Kapan saatnya merekrut akuntan?

Apa saja yang termasuk akuntansi dalam bisnis kecil?

Singkatnya, akuntan dibutuhkan ketika ada kewajiban dan dokumen yang harus ditangani. Selama bisnis berjalan dengan satu rekening, dua pembayaran per bulan, dan skema perpajakan sederhana, sebagian tugas masih dapat diselesaikan secara manual. Begitu ada penggajian, pajak pertambahan nilai (PPN), beberapa bidang usaha, subkontrak, pembayaran di muka, dan rekonsiliasi rutin dengan mitra usaha, ‘melakukan pembukuan pada malam hari’ tidak lagi menjadi cara kerja yang layak.

Dalam percakapan sehari-hari, akuntansi sering dianggap hanya sebatas penyampaian laporan pajak. Anggapan ini keliru: laporan pajak merupakan tahap terakhir. Sebelumnya ada dokumen sumber transaksi (tagihan, berita acara, surat jalan, dan struk), aturan pengumpulan, rekonsiliasi, serta penyimpanan dokumen tersebut, dan perhitungan serta pembayaran rutin kepada negara dan pihak-pihak terkait.

Sebagai pemilik bisnis, Anda perlu mengingat daftar sederhana bidang tanggung jawab akuntan:

• pajak dan pelaporan sesuai skema perpajakan yang dipilih
• penggajian, pajak penghasilan, dan iuran asuransi sesuai aturan yang berlaku; dalam contoh Rusia, ini mencakup pajak penghasilan orang pribadi Rusia (NDFL) dan pelaporan terkait karyawan
• dokumen dengan mitra usaha: berita acara, surat jalan, rekonsiliasi, dan penutupan periode
• pengelolaan kas dan penerimaan pembayaran kartu; dalam contoh Rusia, persyaratan mesin kasir daring apabila berlaku
• kebijakan akuntansi dan tata cara penyimpanan dokumen

Kapan akuntan diwajibkan oleh hukum?

Bagian ini menggunakan contoh Rusia berdasarkan Undang-Undang No. 402-FZ ‘Tentang Akuntansi’. Bagian ini tidak menjelaskan aturan negara lain: kewajiban yang berlaku harus diperiksa di tempat bisnis Anda beroperasi. Di Rusia, pimpinan suatu entitas ekonomi bertanggung jawab mengatur penyelenggaraan pembukuan dan penyimpanan dokumen.

Menurut Pasal 7 Undang-Undang Rusia No. 402-FZ (bahasa Rusia), pimpinan organisasi harus menugaskan pembukuan kepada kepala akuntan atau pejabat lain, atau membuat kontrak layanan akuntansi. Pimpinan entitas yang berhak menerapkan metode pembukuan yang disederhanakan, serta pimpinan entitas usaha menengah, dapat melakukan pembukuan sendiri. Pengecualiannya adalah entitas yang disebutkan dalam bagian 5 Pasal 6: pilihan ini tidak tersedia bagi mereka. Ukuran bisnis yang kecil saja tidak menghapus pembatasan tersebut.

Jenis perusahaan tertentu tunduk pada aturan yang lebih ketat. Undang-undang tersebut secara tegas menyatakan bahwa pimpinan lembaga kredit wajib menugaskan penyelenggaraan pembukuan kepada kepala akuntan.

Pengusaha perorangan Rusia (IP) dapat tidak menyelenggarakan pembukuan menurut Undang-Undang No. 402-FZ apabila, sesuai peraturan perpajakan Rusia, ia mencatat pendapatan, pendapatan dan pengeluaran, objek pajak lainnya, atau indikator fisik yang ditetapkan. Ketentuan ini diatur dalam Pasal 6 Undang-Undang Rusia No. 402-FZ (bahasa Rusia). Pencatatan pajak dan kewajiban yang berlaku tetap harus dipenuhi.

Tanda bahwa sudah waktunya merekrut akuntan

Ada kalanya secara hukum Anda berhak melakukan pembukuan sendiri, sementara bisnis sudah menghadapi keterbatasan waktu dan risiko. Dalam situasi ini, sebaiknya gunakan tanda-tanda yang terlihat dalam pekerjaan nyata sebagai acuan.

Tanda pertama adalah adanya karyawan. Begitu Anda mulai merekrut, muncul dokumen kepegawaian, pelaporan dan tenggat waktu, serta pajak dan iuran sesuai aturan yang berlaku. Dalam contoh Rusia, ini mencakup NDFL dan iuran asuransi. Kesalahan di sini lebih mahal daripada upaya ‘mempelajarinya pada akhir pekan’. Jika topik ini relevan, simpan penjelasan pajak Rusia yang dibayar pengusaha perorangan Rusia (IP) untuk karyawan (bahasa Rusia) agar mudah dirujuk. Penjelasan tersebut berlaku untuk Rusia.

Tanda kedua adalah pertumbuhan omzet dan jumlah transaksi. Ketika pembayaran makin banyak, kedisiplinan pengelolaan dokumen sumber mulai melemah: struk hilang, berita acara terlambat ditandatangani, dan penutupan bulan berubah menjadi maraton. Dalam bisnis berbasis proyek, hal ini cepat terasa: pembayaran diterima sebelum pekerjaan dilakukan, kemudian menyusul pembelian dan pekerjaan subkontrak, hingga pada suatu titik sulit merekonstruksi keseluruhan keadaan hanya dari ingatan.

