Manajemen proses bisnis: apa yang perlu diketahui setiap manajer atau pengusaha?

Proses bisnis: apa sebenarnya yang dimaksud?

Proses bisnis (business process) biasanya dipahami sebagai rangkaian tindakan berulang yang mengubah permintaan, pengajuan, bahan, atau data menjadi hasil yang terukur bagi pelanggan atau perusahaan. Di dalam proses terdapat peran, aturan pelaksanaan, titik pemeriksaan untuk pengendalian, dokumen masukan, tenggat waktu, dan kriteria mutu.

Manajemen proses bisnis dimulai dengan menetapkan batasannya. Jika batas pelaksanaan tugas atau aturannya tidak ditentukan, timbul kebingungan: karyawan menjalankan tugas serupa dengan cara berbeda, manajer menghabiskan waktu untuk mengurai masalah, dan pengendalian harus dilakukan secara manual.

Penting untuk membedakan proses dari fungsi. Fungsi adalah lingkup tanggung jawab suatu bagian, seperti penjualan, pengadaan, atau akuntansi. Sudut pandang proses menyatukan alur menyeluruh yang melintasi beberapa fungsi: dari calon pelanggan hingga pembayaran, dari pembelian hingga penyerahan ke lokasi proyek, dari persetujuan hingga dokumen penyelesaian. Keterlambatan dan kerugian sering tersembunyi justru pada peralihan antarfungsi.

Proses bisnis utama dalam manajemen: apa saja jenisnya?

Proses bisnis utama dalam pengelolaan perusahaan mencakup dua kelompok tugas. Pertama, proses yang menghasilkan pendapatan dan layanan: penjualan, pelaksanaan pekerjaan, produksi, dan pelayanan. Kedua, proses manajerial yang menjaga sistem tetap berjalan: perencanaan, penganggaran, pengelolaan sumber daya manusia, manajemen mutu, dan manajemen proyek.

Untuk melihat di mana waktu atau uang terbuang, kegiatan perusahaan dapat dibagi menjadi beberapa kelompok:

• Proses utama: produksi, penyediaan jasa, dan penyerahan hasil kepada pelanggan.
• Proses pendukung: pembelian, pergudangan, dokumen hukum, TI (teknologi informasi), dan pelatihan karyawan.
• Proses manajerial: tujuan, strategi, pengendalian, analisis, optimalisasi, dan pengelolaan proyek perubahan.

Pada peta ini terlihat jelas posisi proses bisnis dalam pengelolaan perusahaan. Semuanya merupakan rangkaian alur: bagaimana keputusan dibuat, sumber daya dialokasikan, anggaran disetujui, atau penyimpangan dicatat.

Prinsip dan metode manajemen proses bisnis

Manajemen proses bisnis yang efektif bertumpu pada beberapa prinsip. Prinsip-prinsip ini berlaku baik pada perusahaan kecil maupun dalam tata kelola korporasi di organisasi besar:

• Setiap proses memiliki penanggung jawab atas hasil, tenggat waktu, dan mutu, meskipun jumlah pelaksananya banyak.
• Deskripsi proses mencatat siapa yang melakukan tindakan, kapan, dengan dokumen apa, dan berdasarkan kriteria mana.
• Ukuran efektivitas minimum: waktu siklus, proporsi pekerjaan ulang, biaya pelaksanaan, tingkat keterlambatan, dan mutu hasil.
• Pengendalian lebih penting daripada pelaporan menyeluruh: 3–5 pemeriksaan pada titik-titik penting lebih baik daripada pembaruan status tanpa henti.
• Optimalisasi proses sebaiknya menjadi praktik manajemen yang rutin, disertai rencana perubahan dan pemeriksaan dampaknya.

Di sini muncul pula tugas manajemen proses bisnis, yaitu memastikan hasil dapat diprediksi. Ketika proses stabil, manajer dapat merencanakan beban kerja karyawan, tenggat waktu, keuangan, dan mutu layanan, serta mengelola pertumbuhan.

Analisis dan pemodelan proses bisnis

Analisis hampir tidak pernah dilakukan tanpa model. Pemodelan membantu melihat alur yang terputus, pengembalian ke tahap sebelumnya, tindakan yang berulang, dan ketergantungan pada satu karyawan. Standar yang umum dalam manajemen proses bisnis (BPM) adalah notasi BPMN: blok aktivitas, peristiwa, percabangan, dan peran. BPMN berguna ketika aturan antarbagian perlu disepakati dan prosedur proses perlu ditetapkan.

