Cara membuat jadwal tenaga kerja dalam konstruksi atau renovasi?

Mengapa jadwal tenaga kerja diperlukan?

Pengelolaan pekerja yang efektif di lokasi konstruksi — merupakan bagian penting dari pembangunan atau renovasi. Jika pekerjaan tenaga kerja tidak direncanakan, dapat terjadi keterlambatan, kekurangan tenaga ahli, dan biaya tambahan. Untuk menghindari hal ini, perusahaan besar yang menjalankan banyak proyek secara bersamaan membuat jadwal tenaga kerja.

Jadwal ini membantu mengoordinasikan pekerjaan semua peserta dalam proses konstruksi, memastikan tugas selesai tepat waktu, dan mengurangi risiko waktu menganggur. Dalam artikel ini kita akan membahas mengapa jadwal tenaga kerja diperlukan, cara membuatnya, serta alat apa yang dapat membantu proses tersebut.

Jadwal membantu membagi pekerja dengan tepat dan mengatur proses konstruksi:

• memberi pekerja beban kerja yang sesuai tanpa jeda panjang atau pekerjaan tanpa hari libur;
• menghindari waktu menganggur dan keterlambatan akibat kekurangan orang, karena perencanaan membantu membuat kesepakatan lebih awal dengan tenaga ahli tentang kapan mereka datang ke lokasi;
• mengendalikan biaya gaji dan mengurangi pemborosan anggaran (jika bekerja sama dengan tenaga ahli dalam jangka panjang, Anda dapat menawarkan kerja sama dengan harga yang lebih menguntungkan daripada pekerjaan borongan sekali jalan);
• mengoptimalkan pengiriman material dan peralatan agar tidak terjadi keterlambatan;
• memenuhi tenggat penyelesaian pekerjaan dan serah terima objek untuk digunakan.

Mengapa perusahaan konstruksi bekerja tanpa jadwal?

Banyak bisnis masih berjalan tanpa alat untuk digitalisasi proses, pengendalian internal, dan pencegahan situasi darurat (semua orang hanya sibuk memadamkan masalah). Terkadang hal ini terjadi karena kerja sama dengan manajer proyek atau mandor tidak dibangun dengan benar.

Paling sering, perusahaan bergantung pada motivasi dan kompetensi para mandor: mereka mengawasi tenggat waktu, pekerja, pengiriman material bangunan, dan pembeliannya. Perintah dari manajemen untuk membuat jadwal terdengar seperti kebisingan bagi mereka — mereka mengatur kekacauan pribadi yang terdiri dari telepon tanpa akhir, kata-kata kasar yang menggantikan penugasan yang jelas, dan berbagai pekerjaan di lokasi konstruksi.

Jika hal ini mirip dengan cara Anda menjalankan bisnis, kami ingin mengingatkan Anda: selama manajer proyek memegang kendali penuh dan tidak bergantung pada apa pun, mereka tidak merasa terikat dengan perusahaan Anda. Inilah yang menciptakan pergantian tenaga kerja. Ketika pergi, para mandor dapat membawa sebagian besar tenaga ahli mereka atau bahkan pelanggan.

Bagaimana jadwal dapat mencegah hal ini? Dengan jadwal yang baik, Anda dapat memantau kemajuan pekerjaan di objek tertentu dan, yang paling penting, mengambil sebagian fungsi mandor dengan melibatkannya dalam pekerjaan perusahaan. Templat jadwal yang jelas akan membantunya membagi pekerja ke dalam tahapan pekerjaan dengan lebih cepat dan membuat pekerjaannya lebih transparan.

Contoh jadwal tenaga kerja

Jadwal dapat dibuat dalam bentuk tabel yang memuat berbagai data. Sebagian orang membagi tugas hanya berdasarkan tahapan dan tanggal, sementara yang lain membuat tabel berdasarkan kesibukan berbagai tenaga ahli. Alat yang lebih modern memungkinkan beberapa parameter digabungkan.

Sebagai contoh, kami akan menunjukkan tabel sederhana yang dapat dibuat siapa saja di editor mana pun. Ini adalah tabel awal berdasarkan tahapan satu proyek. Untuk menilai kebutuhan pekerja per periode, perhitungkan hari kerja, shift, dan tumpang tindih tahapan; angka dalam contoh ini bersifat ilustratif. Namun, jika Anda berencana mengembangkan bisnis, tabel saja akan segera tidak cukup.

Contoh jadwal tenaga kerja dalam bentuk tabel:

Bagaimana cara membuat jadwal tenaga kerja dengan benar?

Tabel yang kami tampilkan di atas tentu terlihat terlalu sederhana, naif, dan umum. Untuk membuat jadwal yang lebih rinci dan fungsional, Anda memerlukan lebih banyak data:

1. Informasi tentang proyek

Di satu tempat, pembongkaran dapat memakan banyak waktu (misalnya pada bangunan lama atau saat mengerjakan ulang pekerjaan yang telah lama dilakukan), sedangkan di tempat lain pengembang benar-benar telah bekerja dengan baik sehingga screed tidak perlu diganti.

2. Jumlah tenaga ahli yang diperlukan

Hitung berapa banyak tenaga ahli dan profesi apa saja yang diperlukan pada setiap tahap. Hal ini akan membantu Anda menemukan pekerja lebih awal, membuat kesepakatan dengan mereka (menandatangani kontrak), dan tidak khawatir semuanya gagal pada saat terakhir.

3. Rencana kalender

Bagikan pekerja ke dalam tahapan dengan mempertimbangkan tanggal mulai dan selesai pekerjaan, serta kemungkinan tumpang tindih. Misalnya, beberapa pekerjaan dapat berjalan paralel — saat pembongkaran berlangsung, desainer dapat melakukan perubahan pada proyek.

