¿Cómo elaborar un gráfico de movimiento de la mano de obra en construcción o reformas?

¿Para qué sirve un gráfico de movimiento de la mano de obra?

La gestión eficaz de los trabajadores en una obra es una parte importante de la construcción o la reforma. Si no se planifica el trabajo de las personas, pueden producirse retrasos, falta de especialistas y gastos innecesarios. Para evitarlo, las empresas grandes que gestionan muchos proyectos en paralelo elaboran un gráfico de movimiento de la mano de obra.

Ayuda a coordinar el trabajo de todos los participantes en el proceso constructivo, garantizar que las tareas se completen a tiempo y reducir el riesgo de paradas. En este artículo veremos para qué sirve un gráfico de movimiento de la mano de obra, cómo elaborarlo y qué herramientas pueden ayudar en este proceso.

El cronograma ayuda a distribuir correctamente a los trabajadores y organizar el proceso constructivo:

• garantizar una carga de trabajo razonable para los empleados, sin pausas prolongadas ni trabajo sin días de descanso;
• evitar paradas y retrasos relacionados con la falta de personal, ya que la planificación permite acordar con antelación con los especialistas su incorporación a la obra;
• controlar los gastos salariales y reducir el exceso de presupuesto (si se trabaja con especialistas de forma estable, se les puede ofrecer una colaboración a un precio más favorable que el de un trabajo puntual);
• optimizar la entrega de materiales y equipos para evitar retrasos;
• cumplir los plazos de ejecución de los trabajos y de puesta en servicio del objeto.

¿Por qué las empresas constructoras trabajan sin un cronograma?

Muchas empresas siguen funcionando sin herramientas para digitalizar los procesos, ejercer un control interno y prevenir los «incendios» operativos (todo el mundo se dedica exclusivamente a apagarlos). A veces esto ocurre porque el trabajo con los responsables de proyecto o los encargados de obra está mal organizado.

Con frecuencia, la empresa depende de la motivación y las competencias de los encargados de obra: ellos controlan los plazos, a los trabajadores, el suministro de materiales de construcción y sus compras. Para ellos, una orden «desde arriba» de llevar algún cronograma suena como ruido: gobiernan su propio caos de llamadas interminables, lenguaje malsonante que sustituye a una asignación clara de tareas y trabajos diversos en la obra.

Si esto se parece a su forma de gestionar el negocio, queremos advertirle: mientras los responsables de proyecto tengan todo el control y no dependan de nada, no sentirán un vínculo real con su empresa. Así se genera rotación de personal. Y, al marcharse, los encargados de obra pueden llevarse a la mayoría de sus especialistas o incluso a sus clientes.

¿Cómo pueden evitarlo los cronogramas? Con cronogramas bien elaborados podrá seguir el avance de los trabajos en cada objeto y, lo más importante, quitarle al encargado de obra parte de sus funciones e integrarlo en el trabajo de la empresa. Las plantillas claras para los cronogramas le ayudarán a distribuir más rápido a los trabajadores entre las etapas, haciendo más transparente su trabajo.

Ejemplo de un gráfico de movimiento de la mano de obra

El cronograma puede presentarse en forma de tabla con distintos datos. Algunas personas dividen las tareas únicamente por etapas y fechas; otras preparan tablas según la ocupación de los distintos especialistas. Las herramientas más modernas permiten combinar diferentes parámetros.

Como ejemplo, presentaremos una tabla sencilla que cualquiera puede elaborar en cualquier editor. Es una tabla inicial organizada por etapas de un proyecto. Para calcular la necesidad de trabajadores por periodos, tenga en cuenta los días laborables, los turnos y los solapamientos entre etapas; las cifras del ejemplo son orientativas. Sin embargo, si planea ampliar el negocio, pronto las tablas por sí solas no serán suficientes.

Ejemplo de un gráfico de movimiento de la mano de obra en forma de tabla:

¿Cómo elaborar correctamente un gráfico de movimiento de la mano de obra?

La tabla que hemos mostrado arriba parece, por supuesto, demasiado sencilla, ingenua y general. Para crear un cronograma más detallado y funcional necesitará muchos más datos:

1. Información sobre el proyecto

En algunos casos el desmontaje llevará mucho tiempo (por ejemplo, en un edificio antiguo o al rehacer trabajos ejecutados hace mucho), mientras que en otros el promotor ha hecho realmente un buen trabajo y no será necesario cambiar la solera.

