Pendekatan berbasis data dalam manajemen bisnis

Pendekatan data-driven terdengar seperti istilah yang sedang populer, tetapi pada dasarnya membantu Anda mengelola bisnis dengan lebih tenang: keputusan bertumpu pada data yang dapat diverifikasi. Uang, tenggat waktu, beban kerja tim, keterlambatan, dan profitabilitas berubah dari sekadar kesan menjadi angka yang jelas.

Manfaat pendekatan ini sangat terasa dalam bisnis berbasis proyek: konstruksi, renovasi, agensi, produksi media, dan konsultasi. Setiap pekerjaan memiliki dinamika sendiri. Tanpa angka, omzet mudah tertukar dengan laba, begitu pula kesibukan dengan efektivitas.

Berikut ini kita membahas apa yang dimaksud dengan manajemen berbasis data, alat yang dibutuhkan, dan penerapannya di Aplikasi 101 melalui proyek, keuangan, peran, dan analitik.

Apa yang dimaksud dengan pendekatan berbasis data?

Manajemen berbasis data berarti perusahaan memiliki kesepakatan tentang data apa yang dicatat, di mana data disimpan, siapa yang bertanggung jawab atas kualitasnya, indikator apa yang dianggap utama, dan seberapa sering tim meninjaunya. Selanjutnya, pemimpin mengambil keputusan berdasarkan indikator tersebut.

Inti pendekatan ini bukanlah analisis yang rumit. Nilainya terletak pada kemampuan bisnis untuk berhenti memperdebatkan fakta dan mulai membahas tindakan: mengapa margin menurun, ke mana uang digunakan, jenis proyek mana yang lebih menguntungkan, dan kategori biaya mana yang meningkat.

Ciri utama budaya berbasis data adalah kecepatan: suatu kejadian berlangsung, datanya masuk ke sistem, lalu kesimpulan dapat diperoleh. Jika angka baru tersedia sebulan kemudian, keputusan pun terlambat.

Sumber data → Aturan pencatatan yang seragam → Indikator → Keputusan manajemen. Teks pada diagram berbahasa Rusia.

Data apa yang dibutuhkan seorang pemimpin bisnis?

Mengumpulkan data semata-mata demi memiliki data tidak menghasilkan manfaat. Dalam pengelolaan sehari-hari, biasanya cukup berfokus pada tiga lapisan: keuangan, fakta operasional, dan tanggung jawab.

Data keuangan mencakup penerimaan, biaya, utang-piutang, dan dana perusahaan yang dipercayakan kepada anggota tim. Dalam bisnis berbasis proyek, angka setiap pekerjaan perlu dilihat secara terpisah; jika tidak, satu proyek bisa membiayai proyek lain tanpa disadari.

Fakta operasional menunjukkan apa yang benar-benar telah dilakukan: pekerjaan, pembelian, dokumen, dan persetujuan. Data ini membantu menjelaskan mengapa sebuah proyek merugi: pemakaian material berlebih, pekerjaan ulang, tambahan giliran kerja, keterlambatan jadwal, dan pembayaran di luar rencana.

Tanggung jawab menjelaskan siapa yang mengambil keputusan dan siapa yang melaporkannya. Ketika sebuah biaya memiliki pelaksana, kategori, tanggal, dan proyek yang jelas, pembahasannya menjadi lebih mudah: pertanyaan ditujukan kepada orang yang tepat, pemeriksaan berlangsung cepat, dan kesimpulannya spesifik.

Alat apa yang dibutuhkan untuk analitik berbasis data?

Pilihlah alat berdasarkan tugas yang ditanganinya.

Berikut adalah perangkat yang paling sering digunakan.

• Sistem pencatatan transaksi: uang, dokumen, fakta pekerjaan, dan mitra transaksi.
• Daftar acuan dan aturan: kategori biaya, peran, serta format komentar dan dokumen yang seragam.
• Penyimpanan: tempat data disimpan dalam jangka panjang tanpa hilang.
• Laporan dan dasbor: tampilan ringkasan yang menjawab pertanyaan pemimpin dalam satu menit.
• Rutinitas peninjauan: siapa yang melihat angka dan kapan. Tanpanya, laporan yang akurat pun hanya menjadi berkas yang akan dibuka nanti.

Jika Anda ingin memahami indikator mana yang sebaiknya dipantau terlebih dahulu, susun daftar indikator sendiri dan sepakati definisinya: apa yang dihitung sebagai pendapatan, apa yang dianggap laba, dan di mana piutang dicatat. Blog 101 memiliki artikel tentang indikator utama kinerja bisnis.

Bagaimana menerapkan manajemen berbasis data?

Penerapan biasanya terkendala pada dua hal: perusahaan mencoba mengumpulkan semua data sekaligus, sementara tim tetap bekerja melalui percakapan di chat dan terlambat menyerahkan angka. Karena itu, mulailah dari langkah sederhana: sepakati aturan pencatatan dan pilih indikator yang benar-benar memengaruhi laba.

Berikut adalah rencana praktis yang cocok untuk konstruksi, renovasi, dan bisnis berbasis proyek apa pun.