Cara praktis untuk menganalisis proses bisnis dalam siklus singkat:

1. Langkah 1. Tentukan tujuan proses: hasil apa yang dibutuhkan, untuk siapa, dalam tenggat berapa lama, dan dengan mutu seperti apa.
2. Langkah 2. Kumpulkan fakta pelaksanaan: siapa yang melakukan tindakan, dokumen dan sistem apa yang digunakan, serta di mana mereka menunggu persetujuan.
3. Langkah 3. Gambarkan model, setidaknya berupa rancangan awal, dan tandai titik pengendalian, masukan, serta keluarannya.
4. Langkah 4. Ukur indikator: waktu pada setiap tahap, proporsi pengembalian, jumlah persetujuan manual, dan kesalahan mutu.
5. Langkah 5. Temukan hambatan dan penyebabnya: kekurangan sumber daya, peran yang tidak jelas, pemeriksaan berlebih, atau alat yang kurang memadai.
6. Langkah 6. Susun rencana perbaikan dan kriteria hasil, kemudian mulai pengelolaan proyek perubahan.

Untuk bisnis berbasis proyek, pendekatan ini selaras dengan praktik pengendalian manajemen: rencana, realisasi, penyimpangan, dan penyebabnya. Di blog 101, logika serupa dibahas dalam materi tentang otomatisasi proses dan pemilihan sistem manajemen proyek: https://101-app.com/blog/construction-automation (materi berbahasa Rusia) dan https://101-app.com/id/blog/cara-memilih-sistem-manajemen-proyek.

Siapa yang membutuhkan optimalisasi manajemen proses bisnis?

Optimalisasi manajemen proses bisnis dibutuhkan bukan hanya oleh perusahaan besar. Kebutuhan ini sering muncul pada perusahaan yang memiliki cukup banyak pekerjaan, tetapi laba dan jadwalnya tidak menentu. Proses harus dioptimalkan ketika pengelolaan yang hanya mengandalkan ingatan tidak lagi efektif.

Tanda-tanda umum bahwa sudah saatnya melakukan perbaikan:

• Jumlah karyawan bertambah, tetapi kecepatan penyelesaian tugas tidak meningkat.
• Pelayanan dan mutu jasa bergantung pada orang tertentu, tanpa standar yang seragam.
• Pengambilan keputusan bergantung pada persetujuan manual, sementara manajer kewalahan.
• Pengumpulan angka proyek dan produksi memakan waktu lama, dan informasi di berbagai sistem tidak konsisten.
• Banyak pekerjaan ulang serta perselisihan mengenai volume pekerjaan dan berita acara penyelesaian pekerjaan.

Bidang tersendiri adalah proses bisnis pengelolaan data. Jika direktori pelanggan, daftar harga, spesifikasi, status tugas, dan dokumen tersimpan dalam lembar kerja yang terpisah-pisah, pengelolaan proses bisnis berbasis informasi menjadi berantakan: pengendalian terlambat dan laporan saling bertentangan.

Acuan yang baik untuk optimalisasi adalah biaya pokok yang dapat diprediksi dengan mutu tetap terjaga. Gagasan ini mudah diuji dalam praktik: di mana pekerjaan harus diulang, waktu terbuang, dan biaya terserap menjadi biaya tidak langsung. Sudut pandang serupa tentang optimalisasi tanpa menurunkan mutu dibahas dalam artikel 101 mengenai biaya pokok jasa.

Cara mengotomatisasi: sistem manajemen proses bisnis

Otomatisasi merupakan langkah berikutnya bagi manajer yang ingin memperoleh data objektif secara tepat waktu tentang apa yang terjadi dalam bisnisnya.

Ada dua skenario yang umum. Pertama, otomatisasi pada hambatan tertentu, seperti persetujuan tagihan, pengendalian pelaksanaan, dan pengumpulan laporan. Kedua, sistem informasi manajemen proses bisnis pada skala perusahaan: satu alat yang memungkinkan seluruh proses, data, dan dokumen disatukan dalam satu tampilan.