4. Pengiriman material bangunan

Agar pekerjaan tidak berhenti dan semua pekerja yang telah Anda tempatkan dalam jadwal dapat datang ke lokasi, material harus dibeli tepat waktu.

Selain itu, jadwal perlu terus diperbarui! Perhitungkan kemungkinan keterlambatan dan perubahan beban kerja, lalu ubah rencana jika diperlukan. Pantau juga kemajuan pekerjaan yang sebenarnya dan sesuaikan jadwal jika terjadi perubahan tenggat atau ketersediaan pekerja.

Di mana membuat jadwal tenaga kerja?

Mari kita lihat beberapa layanan untuk perencanaan:

1. Program khusus untuk konstruksi

Primavera P6

Alat yang kuat untuk merencanakan proyek konstruksi, yang dapat digunakan untuk memperhitungkan pergerakan tenaga kerja.

1C: Manajemen Organisasi Konstruksi

Program Rusia yang mencakup modul untuk perencanaan tenaga kerja.

2. Spreadsheet dan perencana universal

Excel / Google Sheets

Jika Anda memerlukan jadwal sederhana, jadwal tersebut dapat dibuat dalam spreadsheet dengan rumus untuk menghitung kebutuhan pekerja.

Notion

Layanan yang nyaman untuk perencanaan, yang memungkinkan Anda tidak hanya membuat jadwal, tetapi juga mengerjakannya bersama tim.

Yonote

Alternatif Notion yang antarmukanya sangat mirip dengan “inspirasinya”.

3. Layanan online dan sistem CRM

Bitrix24, amoCRM

Di Bitrix24, Anda dapat mengatur jadwal kerja bergiliran. Di amoCRM, Anda dapat memberikan tugas kepada penanggung jawab dan menetapkan tenggat; untuk merencanakan shift, Anda perlu memeriksa cara pengaturan atau integrasi yang sesuai secara terpisah.

PlanRadar

Layanan ini memungkinkan Anda memberikan tugas kepada pekerja atau kelompok dan mengontrol tenggat penyelesaiannya.

Bagaimana cara membuat jadwal tenaga kerja di Notion?

Notion — adalah layanan yang nyaman untuk perencanaan, yang memungkinkan Anda tidak hanya membuat jadwal, tetapi juga mengerjakannya bersama tim. Di dalamnya Anda dapat:

• membuat tabel dan kalender untuk perencanaan yang lebih jelas;
• menambahkan tugas, mendelegasikannya kepada pekerja, dan memantau penyelesaiannya;
• melihat tugas yang diberikan kepada pekerja berdasarkan tanggal; untuk menilai beban kerja, perhitungkan juga jumlah pekerja, beban pekerjaan, dan waktu kerja yang tersedia;
• mengedit jadwal dengan mudah secara online dan membuat perubahan.

Di Notion, Anda dapat membuat rencana kalender pekerjaan dalam tampilan Timeline. Diagram Gantt menunjukkan tenggat dan urutan tugas. Untuk jadwal tenaga kerja, tambahkan jumlah pekerja pada setiap tahap dan jumlahkan kebutuhan pekerja per hari atau minggu dengan memperhitungkan tumpang tindih. Hasilnya dapat disajikan dalam bentuk tabel atau histogram; penunjukan penanggung jawab saja tidak otomatis menentukan jumlah anggota tim.

Algoritme singkat untuk membuat jadwal di Notion:

Di bawah ini dipertahankan tangkapan layar tutorial asli dari antarmuka Notion berbahasa Inggris dengan nama proyek dan tugas dalam bahasa Rusia. Tangkapan layar tersebut menunjukkan prinsip pengaturan; tampilan elemen dapat berbeda dalam versi saat ini. Petunjuk terbaru: timeline dan subtugas dan dependensi (dalam bahasa Inggris).

1. Buat database dan tambahkan tampilan Timeline (skala waktu). Tentukan properti yang memuat tanggal mulai dan selesai pekerjaan.

2. Tambahkan tahapan pekerjaan dan bagikan berdasarkan tanggal

3. Setiap tahap dapat diberi penanggung jawab

4. Aktifkan Dependencies (dependensi) dalam pengaturan database dan hubungkan tugas pendahulu dengan tugas berikutnya. Pilih mode penggeseran tanggal: saat terjadi tumpang tindih, dengan mempertahankan interval, atau tanpa penggeseran otomatis.

5. Minta penanggung jawab setiap tahap memecahnya menjadi subtugas (untuk ini, aktifkan pembuatan subtugas dalam tabel ini)

Jadwal yang disusun dengan baik akan membantu menghindari masalah selama renovasi, meningkatkan pengaturan pekerjaan, dan mempercepat penyelesaiannya. Penggunaan alat seperti Notion membuat proses ini semakin mudah, karena Anda dapat mengelola sumber daya tenaga kerja secara real-time dan segera merespons perubahan dalam proyek.

Ingin memahami lebih lanjut cara bekerja dengan jadwal tenaga kerja di Notion atau perencana lainnya? Bergabunglah dengan kanal tertutup PRO+, tempat kami menyediakan pelatihan manajemen proyek di Notion untuk semua pelanggan. Jika Anda sudah lama ingin memahami diagram Gantt, membuat jadwal kerja untuk mengelola proyek, dan mempelajari lebih banyak hal tentang perencana tugas, kami menunggu Anda di chat tertutup.

Bagaimana cara masuk ke kanal tertutup bagi pengguna Aplikasi 101? Anda perlu berlangganan paket PRO+. Cara paling mudah adalah melalui bot chat Dukungan Teknis, lalu cari bagian “Kanal tertutup” di menu. Jika Anda sudah berlangganan, Anda akan otomatis menerima tautan untuk mengakses kanal.