1. Tentukan 5–10 pertanyaan utama yang ingin Anda jawab dengan angka. Misalnya: proyek mana yang menghasilkan laba terbesar, di mana pembengkakan biaya meningkat, berapa banyak dana perusahaan yang dipegang anggota tim, dan di mana terdapat risiko kekurangan arus kas.
2. Pilih satu sumber data tepercaya untuk keuangan dan proyek. Jika data tersebar di berbagai tempat, setiap rapat berubah menjadi kegiatan mencocokkan versi.
3. Atur struktur kategori biaya dan sepakati aturan pengisian. Kategori, proyek, tanggal, komentar, dan dokumen merupakan data minimum untuk akuntansi manajemen.
4. Bagikan peran: siapa yang mencatat biaya, siapa yang menyetujui, dan siapa yang merangkum hasil proyek. Ini mengurangi kesenjangan data dan transaksi yang terlupakan.
5. Tetapkan ritme kerja: tinjau indikator secara singkat sekali seminggu, lalu analisis penyimpangan dan keputusan sekali sebulan. Gunakan analitik proyek dan perusahaan yang menampilkan laba, persentase margin, dan struktur biaya.
6. Uji satu hipotesis manajemen: ubah aturan pembelian, sesuaikan markup, tinjau kembali insentif, dan catat dampaknya dalam angka. Pada tahap ini, Anda memeriksa hasil keuangan keputusan tersebut berdasarkan data aktual.

Pembahasan tentang analisis rutin dan cara memahami penyimpangan tersedia dalam artikel tersendiri (dalam bahasa Rusia).

Bagaimana pendekatan berbasis data diterapkan di Aplikasi 101?

Di Aplikasi 101, pendekatan berbasis data berpusat pada proyek. Setiap pekerjaan atau kontrak dikelola sebagai proyek tersendiri. Penerimaan dan pembayaran, perhitungan saldo dengan peserta, serta laba yang telah diakui diperiksa secara terpisah: laba berbeda dari saldo uang.

Langkah berikutnya adalah disiplin pencatatan: tim memasukkan transaksi ke proyek dan melampirkan dokumen sesuai hak aksesnya, sedangkan pemimpin menganalisis data yang telah dicatat. Di aplikasi seluler, foto dan dokumen dapat dilampirkan pada laporan pekerjaan dan material. Pemindaian kode QR tersedia untuk struk fiskal Rusia yang didukung. Pemuatan daftar barang bergantung pada data eksternal dari Layanan Pajak Federal Rusia (FNS), tanpa jaminan waktu penyelesaian tertentu; jika informasinya tidak tersedia, data dapat dimasukkan secara manual. Batasan pengenalan struk dijelaskan dalam artikel bantuan (dalam bahasa Rusia).

Bagian Analitik membantu Anda membandingkan biaya yang tercatat berdasarkan kategori dan periode. Laba dari proyek yang telah diakui diperiksa secara terpisah di bagian Laba Rugi; laba dan saldo uang merupakan ukuran yang berbeda. Artikel bantuan menjelaskan cara kerja bagian ini (dalam bahasa Rusia).

Bagian Analitik Dana Perusahaan Forge Construction: ringkasan saldo dan grafik biaya operasional yang tercatat. Data demonstrasi; antarmuka berbahasa Rusia.

PRO+ menyediakan fitur analitik dan Dana Perusahaan yang lebih lengkap. Periksa cakupan fitur terkini di bagian Paket langganan; data yang dapat Anda lihat juga bergantung pada hak akses. Indikator dihitung berdasarkan transaksi yang dicatat: untuk menilai laba bersih, seluruh biaya dan pajak yang terkait dengan periode tersebut harus diperhitungkan. Ketentuan paket tersedia dalam bantuan 101 (dalam bahasa Rusia).

Manfaat lain bagi manajemen berbasis data adalah pemisahan biaya berdasarkan tujuannya: biaya yang terkait dengan proyek tertentu dan biaya umum perusahaan. Di 101, kategori biaya dan Dana Perusahaan membantu memisahkan biaya proyek dari biaya umum. Laba dari proyek yang telah diakui dan pemindahan uangnya ke Dana Perusahaan merupakan ukuran yang berbeda dan perlu dicocokkan secara terpisah.

Bagian Laba Rugi menampilkan laba Dana Perusahaan dan transfer dari proyek secara terpisah. Perusahaan demonstrasi Forge Construction, peran pemilik perusahaan; antarmuka berbahasa Rusia.

Kesalahan umum dan pemeriksaan kualitas data

Pendekatan berbasis data dapat gagal tanpa segera terlihat: laporan secara formal tersedia, tetapi keputusan tetap diambil berdasarkan kebiasaan. Penyebabnya biasanya kualitas data dan ketiadaan aturan.

Pemeriksaan berikut membantu Anda segera melihat kesehatan sistem.

• Keterlambatan data: berapa hari berlalu sejak pembayaran hingga transaksi muncul dalam pencatatan. Semakin singkat keterlambatan, semakin tenang pengelolaannya.
• Kelengkapan: adakah pembayaran atau pengeluaran tersembunyi di luar sistem? Jika biaya seperti ini tetap tidak dicatat, profitabilitas proyek hanya menjadi ilusi.
• Kategori yang seragam: apakah muncul kategori ganda seperti Material, Bahan, dan Bahan habis pakai? Struktur kategori harus stabil.
• Pengalokasian biaya: biaya proyek ditempatkan pada proyek yang sesuai, sedangkan biaya umum pada Dana Perusahaan; cantumkan kategori dan lampirkan dokumen pendukung yang tersedia. Pengalokasian ini memudahkan pemeriksaan pencatatan.

Untuk memastikan pencatatan Anda sudah benar, gunakan pembahasan tentang audit akuntansi manajemen dan sumber selisih yang umum terjadi.

Ingin melihat bagaimana manajemen berbasis data sesuai dengan struktur proyek dan biaya Anda? Anda dapat mengikuti presentasi singkat produk dan menyusun rencana penerapan untuk tim.