Saat memilih platform manajemen bisnis, mulailah dari keputusan yang perlu Anda ambil setiap hari dan data yang akan menjadi dasarnya. Tentukan proses mana yang perlu terhubung: penjualan, proyek, sumber daya, keuangan, atau kerja sama tim.
Dalam perusahaan berbasis proyek, pengeluaran dan penyelesaian pembayaran untuk setiap pekerjaan dapat menjadi titik lemah pengendalian: dokumen tertinggal dalam percakapan, sementara hasilnya baru terlihat setelah pekerjaan selesai. Dalam perdagangan, persediaan dan pembelian memerlukan perhatian khusus; dalam bisnis jasa, hal yang perlu diperhatikan adalah permintaan pelanggan dan kontak ulang dari pelanggan. Susun daftar masalah Anda sendiri yang harus diselesaikan oleh sistem.
Di bawah ini dibahas lima solusi dengan fokus berbeda, beserta pertanyaan yang membantu Anda membandingkannya dengan cara kerja perusahaan. Sebagian kemampuan produk-produk ini saling beririsan; urutan penyajian tidak menunjukkan peringkat.
Daftar isi:
- Apa yang dimaksud dengan platform manajemen bisnis?
- Cara memilih platform: pertanyaan untuk membandingkan
- Lima solusi dengan fokus berbeda
- Ketika satu sistem tidak cukup: menggabungkan dua atau tiga alat
- Risiko yang perlu diperiksa saat penerapan
- Memperhitungkan aspek keuangan dalam bisnis berbasis proyek
Apa yang dimaksud dengan platform manajemen bisnis?
Dalam ulasan ini, platform manajemen bisnis berarti sistem yang menghubungkan beberapa proses kerja beserta datanya: pelanggan, pesanan, proyek, sumber daya, atau keuangan. Nama saja tidak menentukan fitur yang Anda butuhkan. Periksa bagaimana informasi mengalir di antara tugas-tugas yang saling terkait dalam solusi yang dipilih.
Saat memilih alat, tentukan indikator yang ingin Anda peroleh tanpa harus mengumpulkan informasi dari percakapan dan lembar kerja secara manual. Untuk satu proyek, indikator itu dapat berupa pengeluaran dan penyelesaian pembayaran dengan pihak-pihak yang terlibat; untuk penjualan, konversi dan kecepatan respons; untuk produksi, biaya pokok produksi dan tingkat pemanfaatan sumber daya.
Sebelum penerapan, jelaskan peran, akses data, tata cara kerja dengan dokumen, dan aturan pencatatan transaksi. Tetapkan penanggung jawab untuk aturan tersebut: memasang program saja tidak cukup untuk menjadikan informasi lengkap dan dapat dibandingkan.
Cara memilih platform: pertanyaan untuk membandingkan
Pertama, uraikan proses yang berjalan saat ini dan hasil yang ingin Anda capai. Hal ini menjadi dasar untuk membandingkan solusi dan menyusun skenario demonstrasi, lalu mengevaluasi penerapannya.
Jawablah pertanyaan secara tertulis bersama orang-orang yang akan menggunakan sistem. Klarifikasi perbedaan jawaban sebelum memilih produk, dan tunjukkan kepada penyedia contoh nyata dokumen serta transaksi Anda.
- Apa yang dianggap sebagai «unit pencatatan» dalam perusahaan: pelanggan, transaksi penjualan, proyek, lokasi pekerjaan, pesanan, atau permintaan?
- Di bagian mana kendali saat ini hilang: permintaan pelanggan, tenggat, uang, dokumen, tanggung jawab, atau komunikasi?
- Peran apa saja yang perlu bekerja dalam sistem: pimpinan, manajer, mandor, kontraktor, akuntan, atau mitra?
- Apakah diperlukan alur kerja melalui ponsel, atau pekerjaan dilakukan melalui komputer?
- Dokumen apa yang harus dihasilkan: estimasi biaya, faktur, berita acara, laporan pengeluaran, atau laporan untuk pelanggan?
- Integrasi apa yang sangat diperlukan: telepon, aplikasi pesan, bank, sistem kasir, gudang, atau situs web?
- Indikator apa yang Anda pilih sebagai prioritas untuk kebutuhan saat ini: pendapatan penjualan, margin, laba, piutang pelanggan, atau kecepatan penyelesaian?
Bandingkan dua pilihan: satu platform dengan modul yang diperlukan dan gabungan beberapa alat. Untuk setiap pilihan, tentukan tempat penyimpanan catatan sumber, siapa yang bertanggung jawab memperbaruinya, dan bagaimana informasi akan masuk ke laporan lainnya.