Contoh ilustratif: persetujuan tagihan. Misalkan sebuah perusahaan memilih proses ini untuk uji coba. Masukannya adalah tagihan pemasok beserta dokumen yang memungkinkan dasar dan jumlah tagihan diperiksa. Pemilik prosesnya adalah manajer yang ditunjuk: ia menetapkan peserta, aturan, dan kriteria hasil. Karyawan yang bertanggung jawab memeriksa tagihan lalu menyerahkannya kepada pemberi persetujuan. Dalam contoh ini, aturannya sebagai berikut: tagihan disetujui setelah dicocokkan dengan pesanan dan anggaran; jika ada ketidaksesuaian, tagihan dikembalikan untuk diperjelas. Tenggat pengambilan keputusan ditentukan sebelumnya. Keluarannya adalah keputusan yang tercatat: menyetujui tagihan atau mengembalikannya dengan alasan. Persetujuan itu sendiri belum berarti pembayaran telah dilakukan.

Dalam pekerjaan manual, karyawan meneruskan dokumen, mencari tahu siapa yang sedang memegang tagihan, dan mengingatkan tenggatnya. Pada sistem dengan alur persetujuan, dokumen diteruskan kepada peserta yang ditunjuk, status dan tenggat terlihat pada kartu, serta pengingat berjalan sesuai aturan yang telah ditetapkan. Sebelum memilih alat, uraikan langkah-langkah ini dan ukur proses awal Anda. Untuk uji coba, dua indikator sudah cukup: waktu siklus, dari penerimaan tagihan hingga keputusan tercatat, serta proporsi tagihan yang keputusannya diambil setelah tenggat yang ditetapkan di antara tagihan yang proses persetujuannya telah selesai. Bandingkan keduanya untuk periode yang sama dan tagihan yang sebanding; dengan demikian, pemilik proses dapat melihat di mana keterlambatan masih terjadi. Ini merupakan ilustrasi pemilihan proses, bukan kasus pelanggan atau uraian tentang kemampuan Aplikasi 101.

Apa saja pilihan yang tersedia bagi pengusaha:

• BPMS (business process management system, yaitu sistem manajemen proses bisnis): alur, peran, prosedur, pengendalian status, dan model BPMN.
• Sistem manajemen tugas dan proyek: perencanaan, pengendalian tenggat, beban kerja karyawan, dan transparansi tindakan.
• Pencatatan dan keuangan: anggaran, pembayaran, dokumen, serta keterkaitan rencana dan realisasi untuk mendukung efektivitas.
• Layanan komunikasi dan kolaborasi: aturan diskusi yang seragam, pencatatan keputusan, dan penyimpanan berkas.

Bagi perusahaan berbasis proyek, perpaduan alat bermanfaat: sistem tugas menangani tenggat dan pelaksanaan, sedangkan layanan keuangan menangani uang, dokumen, dan pengendalian. Blog 101 memuat ulasan layanan untuk pekerjaan proyek yang membahas kategori alat dan logika pemilihannya. (Materi berbahasa Rusia.)

Pada perusahaan konstruksi dan renovasi, otomatisasi sering dimulai dari pencatatan manajemen per lokasi proyek agar biaya dan pembayaran dapat dikelola tanpa lembar kerja manual. Di Aplikasi 101, kebutuhan ini tercakup dalam satu layanan: pencatatan pengeluaran dan pendapatan per proyek, pengendalian anggaran, laporan, dan transparansi arus keuangan.

Kartu proyek menampilkan ringkasan penerimaan dana, pengeluaran, dan saldo. Saldo yang ditampilkan sama dengan selisih antara penerimaan dana dan pengeluaran yang tercantum; saldo tersebut tidak menggantikan perhitungan laba bersih proyek. Ini adalah gambaran umum proyek, bukan riwayat setiap transaksi.

Proyek demo “56 | ЖК Северный парк” menampilkan “Penerimaan dana” — 4 200 000, “Pengeluaran” — 3 712 400, dan “Saldo” — 487 600. Mata uang untuk jumlah tersebut tidak tercantum pada kartu. Saldo tidak membuktikan laba bersih proyek. Antarmuka 101 berbahasa Rusia dan datanya merupakan data demo.

