सकता है तथा विकास का प्रबंधन कर सकता है।
व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण और मॉडलिंग
मॉडल के बिना विश्लेषण लगभग कभी नहीं होता। मॉडलिंग से प्रवाह में टूटन, पिछले चरण में वापसी, कार्यों का दोहराव और किसी एक कर्मचारी पर निर्भरता दिखाई देती है। व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन (BPM) में एक प्रचलित मानक BPMN संकेत-पद्धति है: गतिविधियों के खंड, घटनाएँ, शाखाएँ और भूमिकाएँ। विभागों के बीच नियमों पर सहमति बनाने और प्रक्रिया की कार्यविधि तय करने के लिए BPMN उपयोगी है।
कम समय के चक्र में व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण करने का एक व्यावहारिक तरीका:
- चरण 1. प्रक्रिया का लक्ष्य तय करें: कौन-सा परिणाम चाहिए, किसे, किस समय-सीमा में और किस गुणवत्ता के साथ।
- चरण 2. वास्तविक निष्पादन की जानकारी जुटाएँ: कार्य कौन करता है, किन दस्तावेज़ों और प्रणालियों का उपयोग करता है, कहाँ अनुमोदन की प्रतीक्षा होती है।
- चरण 3. मॉडल बनाएँ, शुरुआती मसौदा भी पर्याप्त है, और नियंत्रण बिंदु, शुरुआती सामग्री या जानकारी तथा अंतिम परिणाम चिह्नित करें।
- चरण 4. मापदंड दर्ज करें: हर चरण में लगने वाला समय, वापस भेजे जाने का अनुपात, हाथ से किए जाने वाले अनुमोदनों की संख्या और गुणवत्ता की त्रुटियाँ।
- चरण 5. अड़चनें और उनके कारण खोजें: संसाधनों की कमी, अस्पष्ट भूमिकाएँ, अनावश्यक जाँचें या कमज़ोर साधन।
- चरण 6. सुधार की योजना और परिणाम के मानदंड बनाएँ, फिर परिवर्तन परियोजनाओं का प्रबंधन शुरू करें।
परियोजना-आधारित व्यवसाय में यह दृष्टिकोण प्रबंधकीय नियंत्रण की कार्यपद्धति से मेल खाता है: योजना, वास्तविक परिणाम, विचलन और कारण। 101 ब्लॉग पर प्रक्रियाओं के स्वचालन और परियोजना प्रबंधन प्रणाली चुनने से जुड़ी सामग्री में यही तर्क समझाया गया है: https://101-app.com/blog/construction-automation (सामग्री रूसी भाषा में है) और https://101-app.com/hi/blog/pariyojana-prabandhan-system-kaise-chune।
व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन के अनुकूलन की आवश्यकता किसे है?
व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन के अनुकूलन की ज़रूरत बड़े उद्यमों तक सीमित नहीं है। यह आवश्यकता अक्सर उन कंपनियों में सामने आती है जहाँ काम पर्याप्त है, लेकिन लाभ और समय-सीमाएँ स्थिर नहीं हैं। जब केवल याददाश्त के भरोसे प्रबंधन करना कारगर नहीं रह जाता, तब प्रक्रियाओं में सुधार करना पड़ता है।
आमतौर पर ये संकेत बताते हैं कि सुधार शुरू करने का समय आ गया है:
- कर्मचारियों की संख्या बढ़ गई है, लेकिन कार्य पूरा करने की गति नहीं बढ़ रही।
- सेवा और सेवाओं की गुणवत्ता कुछ खास लोगों पर निर्भर है, साझा मानक नहीं हैं।
- निर्णय हाथ से किए जाने वाले अनुमोदनों पर टिके हैं और प्रबंधक पर काम का बोझ बहुत अधिक है।
- परियोजनाओं और उत्पादन के आँकड़े जुटाने में देर लगती है तथा अलग-अलग प्रणालियों की जानकारी मेल नहीं खाती।
- काम दोबारा करना पड़ता है और काम की मात्रा तथा काम पूरा होने के दस्तावेज़ों पर बहुत विवाद होते हैं।
डेटा प्रबंधन की व्यावसायिक प्रक्रिया एक अलग क्षेत्र है। यदि ग्राहकों की निर्देशिकाएँ, मूल्य-सूचियाँ, विनिर्देश, कार्यों की स्थितियाँ और दस्तावेज़ अलग-अलग तालिकाओं में बिखरे हों, तो व्यावसायिक प्रक्रियाओं का सूचना-आधारित प्रबंधन बिगड़ जाता है: नियंत्रण देर से होता है और रिपोर्टें एक-दूसरे से असंगत होती हैं।