CRM (sistem pengelolaan pelanggan dan transaksi penjualan) dan akuntansi manajemen menangani kebutuhan berbeda yang dapat digabungkan dalam satu produk. Untuk memahami kebutuhan tersebut, baca artikel «Akuntansi manajemen keuangan atau sistem CRM?» (dalam bahasa Rusia). Saat memilih, uji alur kerja yang Anda perlukan, bukan hanya memperhatikan nama kategori perangkat lunaknya.
Lima solusi dengan fokus berbeda
Berikut ini adalah contoh solusi, bukan studi pangsa pasar atau pemeringkatan mutu. Uraian kemampuannya telah dicocokkan dengan halaman resmi pada 26 Oktober 2026. Periksa susunan modul, ketentuan lisensi, dan ketersediaan integrasi yang diperlukan untuk paket atau edisi yang dipilih.
| Solusi | Kebutuhan utama | Hal yang perlu diperiksa dengan contoh Anda sendiri |
|---|---|---|
| Bitrix24 | Pelanggan, penjualan, tugas, dan komunikasi. | Bagaimana permintaan diproses dan hasil yang diperlukan untuk proyek atau pesanan diperoleh? |
| 1C:ERP Manajemen Perusahaan | Keuangan, penjualan, pembelian, persediaan, dan produksi. | Proses dan data referensi apa yang perlu dikonfigurasi, dan siapa yang bertanggung jawab mengelolanya? |
| Odoo | Aplikasi yang saling terhubung untuk penjualan, akuntansi, persediaan, dan proyek. | Aplikasi apa yang diperlukan, dan siapa yang menangani konfigurasi, pembaruan, serta dukungan? |
| Microsoft Dynamics 365 dan Power Platform | Aplikasi bisnis, otomatisasi, dan analisis data. | Gabungan aplikasi, lisensi, dan koneksi data apa yang dibutuhkan perusahaan Anda? |
| Aplikasi 101 | Pekerjaan dan data keuangan berdasarkan proyek. | Transaksi, peran, dan laporan apa yang diperlukan untuk pekerjaan Anda, dan bagaimana indikatornya dihitung? |
1) Bitrix24: pengelolaan pelanggan, tugas, dan komunikasi. Produk ini menyediakan profil pelanggan, corong penjualan, saluran komunikasi, dan alat pengelolaan tugas. Jika kebutuhan utama Anda adalah menangani permintaan dan menyimpan riwayat interaksi dengan pelanggan, uji alur tersebut menggunakan contoh Anda sendiri. Secara terpisah, cari tahu bagaimana Anda dapat memperoleh informasi hasil keuangan proyek atau pesanan sesuai kebutuhan. Sumber: penjelasan resmi CRM Bitrix24 (dalam bahasa Rusia).
2) 1C:ERP Manajemen Perusahaan: perencanaan dan pencatatan sumber daya perusahaan. Yang dibahas di sini adalah satu solusi ERP (perencanaan sumber daya perusahaan), bukan seluruh keluarga perangkat lunak 1C. Solusi ini mencakup keuangan, penjualan, pembelian, persediaan, dan produksi. Saat mengevaluasinya, telaah proses Anda, konfigurasi data referensi, cara kerja karyawan, dan lingkup penerapan. Sumber: halaman resmi 1C:ERP (dalam bahasa Rusia).
3) Odoo: rangkaian aplikasi bisnis yang saling terhubung. Di dalamnya terdapat aplikasi untuk pelanggan dan penjualan, akuntansi, persediaan, proyek, serta kebutuhan lainnya. Aplikasi dapat dipilih sesuai proses perusahaan. Sebelum penerapan, tentukan rangkaian yang diperlukan serta penanggung jawab konfigurasi, pembaruan, akses data, dan dukungan. Sumber: katalog resmi aplikasi Odoo (dalam bahasa Inggris).
4) Microsoft Dynamics 365 dan Power Platform: aplikasi bisnis dan alat untuk memperluas kemampuannya. Rangkaian Dynamics 365 mencakup solusi untuk penjualan, layanan, keuangan, dan operasional; Power Platform menyediakan alat untuk membuat aplikasi, melakukan otomatisasi, dan menganalisis data. Tentukan rangkaian yang diperlukan dan evaluasi lisensi, konfigurasi, pelatihan, dukungan, serta pengelolaan data. Sumber: halaman resmi Dynamics 365 (dalam bahasa Inggris) dan Power Platform (dalam bahasa Inggris).
5) Aplikasi 101: pengelolaan keuangan dan pekerjaan berdasarkan proyek. Untuk bisnis berbasis proyek, sebaiknya uji pencatatan pengeluaran dan penerimaan dana, estimasi biaya, laporan, penyelesaian pembayaran dengan pihak yang terlibat, serta indikator untuk setiap pekerjaan. Saat demonstrasi, bahas proyek Anda sendiri: transaksi apa yang masuk ke laporan, bagaimana indikator dihitung, dan siapa yang dapat melihat data tersebut. Fungsi pengelolaan pelanggan dan keuangan dapat berada dalam satu platform.