2. Número de especialistas necesarios

Calcule cuántos especialistas y de qué profesiones harán falta en cada etapa. Esto le ayudará a encontrar trabajadores con antelación, llegar a un acuerdo con ellos (firmar un contrato) y no preocuparse por que todo se desbarate en el último momento.

3. Plan calendario

Distribuya a los trabajadores entre las etapas teniendo en cuenta las fechas de inicio y finalización de los trabajos, así como los posibles solapamientos. Por ejemplo, algunos trabajos pueden realizarse en paralelo: mientras dura el desmontaje, el diseñador puede introducir cambios en el proyecto.

4. Suministro de materiales de construcción

Para que los trabajos no se detengan y todos los empleados que ha colocado en el cronograma puedan acudir a la obra, es necesario comprar los materiales a tiempo.

Además, el cronograma debe actualizarse constantemente. Tenga en cuenta los posibles retrasos, las variaciones en la carga de trabajo y cambie el plan cuando sea necesario. También debe seguir el avance real de los trabajos y ajustar el cronograma si cambian los plazos o la disponibilidad de los trabajadores.

¿Dónde elaborar un gráfico de movimiento de la mano de obra?

Veamos varios servicios de planificación:

1. Programas especializados para la construcción

Primavera P6

Una herramienta potente para planificar proyectos de construcción, en la que se puede tener en cuenta el movimiento de la mano de obra.

1C: Gestión de una organización constructora

Un programa ruso que incluye módulos para la planificación del personal.

2. Hojas de cálculo y planificadores universales

Excel / Google Sheets

Si necesita un cronograma sencillo, puede elaborarlo en una hoja de cálculo con fórmulas para calcular la necesidad de trabajadores.

Notion

Un servicio de planificación cómodo que permite no solo crear calendarios, sino también trabajar con ellos en equipo.

Yonote

Un análogo de Notion cuya interfaz se parece mucho a la de su «inspirador».

3. Servicios en línea y sistemas CRM

Bitrix24, AmoCRM

En Bitrix24 se pueden configurar cronogramas de trabajo por turnos. En amoCRM se pueden asignar tareas a responsables y establecer plazos; para planificar turnos hay que comprobar por separado el método de configuración o la integración adecuada.

PlanRadar

Permite asignar tareas a empleados o grupos y controlar los plazos de ejecución.

¿Cómo crear un gráfico de movimiento de la mano de obra en Notion?

Notion es un servicio de planificación cómodo que permite no solo crear calendarios, sino también trabajar con ellos en equipo. En él se puede:

• crear tablas y calendarios para planificar de forma visual;
• añadir tareas, delegarlas a los empleados y hacer seguimiento de su ejecución;
• ver por fechas las tareas asignadas a los empleados; para evaluar la carga de trabajo también hay que tener en cuenta el número de personas, la carga de trabajo y el tiempo laboral disponible;
• editar fácilmente el cronograma en línea e introducir cambios.

En Notion se puede crear un plan calendario de trabajos en la vista Timeline. El diagrama de Gantt muestra los plazos y la secuencia de las tareas. Para elaborar un gráfico de movimiento de la mano de obra, indique además el número de personas por etapa y sume la necesidad de trabajadores por días o semanas teniendo en cuenta los solapamientos. El resultado puede presentarse en forma de tabla o histograma; asignar a una persona responsable, por sí solo, no define el tamaño de la cuadrilla.

Algoritmo breve para crear un cronograma en Notion:

A continuación se conservan las capturas de la guía original de la interfaz de Notion en inglés, con nombres rusos de proyectos y tareas. Muestran el principio de configuración; el aspecto de los elementos puede variar en la versión actual. Instrucciones actualizadas: líneas de tiempo y subtareas y dependencias (en inglés).

1. Cree una base de datos y añada la vista Timeline (línea de tiempo). Indique la propiedad con las fechas de inicio y finalización de los trabajos.

2. Añada las etapas de trabajo y distribúyalas por fechas

3. Puede asignar responsables a cada etapa

4. Active Dependencies (dependencias) en la configuración de la base de datos y vincule las tareas predecesoras y sucesoras. Elija el modo de desplazamiento de fechas: al producirse un solapamiento, conservando el intervalo o sin desplazamiento automático.

5. Pida a los responsables de cada etapa que la dividan en subtareas (para ello hay que permitir la creación de subtareas en esta tabla)

Un cronograma bien elaborado ayudará a evitar problemas durante la reforma, mejorar la organización de los trabajos y acelerar su ejecución. El uso de herramientas como Notion simplifica aún más este proceso, ya que permite gestionar los recursos humanos en tiempo real y reaccionar rápidamente a los cambios del proyecto.

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