गुणवत्ता बनाए रखते हुए लागत का पूर्वानुमान लगा पाना अनुकूलन के लिए एक अच्छा आधार है। इसे व्यवहार में जाँचना आसान है: कहाँ काम दोबारा करना पड़ता है, कहाँ समय बर्बाद होता है और कहाँ खर्च अप्रत्यक्ष लागतों में जाता है। गुणवत्ता घटाए बिना अनुकूलन का ऐसा ही दृष्टिकोण सेवा की लागत पर 101 के लेख में समझाया गया है।
स्वचालन कैसे करें: व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन प्रणालियाँ
स्वचालन उस प्रबंधक का अगला कदम है जो अपने व्यवसाय में हो रही गतिविधियों के बारे में समय पर निष्पक्ष डेटा पाना चाहता है।
दो परिस्थितियाँ आम हैं। पहली है विशिष्ट अड़चनों का स्वचालन, जैसे बिलों का अनुमोदन, कार्य निष्पादन पर नियंत्रण और रिपोर्टें जुटाना। दूसरी है पूरी कंपनी के स्तर पर व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन की सूचना प्रणाली: एक ऐसा साझा साधन जो सभी प्रक्रियाओं, डेटा और दस्तावेज़ों को एक ही जगह जोड़ने की सुविधा देता है।
एक काल्पनिक उदाहरण: बिल का अनुमोदन। मान लें कि कंपनी परीक्षण के लिए यह प्रक्रिया चुनती है। शुरुआत में आपूर्तिकर्ता का बिल और वे दस्तावेज़ मिलते हैं जिनसे बिल का आधार तथा राशि जाँची जा सकती है। प्रक्रिया का स्वामी नियुक्त प्रबंधक है: वह प्रक्रिया में शामिल लोगों, नियमों और परिणाम के मानदंडों को तय करता है। ज़िम्मेदार कर्मचारी बिल की जाँच करके उसे अनुमोदन देने वाले व्यक्ति को भेजता है। इस उदाहरण में नियम यह है: बिल का मिलान आदेश और बजट से करने के बाद उसे स्वीकृत किया जाता है; अंतर मिलने पर स्पष्टीकरण के लिए वापस भेजा जाता है। निर्णय की समय-सीमा पहले से तय होती है। अंतिम परिणाम एक दर्ज किया गया निर्णय है: बिल स्वीकृत करना या कारण बताते हुए वापस भेजना। केवल अनुमोदन होने का अर्थ यह नहीं है कि भुगतान भी हो गया है।
हाथ से काम करने पर कर्मचारी दस्तावेज़ आगे भेजता है, पता लगाता है कि बिल किसके पास है और समय-सीमा याद दिलाता है। अनुमोदन के निर्धारित क्रम वाली प्रणाली में दस्तावेज़ निर्धारित व्यक्ति को भेजा जाता है, स्थिति और समय-सीमा कार्ड में दिखाई देती हैं तथा तय नियमों के अनुसार याद दिलाने की व्यवस्था काम करती है। साधन चुनने से पहले इन चरणों का वर्णन करें और मौजूदा प्रक्रिया को मापें। परीक्षण के लिए दो मापदंड पर्याप्त हैं: चक्र की अवधि, यानी बिल मिलने से निर्णय दर्ज होने तक का समय, और तय समय-सीमा के बाद निर्णय लिए गए बिलों का अनुपात। यह अनुपात उन बिलों में मापा जाता है जिनकी अनुमोदन प्रक्रिया पूरी हो चुकी है। समान अवधियों और तुलनीय बिलों के लिए इनकी तुलना करें; इससे प्रक्रिया का स्वामी देख सकेगा कि देरी कहाँ बनी हुई है। यह प्रक्रिया चुनने को समझाने वाला उदाहरण है, किसी ग्राहक का वास्तविक मामला या 101 ऐप की क्षमताओं का वर्णन नहीं।
उद्यमी के पास कौन-कौन से विकल्प हैं:
- BPMS (business process management system, यानी व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन प्रणाली): कार्य-प्रवाह के मार्ग, भूमिकाएँ, कार्यविधियाँ, स्थितियों का नियंत्रण और BPMN मॉडल।
- कार्य और परियोजना प्रबंधन प्रणालियाँ: योजना बनाना, समय-सीमाओं का नियंत्रण, कर्मचारियों का कार्यभार और गतिविधियों की पारदर्शिता।
- लेखांकन और वित्त: बजट, भुगतान, दस्तावेज़ तथा प्रभावशीलता के लिए योजना को वास्तविक परिणामों से जोड़ना।
- संचार और सहयोग के साधन: चर्चा के साझा नियम, निर्णय दर्ज करना और फ़ाइलें सहेजना।
परियोजना-आधारित कंपनियों के लिए साधनों का संयोजन उपयोगी है: कार्य प्रबंधन प्रणाली समय-सीमाओं और निष्पादन को संभालती है, जबकि वित्तीय सेवा धन, दस्तावेज़ों और नियंत्रण को संभालती है। 101 ब्लॉग पर परियोजना कार्य के लिए उपलब्ध सेवाओं की समीक्षा है, जिसमें साधनों की श्रेणियों और चयन के तर्क पर चर्चा की गई है। (सामग्री रूसी भाषा में है।)