Saat presentasi, mintalah agar contoh Anda dibahas: proyek, pihak-pihak yang terlibat, estimasi biaya, pengeluaran, dan laporan yang diharapkan. Pertanyaan yang disiapkan akan membantu Anda menilai apakah alur kerjanya sesuai dengan tim Anda.
Ketika satu sistem tidak cukup: menggabungkan dua atau tiga alat
Jika Anda memilih beberapa alat, bagi tugas di antara alat-alat tersebut. Misalnya, pengelolaan pelanggan menangani permintaan dan komunikasi, manajemen proyek menangani tenggat dan pelaksanaan, sedangkan akuntansi keuangan menangani transaksi dan penyelesaian pembayaran. Bidang-bidang ini juga dapat terhubung dalam satu platform.
Tentukan sumber utama untuk setiap jenis data: profil pelanggan, status pekerjaan, pembayaran, atau pengeluaran. Lalu periksa pengiriman perubahan, penanganan kesalahan, dan siapa yang bertanggung jawab mencocokkan data. Jika tidak, laporan dengan nama yang sama dapat dibangun dari catatan sumber yang berbeda.
Jika pengeluaran masih dicatat dalam lembar kerja, periksa kemampuan apa yang belum tersedia bagi Anda: kerja bersama, akses berdasarkan peran, dokumen pendukung, atau laporan berdasarkan proyek. Sebagai perbandingan, gunakan artikel «Cara mencatat pengeluaran di Excel». Putuskan untuk beralih berdasarkan kebutuhan dan keterbatasan Anda.
Risiko yang perlu diperiksa saat penerapan
Masalah dapat muncul saat memilih produk maupun saat menerapkannya. Periksa apakah aturan pemasukan data sudah ditetapkan, apakah penanggung jawab sudah ditunjuk, dan apakah pimpinan menggunakan laporan yang dihasilkan dalam pekerjaannya. Sepakati langkah-langkah ini sebelum tim mulai menggunakan sistem.
Sebelum melakukan otomatisasi, sepakati siapa yang menyetujui pengeluaran, siapa yang mengesahkan estimasi biaya, dan bagaimana perubahan proyek dicatat. Aturan ini membantu mengatur hak akses dan urutan kerja dalam sistem yang dipilih.
Untuk pengeluaran, tentukan sejak awal dokumen pendukung apa yang diperlukan dan siapa yang memeriksanya. Dalam pekerjaan proyek, dokumen tersebut dapat berupa struk, berita acara, dan lampiran lainnya. Saat memilih sistem, telaah seluruh alurnya: pencatatan transaksi, pelampiran dokumen, pemeriksaan, dan masuknya informasi ke laporan.
Memperhitungkan aspek keuangan dalam bisnis berbasis proyek
Untuk sebuah proyek, tenggat dan hasil keuangan sama-sama penting. Bandingkan kemajuan pekerjaan dengan pengeluaran, pembayaran, dan kewajiban: transaksi mana yang sudah dicatat, berapa dana yang sudah diserahkan kepada pihak yang terlibat, dan pembayaran apa yang masih harus diselesaikan. Prioritas indikator bergantung pada model proyek Anda.
Dalam Aplikasi 101, data dapat dilihat dalam konteks proyek: transaksi, estimasi biaya, laporan, dan penyelesaian pembayaran dengan pihak yang terlibat. Gunakan contoh Anda sendiri untuk memeriksa tindakan yang tersedia bagi pimpinan, kontraktor, dan peran lain, serta bagaimana gambaran keuangan yang Anda butuhkan terbentuk.
Saat menyelesaikan pembayaran dengan pihak yang terlibat, bedakan jenis transaksi, dana sendiri dan dana yang harus dipertanggungjawabkan, serta makna saldo yang ditampilkan. Jumlah yang tercatat untuk setiap pihak dan tersedianya dokumen pendukung menjawab pertanyaan berbeda; tetapkan prosedur pemeriksaan dokumen secara terpisah.
Untuk memahami lebih jauh kebutuhan perusahaan berbasis proyek, baca artikel mengenai pengelolaan bisnis berbasis proyek (dalam bahasa Rusia) dan mengenai akuntansi keuangan pendapatan dan biaya.
Bandingkan solusi menggunakan contoh yang sama: permintaan pelanggan, kesepakatan pekerjaan, pelaksanaan, pengeluaran, dan penyelesaian pembayaran. Platform yang sesuai harus menyediakan langkah kerja yang jelas bagi tim Anda serta data yang dapat diverifikasi untuk mengambil keputusan.