Tanda ketiga adalah PPN dan kerja sama dengan pelanggan besar. Bahkan pembicaraan tentang mulai dikenai PPN biasanya menunjukkan bahwa tanpa akuntan atau penyedia alih daya yang andal, bisnis akan terus menghadapi ‘situasi darurat’. Bagi bisnis di Rusia, perubahan batas dan PPN pada 2026 perlu mendapat perhatian khusus: lihat penjelasan reformasi perpajakan Rusia tahun 2026 (bahasa Rusia). Contoh ini tidak dapat diterapkan pada negara lain; perubahan yang berlaku perlu dipantau secara sistematis.

Tanda keempat adalah adanya beberapa bidang usaha atau lokasi proyek yang dananya bercampur. Di sini, akuntansi sering disamakan dengan angka untuk pengelolaan bisnis. Akuntan akan menyelesaikan pelaporan, sementara pertanyaan ‘proyek mana yang menghasilkan laba?’ tetap perlu dijawab. Karena itu, dalam perusahaan yang berkembang, keduanya bekerja bersama: akuntansi memenuhi kewajiban, sedangkan akuntansi manajemen memberi pemilik dasar untuk mengambil keputusan.

Tanda kelima adalah rekonsiliasi rutin dan perselisihan dengan mitra usaha. Ketika bisnis bekerja melalui kontraktor dan menggunakan dana yang harus dipertanggungjawabkan oleh penerimanya, penting untuk mengetahui siapa menerima berapa banyak, siapa sudah menyampaikan pertanggungjawaban, dan pembayaran di muka mana yang belum diselesaikan. Jika tidak, uang mulai hilang dalam ‘hal-hal kecil’, dan masalahnya muncul pada saat yang paling tidak tepat.

Kapan Anda dapat melakukan pembukuan sendiri?

Usaha mikro biasanya mampu menanganinya sendiri jika kondisinya sederhana: satu pemilik, transaksi minimal, penerimaan dana yang jelas, tanpa karyawan, tanpa PPN, dan tanpa struktur kontrak yang rumit. Ini menyerupai cara kerja ‘menjadi administrator keuangan sendiri’, jika hukum mengizinkan Anda menyelenggarakan pembukuan sendiri dalam situasi Anda.

Bahkan dengan cara ini, keteraturan tetap dapat dijaga. Yang diperlukan adalah pekerjaan rutin; begadang mati-matian menjelang penyampaian laporan tidak dapat menggantikannya.

Jika Anda ingin melakukan pembukuan sendiri, prosedur singkat akan membantu. Prosedur tersebut dapat dirangkum sebagai berikut:

1. Susun kalender pembayaran wajib dan pelaporan sesuai skema perpajakan Anda.
2. Tetapkan aturan ‘hari pembayaran = hari pencatatan’ dan jangan menunda penanganan dokumen sumber.
3. Setiap minggu, cocokkan saldo dana, piutang pelanggan, utang kepada kontraktor, dan dana yang harus dipertanggungjawabkan oleh penerimanya.
4. Setiap bulan, tutup periode: pastikan berita acara telah ditandatangani, struk telah dikumpulkan, dan laba per pekerjaan atau proyek dapat diketahui dengan jelas.

Agar cara ini berjalan, Anda membutuhkan alat yang mengurangi pekerjaan manual. Dalam Aplikasi 101, akuntansi manajemen disusun berdasarkan proyek: setiap lokasi proyek memiliki saldo keuangan, pembayaran, pengeluaran, laba, serta utang dan piutangnya sendiri, dan dokumen dapat disimpan secara digital bersama transaksi.

Bagaimana memilih bentuk layanan: akuntan tetap, alih daya, atau paruh waktu?

Merekrut akuntan tidak selalu berarti ‘mempekerjakan seseorang penuh waktu’. Dalam bisnis kecil, bentuk layanan yang sesuai dengan beban kerja biasanya lebih menguntungkan: sebagian tugas ditangani tenaga ahli dari luar, sebagian lagi oleh administrator atau pemilik sendiri, disertai ritme pembukuan yang teratur.

Berikut panduan untuk berbagai bentuk layanan. IP dan OOO dalam tabel adalah bentuk usaha Rusia; ketentuan hukum mengenai pembukuan sendiri merujuk pada contoh Rusia di atas. Panduan ini tidak menggantikan perhitungan untuk situasi Anda, tetapi membantu Anda cepat memperkirakan pilihan yang perlu dipertimbangkan.

Saran khusus yang membantu mengurangi stres: apa pun bentuk layanan yang Anda pilih, sepakati tempat penyimpanan dokumen sumber dan siapa yang bertanggung jawab atasnya. Jika dokumen tersebar di email, aplikasi pesan, dan folder ‘untuk nanti’, akuntan, baik tenaga tetap maupun alih daya, akan menghabiskan waktu untuk mencarinya, dan bisnis harus membayar biaya akibat kekacauan tersebut.