निर्माण और मरम्मत कंपनियों में स्वचालन अक्सर परियोजना स्थलों के अनुसार प्रबंधकीय लेखांकन से शुरू होता है, ताकि हाथ से भरी जाने वाली तालिकाओं के बिना लागत और भुगतान का प्रबंधन किया जा सके। 101 ऐप में यह क्षेत्र एक ही सेवा के भीतर आता है: परियोजनाओं के अनुसार व्यय और आय का लेखा, बजट नियंत्रण, रिपोर्टें और वित्तीय प्रवाह की पारदर्शिता।
परियोजना कार्ड में प्राप्त राशियों, व्यय और शेष राशि का सारांश दिखाई देता है। दिखाई गई शेष राशि, बताई गई प्राप्त राशियों और व्यय के अंतर के बराबर है; यह परियोजना के शुद्ध लाभ की गणना का विकल्प नहीं है। यह परियोजना का संक्षिप्त अवलोकन है, अलग-अलग लेनदेन का इतिहास नहीं।
बजट नियंत्रण के लिए आप एक ही परियोजना के लागत अनुमान की मदों की तुलना रिपोर्ट में बताए गए कार्य निष्पादन से कर सकते हैं: मात्रा, राशियाँ और दस्तावेज़ की स्थिति। दिखाए गए प्रदर्शन उदाहरण में दोनों दस्तावेज़ पुष्टि की प्रतीक्षा में हैं। यह रिपोर्ट अभी भुगतान या काम स्वीकार किए जाने की पुष्टि नहीं करती।
अलग “विश्लेषण” स्क्रीन पर कंपनी फ़ंड के परिचालन व्यय दिखाए गए हैं। शेष राशि के आँकड़ों को किसी अलग परियोजना का लाभ नहीं मानना चाहिए।
परिवर्तन प्रबंधन में व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन के संसाधन
संगठन से जुड़ी समस्याएँ अक्सर क्रियान्वयन में बाधा डालती हैं। यदि भूमिकाएँ तय न हों, कर्मचारियों का प्रशिक्षण छोड़ दिया गया हो, नियंत्रण प्रक्रिया में शामिल न हो और लक्ष्य कंपनी की रणनीति से जुड़े न हों, तो आधुनिक व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन सूचना प्रणाली भी प्रभावी परिणाम नहीं देगी।
संगठन में व्यावसायिक प्रक्रिया प्रबंधन को टिकाऊ कार्यपद्धति बनाने के लिए एक छोटी योजना उपयोगी होती है:
- चरण 1. ऐसी 1–2 प्रक्रियाएँ चुनें जिनमें गलती की कीमत समय, धन और गुणवत्ता के संदर्भ में स्पष्ट हो, और लक्ष्य दर्ज करें।
- चरण 2. प्रक्रिया का स्वामी नियुक्त करें और काम करने के नियमों का विवरण तैयार करें: शुरुआती सामग्री या जानकारी, अंतिम परिणाम, भूमिकाएँ और नियंत्रण।
- चरण 3. साधन चुनें: कहाँ BPMS चाहिए, कहाँ कार्य प्रबंधन पर्याप्त है और कहाँ लेखांकन व दस्तावेज़ों की ज़रूरत है।
- चरण 4. व्यावसायिक प्रक्रिया के प्रबंधन के लिए संसाधन तैयार करें: प्रशिक्षण का समय, दस्तावेज़ों के नमूने, कार्यविधियाँ और पहुँच के अधिकार।
- चरण 5. परिवर्तन प्रबंधन को परियोजना की तरह शुरू करें: समय-सीमाएँ, ज़िम्मेदार व्यक्ति, मापदंड और प्रतिक्रिया जुटाना।
- चरण 6. 2–4 सप्ताह बाद परिणाम जाँचें: क्या तेज़ हुआ, कहाँ गुणवत्ता घटी और क्या सुधारना है।
इस चरण में परियोजना प्रबंधन और संचार की कार्यपद्धतियों से मिलान करना उपयोगी है, ताकि प्रक्रियाएँ चैट और मौखिक सहमतियों में बिखर न जाएँ। 101 ब्लॉग पर परियोजना प्रबंधन के साधनों और परियोजना संचार के प्रबंधन पर सामग्री उपलब्ध है: https://101-app.com/blog/instrumenty-upravleniya-proektami (सामग्री रूसी भाषा में है) और https://101-app.com/blog/upravlenie-kommunikatsiyami-proekta (सामग्री रूसी भाषा में है)।
यदि आपको 101 ऐप में अपनी भूमिका, परियोजनाओं और दस्तावेज़ों के अनुसार प्रक्रियाओं को समझना है, तो प्रदर्शन के माध्यम से परिचय लेना अधिक सुविधाजनक है: इससे प्रक्रियाओं, डेटा और नियंत्रण को एक ही परिदृश्य में जल्दी जोड़ा जा सकता है।