Untuk mengendalikan anggaran, Anda dapat membandingkan item dalam Estimasi dengan pekerjaan yang dinyatakan telah dilaksanakan dalam Laporan pada proyek yang sama: kuantitas, jumlah dana, dan status dokumen. Dalam contoh demo yang ditampilkan, kedua dokumen masih menunggu konfirmasi. Laporan ini belum membuktikan pembayaran atau penerimaan pekerjaan.

Estimasi demo untuk proyek “56 | ЖК Северный парк”: 2 unit, dengan jumlah 10 000 untuk penerima dan 11 000 untuk pelanggan. Mata uang untuk jumlah tersebut tidak tercantum pada kartu yang terbuka. Statusnya “Menunggu konfirmasi”; tangkapan layar ini tidak membuktikan adanya pembayaran. Antarmuka 101 berbahasa Rusia dan datanya merupakan data demo.

Laporan demo untuk proyek “56 | ЖК Северный парк” memuat 2 unit, dengan jumlah 10 000 untuk penerima dan 11 000 untuk pelanggan. Statusnya “Menunggu konfirmasi”; pembayaran maupun penerimaan pekerjaan yang telah dikonfirmasi tidak ditampilkan di sini. Mata uang untuk jumlah tersebut tidak tercantum pada kartu yang terbuka. Antarmuka 101 berbahasa Rusia dan datanya merupakan data demo.

Pada layar “Analitik” yang terpisah, ditampilkan biaya operasional Dana Perusahaan. Angka saldo tidak boleh dianggap sebagai laba proyek tertentu.

Bagian “Analitik” terbuka di Dana Perusahaan Forge Construction. Grafik biaya operasional tahun 2026 menunjukkan nilai bukan nol pada Juni dan Juli. Layar ini berkaitan dengan Dana Perusahaan; angka saldo tidak membuktikan laba proyek tertentu. Antarmuka 101 berbahasa Rusia dan datanya merupakan data demo.

Sumber daya untuk manajemen proses bisnis dalam pengelolaan perubahan

Masalah organisasi sering menghambat penerapan. Bahkan sistem informasi manajemen proses bisnis yang modern tidak akan memberikan hasil jika peran belum ditetapkan, pelatihan karyawan dilewatkan, pengendalian belum menjadi bagian dari proses, dan tujuan tidak terhubung dengan strategi perusahaan.

Agar manajemen proses bisnis menjadi praktik yang berkelanjutan dalam organisasi, Anda dapat menggunakan rencana singkat berikut:

1. Langkah 1. Pilih 1–2 proses yang konsekuensi kesalahannya jelas, baik dari sisi waktu, uang, maupun mutu, lalu catat tujuannya.
2. Langkah 2. Tunjuk pemilik proses dan uraikan aturan pelaksanaan: masukan, keluaran, peran, dan pengendalian.
3. Langkah 3. Pilih alat: di mana BPMS dibutuhkan, di mana pengelolaan tugas sudah cukup, serta di mana pencatatan dan dokumen diperlukan.
4. Langkah 4. Siapkan sumber daya untuk mengelola proses bisnis: waktu pelatihan, templat dokumen, prosedur, dan hak akses.
5. Langkah 5. Jalankan pengelolaan perubahan sebagai proyek: tenggat, penanggung jawab, indikator, dan pengumpulan umpan balik.
6. Langkah 6. Periksa hasil setelah 2–4 minggu: apa yang menjadi lebih cepat, di mana mutu menurun, dan apa yang perlu diperbaiki.

Pada tahap ini, ada baiknya Anda merujuk pada praktik manajemen proyek dan komunikasi agar proses tidak tersebar di percakapan dan kesepakatan lisan. Blog 101 memuat materi tentang alat manajemen proyek dan pengelolaan komunikasi proyek: https://101-app.com/blog/instrumenty-upravleniya-proektami (materi berbahasa Rusia) dan https://101-app.com/blog/upravlenie-kommunikatsiyami-proekta (materi berbahasa Rusia).

Jika Anda membutuhkan pembahasan proses yang disesuaikan dengan peran, proyek, dan dokumen Anda di Aplikasi 101, demonstrasi merupakan cara yang lebih praktis: dengan begitu, proses, data, dan pengendalian dapat dihubungkan lebih cepat dalam satu skenario.